Особенности управления системой дистанционного образования

Особенности управления системой дистанционного образования

Организация дистанционного обучения является сложной технологической и организационной задачей, требующей высоких финансовых затрат. Не зависимо от того для каких целей организуется дистанционное обучение необходимо выполнить следующие основные мероприятия:

создать техническую инфраструктуру для организации дистанционного обучения; выстроить эффективную службу поддержки; выстроить эффективный процесс управления дистанционным обучением; выстроить систему мотивации слушателей дистанционного обучения; сформировать учебный контент для проведения дистанционного обучения.

Техническая инфраструктура для организации дистанционного обучения Организация дистанционного обучения предполагает широкое использование информационных технологий. В первую очередь организация дистанционного обучения требует развертывания системы дистанционного обучения, являющейся центральным звеном проведения и управления дистанционным обучением. Кроме того может потребоваться развертывание дополнительных информационных систем, в случае, если функционал системы дистанционного обучения не будет охватывать каких-то аспектов организации дистанционного обучения. Например, информационная система, которая позволит организовать взаимодействие между участниками дистанционного обучения (форум, чат, видеоконференции, аудио конференции, виртуальные классные комнаты и т. д.).

Развертывание необходимых для организации дистанционного обучения информационных систем потребует:

наличия современного Центра обработки данных; каналов передачи данных высокой пропускной способности; персонала, который может обеспечить сопровождение информационных систем.

В целом (в зависимости от того какой технической инфраструктурой обладает организация, которая хочет организовать дистанционное обучение) для организации дистанционного обучения нужно будет реализовать ряд сложных проектов, направленных на создание технической инфраструктуры, а также обеспечение в дальнейшем высокого уровня ИТ-сервисов, которые будут оказываться на базе созданной технической инфраструктуры.

Альтернативой может стать передача создания технической инфраструктуры для организации дистанционного обучения на аутсорсинг, или покупка необходимого программного обеспечения в соответствии с принципом SaaS. Аутсорсинг или покупка программного обеспечения в соответствии с принципом SaaS позволит значительно минимизировать издержки, связанные с созданием технической инфраструктуры необходимой для организации дистанционного обучения.

Эффективная служба поддержки Организация дистанционного обучения предполагает, как описано выше, эксплуатацию сложной технической инфраструктуры. Как результат, одним из обязательных условий успешного проведения дистанционного обучения является создание эффективной службы поддержки. Отсутствие таковой может легко привести к значительному снижению эффективности дистанционного обучения.

Создание современной службы поддержки потребует:

внедрение современной информационной системы “Service Desk”; создание call-центра; внедрения процессного подхода в рамках оказания технической поддержки пользователям в соответствии со стандартом ITIL; проведения обучения персонала Service Desk.

Эффективный процесс управления дистанционным обучением Организация дистанционного обучения требует построения эффективного процесса управления дистанционным обучением, который должен быть интегрирован с общим процессом управления обучением организации, которая решила использовать в учебном процессе технологии дистанционного обучения.

Обучение в дистанционной форме имеет ряд особенностей, которые требуют специфического подхода в рамках управления обучением. В том числе дистанционное обучение имеет следующие особенности:

большой объем самостоятельной работы, выполняемой обучаемым; удаленное взаимодействие всех участников дистанционного обучения; отсутствие синхронизации прохождения обучения слушателями дистанционного обучения; возникновение технических сбоев при прохождении обучения; и т. д.

Как результат подход к управлению дистанционным обучением несколько отличается от управления обучением проводимым в очной форме. Важным аспектом управления обучением при организации дистанционного обучения является построение эффективного мониторинга прохождения обучения слушателями.

Большинство необходимых инструментов для управления дистанционным обучением предоставляет система дистанционного обучения. Однако, может возникнуть потребность использования дополнительных средств управления дистанционным обучением. Например, создания системы видеомониторинга работы слушателей дистанционного обучения.

Система мотивации слушателей дистанционного обучения
Проведение дистанционного обучения предполагает, что большую часть времени слушатели дистанционного обучения работают самостоятельно. В результате этого часто возникает ситуация, что при прохождении дистанционного обучения, слушатели снижают к себе требования, что приводит к снижению эффективности проводимого обучения. Организация эффективного дистанционного обучения в обязательном порядке требует внедрения системы мотивации слушателей дистанционного обучения.

В качестве модели мотивации слушателей при организации дистанционного обучения может использоваться модель Келлера. Главными компонентами модели Келлера являются:

внимание; значимость; уверенность; удовлетворение.

Внимание.
Необходимо обеспечить первоначальное внимание обучаемого и удержать это внимание на протяжении всего обучения. Удержание внимания слушателя дистанционного обучения требует больших усилий. В первую очередь необходимо максимально разнообразить процесс обучения и учебный контент (включить практические задания, использовать интерактивные элементы и т. д.).

Значимость
Необходимо обеспечить понимание слущателем дистанционного обучения практической ценности для него проводимого обучения. Необходимо объяснить слушателю, почему оно для него важно. Целесообразно максимально приблизить материалы дистанционного обучения к практической деятельности слушателя, используя знакомую ему терминалогию, практические примеры и т. д.

Уверенность
Слушатель дистанционного обучения на всех этапах обучения должен сохранять уверенность в себе. Он должен быть уверен, что он успешно осваивает материал, справляется с поставленными целями. Для повышения уверенности слущателей целесообразно включать в дистанционный курс большое количество промежуточных тестов, которые будут показывать слушателю дистанционного обучения, что он успешно проходит обучение.

Удовлетворение
В конце дистанционного обучения необхомо сформировать у слушателя удовлетворение от пройденного обучения. С этой целью необходимо предусмотреть мероприятия, которые повысят степень удовлетворения у слушателей:

предусмотреть вознограждения для слушателей; провести празднование успехов слушателей; провести круглой стол по рассмотренным в ходе обучения вопросам; и т. д.

Построение качественной системы мотивации слушателей при организации дистанционного обучения позволит обеспечить высокую эффективность обучения. Ошибки, допущенные при построении системы мотивации в рамках организации дистанционного обучения, могут привести к значительному снижению эффективности дистанционного обучения.

Учебный контент проведения дистанционного обучения Важнейшей задачей в рамках организации дистанционного обучения является задача формирования учебного контента. Учебный контент дистанционного обучения может быть сформирован несколькими способами:

необходимый для организации дистанционного обучения контент может быть приобретен у сторонних производителей; также контент необходимый для организации дистанционного обучения может быть разработан сторонними организациями на заказ; контент для организации дистанционного обучения может быть разработан силами своих специалистов.

Какой из вариантов формирования учебного контента для организации дистанционного обучения предпочтителен, зависит от задачи, которую необходимо решить. Например, если речь идет о типовом дистанционном курсе, его проще приобрести или взять в аренду. Если речь идет об уникальном для организации обучении, дистанционные курсы необходимые для организации дистанционного обучения целесообразно разработать. Необходимо, однако, отметить, что в случае если нет ограничений по безопасности, значительно эффективнее заказать дистанционные курсы у компании, специализирующейся на разработке дистанционных курсов. Это позволит значительно уменьшить сроки и стоимость разработки дистанционных курсов.

Подходы к организации управления системами ДО

  Все подходы к организации управления системами ДО можно в традициях теории организаций разделить на две группы: эмпирические и нормативные.

  Для первой группы характерны процессы “складывания” систем управления, их концентрация вокруг отдельных подпроцессов разработки и эксплуатации технических средств ДО.

  Нормативные подходы предполагают вначале разработку “норматива” системы управления, а затем уже разработку и создание самой системы в соответствии с этим нормативом. В традициях системного анализа [1] в качестве норматива управляемой системы может быть рассмотрена целенаправленная система (ЦНС) [2]. Ее основные подсистемы – объект управления и управляющая часть, представляющая собой контур обратной связи, изображены на рис. 1.

Процесс ДО как объект управления

  Центральным процессом, решающим главную задачу функционирования системы ДО, является процесс дистанционного обучения. Вход этого процесса включает:

обучаемых субъектов, обладающих достаточной мотивацией для обучения; содержание обучения; формы и технологии обучения; методы обучения (субъектов и объекты, с помощью которых реализуется функция обучения).

  Основной элемент выхода – знания, умения и навыки, приобретенные обучающимися в процессе обучения. Разнообразие подпроцессов ДО определяется разнообразием элементов входа и выхода, при этом фиксируется класс технологий обучения – дистанционные. Реальной является возможность изменения качественных и количественных характеристик элементов входа и выхода, их наблюдения и корректировки. В силу этого, можно говорить об управлении процессом дистанционного обучения, об его наблюдаемости и управляемости.

  Помимо процесса обучения, система функционирования ДО включает подпроцессы:

маркетинговых исследований рынка образовательных услуг; набора обучаемых; рекламы; контроля результатов обучения и сертификации.

  Последовательность процессов функционирования ДО можно представить в виде схемы, изображенной на рис. 2.

Механизм выработки решений по управлению функционированием системы ДО

  Для управления процессом функционирования систем ДО могут использоваться механизмы выработки решений, постулированные конструкцией целенаправленной системы [2]. Рассмотрим существо этих механизмов на примере управления процессом обучения, т. е. в качестве объекта управления рассматривается процесс дистанционного обучения.

  Для запуска механизма выработки решений необходимо предварительно сформулировать модель желаемого выхода (цель) объекта управления в терминах модели объекта управления, представленной в принятой форме описания. Целью процесса ДО может быть достижение определенных показателей, характеризующих освоение конкретного курса (курсов) обучаемыми (результатов тестирования, выполнения контрольных работ).

Процесс выработки решений (рис. 1) включает в себя последовательность выполнения перечисленных ниже процессов. Процесс наблюдения выхода, согласно которому, осуществляется наблюдение выхода объекта управления, т. е. выборка выхода. В нашем примере этот процесс заключается в проведении тестирования. Процесс описания наблюдаемой выборки выхода сводится к получению результатов тестирования. Заметим, что эти результаты записаны в той же форме, что и модель желаемого выхода, и допускают сравнение с нею. Процесс сравнения описаний желаемого выхода и выборки выхода. Если при сравнении различий не выявлено, то дальнейшие процессы системы не задействуются. В противном случае выходом данного процесса является описание выявленного различия – в нашем примере разницы между желаемыми и наблюдаемыми результатами тестирования. Процесс оценки содержания и смысла различия. В этом процессе проводится анализ выявленного различия – причин и условий, его вызвавших. Процесс принятия решений по уменьшению различий. Реализация этих решений должна способствовать устранению выявленного различия. В случае управления процессом дистанционного обучения решения могут заключаться в уменьшении элементов входа этого процесса, т. е. элементов содержания и/или форм, методик и т. д. Процесс формирования ввода решения в действие. Здесь выбирается номенклатура методов (способов) реализации принятых решений и осуществляется подготовка их реализации. В рассматриваемом примере реализация этого процесса сводится к определению того: кто, когда, как, с помощью каких ресурсов разрабатывает, создает и реализует принятые альтернативы элементов входов в процесс обучения. Процесс ввода управляющих воздействий. Этот процесс заключается в выполнении принятых решений. На вход этого процесса поступают средства реализации принятых решений, на выход – реализованные решения по устранению различия между описаниями желаемого и наблюдаемого выходов. Выход процесса ввода управляющих воздействий подается на вход объекта управления. Тем самым замыкается контур обратной связи ЦНС, описывающий механизм выработки решений.

  Подобные механизмы могут использоваться для управления как любым подпроцессом функционирования системы ДО (локальные системы управления – СУ – маркетингом, обучением и т. д.), так и всей системой в целом. Решения СУ более высокого уровня заключаются в следующем:

в формировании моделей желаемого выхода для локальных СУ; в распределении ресурсов системы функционирования ДО между локальными СУ.

Выводы

  Таким образом, использование нормативного подхода к разработке и проектированию систем управления процессом дистанционного образования позволяет определить систему управления не как иерархию подчинения управляющих элементов, а как структуры методов, реализующих постулированные функции управления.

Литература

Ивановский разработки проекта системы организационного управления с применением концептуальных схем// В кн.: Математические методы обработки информации и управления: Междуведомствен-ный сборник/ МФТИ. – М., 1988. - С.47-51. Никаноров анализ: этап развития методологии решения проблем// В кн.: Оптнер Ст. Системный анализ для решения деловых и промышленных проблем. – М.: Советское радио, 1969. - С.7-43. http://www. *****/index. php? option=com_content&view=article&id=41:&catid=12:biblioteka-online&Itemid=17