Раздел 14 — Готовность к чрезвычайным ситуациям в хранилище документации миссии
Содержание
- Основная информация о готовности к чрезвычайным ситуациям Введение Предотвращение бедствий План восстановления при бедствии Меры по восстановлению при бедствии Другие соответствующие разделы Комплекта средств Документы Глоссарий
Основная информация о готовности к чрезвычайным ситуациям
- Профилактика — лучшая страховка и защита: храните свою документацию в сухом, прохладном и надежном месте, в ящиках. Обдумайте, какие типы природных бедствий могут иметь место, вероятность их наступления, и средства для их предотвращения, смягчения их воздействия и обеспечения максимально быстрого восстановления. Работа с партнерами в вашей миссии для подготовки комплексного плана на случай природных бедствий, с определением механизмов предотвращения, восстановления и анализа. Убедитесь в том, что персоналу известно о существовании плана на случай природных бедствий и что они прошли обучение.
Введение
Полуактивная документация, находящаяся на хранении, сохраняется из-за того, что она представляет ценность для вашего офиса или для ООН и ее партнеров. Она уязвима перед целым рядом опасностей, таких как износ, кража, уничтожение вследствие крупного стихийного бедствия, или временная недоступность или уничтожение в случае малого стихийного бедствия. Эффективное управление полуактивной документацией включает в первую очередь предотвращение, в возможной степени, стихийного бедствия, планирование того, что вы будете делать, если это стихийное бедствие все-таки наступит, и составление письменного плана, содержащего всю необходимую документацию и процедуры для управления профилактикой стихийных бедствий и надлежащим восстановлением.
Бедствие не обязательно должно иметь масштабные или катастрофические последствия (например, цунами, землетрясение, извержение вулкана и т. п.). Это может быть поражение насекомыми, или результат преднамеренных действий человека (поджог или взрыв бомбы). В результате, бедствие угрожает физической безопасности и целостности документации. Важно, чтобы план действий вашей миссии в случае бедствия был проанализирован Департаментом по вопросам охраны и безопасности.
Предотвращение бедствий
Наилучшим средством защиты от бедствий, которые могут уничтожить или повредить вашу документацию, является строительство или приспособление вашего хранилища в соответствии с рекомендациями АРМС и наличие строгого режима предотвращения бедствий. Это включает следующее:
- Место в здании, где хранится документация Обеспечение контроля за доступом в хранилище Обеспечение тщательного планирования строительных работ и перемещения документации Обучение персонала и ознакомление его с политикой и процедурами хранения документации Применение надлежащих противопожарных мер и мер против затопления, а также средств обнаружения Обеспечение принятия всех необходимых мер по защите электронной документации
В конце этого раздела приведен комплект контрольных перечней, которые вы можете использовать для проверки эффективности вашего хранилища полуактивной документации в плане предотвращения бедствий, способных вызвать повреждение или уничтожение вашей документации. Запомните, что одним из простейших, но очень эффективных способов защиты документации является ее хранение в ящиках.
выполняемых работ Проверьте страховки — как строителей, так и офисов ООН Во время ремонта крыши защищайте документацию полиэтиленовой пленкой Если рядом с вашим зданием проводятся работы по сносу зданий, следите за тем, чтобы дренажные отверстия оставались свободными При переездах пользуйтесь по возможности услугами только своего персонала Защищайте документацию при ожидании переезда/вывоза — например, поднимите ее над уровнем пола на поддоны, закройте ее и т. п.
электропроводки Назначьте ответственного за пожарную безопасность Представитель местной пожарной охраны должен выполнить обход с персоналом, ответственным за противопожарную защиту, и указать уязвимые места Обсудите с местной пожарной командой наилучший способ защиты/спасения документации в случае пожара Установите пожарную сигнализацию, детекторы дыма и детекторы тепла по потребности Проведите с персоналом учения по процедуре поднятия тревоги и эвакуации Полки должны быть прочными, устойчивыми и негорючими (включая краску)
Контрольный перечень: Профилактические меры по защите полуактивных хранилищ документации — предотвращение и смягчение ущерба при затоплении
- Убедитесь в том, что магистральные водопроводные трубы, трубы отопления и канализации не проходят по помещениям полуактивного хранилища документации Наклонная (а не плоская) крыша(и) Установите автоматическую сигнализацию затопления Регулярно проверяйте возможные места проникновения воды Инспектируйте и обслуживайте водостоки и желоба Регулярно делайте замеры уровня влажности — высокий уровень может означать наличие течи Краны должны быть всегда закрыты При отсутствии персонала в здании перекрывайте главную магистраль водоснабжения (с автоматическим обходом при пожаре) Для хранения пользуйтесь высококачественными добротно изготовленными ящиками и другим оборудованием Верхние полки не предназначены для хранения, а должны играть роль «крыши» Нижние полки должны находиться на высоте 6 дюймов (15 см) от пола
Контрольный перечень: Профилактические меры по защите полуактивных хранилищ документации — специальные меры в отношении электронной документации
- Убедитесь в регулярном выполнении резервирования данных с проверкой резервных копий на возможность восстановления и считывания Убедитесь в том, что на компьютерах установлен современная система защиты Убедитесь в том, что на компьютерах установлена современная антивирусная программа При помощи паролей ограничьте доступ к компьютерным системам При необходимости/там, где это необходимо пользуйтесь кодированием данных Пользуйтесь аварийными генераторами и стабилизаторами напряжения Обращайтесь с дискетами, лентами с надлежащей осторожностью
Таблица: Восстановление при стихийных бедствиях: причины, влияние и действия | |||
Носитель | Причина повреждения | Влияние | Действие по ремонту и/или восстановлению |
Магнитные и цифровые носители | Вода | Исключительно чувствительны к влаге, которая может исказить или уничтожить данные | Обратитесь к специалистам по восстановлению. Возможна разборка корпусов кассет и дискет с сушкой лент на воздухе в вертикальном положении; выполняйте сушку дискет безворсовой материей. Поместите в новые корпуса и скопируйте. |
Магнитные и цифровые носители | Плесень | Может исказить или уничтожить данные. Потенциальная опасность для здоровья. | Пользоваться перчатками и маской. Прекращение распространения плесени возможно путем снижения температуры и влажности. Отделите поврежденные материалы от неповрежденных. Обратитесь к специалистам по восстановлению. |
Магнитные и цифровые носители | Насекомые и грызуны | Поедание магнитных носителей маловероятно, однако экскременты могут исказить или уничтожить данные. Потенциальная опасность для здоровья. | Обратитесь к специалистам по выведению насекомых и по восстановлению документации. Работать в перчатках и маске. Отделите поврежденные материалы от неповрежденных. |
Бумага | Пожар | Возможность уничтожения. Бумага становится ломкой и уязвимой. | Обращаться осторожно, обратиться к специалистам по по восстановлению бумажных документов для ремонта и/или копирования, сканирования или микрофильмирования. |
Бумага | Вода | Может уничтожить, привести к потере целостности и уязвимости. | Обращайтесь осторожно, небольшие количества можно сушить на воздухе в офисе, переложите промокательной бумагой. В противном случае обратитесь к специалистам по консервации бумажных документов методом криогенной/вакуумной сушки |
Носитель | Причина повреждения | Влияние | Действие по ремонту и/или восстановлению |
Бумага | Плесень | Делает чернила нечитаемыми, повреждает бумагу целиком или частично. Потенциальная опасность для здоровья. | Использовать перчатки и маску, прекращение распространения плесени возможно путем снижения температуры и влажности. Отделите поврежденные материалы от неповрежденных. После сушки плесень может быть удалена щеткой. Обратитесь к специалистам по по восстановлению. |
Бумага | Насекомые и грызуны | Делает чернила нечитаемыми, повреждает бумагу целиком или частично. Потенциальная опасность для здоровья. | Обратитесь к специалистам по выведению насекомых и по восстановлению документации. Работать в перчатках и маске. Отделите поврежденные материалы от неповрежденных. |
Фотографии | Пожар | Возможность уничтожения, делает отпечатки хрупкими и уязвимыми. | Обращаться осторожно, обратиться к специалистам по консервации фотографических документов для ремонта и/или копирования, сканирования или микрофильмирования. |
Фотографии | Вода | Может уничтожить, привести к потере целостности и уязвимости. | При необходимости промыть холодной чистой водой. Если они разделены, разложите или развесьте для сушки; слепленные документы проложить вощеной бумагой для сушки на воздухе. Допускается хранение в ведре с чистой водой до 48 часов. Не замораживайте! |
Другие соответствующие разделы Комплекта средств
- Раздел 15 — Управление рисками и защита жизненно важной документации
Документы
- Руководство по предотвращению и устранению поражения насекомыми (АРМС)
Глоссарий
- План восстановления при стихийных бедствиях: письменный план, определяющий:
- меры предосторожности и процедуры сведения к минимуму рисков и воздействия природных и вызванных деятельностью человека стихийных бедствий, таких как пожар, наводнение, землетрясение, терроризм и т. п. шаги, которые должны предприниматься для возобновления деятельности в случае стихийных бедствий персонал, оборудование и процессы, необходимые для восстановления, защиты и обеспечения доступности жизненно важной документации в случае стихийных бедствий
