Бюджетное учреждение среднего профессионального образования

Ханты-Мансийского автономного округа-Югры

«Нижневартовский социально-гуманитарный колледж»

Методические рекомендации

по практике по профилю специальности

Специальность – «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Составитель:

Нижневартовск, 2011

В соответствие с учебным планом студенты колледжа специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» проходят практику по профилю специальности в V и VI семестрах в течение четырех недель концентрировано в учреждениях, организациях и на предприятиях города.

Цель практики – получение информации, закрепление и углубление полученных теоретических знаний, и приобретение практических навыков, связанных с выбранной специальностью:

§  ознакомление с видами документов, создаваемых в организации;

§  изучение систем документации, функционирующих в организации;

§  приобретение практических навыков по составлению и оформлению различных видов документов.

Задачи:

§  знакомство с реальной практической работой организации, изучение и анализ его документации и документационного обеспечения управления;

§  знакомство с нормативно-правовой базой деятельности в учреждении;

§  апробирование, закрепление и углубление знаний, полученных в ходе изучения теоретических курсов;

§  приобретение опыта профессионального общения и взаимодействия;

§  развитие и закрепление профессионально-значимых личных качеств;

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

§  проверка профессиональной готовности к самостоятельной трудовой деятельности.

Задания практики (темы для наблюдения и анализа):

1. Знакомство с учреждением, его структурой. Задачи, функции и структура учреждения.

2. Изучение нормативно-методических документов организации, регламентирующих документирование ее деятельности. Правила составления и оформления документов.

§  Организационные и нормативно-методические документы организации.

§  Анализ бланков документов.

§  Система документации организации. Особенности оформления документов.

3. Особенности оформления документов

§  Особенности оформления распорядительных документов.

§  Особенности оформления информационно-справочных документов.

§  Особенности оформления организационных документов.

§  Особенности оформления служебных писем.

Содержание практики по профилю специальности:

1.  Общее знакомство с работой учреждения (историей, современными задачами, направлениями деятельности, структурой, функциями, постановкой делопроизводства в учреждении в целом и структурном подразделении, в котором непосредственно работает студент).

1.2. Самостоятельная практическая работа в учреждении (организации, на предприятии).

3.  Участие в разработке и решении возникающих по ходу практики ситуаций.

Во время практики студент выполняет следующую работу:

1. Изучение организационно-правовых и нормативных документов, регламентирующих организационные основы деятельности и правила документирования в конкретной организации.

Студенты знакомятся с:

§  Уставом (положением) организации;

§  Положением о структурном подразделении;

§  Должностными инструкциями;

§  Инструкцией по делопроизводству;

§  Штатным расписанием;

§  Номенклатурой дел.

По итогам изучения студенты должны собрать информацию по следующим вопросам:

§  цель создания и функции организации;

§  организационно-правовая форма организации;

§  структура и порядок управления;

§  состав управленческих документов организации.

Необходимо определить, насколько система документирования, принятая в учреждении, соответствует требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Студенты определяют, какие технические и программные средства используются для изготовления документов, а также передачи информации, степень оснащенности рабочих мест компьютерами и оргтехникой.

Во время практики студенты получают навыки по составлению организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Они также анализируют правила составления и оформления управленческих документов других систем документации, применяемых в учреждении.

Отчетная документация:

Отчетная документация по итогам прохождения практики предоставляется студентом не позднее трех дней после окончания практики. Подведение итогов практики проходит на дифференцированном зачете. К зачету студенты должны предоставить отчетную документацию, которая включает:

1)  Дневник по практике, в котором отражены цели, задачи, виды деятельности на каждый день практики. В дневнике фиксируется наличие или отсутствие основных нормативных документов, степень регламентации делопроизводственных процессов, замечания и предложения. По окончании практики в дневнике обязательно наличие подписи руководителя практики от организации и печати организации (или структурного подразделения).

2)  Отчет, в котором обозначены цели и задачи практики, обязанности практикантов, содержание практики, основные направления деятельности за период практики, знания и умения, которые удалось закрепить и приобрести в ходе практики, свои впечатления по данному виду практики, пожелания по организации данного вида практики. При написании отчета о практике студенты должны использовать дневник практики, а также нормативные материалы (инструкция по делопроизводству, положение о структурном подразделении, должностные инструкции сотрудников, штатное расписание), действующие в данном учреждении.

Отчет о практике должен состоять из следующих разделов:

§  В первом разделе дается краткая характеристика учреждения, где проводилась практика (название организации, ее юридический статус, организационная структура, порядок управления и руководства), и более подробно (структура, штатный состав, функции, подчиненность) – характеристика структурного подразделения, в котором непосредственно работал студент.

§  Во втором разделе студенты описывают изученные организационные и нормативные документы.

§  В третьем разделе необходимо проанализировать систему документирования, принятую в данном учреждении, - порядок подготовки, оформления и размножения служебных документов.

В приложении к отчету можно представить:

ü образцы нормативно-правовых документов, собранной документации;

ü схема организационной структуры организации;

ü бланки всех видов;

ü организационно-распорядительные документы.

Тематический план практики

№

Тема

Содержание деятельности

Форма контроля

27.10 – 02.11.2011г.

1

Изучение организационных документов учреждения

Изучают организационно-правовые документы, регламентирующие юридически и статус учреждения, его организационно-правовую форму, организационную структуру, руководство:

§  устав (положение) организации;

§  положения о структурных подразделениях;

§  должностные инструкции сотрудников;

§  штатное расписание.

В процессе изучения они должны узнать:

§  дату создания организации;

§  название организации;

§  цель создания и функции организации;

§  организационно-правовую форму организации;

§  организационную структуру и порядок управления;

§  состав организационных документов организации;

§  степень отражения в организационных документах требований к документированию управленческой деятельности (порядок издания, подписания, хранения).

Студенты графически вычерчивают структуру организации. Все собранные данные оформляют в виде дневниковых записей, где отмечают дату записи, источник, которым они пользовались. Эти выписки из организаци­онных документов студенты представляют руководителю практики от организации, в беседе с которым обсуждают специфические особенности структуры и руководства организацией.

Текущий контроль выполнения программы практики.

Проверка и анализ оформления документации.

2

Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов. Системы документации организации.

Изучают нормативно-методические документы и устанавливают требования к документированию деятельности организации, зафиксированные в них. В числе таких документов могут быть инструкции по делопроизводству (или по работе с документами), правила оформления документов, регламенты, приказы (распоряжения) о порядке создания и согласования отдельных видов документов.

Учитывая задачи, функции организации и ее структуру, студенты выявляют системы документации, которые фиксируют деятельность организации.

Состав документов и систем документации, используемых в деятельности организации (помимо системы организационно-распорядительных документов), включая унифицированные формы и формы, разработанные сотрудниками организации, определяется студентами в ходе опроса сотрудников службы документационного обеспечения, специалистов структурных подразделений организации. При этом обращается внимание на состав документов по их видам, назначению (для каких управленческих задач используются формы документов).

В дневнике практики студенты записывают системы документации и фиксируют наиболее распространенные виды документов, применяемые в практике работы организации.

Проводится детальный анализ организационно-распорядительной документации по следующим группам:

    организационные документы, применяемые в управленческой деятельности; распорядительные документы, состав должностных лиц, имеющих право издания распорядительных документов; виды информационно-справочных документов.

В дневнике практики студенты фиксируют состав применяемых документов, отмечают наиболее распространенные в практике работы учреждения виды организационно-распорядительных документов.

Текущий контроль выполнения программы практики.

Проверка и анализ оформления документации.

12.01. – 18.01.2012г.

3

Изучение особенностей оформления управленческих документов

Проанализировать порядок составления и оформления управленческих документов в организации, сопоставить сложившуюся практику с требованиями нормативно-методических документов.

Следует обратить внимание на:

§  наличие необходимых реквизитов (заголовка, наименования вида, даты, регистрационного индекса, отметок на документах и т. д.);

§  правильность адресования;

§  порядок внутреннего и внешнего согласования документов;

§  этапы удостоверения документов (подписание, утверждение, постановка печати).

Выявляются документы, на которые в организации ставится печать.

Анализируют способы создания документов, отмечают, кто изготавливает документы: специалисты, технические исполнители, секретари. Они определяют способ создания документов, который наиболее распространен в данной организации.

При наличии в организации компьютеров студенты описывают приме­няемые программные средства и их функциональные возможности. Они отмечают, используются ли базы данных при составлении документов: законодательные, по документам организации, адресные и другие, дают их краткие характеристики. Студенты обращают внимание на применение трафаретных текстов, наборов стандартных фраз и выражений. Особо надо отметить требования к заполнению унифицированных форм, утвержденных соответствующими ведомствами (бухгалтерские, кадровые, первичные статистические документы и т. п.).

Собранные данные студенты фиксируют в дневнике практики, записывая выявленные особенности отдельно по каждому виду документов. Данные обобщаются после беседы с руководителем практики от организации.

Текущий контроль выполнения программы практики.

Проверка и анализ оформления документации.

4

Анализ бланков

Сбор бланков, применяемых в организации, и их анализ. Студенты выявляют виды бланков, их назначение, изучают правила использования и хранения бланков.

Анализ бланков организации студенты проводят с точки зрения со­ответствия состава и расположения реквизитов бланка установленным требованиям.

Особое внимание обращается на должностные бланки, бланки совместных предприятий (сп), бланки писем для переписки с зарубежными партнерами. Выявленные отклонения от существующих требований отмечаются в Дневнике практики.

05.04. – 11.04.2012 г.

5

Классификация документов в организации.
    Изучение классификационных справочников (перечней документов, номенклатуры дел и др.) и схемы классификации документов, определение типов классификаторов. Анализ и определение качества оформления номенклатуры дел. Изучение и анализ порядка оформления дел. Самостоятельная группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Фиксация в дневнике практики недостатков номенклатуры дел, ошибок в формировании и оформлении дел.

Текущий контроль выполнения программы практики.

6

Организация хранения документов.
    Определение сроков хранения документов по действующим типовым и ведомственным перечням документов, отбор дел постоянного и долговременного хранения, выделение дел с истекшими сроками хранения, составление акта о выделении документов, не подлежащих ранению, к уничтожению. Проверка правильности формирования дел, систематизация документов в делах, подшивка дел, нумерация листов, составление заверительных надписей и внутренних описей в делах, оформление обложек дел. Составление (уточнение) схемы систематизации дел фонда. Систематизация дел в соответствии со схемой; составление и оформление описей дел. Передача дел в архив учреждения. Составление акта о выделении документов к уничтожению. Запись сведений об объеме проделанной работы в дневнике.

Текущий контроль выполнения программы практики.

Проверка и анализ оформления документации.

7

Задания для индивидуальной самостоятельной работы.
    Исследование состояния унификации, стандартизации документов Исследование состояния по разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления и оценки их применения в организации; Исследование нормативно-методических документов, актов (правил, перечней документов, положений, инструкций, классификаторов, табелей применяемых форм документов и др.) по документационному обеспечению управления и архивному делу; Исследование технологий по созданию и обработке документов; Исследование контроля за исполнением документов.

Проверка и анализ оформления документации.

14.06. – 20.06.2012 г.

8

Определение профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия (учреждения).

Изучить следующее:

§  формы оплаты труда, преимущественно используемые для каждой из категорий работников;

§  уровень производительности труда работников предприятия (учреждения) и система его оценки;

§  систему формирования (заимствования) норм труда;

§  основные причины нерационального использования рабочего времени;

§  систему контроля за использованием рабочего времени;

§  резервы роста производительности труда;

§  систему повышения квалификации персонала.

Текущий контроль выполнения программы практики.

9

Характеристика корпоративной культуры предприятия (учреждения).

Оценить:

§  стиль руководства;

§  наличие традиций;

§  степень уважения работников к истории предприятия (учреждения);

§  взаимоотношения в коллективе;

§  наличие неформальных групп и их лидеров;

§  степень использования социально-психологических методов управления.

Проверка и анализ оформления документации.

Для изучения традиций и правил создания документов студенты используют методы интервьюирования, личного наблюдения и др.

Вступительное занятие проводит представитель руководства учреждения, который знакомит студентов-практикантов с историей, современными задачами, направлениями деятельности и особенностями документирования управленческой деятельности учреждения. Если в архиве организации имеется историческая справка о фондообразователе, то студент ее изучает.