Электронный документооборот (стр. 11 )

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году в результате обобщения опыта разработки и эксплуатации десятков подобных программ учёта документооборота в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России.

«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 1200 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

- Эффективность автоматизации документооборота

- Поддержка любой технологии работы с документами

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

ü  Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

ü  Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

ü  Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

ü  Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;

ü  Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

ü  Масштабируемость;

Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью – возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.

Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;

Работа в Интернет / Интранет сетях;

Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

Поддержка распределенного электронного документооборота;

Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Работа с большими объемами документов.

Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в:

- Законодательстве РФ;

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.

- Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO);

Например:

ГОСТ Р ИСО 7. Управление документами – Общие требования;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 52294–2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;

ГОСТ Р ИСО/МЭК . Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;

Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1-3);

ГОСТ Р 34.10–2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Иных нормативно-методических документах.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения

В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

Microsoft и Oracle – поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений;

Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Например: «1С:Предприятие» ; продукты компании «ЭОС» ; другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

Например:

- для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;

- для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

- для доступа к данным системы через Internet (Intranet);

- для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.

Простота внедрения и использования:

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании «ЭОС»:

Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию;

Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учёта делопроизводства, предоставляющий максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей;

Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов;

Квалифицированные и опытные специалисты по внедрению и консультанты;

Служба технической поддержки клиентов;

Наличие собственного Учебного центра компании «ЭОС».

На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

8.2 Архитектура системы «ДЕЛО»

Список сокращений:

API – Application Programming Interface

AS – Application Server

ASP – Active Server Pages

BLOB – Binary Large Object

CSP – Cryptographic Service Provider

GUI – Graphical User Interface

IIS – Internet Information Server/ Services

HTML – HyperText Markup Language

MAPI – Messaging Application Programming Interface

ODBC – Open DataBase Connectivity

POP – Post Office Protocol

SMTP – Simple Mail/Message Transfer Protocol

ОС – операционная система

ПО – программное обеспечение

СУБД – система управления базами данных

На рисунке 8.1 приведена структура системы «ДЕЛО» и ее опций

Рис.8.1 Структура системы «ДЕЛО» и ее подсистем

Архитектура системы «ДЕЛО» представлена на рисунке 8.2., а назначение и способы реализации компонент, входящих в состав серверной и клиентской частей, представлены в таблицах 2.1 и 2.2 соответственно.

Рис. 8.2 Архитектура системы «ДЕЛО».

Таблица 8.1 Состав и назначение компонентов серверной части системы «ДЕЛО»

N п/п	Название	Назначение	Реализация
1.	Модуль управления доступом	Обеспечивает реализацию следующих функций: - разграничение прав пользователя системы "ДЕЛО" как к функциям, так и к отдельным объектам системы; - контроль доступа пользователя к функциям или объектам системы "ДЕЛО" в соответствии с назначенными им правами	Power Builder, комплекс хранимых процедур, стандартные функции ОС по управлению доступом
2.	Модуль реализации прикладной логики	Обеспечивает выполнение прикладных функций системы "ДЕЛО"	Комплекс хранимых процедур
3.	Модуль протоколирования	Обеспечивает протоколирование событий, инициируемых пользователями системы "ДЕЛО"	Комплекс хранимых процедур
4.	Модуль полнотекстового поиска	Обеспечивает возможность полнотекстового поиска документов, которые могут храниться как непосредственно в компонентах хранения системы "ДЕЛО", так и в файловой системе. Модуль также предоставляет пользователям возможность поиска информации с учетом морфологических особенностей русского языка за счет интеграции с подобными системами	Power Builder, С++
5.	Модуль индексирования документов	Реализует механизм индексирования документов с использованием технологии Microsoft Index Server	Microsoft Index Server
6.	Компонент хранения структурированных данных	Обеспечивает хранение данных трех типов: справочников системы "ДЕЛО", объектов системы "ДЕЛО" и метаданных	СУБД Oracle или СУБД Microsoft SQL Server
7.	Компонент хранения неструктурированных данных	Обеспечивает хранение неструктурированной информации – электронных образов документов	СУБД Oracle или файловая система
8.	Серверная часть почтовой системы	Обеспечивает доставку информации адресату	Любой SMTP/POP3 сервер

Таблица 8.2 Состав и назначение компонентов клиентской части системы «ДЕЛО»

N п/п	Название	Назначение	Реализация
1.	API	Представляет собой набор объектов, созданных с использованием технологии ActiveX. Объекты API могут быть использованы в прикладной программе, написанной на любом языке программирования, поддерживающим работу с ActiveX объектами. Доступ к данным системы "ДЕЛО" посредством API возможен только в режиме чтения. API системы "ДЕЛО" является 32-разрядным приложением, поэтому он не может быть использован в среде 16-разрядных приложениях Windows	Delphi. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если система "ДЕЛО" функционирует со своими опциями, API располагается на сервере приложений
2.	Модуль экспорта/импорта данных	Реализует возможность экспорта и импорта данных отдельных справочников системы "ДЕЛО" в файлы и из файлов, поддерживаемых драйверами ODBC (*.txt, *.xls, *.dbf)	Power Builder, стандартные функции СУБД Oracle и Microsoft SQL Server по экспорту/импорту данных
3.	Модуль интеграции с приложениями Microsoft Office	Обеспечивает интеграцию с такими приложениями Microsoft Office, как Microsoft Word и Microsoft Excel, которые позволяют осуществлять просмотр и печать отчетов системы "ДЕЛО", а также позволяет создавать документ на основе шаблона, обеспечивающего регистрацию этого документа в системе "ДЕЛО"	C++, для создания и редактирования шаблонов – Microsoft Visual Basic
4.	Модуль реализации прикладной логики	Обеспечивает выполнение прикладных функций системы "ДЕЛО"	Power Builder. ПРИМЕЧАНИЕ: в случае, если система "ДЕЛО" функционирует со своими опциями, данный модуль присутствует и на сервере приложений
5.	GUI	Данный компонент обеспечивает отображение информации на экране	Power Builder
6.	Клиент почтовой системы	анный компонент обеспечивает формирование почтовых сообщений для их последующей отправки адресату	Power Builder, MAPI

Опция «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Реализация прикладной логики подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем интеграции с приложениями Microsoft Office (рис.8.3). Поэтому подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» никаких дополнительных компонент в общую архитектуру системы «ДЕЛО» не вносит.

Опция «ДЕЛО-WEB». Логика работы опции обеспечивается за счет использования совокупности функций, которые реализуются с помощью Web-browser, IIS и AS. Их назначение и способы реализации представлены в таблице 8.3.

Опция «ЭЦП и шифрование». Логика работы опции обеспечивается за счет использования совокупности функций, которые реализуются с помощью таких модулей, как ЦУКС, CSP и модуля шифрования и ЭЦП (рисунок 8.3.). Их назначение и способы реализации представлены в таблице 8.3.

Опция «Fine Reader». Прикладная логика опции «Fine Reader» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем потокового ввода данных (рисунок 8.3.).

Назначение и способ реализации модуля потокового ввода данных приведены в таблице 8.3.

Опция «Поточное сканирование». Прикладная логика опции «Поточное сканирование» обеспечивается совокупностью функций, которые выполняются модулем реализации прикладной логики и модулем потокового ввода данных (рисунок 8.3.).

Назначение и способ реализации модуля потокового ввода данных приведены в таблице 8.3.

Архитектура системы «ДЕЛО» и ее опций

Таблица 8.3

N п/п	Название	Назначение	Реализация	Подсистема
1.	Web-browser	Обеспечивает отображение HTML-страниц	ПО стороннего производителя	Клиентская часть опции «ДЕЛО-WEB»
2.	AS	Содержит совокупность com-объектов, обеспечивающих выполнение таких прикладных функций как, например, поиск данных в соответствующих компонентах	ASP	Часть сервера приложений опции «ДЕЛО-WEB»
3.	IIS	Модуль представляет собой набор базовых служб Интернета, объединенных при помощи стандартного интерфейса администрирования и общих методов управления	ПО корпорации Microsoft	Часть сервера приложений опции «ДЕЛО-WEB»
4.	ЦУКС	Модуль обеспечивает: - изготовление и управление сертификатами открытых ключей персонала; - генерацию личных закрытых ключей пользователей; - импорт и экспорт сертификатов пользователей в файл	ПО стороннего производителя. Модуль имеет сертификат ФАПСИ	Часть сервера приложений опции «ЭЦП и шифрование»
5.	CSP	Модуль реализует такие функции, как: - шифрование и дешифрование; - подписание и проверку подписи	ПО стороннего производителя Модуль имеет сертификат ФАПСИ	Клиентская часть опции «ЭЦП и шифрование»
6.	Модуль шифрования и ЭЦП	Обеспечивает сопряжение и синхронизацию работы системы «ДЕЛО» и ее подсистем с модулями «ЦУКС» и «CSP»	Power Builder	Клиентская часть опции «ЭЦП и шифрование
7.	Модуль ручного ввода данных	Обеспечивает ручное выполнение процесса прикрепления электронных образов отсканированных документов к объектам системы «ДЕЛО»	-	Клиентская часть опции «Fine Reader»
8.	Модуль потокового ввода данных	Обеспечивает автоматизированное выполнение процесса потокового прикрепления электронных образов отсканированных документов к объектам системы «ДЕЛО»	Power Builder	Клиентская часть опции «Поточное сканирование»

8.3 Основные функции системы «Дело»