Приложение
УТВЕРЖДЕН
приказом Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»
от 01.01.2001г. № 6.18.1-06/1205-03
Регламент
исполнения и контроля поручений ректора
Национального исследовательского университета
"Высшая школа экономики"
1. Общие положения
1.1. Настоящий регламент устанавливает единый порядок исполнения и контроля исполнения поручений ректора Национального исследовательского университета "Высшая школа экономики" (далее по тексту университет).
1.2. Поручения ректора университета (далее по тексту ректор) состоят из формулировок, содержащих данные ректором указания или задания, сведений об исполнителях, которым даются поручения, и конкретных сроков исполнения.
1.3. При работе с поручениями ректора используется автоматизированная система документационного обеспечения управления (далее по тексту СДОУ). Настоящий регламент не определяет порядок работы с поручениями в СДОУ, указанные действия регламентируются руководством по эксплуатации СДОУ, размещенным на корпоративном портале (сайте) университета по адресу: http://it. *****/sdouman.
1.4. Контролю исполнения подлежат зарегистрированные в СДОУ:
поручения ректора, сформированные на основании решений ученого совета университета, ректората университета, по итогам совещаний и иных мероприятий, проводимых ректором;
поручения ректора в виде резолюций на документах, кроме поручений по обращениям граждан;
поручения, содержащиеся в локальных актах университета;
отдельные поручения ректора.
1.5. При формировании поручений ректора проекты поручений в течение одного рабочего дня направляются секретариатом ректора для согласования исполнителям по электронной почте.
1.6. Контроль исполнения поручений ректора осуществляется Организационно-контрольным управлением университета (далее по тексту ОКУ) при координации уполномоченным должностным лицом в соответствии с установленным в университете распределением обязанностей (далее по тексту координирующий руководитель).
1.7. Настоящий регламент, дополнения и изменения к нему утверждаются приказом ректора.
2. Порядок исполнения поручений ректора
2.1. Работники университета, которым даются поручения (далее по тексту исполнители) принимают необходимые меры для исполнения поручений ректора, несут персональную ответственность за своевременное и полное их исполнение.
2.2. При наличии нескольких исполнителей исполнитель, указанный первым в составе исполнителей поручения является ответственным исполнителем, остальные являются соисполнителями.
2.3. Ответственный исполнитель:
при наличии объективных обстоятельств может обратиться к ректору с предложением об отмене поручения или об изменении сроков исполнения поручения;
имеет право дополнительно привлекать соисполнителей из числа работников университета для исполнения поручения;
определяет соисполнителям срок для представления предложений и результатов исполнения поручения;
организует и координирует работу соисполнителей.
2.4. Первые проректоры, проректоры, директора по направлениям, директора филиалов университета, деканы факультетов, заведующие отделениями факультетов, руководители иных структурных подразделений (далее по тексту руководители) либо самостоятельно осуществляют взаимодействие с ОКУ, либо назначают работников, ответственных за координацию работы по исполнению поручений ректора, а также работников, их замещающих на время отпуска, командировки, болезни.
2.5. Работники, ответственные за координацию работы по исполнению поручений:
взаимодействуют с ОКУ по всем вопросам исполнения поручений ректора;
информируют руководителя, являющегося исполнителем, в течение 1 рабочего дня о поступлении поручений и за 3 рабочих дня до истечения срока их исполнения;
в случае отсутствия руководителя, являющегося исполнителем, в связи с отпуском, командировкой, болезнью направляют в ОКУ соответствующую информацию;
при необходимости, не позднее, чем за 3 рабочих дня до окончания срока исполнения поручения, обеспечивают подготовку и представление в ОКУ информации о продлении срока исполнения;
обеспечивают сбор, обработку и обобщение информации о ходе и результатах исполнения поручений и передачу ее в ОКУ;
вносят в регистрационно-контрольные карточки поручений в СДОУ отчеты об исполнении поручений, информацию о ходе исполнения поручений и материалы, подготовленные во исполнение поручений;
несут персональную ответственность за правильное и своевременное исполнение обязанностей возложенных на них настоящим регламентом.
2.6. Отчет об исполнении поручения ректора представляется в ОКУ исполнителем. Отчет об исполнении поручения, данного нескольким исполнителям, представляется в ОКУ ответственным исполнителем по согласованию с соисполнителями.
Отчет с материалами, подготовленными во исполнение поручения, вносится исполнителем или работником, ответственным за координацию работы по исполнению поручений, в регистрационно-контрольную карточку поручения в СДОУ.
2.7. В отчете должны быть отражены конкретные результаты работы по поручению. При необходимости дальнейших работ по поручению в отчете даются соответствующие предложения, указываются предполагаемые сроки и исполнители, примерные объемы необходимого финансирования или использования других ресурсов.
Если исполнитель доложил об исполнении поручения и представил подготовленные материалы ректору на личной встрече, отчетом об исполнении поручения является информация о решении принятом ректором по данному поручению, внесенная в регистрационно-контрольную карточку поручения в СДОУ с приложением представленных материалов (за исключением материалов, имеющих конфиденциальный характер).
2.8. Исполнитель, при наличии обстоятельств, препятствующих выполнению поручения в установленный ректором срок, не позднее, чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения обязан представить в ОКУ информацию о необходимости продления срока исполнения с указанием объективных причин продления, конкретных мер, принимаемых для исполнения поручения, а также планируемых сроков исполнения поручения.
Данная информация вносится исполнителем или работником, ответственным за координацию работы по исполнению поручений, в регистрационно-контрольную карточку поручения в СДОУ.
2.9. Информация о необходимости продления сроков или отчет об исполнении поручений, не отвечающие требованиям установленным в пунктах 2.7 и 2.8 настоящего регламента, возвращаются ОКУ исполнителю для доработки.
2.10. Поручение ректора считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы, отчет о его исполнении рассмотрен ректором и поручение снято с контроля.
Информация о продлении сроков исполнения или снятии с контроля поручения вносится ОКУ в регистрационно-контрольную карточку поручения в СДОУ.
3. Контроль исполнения поручений ректора
3.1. Контроль исполнения поручений ректора осуществляется с целью обеспечения исполнения поручений в указанные сроки и в полном объеме.
3.2. Контроль исполнения поручений включает постановку поручения на контроль, регулирование хода и сроков исполнения, снятие исполненного поручения с контроля, учет, обобщение и анализ результатов и хода исполнения поручений, подготовку докладов и сводных отчетов о результатах и ходе исполнения поручений.
3.3. Поручение ставятся ОКУ на контроль с момента регистрации поручения в СДОУ. Контролю подлежат все поручения ректора, зарегистрированные в соответствии с пунктом 1.4 настоящего регламента.
3.4. Контроль осуществляется путем запроса у исполнителей или у работников, ответственных за координацию работы по исполнению поручений, информации о ходе исполнения поручения. Работники университета обязаны своевременно и полностью предоставлять ОКУ информацию и документы по поручениям ректора.
3.5. В целях контроля своевременного исполнения поручений ОКУ направляет напоминания исполнителю об истечении срока исполнения поручения и уточняет информацию о ходе исполнения поручения.
Вся информация о работе по поручению отражается ОКУ в регистрационно-контрольной карточке поручения в СДОУ.
3.6. ОКУ контролирует правильность и своевременность внесения информации о ходе и результатах исполнения поручения в регистрационно-контрольную карточку поручения в СДОУ, проверяет наличие в регистрационно-контрольной карточке поручения в СДОУ подготовленных во исполнение поручения материалов.
Внесение информации о продлении сроков исполнения и снятии с контроля поручения в регистрационно-контрольные карточки поручений производится исключительно ОКУ, либо в случае возникновения технических сбоев СДОУ Дирекцией информационных технологий университета по заявке ОКУ. Полное изъятие регистрационно-контрольной карточки поручения из СДОУ может производиться только по решению ректора.
3.7. ОКУ может самостоятельно продлевать срок исполнения поручения до 10 дней.
Данная информация вносится ОКУ в регистрационно-контрольную карточку поручения в СДОУ.
3.8. Если результатом исполнения поручения ректора стало принятие решения ученым советом университета, ректоратом университета, утверждение локального акта, подписание исходящего документа, регистрация нового поручения ректора, то ОКУ снимает такое поручение с контроля после проверки информации, представленной исполнителем или работником, ответственным за координацию работы по исполнению поручений.
Данная информация вносится ОКУ в регистрационно-контрольную карточку поручения в СДОУ.
3.9. На основании рассмотрения отчетов об исполнении поручений или информации о продлении сроков исполнения, ОКУ формирует перечень поручений для доклада ректору. Доклад осуществляется не реже одного раза в месяц координирующим руководителем или, в его отсутствие, начальником ОКУ.
3.10. На основании решений, принимаемых ректором по результатам доклада, продлевается срок исполнения поручений или контроль исполнения поручений прекращается.
Информация о принятых решениях вносится ОКУ в регистрационно-контрольные карточки поручений в СДОУ.
3.11. ОКУ готовит сводные отчеты о неисполненных в срок, об исполненных и находящихся на исполнении поручениях, анализирует исполнительскую дисциплину в структурных подразделениях университета с указанием причин допускаемых нарушений. Работники ОКУ несут персональную ответственность за точность и полноту информации, представляемой ректору.
3.12. Координирующий руководитель или, в его отсутствие, начальник ОКУ вносит ректору предложения по совершенствованию работы с поручениями ректора, по проведению мероприятий, направленных на усиление исполнительской дисциплины, оперативно докладывает ректору о нарушении требований установленных настоящим регламентом.
