Ассортиментный план - управление товарными запасами аптек.
Руководство пользователя
Основные функции модуля:
· Ведение ассортиментного плана (АП).
· Расчет заказа.
· Контроль эффективности управления товарными запасами – набор отчетов.
Ассортиментный план
Ассортиментный план (АП) – совокупность всех товарных позиций, с которой работает, или планирует работать аптека. У каждой аптеки (группы отделов) – свой АП. Позицией АП может быть запись из справочника товаров: группа аналогов или товар, который не входит в группу аналогов. Позиция АП содержит некоторый набор полей. Часть из них заполняется пользователем, часть отображает суммарную статистику по позиции за некоторый временной период (заполняется автоматически во время сбора статистики), часть вычисляется программой. Рассмотрим основные поля АП.
Статус позиции АП
Всего 4 статуса:
· Активный – активный ассортимент аптеки. Этими товарами аптека торгует. По ним рассчитывается заказ.
· Новый – новая позиция АП. Такой статус имеют новые товары АП, добавленные туда пользователем вручную (из справочника) или автоматически, во время сбора статистики. В этом статусе позиции пребывают до тех пор, пока пользователь не сделает их активными, или наоборот не удалит из АП.
· Дубль – данный статус может получить позиция АП, которая была помещена в группу аналогов. Это сигнал пользователю, что товар необходимо удалить из АП, возможно перевесив какие-то его параметры, на группу аналогов, которая будет представлять его в АП.
· Удален – позиции, с которыми аптека перестала работать. Эти позиции можно было бы вообще удалить из АП, но при следующем сборе статистики они снова попадут в АП, как новые. Поэтому такие позиции лучше не удалять, а помечать статусом «Удален». Обычно такие позиции невидимы.
В обычном состоянии в АП видны позиции с тремя первыми статусами. При этом позиции в статусе «Новый» и «Дубль» выделены цветом, и, при сортировке по умолчанию, находятся в верхней части АП.
Статистика АП
Часть полей АП отображают некоторую статистическую информацию (продажи/запасы) по каждой позиции АП, собранную за определенный временной период. Статистика продаж отображается в полях имеющих общий подзаголовок «Продажи»:
· Число чеков – количество чеков продаж за период.
· Кол-во шт – количество проданного товара за период.
· Сумма по закупки – стоимость проданного товара по цене закупки.
· Сумма по рознице – стоимость проданного товара по розничной цене с учетом всех скидок.
· Сумма прибыли – прибыль, полученная от продажи товара: розница – закупка – налоги.
· Кол-во шт/мес – средняя скорость продаж за период, указанная в шт/мес, с учетом наличия товара в продаже – дни дефектуры не учитываются. Формула:
«Кол-во шт»*30/MAX(«Дней статистики», 20)
· Чеков/мес – среднее (за период сбора статистики) число продаж в месяц, с учетом наличия товара в продаже. Формула:
«Число чеков»*30/MAX(«Дней статистики», 20)
Последний параметр используется для XYZ ранжирования.
· Доля в прибыли % - процент товара в общей прибыли.
· Позиция в прибыли %. Данный параметр получается, если отсортировать все товары по убыванию доли в прибыли и суммировать эту долю. Диапазон возможных значений от 0 до 100. Чем меньше этот параметр, тем большее влияние на общую прибыль имеет товар. Именно этот параметр используется для ABC ранжирования.
Поля, отображающие качество собранной статистики:
· Дней статистики – число дней, когда товар продавался или был в остатках.
· Дней продаж – число дней, когда товар продавался.
· Дней дефектуры – число дней, когда товар отсутствовал в продаже.
«Дней статистики» + «Дней дефектуры» = всего дней в периоде сбора статистики.
Поля, отображающие запасы товара:
· Средний запас шт – средний за период запас товара в шт.
· Текущий запас шт – запас на момент сбора статистики или в момент расчета заказа.
· Текущий запас сумма закуп – стоимость текущего запаса по цене закупки.
· Ожидаемое кол-во – количество товара в незакрытых приходных документах, и в заказах, поступление которых ожидается.
Группа ABC
Поле называется просто ABC. Отражает ранжирование ассортимента аптеки по полю «Позиция в прибыли %». По-умолчанию:
· A от 0 до 50%. Самые прибыльные товары, их, как правило, немного (~500).
· B от 50 до 80%. Средние по прибыльности товары. Эта группа обычно содержит больше позиций, чем A (~2000).
· С - остальные. Самая многочисленная и малоприбыльная группа.
Группа XYZ
Ранжирования XYZ производиться по полю «Чеков/мес». Именно этот параметр отображает стабильность и, отчасти, равномерность спроса. Ранжирование по-умолчанию
· X - от 15 чеков в месяц. На товар имеется устойчивый спрос. Продажи таких товаров достаточно предсказуемы.
· Y – от 4 до 14 чеков в месяц. Товар продается не реже чем раз в неделю.
· Z – менее 4 продаж в месяц. Эпизодический спрос. Точный прогноз продаж затруднен.
Группы ABC и XYZ используются при автоматическом заказе товара. Операцию ранжирования можно производить как автоматически, так и вручную. Эту операцию рекомендуется производить после сбора новой статистики.
Средняя цена закупки
Это поле заполняется автоматически, в процессе сбора статистики, но может быть скорректировано пользователем. Формула при автоматическом заполнении:
(«Продажи Сумма по закупке» + «Текущий запас сумма закуп»)/( «Продажи Кол-во шт» + «Текущий запас шт»).
Данный параметр необходим для автоматического заказа.
Параметры расчета заказа
· Скорость продаж шт/мес. Прогноз продаж на следующий месяц. Этот параметр рассчитывается программой по ежедневной статистике продаж.
· Страховой запас шт. Запас товара на день, при наличии которого, потери из-за дефектуры не будут превышать некоторого, наперед заданного процента. Так же вычисляется по ежедневной статистике продаж.
· Точка заказа шт (Qmin). Раньше (в ТП) назывался порог заказа. Если текущий запас товара (+ ожидаемое количество) меньше или равен значению этого параметра, программа заказывает этот товар.
· Максимальный запас шт (Qmax). Раньше (в ТП) назывался оптимальный запас. Именно до этого количества производиться заказ товара.
Пара параметров Qmin и Qmax определяют коридор, в рамках которого, в идеале, должны происходить колебания товарных запасов. Они вычисляется программой, но могут быть скорректированы пользователем для отдельных позиций.
· Не изменять до. В этом параметре пользователь может указать дату, до которой параметры Qmin и Qmax будут оставаться неизменными, то есть программа не будет производить их пересчет.
· Время доставки дн. В данном поле можно задать время доставки в днях для отдельных товаров. Для всех остальных используется значение по-умолчанию, которое задается в параметрах группы отделов.
· Заказ. Рассчитанный программой заказ. Пользователь может его скорректировать.
Более подробно алгоритм заказа описан в разделе «Формулы расчета заказа».
Функции модуля
Ручное ведение ассортиментного плана
Пользователь может добавлять товары в АП из справочника вручную, удалять позиции, и менять статус и некоторые другие параметры существующих позиций. Это можно делать для отдельных товаров, или сразу для нескольких при помощи групповой операции.
Сбор статистки
Эта операция должна производиться периодически. Периодичность этой операции и глубина сбора статистики определяются аптекой. Рекомендованные значение для глубины сбора статистики – 90 дней, период сбора статистики – 7 дней. В штатном режиме сбор статистики должен производиться по ночам (утилитой DailyService), но может быть запущен и пользователем.
В результате сбора статистики в АП могут появляться новые позиции. По каждой из этих позиций пользователь должен принять решение: включать или не включать ее в АП, и при положительном решении, назначить этим позициям параметры заказа, так как по ним, как правило, еще нет достоверной статистики.
Сбор ежедневной статистики продаж
Ежедневная статистика продаж используется программой для вычисления прогноза продаж и страховых запасов, а так же в некоторых отчетах. В отличие от суммарной статистики в АП, эта статистика содержит информацию о ежедневном движении каждого товара за некоторый период времени. Ежедневная статистика собирается каждую ночь утилитой DailyService. Глубин сбора ежедневной статистики задается в параметрах предприятия, закладка «Заявки», параметр «Ежедневная статистика». Рекомендованное значение 120 дней. Наличие и диапазон сбора ежедневной статистики можно увидеть в экранной форме «Диаграмма запасов», запускаемой из АП.
Ранжирование ABC и XYZ
Рекомендуется производить эту операцию ранжирования по ABC и XYZ после сбора статистики (не путать с ежедневной статистикой). Если сбор статистики назначен в ночь с воскресенья на понедельник, то ранжирование лучше производить в понедельник. Операция ранжирования всегда производиться с участием пользователя. Пользователь должен, не просто подтвердит предложение программы, но и проанализировать некоторые изменения. Например, почему товар ушел из группы A в B (или C)? Может за счет временной дефектуры, и его не следует переносить в предлагаемую группу.
Что бы увидеть предлагаемые программой изменения групп ABC или XYZ пользователь должен выбрать представление «ABC» или «XYZ» (поле «Показывать» в верхней части формы АП). Предлагаемые новые значения будут отображены в полях «Новый ABC» и «Новый XYZ» соответственно. Автоматически подставить предлагаемые значения можно с помощью команд «ABC подстановка» и «XYZ подстановка».
Расчет скоростей продаж, страховых запасов, Qmin/Qmax
В штатном режиме эта операция выполняется каждую ночь утилитой DailyService, после сбора ежедневной статистики. Пользователь может запустить расчет самостоятельно, при помощи команды «Расчет скоростей и заказа», но особого смысла это не имеет, так как скорости продаж и страховые запасы рассчитываются по ежедневной статистики продаж, которая собирается по ночам, и в течение дня не меняется.
Запуск этой процедуры пользователем имеет смысл, если он меняет значения в таблице «Нормативы заказов», которая используется в алгоритме расчета Qmin/Qmax.
Расчет заказа
Данная операция может производиться пользователем один или несколько раз в день, или раз в несколько дней, в зависимости от регламента. Результаты расчета будут отображены в поле «Заказ». Заказанные товары выделяются цветом. Можно оставить на экране только заказанные позиции, выбрав представление «Заказ» (поле «Показывать» в верхней части формы АП). После расчета, пользователь может скорректировать значение поля «Заказ» вручную. Все заказанные позиции, или их часть, можно сбросить в неразмещенную заявку при помощи команды «Неразмещенная заявка» (эта команда доступна только в представлении «Заказ»).
Диаграмма запасов
В этой, прикрепляемой к АП, форме можно видеть в виде диаграммы историю запасов товара, текущий запас, и параметры Qmin/Qmax. Для построения этого графика используется ежедневная статистика продаж.
Структура запасов
На этом мини отчете, отображается АП аптеки, сгруппированный по ABC и XYZ. Здесь так же можно увидеть текущие, средние и рекомендованные Qmin/Qmax товарные запасы.
Формулы расчета заказа
Параметры, используемые в процессе расчета заказа:
· Qord – размер заказа в шт.
· Qmin – точка (порог) заказа шт (когда заказывать).
· Qmax– максимальный запас шт (до которого заказывать).
· Stock – текущий запас плюс ожидаемое (заказанное ранее) количество.
· Speed – скорость продаж шт/день.
· Qres – страховой запас на день.
· Dmax – максимальный запас в днях (цикл заказа).
· Dmin – минимальный (страховой) запас в днях.
· Delivery – срок доставки + время реакции системы (зависит от периодичности и времени дня расчета заказа).
Если Stock<=Qmin то Qord = Qmax-Stock, иначе Qord=0.
Параметры Qmin и Qmax могут быть заданы для отдельных товаров АП, или для групп АП в таблице «Нормативы запасов», или вычислены по следующим формулам.
Qmax=MAX(Speed*Dmax+Qmin, 2*Qmin) (формула 1.1)
Qmin может быть рассчитан тремя способами.
Первый от рассчитанного страхового запаса Qres: если Qres>0 то 
, Для группы X: K=0.6, Y: K=0.3, Z: K=0 (формула 2.1)
Второй: Qmin=Speed*Dmin (формула 2.2)
Третий является простой комбинацией первых двух:
Qmin=MAX(Qmin1, Qmin2) (формула 2.3)
Параметры Dmax, Dmin, а так же способы расчета Fmax и Fmin задаются для групп АП в таблице «Нормативы запасов».
Fmax – способ (Formula расчета Qmax). Возможные значения:
0. Не вычислять, а использовать значение, заданное в параметре Qmax.
1. Вычислять по формуле 1.1, если есть достоверная скорость продаж, иначе использовать Qmax.
Fmin – способ расчета Qmax. Возможные значения:
0. Не вычислять, а использовать значение, заданное в параметре Qmin.
1. Вычислять по формуле 2.1.
2. Вычислять по формуле 2.2.
3. Вычислять по формуле 2.3
Формулы могут быть использованы только при наличии достоверных скоростей продаж. Скорость продажи считается достоверной, если по товар был в остатках или продавался не менее 20 дней, и продавался не менее 3 дней.
Для недостоверных скоростей надо указывать значения параметров Qmin и Qmax. Если эти значения указаны вместе с формулами (и есть достоверные скорости), то будут использованы максимальные из вычисленных и заданных значений:
Qmin=MAX(Qmin, Fmin())
Qmax=MAX(Qmax, Fmax())
Срок доставки Delivery может быть задан для отдельных товаров в АП. Общее значение задается для группы отделов (по-умолчанию 1 день). При расчетах к нему прибавляется время реакции системы, которое так же задается в днях (может быть дробным) для каждой группы отделов. Время реакции системы зависит от частоты и времени дня расчета заказов.
Расчет прогноза продаж
Расчет прогноза продаж производится по ежедневной статистике продаж. Если товар был в продаже мене чем 20 дней, или продавался менее чем 3 дня, то статистика по этому товару считается недостоверной, и прогноз продаж не вычисляется. Если товар был в продаже в течение последних трех месяцев (каждый месяц не менее 20 дней) то прогноз продаж вычисляется по формуле:
Speed=0.5*Sn+0.3*Sn-1+0.2Sn-2, Sn – средние продажи за последний месяц
Sn=Qn/Dn, Qn – проданное за месяц количество товара, Dn – дней статистики за месяц
Иначе (нет полной статистики по последним трем месяцам):
Speed=Q/D, Q – всего продано за период, D – дней статистики за период.
В АП прогноз продаж отображается в поле «Скорость продаж шт/мес» (Speed*30).
Расчет страхового запаса
Страховой запас Qres так же вычисляется по ежедневной статистике продаж. При этом по продажам за последние 120 дней (если нет, то меньше) строится распределение вероятности спроса.
Страховой запас приравнивается к минимальному целому количеству товара, при наличии которого на начало дня, процент потерь из-за дефицита, не превысит некоторого значения «Дефицит %», указанного в таблице «Нормативы запасов». Значение данного процента можно задать различным для разных групп ABC (и XYZ).
Страховой запас Qres используется при вычислении точки заказа Qmin. В частном случае, когда время доставки (+ время реакции системы) не превышает 1 день, эти величины равны Qmin=Qres.
При расчете страхового запаса и скоростей продаж производиться усреднение всплесков продаж.
Нормативы запасов
Данная таблица используется для вычисления пары параметров Qmin/Qmax для каждой позиции АП, в зависимости от:
· Наличия достоверной статистики.
· Принадлежности к группам ABC и XYZ
· Цены закупки.
· Скоростей продаж.
Для каждой групп отделов можно вести индивидуальную таблицу. Таблицу одной группы отделов, можно скопировать для другой, или сразу для всех. Кроме того, имеется таблица «Пример», ее так же можно копировать. Значение полей таблицы «Нормативы запасов» описаны выше, в формулах расчета.
Содержимое таблицы «Нормативы запасов» является, по сути, методикой расчета заказа, а ее наполнение (таблицы) - прерогативой квалифицированных специалистов аптечных сетей.
Вычисленные параметры Qmin/Qmax, переносятся в позицию АП только в том случае, когда это не запрещено параметром «Не изменять до».
Параметры группы отделов
В этой форме можно задать общие для группы отделов параметры, которые влияют на функционирование АП и расчет заказа.
· Глубина сбора статистики (рекомендованное значение 90 дней).
· Частота сбора статистики (рекомендованное значение 7 дней).
· Задержка сбора статистики (рекомендованное значение 1 день).
Эти три параметра влияют на сбор статистики АП (не путать с ежедневной статистикой) утилитой DailyService. Если второй параметр выставлен в 0, то статистика не собирается.
· Время доставки дн. Время доставки в днях по-умолчанию. Используется, если не задан соответствующий параметр в позиции АП, для определения точки заказа Qmin.
· Время реакции системы дн. Добавляется к времени доставки при расчете Qmin. Зависит от частоты и времени дня расчета заказа. Если заказ рассчитывается один раз утром, то значение этого параметра можно приравнять к 1. Если утром и вечером, и товар, заказанный вечером, гарантировано будет доставлен к следующему утру, то 0.
· Ожидание поставки дн. Время, в течение которого, заказные ранее товары, рассматриваются как ожидаемые при следующих расчетах заказа (то же, что в ТП).
· Группа A % прибыли (50)
· Группа B прибыли (80)
Эти два параметра отвечают за ранжирование по ABC.
· Группа X чеков/мес (15)
· Группа Y чеков/мес (4)
Эти два параметра отвечают за ранжирование по XYZ.
Начало работы с АП
Для начала работы с АП необходимо проделать следующие операции:
· В параметрах предприятия на закладке «Заявки» в поле «Ежедневная статистика» указать глубину сбора ежедневной статистики в днях. Рекомендованное значение 120.
Для всех групп отделов, по которым предполагается вести АП, и использовать его для расчета заказа, надо:
· В параметрах групп отделов в поле «Частота сбора статистики» проставить периодичность сбора статистики (рекомендовано 7 дней).
· Заполнить или скопировать из примера таблицу «Нормативы запасов».
На следующий день в ассортиментные планы будут присутствовать те позиции, которые продавались или были в запасах, за последние 90 дней. Они будут ранжированы по ABC и XYZ. Те позиции, которые присутствовали в соответствующих текущих потребностях (ТП), в АП будут иметь статус «Активен», остальные «Новый».
С этого момента можно начинать штатную работу с АП. При этом работу с ТП лучше закрыть (отобрать полномочия).
