ПТО. Инструкция по согласованию документов

ПТО. Инструкция по согласованию документов

Назначение

Данная инструкция рассматривает порядок работы с документами (рассмотрение, визирование, регистрация), создаваемыми как в Аппарате губернатора области, так и в Органах исполнительной власти.

Используемые сокращения

СЭД – система электронного документооборота;

ПТО – правительство Тюменской области;

АГО – Аппарат губернатора области;

ОИВ – Органы исполнительной власти;

ТМ – типовой маршрут;

ТС – тип справочника;

РКК – регистрационно-контрольная карточка;

ЭЦП – электронная цифровая подпись.

Участники

Регистратор – сотрудник, отвечающий за получение, сортировку, регистрацию, занесение бумажного документа в СЭД, отправку документа на исполнение и мониторинг исполнения резолюций. В качестве регистратора могут выступать делопроизводители, секретари, помощники руководителя или консультанты.

Утверждающий – руководитель любого уровня органа власти, который утверждает документ.

Руководитель подразделения – руководитель подразделения Инициатора согласования документа.

Согласующие – сотрудник(и), назначенные Инициатором согласования и Руководителем подразделения. Получают задание на согласование документа.

Инициатор согласования – сотрудник органа власти, создающий документ. Создает документ и отправляет его на согласование.

Описание процесса

1.  Создание Инициатором согласования документа

1.1.  Инициатор согласования создает документ с любым типом карточки, кроме типа карточки «Постановление (распоряжение)», и видом электронного документа стандартными средствами системы DIRECTUM.

1.2.  Инициатор согласования создает задачу и вкладывает необходимые документы в область вложения задачи.

1.3.  Инициатор согласования выбирает ТМ «Согласование документа» и заполняет дополнительные параметры типового маршрута:

·  Руководитель подразделения – поле заполняется автоматически, но при необходимости автор может указать другого сотрудника;

·  Согласующие – указывает пользователей, с которыми необходимо согласовать документ;

·  *Параллельное согласование? – признак последовательности согласования проекта документа Согласующими (возможные варианты: «Да»; «Нет»).

·  Подписывающий – указывает утверждающего;

·  *Регистрация требуется? – указывает признак необходимости регистрации проекта документа (возможные варианты: «Да»; «Нет»).

·  *Согласуемый документ - основной документ, который должен быть согласован, подписан и зарегистрирован (если регистрация требуется);

·  Дополнительные документы – документы сопроводительного или разъяснительного характера, первичные документы (например при согласовании исходящего ответного письма, тут можно указать входящее письмо, на которое готовится ответ).

1.4.  Инициатор согласования может дописать текст задачи и нажать кнопку Старт. После чего задание на согласование проекта документа получит Руководитель подразделения (см. п. 2);

2.  Согласование документа Руководителем подразделения

2.1.  Если Руководитель подразделения указан инициатором согласования в дополнительном параметре (Руководитель подразделения) типового маршрута, то он получает задание на согласование проекта документа.

2.2.  Руководитель подразделения открывает карточку задания, просматривает текст задания, а так же вложенные документы и выполняет следующее:

·  если у Руководителя подразделения нет замечаний к проекту документа, он ставит ЭЦП и выполняет задание с результатом «Согласовано», при этом он может скорректировать дополнительные параметры типового маршрута, ранее заполненные инициатором согласования.

После чего задание на согласование получают Согласующие (см. п. 3);

Если документ ЭЦП не был подписан, будет выдано следующее сообщение:

·  если у Руководителя подразделения есть замечания к проекту документа, то он пишет их в тексте задания и выполняет его с результатом «На доработку» (см. п. 6).

3.  Согласование документа Согласующими

3.1.  Если Согласующие указаны инициатором согласования в дополнительном параметре (Согласующие) типового маршрута, то они получают задание на согласование проекта документа в порядке указанном в дополнительном параметре (*Параллельное согласование?) типового маршрута.

3.2.  Согласующий получает задание на согласование проекта документа, открывает карточку задания, просматривает текст задания, а так же вложенные документы и выполняет следующее:

·  если у Согласующего нет замечаний к проекту документа, он ставит ЭЦП и выполняет задание с результатом «Согласовано». Если документ не был подписан ЭЦП, будет выдано предупреждающее сообщение. После успешного подписания согласуемого документа, задание на утверждение получает Утверждающий (см. п. 4);

·  если у Согласующего есть замечания к проекту документа, то он пишет замечания в тексте задания и выполняет его с результатом «На доработку» (см. п. 6).

4.  Утверждение документа Утверждающим

4.1.  Если Утверждающий указан инициатором согласования в дополнительных параметрах типового маршрута (Подписывающий), то он получает задание на утверждение проекта согласуемого документа.

4.2.  Утверждающий открывает задание, в которое вложены электронные документы и выполняет следующее:

·  если нет замечаний к проекту документа, то подписывает его утверждающей ЭЦП и выполняет задание с результатом «Подписано». Если документ не был подписан ЭЦП, будет выдано предупреждающее сообщение. После успешного подписания согласуемого документа задание на регистрацию получает Регистратор (см. п. 5);

·  если есть замечания к проекту документа, то Утверждающий в тексте задания пишет свои замечания и выполняет задание с результатом «На доработку» (см. п.6).

5.  Регистрация документа

5.1.  Если в дополнительных параметрах типового маршрута указан признак – «Да» в поле *Регистрация требуется?, то задание на регистрацию согласуемого документа получает Регистратор.

5.2.  Регистратор открывает задание, в которое вложены электронные документы и выполняет следующее:

●  создает новую РКК из карточки основного документа для согласования по кнопке РКК

в справочнике ОИВ Исходящие РКК (либо ОИВ Внутренние РКК, для внутренних документов):

●  если тип карточки регистрируемого документа не соответствует регистрируемому документу, то инициатору необходимо сменить вид регистрируемого документа;

●  заполняет необходимые поля на закладке «Регистрация» в РКК;

●  сохраняет РКК, при этом в поле Рег. номер автоматически проставляется регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом.

●  после успешной регистрации документа в РКК будет выдано информационное сообщение:

5.3.  Регистратор закрывает карточку электронного документа и выполняет свое задание с результатом «Выполнено». При этом инициатор согласования получает уведомление об утверждении и регистрации документа.

6.  Доработка документа

6.1.  При отправке участниками процесса на доработку Инициатор согласования получает задание на доработку документа:

6.2.  Инициатор согласования открывает задание и устраняет замечания, описанные в тексте задания.

6.3.  Инициатор согласования выполняет задание на доработку проекта документа:

·  если Инициатор согласования исправил все замечания по документу, то он выполняет задание с результатом «На повторное согласование». При этом будут запрошены параметры для повторного согласования (параметры заполнены автоматически предыдущими данными), при необходимости их можно изменить, например, добавив новых согласующих:

После выполнения задания, задание на повторное согласование вновь получит руководитель подразделения инициатора согласования;

Примечание. В дальнейшем здание на согласование проекта документа получит тот сотрудник, который отправил проект документа на доработку, а пользователи, которые уже подписали проект документа ЭЦП получат уведомления об изменении документа.

·  если Инициатор согласования видит, что дальнейшая работа по проекту документа нецелесообразна, то он выполняет задание с результатом «Прекратить согласование», при этом рекомендуется в тексте задания написать свои выводы.