ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ ПО ШАГАМ
1) ЗАКАЗЧИК (УЧАСТНИК+ОРГАНИЗАЦИЯ, которая оплачивает)
- Электронную форму (Dogovor_Act_CCM2011.rtf) ОБРАЗЦА Договора на оказание услуг по обеспечению участия в КВМ-2011 сохраняет с новым именем (например, фамилия участника. rtf) и фрагменты, помеченные «желтым», заменяет на свои данные;
- отсылает отредактированный файл (в формате rtf) по электронной почте как присоединенный файл в ИВМиМГ по адресу *****@***ru
- в сопроводительном электронном письме Участник делает заявку на проживание для бронирования места (если нужно).
2) ИСПОЛНИТЕЛЬ (ИВМиМГ СО РАН)
- уточняет текст Договора и Акта, присваивает номер (важно!), ставит дату
- распечатывает один экземпляр Договора
- подписывает со стороны ИСПОЛНИТЕЛЯ, ставит гербовую печать
- сканирует Договор и пересылает ЗАКАЗЧИКУ 2 файла = 2 страницы «изображения» в формате jpeg (или в pdf, если будут электронная подпись и печать)
- пересылает ЗАКАЗЧИКУ (УЧАСТНИКУ) уточненный Договор с номером и Акт в формате rtf (без печатей) по электронной почте как присоединенный файл
- готовит и пересылает ЗАКАЗЧИКУ счет на оплату с формулировкой
«Аванс на оплату услуг по обеспечению участия представителя Заказчика ФАМИЛИЯ И. О.
в КВМ-2011 по договору № от дата.»
- бронирует место для проживания по заявке участника.
3) ЗАКАЗЧИК (УЧАСТНИК+ОРГАНИЗАЦИЯ, которая оплачивает)
- распечатывает один экземпляр «изображения» Договора в формате pdf или jpeg (для оплаты!)
- уточненный Договор с номером и Акт (в формате rtf) распечатывает в 3-х экземплярах
- подписывает все 4 (3 rtf + 1 jpeg или pdf) экземпляра Договора и 3 экземпляра Акта со стороны ЗАКАЗЧИКА (обязательно с визой гл. бухгалтера), ставит гербовую печать
- передает подписанный с двух сторон один экземпляр Договора («изображение») и счет вместе со служебной запиской Руководителя проекта на оплату в бухгалтерию организации ИЛИ вписывает данные договора и счета в квитанцию, которую за свои наличные оплачивает через Сбербанк
- 3 экземпляра оригинала Договора и Акта, подписанные со стороны ЗАКАЗЧИКА, и копию платежного поручения с банковской отметкой Участник везет с собой на КОНФЕРЕНЦИЮ (Новосибирск)
4) ИСПОЛНИТЕЛЬ (ИВМиМГ СО РАН) на месте КОНФЕРЕНЦИИ (Новосибирск)
- подписывает все 3 экземпляра оригинала Договора и Акта со стороны ИСПОЛНИТЕЛЯ, ставит гербовую печать
- 1 экземпляр полностью оформленного оригинала Договора и Акта оставляет себе
- два экземпляра полностью оформленного оригинала Договора и Акта передаются Участнику для ЗАКАЗЧИКА
5) УЧАСТНИК после КОНФЕРЕНЦИИ
- передает 1 экз полностью оформленного оригинала Договора и Акта в бухгалтерию, а еще 1 экз – Руководителю проекта (для отчетности по проекту).
- для компенсации расходов УЧАСТНИК (когда на лицевой счет института поступят деньги по проекту) оформляет авансовый отчет и к нему прилагаются:
o Служебная записка на оплату оргвзноса, включая комиссионные
o Договор + Акт
o Квитанция об оплате через Сбербанк, в которой кроме самого оргвзноса дополнительно взимается комиссионный сбор 3%.
o Счет + счет-фактура
