Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального
образования
«Нижнетагильская государственная социально-педагогическая академия»
УТВЕРЖДАЮ
Проректор по УМР
«___»_________2009 г.
Программа
производственной практики по «Технологии документационного обеспечения управления»
Основная образовательная программа подготовки специалиста
по специальности 032001
Документоведение и документационное обеспечение управления
г. Нижний Тагил
2009
Программа обсуждена и утверждена на заседании кафедры документоведения и права
Протокол № от 2009 г.
Зав. кафедрой:
Программа утверждена на заседании ученого совета СГИ
Протокол № от 2009 г.
Председатель ученого совета:
Автор - составитель:
1. Пояснительная записка
Цель практики — изучение студентами процесса документирования управленческой деятельности современных организаций (предприятий, учреждений); закрепление практических навыков, полученных в ходе семинарских занятий.
Задачи практики:
- изучение организационных и нормативно-методических документов организации;
- выявление систем документации, функционирующих в организации;
- изучение видов служебных документов, используемых в документировании деятельности организации, порядка и особенности их составления и оформления;
- изучение организации документооборота учреждения;
- изучение порядка архивного хранения документов в организации.
Требования к результатам освоения дисциплины:
В результате прохождения практики, студент должен знать:
- историю и структуру организации (предприятия, учреждения), являющегося местом прохождения практики;
- организационные и нормативно-методические документы, на основании которых, действует конкретное учреждение;
- порядок организации документооборота организации;
- порядок оформления отдельных видов управленческих документов организации и унифицированных форм;
- систему архивного хранения документов в организации.
Уметь:
- получать новые знания о делопроизводственной работе организации, систематизировать их;
- применять полученные знания и навыки в конкретном анализе деятельности службы ДОУ организации;
- использовать приобретенные знания в своей профессиональной и последующей учебной деятельности.
Владеть:
- методами и технологиями обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники;
- навыками по составлению и оформлению различных видов служебных документов.
Место дисциплины в ООП: Производственная практика по «Технологии документационного обеспечения управления» входит в раздел «Практика» для подготовки специалистов по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» и проводится в течение трех недель в шестом семестре у студентов дневного отделения, в течение 6 недель в 6 семестре у студентов заочного отделения.
2. Тематический план
2.1. Дневное отделение (3 недели)
I. Первая неделя (темы 1, 2, 3)
1.1. История, направления деятельности и структура организации (предприятия, учреждения). Изучение организационных документов организации.
1.2. Функции и структура службы ДОУ организации (предприятия, учреждения). Изучение нормативных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ и ее работников.
1.3. Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания, оформления и архивного хранения документов
II. Вторая неделя (тема 4)
2.1. Выявление систем документации, функционирующих в организации
2.2. Определение видов документов, их состав и порядок оформления
2.3. Анализ бланков организации
III. Третья неделя (тема 5)
3.1. Изучение порядка организации документооборота
3.2. Изучение технологии работы с документами
3.3. Организация архивного хранения документов
2.2. Заочное отделение (6 недель)
I. Первая неделя (темы 1, 2)
1.1. История, направления деятельности и структура организации (предприятия, учреждения)
1.2. Структура и функции службы ДОУ учреждения
1.3. Должностной и численный состав службы ДОУ
II. Вторая неделя (темы 1, 2, 3)
2.1. Изучение организационных документов организации (предприятии, учреждения)
2.2. Изучение документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ и ее работников
2.3. Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания, оформления и архивного хранения документов
III. Третья неделя (тема 4)
3.1. Выявление систем документации, функционирующих в организации
3.2. Определение видов документов, их состав и порядок оформления
3.3. Анализ бланков организации
IV. Четвертая неделя (тема 5)
4.1. Изучение порядка организации документооборота
4.2. Изучение технологии работы с документами
4.3. Характер загрузки делопроизводственного персонала
V. Пятая неделя (тема 4)
5.1. Организация архивного хранения документов
5.2. Организация изготовления и размножения документов
5.3. Организация доставки (движения) документов
VI. Шестая неделя (тема 5)
6.1. Организация текущего хранения документов
6.2. Архив организации
6.3. Уровень автоматизации делопроизводственной работы
3. Содержание программы практики по темам
По итогам прохождения учебно-производственной практики по технологии ДОУ, студенты сдают отчет, в котором, должны отобразить следующие темы (соответствуют разделам отчета)
Тема 1. История, функции и структура организации (предприятия, учреждения). Изучение организационных документов организации.
На вступительном занятии представитель учреждения знакомит студентов-практикантов с историей, современными задачами, направлениями деятельности и особенностями документирования управленческой деятельности учреждения.
Студенты должны изучить следующие организационно-правовые документы, регламентирующие статус и организационную структуру учреждения:
- устав (положение) организации;
- положения о подразделениях организации
- штатное расписание организации или документы, содержащие сведения о структуре и должностном составе работников организации (например, «структура организации»)
- правила внутреннего трудового распорядка
- историческую справку об организации
В процессе изучения документов студенты должны узнать:
- точное наименование учреждения (полное, сокращенное);
- дату создания учреждения;
- организационно-правовую форму организации на момент прохождения практики;
- краткую историю учреждения, динамику изменения статуса и организационно-правовой формы учреждения с момента его создания;
- цель, виды и направления деятельности учреждения;
- организационную структуру и порядок управления учреждением (высшие органы управления и крупнейшие подразделения учреждения, принципы их деятельности и взаимодействие друг с другом, крупнейшие подразделения);
Студенты графически отображают структуру организации и службы ДОУ, на которой отмечают непосредственное и/или функциональное подчинение подразделений (должностных лиц). Все собранные данные оформляют в виде дневниковых записей, где отмечают дату записи и источник информации.
Тема 2. Функции и структура службы ДОУ организации (предприятия, учреждения). Изучение нормативных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ и ее работников.
Студенты должны изучить нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ и определяющих должностные обязанности ее работников:
- положение о структурном подразделении, в котором студенты проходят практику;
- должностные инструкции работников, осуществляющих делопроизводственную работу;
На основе применения метода опроса, а также в процессе изучения нормативных документов, студенты должны узнать:
- организационную структуру и задачи службы ДОУ (форма организации службы ДОУ, когда создана, какие структурные подразделения включает, их функции в ДОУ, порядок взаимодействия друг с другом, количество и категории работников);
- функциональные обязанности работников службы ДОУ (круг обязанностей, прав, взаимоотношения, подчиненность работников, квалификационные требования к ним).
Тема 3. Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания, оформления и архивного хранения документов
В рамках данной темы изучению подлежат следующие документы:
- положение о службе ДОУ
- инструкция (стандарт) по делопроизводству организации
- методические рекомендации по работе, оперативному хранению и подготовке документов к передаче в архив, разработанные службой ДОУ, архивом организации
- приказы и распоряжения руководителя организации и руководителя службы ДОУ о порядке работы и оформлении документов организации
В процессе изучения документов студенты должны узнать:
- состав и содержание нормативных документов, устанавливающих требования к документированию деятельности организации;
- структуру и содержание инструкции по делопроизводству организации;
- структуру, содержание, порядок оформления методических документов по работе, оперативному хранению и подготовке документов к передаче в архив.
Тема 4. Состав и виды документов организации, их классификация. Бланки организации – требования к составлению и оформлению.
На данном этапе студенты непосредственно выявляют и изучают системы документации, применяемые в деятельности организации. Основное внимание при этом уделяется системе организационно-распорядительной документации. Получение сведений о документах должно основываться не только на изучении самих документов, но и на результатах применения таких методов, как опрос, анкетирование, интервью, позволяющих верифицировать данные о составе, видах и порядке оформления документов, полученных из различных источников.
Изучению подлежат:
Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел)
Документы, создающиеся в процессе управленческой деятельности организации
Бланки организации
В процессе изучения документов организации студенты должны:
- выявить системы документации организации, провести их классификацию
- охарактеризовать виды бланков, используемых в организации; набор реквизитов и зон расположения реквизитов, входящих в бланк;
- рассмотреть порядок оформления и расположение реквизитов ОРД, их соответствие существующим требованиям;
- изучить правила хранения и использования бланков в организации;
- привести примеры унифицированных форм, типовых и трафаретных документов.
- рассмотреть формуляр и особенности оформления основных видов документов организации (приказа по основной деятельности, служебного письма, акта, протокола, инструкции, объяснительной (докладной) записки, телефонограммы и т. д.), в отчете привести примеры документов;
- определить порядок удостоверения документов;
- выявить документы организации, на которые ставится печать.
Тема 5. Организация документооборота в учреждении. Технология работы с документами.
Используя методы анализа, синтеза, наблюдения и моделирования, а также на основании изучения схемы организационной структуры учреждения студенты должны выявить:
- пути (маршруты) движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков;
- состав видов документов каждого документопотока;
- способы получения документа и их отправления;
- порядок первичной обработки, правила приема, сортировки и отправления документов;
- порядок регистрации документов различных потоков, виды регистрационных форм (с примерами)
- механизм и документационное обеспечение контроля за исполнением документов, виды документов, подлежащих контролю.
Студенты должны изучить:
- применяемые в организации классификационные справочники (классификаторы, номенклатуры дел), схемы классификации, привести примеры;
- проанализировать номенклатуру дел организации, выявить структурное подразделение, ответственное за ведение номенклатуры дел, порядок ее составления;
- практику формирования дел, нумерации листов, оформления обложки архивного дела, составления внутренней описи и листа-заверителя дела;
- нормативные документы, регламентирующие деятельность экспертной комиссии учреждения.
4. Форма отчетности по итогам прохождения производственной практики
По итогам практики студент должен представить следующие документы:
1. Отчет о практике. Отчет должен иметь титульный лист (см. Приложение 3), оглавление, разделы, заключение и приложения.
Тематические разделы отчета соответствуют разделам программы практики
В заключении подводится итог изучения документов и документооборота организации, формулируются выводы о проделанной работе.
В приложение к отчету должны быть включены:
- схема организационной структуры организации;
- схема организационной структуры службы ДОУ организации;
- образцы правовых и нормативно-методических документов организации, регламентирующих деятельность службы ДОУ;
- образцы основных организационно-распорядительных и информационно-справочных документов организации (приказа по основной деятельности, протокола, распоряжения, служебного письма, акта и т. д.);
- примеры регистрационных форм и справки о состоянии исполнительской дисциплины;
- фрагмент номенклатуры дел организации, титульного листа дела, внутренней описи, листа-заверителя и т. д.;
2. Характеристика. Подписывается руководителем практики и заверяется печатью (см. Приложение 1).
В характеристике должны быть изложены наблюдения руководителя практики от организации о работе студента, отмечены проявляемые им деловые качества, навыки и умения, отношение к работе. Характеристика содержит оценку практики по 4-бальной системе ("отлично", "хорошо", "удовлетворительно", "неудовлетворительно").
3. Дневник практики. Документ, содержащий ежедневные записи студента о ходе учебной практики; выписки из организационно-распорядительных документов; вопросы, возникающие у студента в ходе практики и ответы на них руководителя практики, работников организации. Может быть оформлен в виде таблицы:
Дата записи | Тема | Текст | Источник |
5. Список источников и литературы
Основная литература
1. Андреева : организация и ведение: учебно-практич. пособие. М.: КНОРУС, 20с.
2. Делопроизводство: Учебник для вузов / , , . Под общ. ред. проф. . 2-е изд., перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 20с.
3. Кондратьева обеспечение управления: учебное пособие. Тюмень: Изд-во Тюменского государственного университета, 20с.
4. Кузнецова делопроизводство / , . М.: -Синтез», 20с.
5. Кушнаренко : Учебник. К.: Т-во «Знания», КОО, 20с.
6. Ларьков : Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 20с.
7. Митрофанова кадровые документы: настольная книга практика. М.: Изд-во «Альфа-Пресс», 20с.
8. Рогожин обеспечение управления. – М.: Проспект, 20с.
Дополнительная литература
1. Право подписи документов // Делопроизводство. 2011. №1. С. 178–182.
2. Демушкин к бланкам документов // Справочник кадровика. 2001. № 8. С. 71–81.
3. Демушкин, подделки основных реквизитов // Распознание фальшивых документов. 2007. №2. С. 9.
4. Есина нормы делового письма // Секретарское дело. 2008. №3.
5. Задорина раз о печати // Секретарь-референт. 2009. №1. С. 20–24.
6. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? // Секретарское дело. 2007. №7. С. 15–21.
7. Иритикова основы процедуры согласования документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. №9. 2010. С. 23–40.
8. Работа с организационными документами // Секретарское дело. 2010. №1. С. 50–56.
9. Янковая -просьба и письмо-запрос: что общего и в чем различия? // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. №2. С. 25–28.
10. Янковая -согласие // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №4. С. 30–33.
10. Янковая -требование // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №3. С. 20.
11. Янковая обработки документов // Секретарь-референт. 2005. №10. С. 81–87.
12. Янковая управленческой документации // Справочник секретаря и офис-менеджера. 20С. 37–41.
Нормативно-правовая база
1. Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. №ч.). Ст. 3448.
2. Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2005. № 23. Ст. 2199.
3 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. «Об электронно-цифровой подписи» (в ред. от 01.01.2001) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2002. № 2. Ст. 127.
4 Федеральный конституционный закон от 01.01.01 г. «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 01.01.2001). URL: http:// www. ***** (дата доступа 24.05.2011).
5 Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. «Об акционерных обществах» (в ред. от 01.01.2001) // Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. № 1. Ст. 1; 2005. № 1(ч. 1). Ст. 18.
6 Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утв. постановлением Госкомстата РФ . // Бюллетень Минтруда РФ. – 2004. – №5.
7 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ . URL: http:// www. ***** (дата доступа 24.05.2011).
8 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива . URL: http:// www. ***** (дата доступа 24.05.2011).
9 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утв. Министерством культуры Российской Федерации . URL: http:// www. ***** (дата доступа 24.05.2011).
10. ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1981.
11. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
12. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.
13. ГОСТ Р 51511–2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт России, 2002.
14. ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М.: Госстандарт, 1998.
15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утв. постановлением Минтруда России (в ред. от 01.01.2001) // Минтруда Российской Федерации. М., 1998.
16. Основные правила работы архивов организации. М.: Росархив, ВНИИДАД. М., 2003.
Информационные сетевые ресурсы
1. Информационно-правовой портал ГАРАНТ. http://www. *****
2. Компания «КонсультантПлюс». http://www. *****
3. Делопроизводство на компьютере. http://www. *****
4. Делопроизводство+. http://www. delpro. *****
5. Электронный документооборот. http://www. *****
6. Глоссарий. http://www. *****
7. Культура письменной речи. http://www. ***** .
8. Справочно-информационный портал ГРАМОТА. РУ. http://www. *****
9. Студенческий портал. http://www. *****
10. Электронный магазин стандартов. http://www. *****
Примерный список организаций г. Нижний Тагил, принимающих студентов СГИ на практику:
1. Администрация г. Нижний Тагил
2. Нижнетагильская таможенная служба
3. МУП «Тагилэнерго»
4. Тагилстроевский межрайонный следственный комитет следственного управления Следственного комитета РФ по Свердловской области
5. Уральский вагоностроительный завод
6. Ленинский районный суд г. Нижний Тагил
7. Другие организации (в т. ч., по месту жительства иногородних студентов)
Приложение 1.
Образец оформления характеристики (на бланке организации)
ХАРАКТЕРИСТИКА
Студент(ка) ___ курса СГИ НТГСПА __________________
(Ф. И.О.)
_____________________________________ проходил(а) учебно-производственную практику по технологии ДОУ в ____________________________________________
(название организации, структурного подразделения)
________________________________________ с ___________ по ____________.
Во время прохождения практики студент(ка) изучил(а) организационные и нормативные документы, регламентирующие структуру организации и службы ДОУ, порядок оформления организационно-распорядительных документов, бланки организации ___________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Студент(ка) проявил(а) себя ____________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Практика оценивается _______________________________
(оценка)
Подпись __________
Приложение 2.
Образец оформления страницы дневника
Дата | Тема | содержание работы |
Приложение 3.
Образец оформления титульного листа отчета
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Нижнетагильская государственная социально-педагогическая академия»
Кафедра документоведения и права
ОТЧЕТ
О прохождении учебно-производственной практики по технологии ДОУ
в ___________________________________________________________________
(название организации)
|
Нижний Тагил
год
