Электронный документооборот

Электронный документооборот

Общая информация

 Электронный документооборот

Модуль "электронный документооборот" позволяет создавать, обрабатывать и хранить электронные документы.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет частично или полностью отказаться от работы с бумажными документами и повысить контроль и скорость работы с документами (с письмами, договорами и т. д.).

Модуль "электронный документооборот" в системе ELMA позволяет организовать работу с любыми типами документов, которые используются в организации.

 Основные типы документов

Чаще всего в рамках проекта внедрения в электронную форму переводится работа со следующими типами документов:

1.  Входящие, исходящие документы. Для этого в системе предусмотрен модуль Канцелярия.

2.  Договоры. ELMA позволяет организовать создание, согласование и хранение договоров в едином месте.

3.  Приказы, распоряжения. ELMA позволяет организовать создание, согласование и доставку управленческой информации и проконтролировать получение и исполнение данных документов.

4.  Служебные записки, заявки.

5.  Организация архива электронных документов. Система ELMA позволяет организовать безопасное хранилище электронных документов и предоставляет возможность поиска по всему архиву.

Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы(отсутствуют маршруты документов).

Договоры (v. 2.2)

Типовой процесс работы с договорами:

1.  Создание договора

2.  Согласование договора

3.  Подписание договора

4.  Регистрация договора

5.  Хранение договора

Модуль "электронный документооборот" позволяет ввести четкие регламенты в договорной работе и сократить время на создание и согласование договоров.

Рассмотрим типовой пример:

Шаги	Как это обычно* реализовано
Шаг 1. Менеджер создает договор	Менеджер берет шаблон договора, забивает данные
Шаг 2. Согласует его с юристом	Отсылает по электронной почте
Шаг 3. Согласует его с профильными директорами	По электронной почте. Согласование остается полностью на совести исполнителя. Иногда, согласно регламенту работы с документами, договор необходимо сохранять на сервере, но это опять зависит от исполнителя.
Шаг 4. Генеральный директор подписывает договор	Как обычно, ручкой тут сложно что-то оптимизировать.
Шаг 5. Регистрирует договор	Либо регистрации нет, либо надо «ногами» сходить и зарегистрировать документ.
Шаг 6. Контролирует подписание договора и доставку копии договора от заказчика	Данная операция также остается на совести исполнителя.

* Слово Обычно в данном контексте понимается как модель компании, в которой хорошо работает корпоративная электронная почта и общие файловые сервера.

Обычно при такой организации процесса сложно контролировать вопросы:

1.  Где подписанный другой стороной договор

2.  Где последняя электронная версия договора

3.  Где лист согласования договора

Каким образом данный процесс можно реализовать с использованием модуля электронного документооборота?

 Пример договорной работы в системе ELMA.

Разработаем в дизайнере модель маршрута «Согласование договора» для договора согласно порядку работы с документом в организации. Модель содержит 5 зон ответственности:

·  Исправление критических ошибок (критической является ошибка, которая нарушает нормальное использование системы в целом или службы системы) в программном коде ПП, выявленных в течение гарантийного периода.

·  Консультации по электронной почте

·  «Согласование», профильные директора согласуют договор (отправляют на доработку);

·  «Генеральный директор», директор подписывает договор (отправляет на доработку);

·  «Канцелярия», делопроизводитель регистрирует договор: присваивает договору рег. номер, ведёт журнал регистрации и т. п.

Красным отмечены выполняемые пользователями системы операции: 1 согласование юристом, 2 доработка инициатором, 3 отправка юристом на согласование, 4 согласование профильными директорами, 5 подписание генеральным директором, 6 регистрация в канцелярии, 7 контролирование инициатором подписания контрагентом.

На основе разработанной модели маршрута можно решить поставленные задачи и справиться с существующими проблемами. Перейдём к работе пользователей.

 Шаг 1: Менеджер создает договор

В модуле документы (ЭДО) менеджер может создать документ с типом договор. Для этого он заполняет атрибуты документа и создаёт договор из шаблона или присоединяет файл с договором.

Созданный договор менеджер отправляет по маршруту «Согласование договора».

 Шаг 2: Согласует с юристом

Юрист выполняет задачу согласования договора. На форме задачи доступна её постановка и информация по документу. Этот документ можно открыть в отдельном окне. Для согласования документа в меню доступны операции: «согласовано» и «не согласовано».

 Шаг 3. Согласует его с профильными директорами

Юрист отправляет договор на согласование профильным директорам: определяет участников, ставит срок, пишет комментарий к согласованию. Согласование может быть последовательным или параллельным. Операция согласования для директоров аналогична юристу.

 Шаг 4. Генеральный директор подписывает договор

Согласованный договор уходит на подписание генеральному директору. На задаче подписания директор видит все версии данного договора и может определить, какую из них необходимо подписать. Директору доступны 2 операции: «подписано» и «не подписано».

 Шаг 5. Регистрирует договор

Подписанный договор регистрируется в канцелярии, делопроизводитель заполняет РКК на документ и ведёт журнал регистрации (записи в журнале создаются автоматически).

Журнал регистрации.

 Шаг 6. Контролирует подписание договора и доставку копии договора от заказчика

Менеджер контролирует отправку договора и его подписание со стороны контрагента. У него после регистрации автоматически создаётся задача контроля. После подписания контрагентом договора, маршрут завершается.

Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы(отсутствуют маршруты документов).