Нормативно-правовая база

Главное в работе любой отрасли - нормативно-правовая база, организующая и регулирующая работу организаций. Для нас таковой является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», и приведенные в соответствие с ним Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (далее - Правила), а так же закон Республики Адыгея «Об архивном деле в Республике Адыгея».

Хочется отметить, что Правила, «впервые стали безымянным сводом однозначно трактуемых и при этом не противоречащих Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» норм и установок. Отсюда предъявляемое к подобным документам требование: отсутствие предисловия и любых разъяснений и пояснений в форме методических рекомендаций и примеров»[1].

В июне 2007г. Федеральное архивное агентство утвердило План первоочередных мероприятий по внедрению Правил. По их примеру, свой план работы разработало Управление по делам архивов Республики Адыгея (далее - Управление), в котором немаловажная роль отводилась Государственному учреждению «Национальный архив Республики Адыгея» (далее - ГУНАРА). Именно ее специалистам было поручено изучение нововведений Правил, а так же выступление с итогами проведенного анализа, как на семинарах среди работников ГУНАРА, так и на заседаниях Коллегии при Управлении перед работниками отделов по делам архивов муниципальных образований республики. Помогли быстро сориентироваться во всех нововведениях Правил публикации, вышедшие в журналах: Отечественные архивы, Информационный бюллетень2 и т. д.

Приведение в соответствие с Правилами организацию работы по всем направлениям архивного дела в ГУНАРА началось сразу после ее обсуждения с работниками.

Очень хочется собравшихся сегодня коллег удивить какими-то цифрами и показателями, но, увы, и в веке двадцать первом работники ГУНАРА заняты тем, что быстрыми темпами пытаются устранить те не соответствия, которые были сделаны или не доделаны в веке двадцатом.

Также процесс динамичного внедрения Правил и усовершенствования работы в ГУНАРА тормозил другой факт. С середины 2008г. каровый состав работников ГУНАРА поменялся почти на 70%, начиная с руководителя. На смену опытным работникам, проработавшим в ГУНАРА много лет, пришли новые кадры, безусловно, энергичные, ищущие, обучаемые, но все же еще пока не специалисты архивного дела. По этому, много усилий и времени ушло на их обучение. Данный процесс продолжается и по сегодняшний день. Такое явление как текучка кадров - проблема, я думаю, не сугубо лично ГУНАРА. С ней, сталкиваются и другие архивы. Вследствие чего приходится решать возникающие проблемы в режиме аврала.

Вопрос внедрения Правил, это не только выявление новых, отличительных черт нормативного документа и сделанных в связи с этим шагов. Но и общая картина работы ГУНАРА по всем направлениям в соответствии с Правилами.

Так для ГУНАРА остается достаточно болезненным вопрос сохранности документов. Объясню почему. Во-первых, у нас до сих пор не создается ни фонд пользования, ни страховой фонд. Вследствие чего работники ГУНАРА вынуждены выдавать пользователям оригиналы документов на бумажном носителе, в том числе и особо ценные дела.

Во-вторых, из-за малочисленности работников в ГУНАРА в должностные обязанности каждого из них входит широкий спектр функций. Поэтому закрепить за одним работником ответственность по выдаче дел из архивохранилища не представляется возможным. Тем не менее, руководством ГУНАРА была предпринята попытка решения данной проблемы. Приказом были назначены ответственные всех четырех архивохранилищ[2]. В каждом архивохранилище заведена книга выдачи дел[3]. После многолетних дебатов заведена практика подкладки карты-заместителя дела и опечатывания коробок после проверки наличия дел в фонде.

До сих пор, увы, не получается отрегулировать вопрос оформления работниками бланка требования выдачи архивных документов из архивохранилища для служебных целей. В связи с чем мы не имеем полной и достоверной картины документооборота в архивохранилищах.

Не лучше обстоит дело в отношении определения и учета физического и технического состояния дел. В данном направлении кроме отметок в листе - заверителе дела, листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов, другие виды работ и учетных документов не ведутся. До сих пор не заведена карточка учета архивных документов с повреждениями текста и книга учета физического состояния архивных документов. Аргументируется

это тем, что ГУНАРА не имеет технической оснащенности для устранения выявленных повреждений документа, как механических, так и биологических. На сегодняшний день ГУНАРА всего лишь производит ремонта документов, так как материально-техническая база достаточно слабая. При этом ГУНАРА планирует попытку внедрения основных видов обработки архивных документов на бумажной основе[4], такие как дезинфекция, дезинсекция и дератизация архивохранилищ с одновременной закупкой необходимого оборудования.

На фоне негативных моментов радует состояние организации учета в ГУНАРА архивных документов. Заведены все основные учетные документы. В 2008г. к числу вспомогательных ученых документов добавился один новый вид - паспорт архивохранилища, составленный отдельно на каждое архивохранилище, для суммарного учета архивных фондов и архивных документов в нем (приложение №1). По Правилам, его форма может быть произвольной. При разработке нашего паспорта мы опирались на показатели выполнения и результатов деятельности архива.

Как могли уже все заметить в Правила не вошли формы централизованного государственного учета (паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточка фонда), которые имеются в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Не давно была предложена на рассмотрение новая редакция Регламента с учетом того, что централизованный государственный учет будет проходить в автоматизированном режиме на базе программного комплекса «Архивный фонд». На наш взгляд, параллельно с этим нельзя полностью отказываться от выше названных документов. Всеобщая компьютеризация еще не гарант достоверного и полного владения картиной по объему и составу архивных документов. Возможно, их надо оставить, как подстраховывающие учетные документы на бумажном носителе, заводящиеся на местах, без представления в вышестоящие органы по управлению архивным делом.

Сложным и спорным для работников ГУНАРА остался вопрос использования архивных документов. Особенно остро стоит вопрос доступа пользователей к архивным документам. Впервые в Правила введен самостоятельный раздел с изложением общих норм доступа и его ограничений. Тем не менее, он так и не решил всех проблем: так же стоит вопрос выдачи документов являющихся частично секретными (по Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» данный вид документа должен выдаваться с укрытием секретных документов), дела, имеющие в тесте конфиденциальную информацию и т. д. Если действовать, руководствуясь буквой закона, то для одного пользователя нужно посадить специалиста, чтобы тот занимался только им. Но для малого количества работников ГУНАРА данный вид работы пока еще остается не посильной

ношей. И решить данную проблему в ближайшее время не представляется возможным.

Раздел по организации комплектования архива документами в Правилах оказал большую помощь работникам ГУНАРА при уточнении списка организаций - источников комплектования (далее - список). Обрадовало более четкое определение круга организаций, которые в обязательном порядке включаются в список (государственные структуры и органы местного самоуправления). Это положение, а так же ряд других, позволило расширить его, доведя до 114[5] организаций. Новые нормы так же облегчили механизм согласования и утверждения списка[6].

Запланированные на 2007г. работы по проведению экспертизы ценности, находящихся на государственном хранении архивных документов (включенные ошибочно дела временного хранения, дела по личному составу, у которых истек срок хранения), были отменены в связи с однозначным отношением к этому самих Правил, гласящих, что не зависимо от времени создания документа он не подлежит уничтожению и проведение повторной экспертизы в отношении этих документов так же не допустимо. С одной стороны снимается ответственность с работников, с другой отменена возможность избавления архивов от документов, которые ошибочно были включены в архивный фонд, а иногда полностью не соответствующих критериям исторической и практической ценности документов (вместо дел постоянного хранения, таких как, приказы по производственной деятельности, приняты на госхранение приказы по хозяйственной деятельности, срок хранения которым пять лет, и т. д.).

Подводя итог вышеизложенному, можно сказать, что принципиальных, кардинальных изменений Правила не претерпели. Сменился характер Правил с рекомендательного на обязательный, что не позволяет действовать архивам на свое усмотрение.

Работниками ГУНАРА многое сделано по внедрению Правил в работу, но не меньше еще предстоит сделать. Рады будем любой поддержке и совету наших коллег.

Приложение к выступлению

Приложение

к выступлению

№ п/п	Данные по состоянию на01.01. каждого года	ПОКАЗАТЕЛИ
Условия хранения документов											Учет движения и наличия документов
Площадь архиво­храни­лища (м2)	Общая протя- ­женность стеллаж-ных полок (в пог. м.)	Протя- ­женность свободных стеллаж­- ных полок (в пог. м.)	Противопожарное оборудование	Осве­щение	Контрольно-измерительные приборы	Коли­чество коро-бок	Коли­чество свя- зок	Всего	Всего поступило	Всего выбыло
Охран­- ная сигна­- лизация (назва­- ние, шт.)	Пожар- ­ная сигнали­зация (назва- ­ние, шт.)	Огне­туши­тели (назва - ния. шт.)	Лам­-пы нака­лива­ния (шт.)	Гигро-метры	Термо­метры	Фон­дов	Ед. хр.	Фон­- дов	Ед. хр.	Фон­- дов	Ед. хр.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19

[1] Орлова для архивного дела в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных
архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН» // Информационный бюллетень. - №С. 10

2 Издается Управлением по делам архивов Краснодарского края.

[2] Ранее данная обязанности фиксировалась только в должностных обязанностях работника ГУНАРА.

[3] Ранее была заведена одна книга на все архивохранилища ГУНАРА.

[4] На других носителях архив документы не хранит.

[5] На 01.01.2008г. в список организаций - источников комплектования ГУНАРА входило 103.

[6] Отменено согласование с Росархивом.