\ Министерство образования и науки Российской Федерации
«Новый сибирский институт»
Заочное отделение
Факультет: менеджмент
Менеджмент
Курсовая работа
Анализ работы организации на примере ИП Мельник
Выполнил студент: 3-го курса гр. М-04
Номер зачетной книжки: М-04/060
Дата представления (отправки) работы в деканат НСУ______
Контрольную работу проверил:
Новосибирск 2007
План работы
Введение 3
Характеристика организации 4
Управление и власть 7
Коммуникации и информация 18
Внутренняя и внешняя среда 21
Выводы и рекомендации 25
("1") Список литературы 27
Приложение А – дерево целей ИП Мельник
Введение
Сегодня наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую перемену. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.
Важная часть этого изменения, как показывает мировой опыт - постижение науки и искусства менеджмента.
Менеджмент - современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина « управление», его синонимом. Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.
Цель данной работы – изучение процесса менеджмента на практике, анализ работы организации на примере ИП Мельник.
Характеристика организации
ИП Мельник занимается торговой деятельностью. Основным направлением является розничная торговля продуктами питания. Организация являются сетью продуктовых магазинов.
В моей работе будет рассматриваться один из магазинов, являющийся самым главным в данной сети. Это продуктовый магазин с двумя торговыми отделами – вино-водочным и бакалейным. В помещении магазина находится офис организации: бухгалтерия, отдел закупки, товароведы, основной склад продукции.
Месторасположение магазина – Гатчинский район, поселок Новый Учхоз. В данной местности организаций такого же характера большое количество, а количество платежеспособного населения невелико, вследствие чего конкуренция на данном рынке достаточно высокая.
ИП Мельник занимает одно из ведущих мест на данном рынке, поскольку в магазине большой ассортимент товара, который постоянно расширяется; в соседнем помещении находится магазин строительных материалов и бытовой химии, что привлекает дополнительных покупателей и прибыль предприятия достаточно высокая.
В организации используется функциональная структура: имеется несколько подразделений (руководитель, бухгалтерия, отдел закупок, товароведы, продавцы, грузчики), которые постоянно контактируют друг с другом. Высший уровень управления – руководитель, средний – товароведы, бухгалтерия, отдел закупок, низший – продавцы, грузчики. Общий штат сотрудников 15 человек – руководитель, менеджер по закупкам, помощник менеджера по закупкам, главный бухгалтер, бухгалтер, оператор прихода, два товароведа, четыре продавца и три грузчика.
Организация является системой взаимосвязанных элементов, подсистем, которые работают для достижения общей цели: получения наибольшей прибыли и завоевания большей доли рынка на конкретном сегменте. Каждая подсистема ставит перед собой цели и выполняет работу по их достижению согласно своим должностным обязанностям.
На деятельность организации прямым образом влияют факторы внешней среды: потребители – спрос на товар, потребности, платежеспособность; конкуренты – цены, предлагаемый ассортимент, сервис; поставщики – условия поставок товара, закупочная цена; государственное регулирование – принятие новых законодательств и положений о торговой деятельности. Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.
Руководитель организации – директор, основатель ИП Мельник В организации используется централизованная система управления – конечное решение всегда принимает директор. Стиль управления определить достаточно сложно. Его можно охарактеризовать как либерально-авторитарный, т. е. с одной стороны, со стороны руководства наблюдается пренебрежение результатами труда, с другой стороны невнимание к подчиненным и принятие решений в интересах руководства.
В организации существует неформальный лидер – мать директора, главный бухгалтер Мельник ее никто не признавал, но в силу родственных связей она позиционирует себя как лидера и управляет порой подразделениями официальный контроль над которыми не имеет.
Миссия организации: «Мы продаем товар по доступным ценам». На основе мисси сформулированы цели и задачи для организации. В данной работе они отражены в виде дерева целей (приложение А).
Для каждого подразделения сформулированы свои задачи.
Руководитель – постановка целей и задач для остальных подразделений, управление организацией, контроль работы.
("2") Бухгалтерия – ведение соответствующей документации, начисление и выдача зарплаты, сведение остатков.
Отдел закупок – своевременная закупка и привоз необходимых товаров.
Товароведы – своевременный заказ необходимых товаров, своевременная подача товаров в торговый зал, учет имеющихся товаров.
Продавцы – распределение товаров в торговом зале, продажа товаров, качественное обслуживание покупателей, максимизация выручки.
Грузчики – перемещение товаров, отгруз, погруз продукции.
Для представления полной картины о ИП Мельник рассмотрим управление и власть в организации, коммуникационные процессы, внутреннюю и внешнюю среду.
Управление и власть
В управлении ИП Мельник используются положения классической (административной) школы управления, основателем которой был А. Файоль.
Сферу деятельности администрации А. Файоль представил в виде шести направлений:
Техническая деятельность – в ИП Мельник проявляется в эксплуатации оборудования (холодильные камеры, витрины с подсветкой, транспорт). Коммерческая деятельность (закупка, продажа, обмен) – основная деятельность предприятия, поскольку ИП Мельник занимается розничной реализацией товаров. Финансовая деятельность (поиски капитала и его использование) – также одно из важнейших направлений деятельности ИП Мельник, поскольку для успешной деятельности и развития предприятия розничной торговли постоянно требуется активный капитал. Защитная деятельность – проявляется в охране коммерческого объекта (магазина) по средствам заключения договора с охранным предприятием (постановка на сигнализацию). Бухгалтерская деятельность – проявляется также как и в любой организации: ведение документации, расчет бюджета, проведение счетов, выдача зарплаты и т. д. Администрирование (воздействие на личный состав) – присутствует, но не разработана схема подчинения, поэтому воздействие происходит сумбурно, неорганизованно.А. Файоль выделил в процессе управления основные его функции, которыми мы пользуемся до сих пор – планирование, организация, мотивация, контроль. В ИП Мельник используются эти функции:
Планирование – это разработка плана, определяющего то, чего нужно достичь и какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.
Существует три основных типа планирования.
Стратегическое планирование (высший уровень) – это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.
Тактическое планирование (средний уровень) – это определение промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач.
("3") Оперативное планирование (низший уровень) – это основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т. п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.
В ИП Мельник существуют не все уровни планирования:
- стратегическое планирование - практически отсутствует, поскольку в организации нет маркетолога и экономиста, вследствие чего рынок не исследуется и долгосрочное планирование невозможно.
- тактическое планирование – присутствует частично, появляется по мере поступления информации (подготовка к плановой проверке СЭС и т. п., смена сертификатов на продукцию, продление лицензии).
- оперативное планирование – основное планирование организации. Краткосрочное планирование работы всех подразделений. В ИП Мельник процесс краткосрочного планирования происходит по средствам систематизации работы подразделений.
Торговый зал: Происходит постоянная проверка и отслеживание сроков годности товара, ведение тетради сроков годности. За счет постоянного просмотра тетради отслеживается наступление окончания срока годности, оговаривается возврат товара с поставщиком. Когда срок годности товара подходит товар уценивается, в случае, если товар не продается, он списывается, либо оформляется возврат с поставщиком.
Организация. Под организацией понимается процесс, деятельность, направленные на упорядочение взаимодействия людей, идей, процессов. Функция организации заключается, прежде всего, в объединении элементов (людей, идей и процессов) в системное целое, в результате чего образуется жизнеспособная, эффективная и устойчивая система. – Организация деятельности подразделений в ИП Мельник происходит по мере необходимости по средствам коммуникации (устным распоряжением). Существует также налаженная схема работы в стандартных ситуациях (заказ и привоз товара, обслуживание покупателей, и т. д.)
Мотивация. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.
Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Теории мотивации основаны на определении потребностей человека и их структуры. Потребность – это осознание отсутствия чего-либо, вызывающее побуждение к действию.
В ИП Мельник система мотивирования практически не развита: нет заинтересованности в узнавании потребностей сотрудников. Частично используются элементы теории мотивации Маслоу. Руководитель считает самыми главными потребностями своих сотрудников – это первичные потребности. Абсолютная незаинтересованность директора в развитии подчиненных. Руководитель не считает нужным применять дополнительное мотивирование, не учитывая индивидуальные особенности сотрудников. В организации больше практикуется система стимулирования. Система стимулирования – это совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих стимулов, воздействие которых активизирует деятельность человека для достижения поставленных целей.
Стимулы делятся на материальные и нематериальные.
Материальные, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие из социальных (мед. обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т. п.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение условий труда).
Нематериальные стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка и одобрение), творческих (повышение квалификации, стажировки и командировки) и стимулов свободного времени (гибкий график работы, доп. отпуск).
В ИП Мельник применяется материальное (денежное) стимулирование. Директор сделал достаточно высокие (самые высокие в данной местности) ставки по заработной плате. Это является сильным стимулом, но не достаточным для эффективной мотивации.
Преимуществом такой системы (для руководителя) является незатрачивание дополнительных усилий на мотивирование сотрудников. Но недостатков намного больше. Сотрудник, испытывающий неудовлетворенность – неэффективен в работе. Систему мотивации в ИП Мельник необходимо сильно развивать и совершенствовать. Необходимо изучить потребности сотрудников. Это возможно сделать с помощью личной беседы, (поскольку штат сотрудников невелик) либо с помощью наблюдения. После изучения потребностей сделать максимально возможным их устранение. Мотивация зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками справедливого вознаграждения за выполненную работу.
Контроль. В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.
Первый этап процесса контроля (предварительный контроль) - это установка стандартов, т. е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. В ИП Мельник контроль на первом этапе осуществляют сотрудники отделов: происходит систематизация действий в стандартных ситуациях (расчет покупателей - продавец, прием товара - товаровед и т. п.).
На втором этапе (текущий контроль) сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. Контроль также как и на первом этапе осуществляют сотрудники отделов (подача товара со склада в зал – продавец, оприходование товара – оператор прихода и т. п.).
Следующий этап (заключительный контроль) - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. В ИП Мельник практически не осуществляется. Происходит стихийно, по мере возникновения желания у руководства путем различных проверок (сравнение установленных цен и ценников в торговом зале, инвентаризация товара на складе и в торговом зале, наличие товара на витрине и т. п.). Единственный заключительный контроль, который происходит по плану – это снятие кассового отчета и выручки в конце рабочего дня.
Функция управления - однородный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку. Такими признаками могут быть специфика и масштаб производства, формы организации производственных процессов, взаимосвязь структурных подразделений и т. д.
В связи с этим выделяются общие и специфические функции управления.
("4") К наиболее важным специфическим функциям управления для ИП Мельник относятся: снабжение (закупки), сбыт продукции, обслуживание.
Функция снабжения (закупок) является очень важной для организации, поскольку от ее качественного и своевременного выполнения зависит работа всей организации. Закупка товаров для торгового предприятия является важным этапом в работе.
Функция сбыта основная функция ИП Мельник. Реализовывается постоянно, в случае удачной реализации функции снабжения. Реализует направление деятельности предприятия – торговлю.
Функция обслуживания является также важной. Здесь важную роль играет человеческий фактор, и при качественном, быстром и вежливом обслуживании клиенты обязательно возвращаются в магазин вновь. Происходит наработка постоянных клиентов, что в свою очередь увеличивает спрос и прибыль организации.
Рассмотрим использование принципов управления А. Файоля в ИП Мельник:
Разделения труда. Специализация является естественным порядком вещей. Целью разделения труда является выполнение работы, большей по объёму и лучшей по качеству при тех же усилиях. Это достигается за счёт сокращения числа целей, на которые должны быть направлены внимание и усилия. – Осуществляется в разделении подразделений, соответственно обязанностей и поставленных задач (Прием товара – работники склада, товароведы; закупки, заказ товара – менеджер по закупкам, товароведы; ведение документации – бухгалтер, продавец; и т. д.). При этом разделение является нечетким. Полномочия и ответственность. Полномочия есть право отдавать приказ, а ответственность есть её составляющая противоположность. Где даются полномочия – там возникает ответственность. – Проявляется в действиях руководителя и работников среднего звена (главный бухгалтер, товароведы.) Дисциплина. – Слабая. Сотрудники могут позволить себе опоздание, неявку на работу, нарушение регламента рабочего времени, посторонние дела на рабочем месте. Единоначалие. Работник должен получать приказы только от одного непосредственного начальника. – Отсутствует. Схеме подчинения не разработана, приказы могут отдавать все стоящие выше по должности, при этом не относящиеся к непосредственному начальству (товаровед - продавцу, бухгалтер - грузчику). Единство направления. Каждая группа, действующая в рамках одной цели, должна быть объединена единым планом и иметь одного руководителя. – Проявляется слабо, поскольку существует смешение функции и несовершенное разделение подразделений (ведение документации – продавец, бухгалтер; поставки товара – товаровед, менеджер по закупкам.) Подчинённость личных интересов общим. Интересы одного работника или группы работников не должны превалировать над интересами компании или организации большего масштаба. – Интересы подчиненных руководителем не рассматриваются! Вознаграждения персонала. Для того, что бы обеспечить верность и поддержку работников, они должны получать справедливую зарплату за свою службу. – Уровень зарплаты для данной местности достаточно высокий. Централизация. Как и разделение труда, централизация является естественным порядком вещей. Однако соответствующая степень централизации будет варьироваться в зависимости от конкретных условий. Поэтому возникает вопрос о правильной пропорции между централизацией и децентрализацией. Эта проблема определения меры, которая обеспечит лучше возможные результаты. – Присутствует, конечное решение всегда принимает руководитель (расширение ассортимента, изменение цен и т. д.). Скалярная цепь. Скалярная цепь – это ряд лиц, стоящих на руководящих должностях, начиная от лица, занимающего самое высокое положение в этой цепочке – вниз до руководителя низового звена. – Присутствует (директор – главный бухгалтер – бухгалтер) Порядок. Место – для всего и всё на своём месте. – Не соблюдается, поскольку не хватает площади для хранения товара. Справедливость. Справедливость – это сочетание доброты и правосудия. – Формально присутствует, фактически нет (Все можно обсудить, но руководитель всегда прав!). Стабильность рабочего места для персонала. Высокая текучесть кадров снижает эффективность организации. Посредственный руководитель, который держится за место, безусловно, предпочтительней, чем выдающийся, талантливый менеджер, который быстро уходит и не держится за своё место. – Самая большая проблема данной организации. Работники низового уровня (продавцы, грузчики) постоянно меняются, очень высокая текучесть кадров данных должностей. Инициатива. Инициатива означает разработку плана и обеспечение его успешной реализации. Это придаёт организации сил и энергию. – В момент проявления инициативы сотрудниками среднего и низового уровня «включается» авторитарный стиль руководства. Инициатива наказуема! Корпоративный дух. Союз – это сила. А она является результатом гармонии персонала. – Отсутствует. У сотрудников нет свободы действий, низкий уровень мотивации, вследствие чего работа не приносит удовлетворение и «каждый сам за себя».В ИП Мельник, как и в любой организации возникают проблемы различных типов. Самые распространенные проблемы - это конфликты. Конфликты могут возникнуть в случае несогласия в действиях между отделами (перемещение товара, который не заказывал продавец в торговый зал (товаровед - продавец); привоз товара, который плохо продается (менеджер по закупкам - продавец); несоответствие установлено цены и цены на ценнике в тз (руководитель - продавец); несоответствие документации (руководитель - бухгалтер) и т. п.). Конфликты также могут возникнуть из-за расхождения во мнениях на бытовом уровне, но отражаться при этом на работе.
("5") Возникают производственные проблемы (выход из строя оборудования), проблемы в осуществлении планирования и контроля деятельности организации, социо-экономические проблемы (уменьшение платежеспособности населения), рост конкуренции, проблемы связанные с государственным регулированием (принятие новых законодательств (запрет торговли спиртными напитками крепче 6 градусов ЧП и ИП)).
Последняя серьезная проблема для ИП Мельник была связана, как раз, с принятием законодательства о торговле спиртными напитками ЧП и ИП. В срочном порядке должно было быть принято оперативное решение и разработан план действий, поскольку отдел вино-водки приносит основной доход организации. Произошла диагностика проблемы (насколько серьезно принятое законодательство), определены ограничения (определились сроки, в которые нужно было совершить какое-либо действие), выявили и рассмотрели альтернативы (менять организационно-правовую форму в конкретном отделе, всего предприятия, или прекратить торговлю спиртными напитками) и был сделан окончательный выбор. Было принято решение поменять организационно-правовую форму в отделе вино-водки с ИП на ООО, зарегистрировать предприятие на новое лицо, поменять всю связанную с этим документацию (лицензия, сертификаты качества, ценники, трудовые договоры сотрудников отдела и т. п.), поменять печать и приступить к работе в старом режиме. Решение было реализовано и организация продолжила свою работу с новой правовой форме на одном отделе и старой на другом. В дальнейшем планируется перевести всю организацию на одну правовую форму.
В ИП Мельник используются различные методы управления.
Административный метод управления проявляется в материальной ответственности сотрудников склада и торгового зала. Раз в неделю проводятся инвентаризации и в случае нехватки товара, недостачи материально-ответственными лицами за это являются сотрудники отдела. Сумма недостачи высчитывается с зарплаты работников, вся недостача покрывается полностью сотрудниками. Руководитель не покрывает даже части недостачи. Также частично применяется практика взысканий за административные нарушения (опоздания, невыполнения приказов руководства и т. п.).
Экономический метод управления проявляется в начислении зарплаты сотрудников. Зарплата зависит от выработки (грузчики – почасовая оплата, продавцы – процентная ставка и т. п.). Работники заинтересованы в результатах труда.
Социально-психологический метод управления применяется редко. Как правило, он проявляется во время хорошего настроения руководства. Происходит психологическое стимулирование работников путем положительных отзывов об их работе, внешнем виде и т. п. Руководитель общается с подчиненными на равных, шутит вместе с ними и над ними.
В нашей организации также как и в любой другой, существует власть и ее различные формы. В основном это власть, основанная на принуждении. Управление происходит по принципу «не хочешь – не держим, незаменимых людей нет». Страх потери рабочего места управляет работниками и заставляет выполнять свои обязанности. К сожалению, данное проявление власти неэффективно, поскольку сотрудники делают все формально, без инициативы, вследствие чего низкое качество работы и низкая производительность труда. Директор фирмы не является грамотным специалистом в области управления людьми и из-за этого возникает такое проявление власти. Редко возникает власть, основанная на вознаграждении. Это происходит тогда, когда директору необходимо выполнение каких-либо действий не входящих в обязанности или рабочий регламент сотрудников. Самое страшное, что часто обещания вознаграждения не выполняются. Из-за этого у руководителя нет авторитета, и он не является лидером в глазах работников. Баланс власти достаточно не устойчивый. С одной стороны подчиненные зависят от руководителя также как и руководитель от подчиненных, поскольку мы рассматриваем торговое предприятие (результат на прямую зависит от работы продавцов). Но очень мало свободы действий у подчиненных, вся власть сосредоточена в руках руководителя и неформального лидера. Приказы руководства не обсуждаются и компромисса быть не может. Либо происходит обратная ситуация когда все пускается на самотек, при этом контроль результата не осуществляется, а в случае появления недочетов наказание за это происходит. Данная система неэффективна, поскольку существует очень много противоречий, и возникают проблемы реализации целей предприятия.
Коммуникации и информация
Коммуникационный процесс представляет собой процесс обмена информацией (данными) в различных видах между двумя и более людьми.
В ИП Мельник коммуникационный процесс «руководитель - подчиненный» является одним из важнейших коммуникационных процессов. В основном процесс происходит в случае необходимости оповещения подчиненных о грядущих изменениях (изменение организационно – правовой формы предприятия), для получения сведений об идеях по усовершенствованию работы (необходимость в оборудовании, товаре и т. п.), прояснение и постановка задач работникам подразделений, ожидаемые результаты, контроль результатов. По мере необходимости в получении или донесении до подчиненных информации происходят коммуникации между директором и работниками. Обратная связь проходит намного сложнее, поскольку руководитель порой не готов слушать, занят, либо просто не слышит своих работников. В основном обратная связь проявляется в отчетности за проделанную работу. Намного же сложнее происходит донесение предложений и мнений работников до руководства.
В ИП Мельник процесс недостаточно эффективен для эффективной работы организации. Возникают проблемы в процессе обмена информацией «подчиненный - руководитель». Необходимо совершенствование системы. Для этого нужно проводить корпоративные собрания, на которых будут выноситься на обсуждение волнующие сотрудников вопросы, высказываться и обсуждаться идеи и предложения по работе, будет происходить двусторонний обмен информацией между руководителем и подчиненными.
Управление можно рассматривать как информационный процесс. Любого типа упорядоченность возникает в результате какого-то воздействия окружающей среды на систему. Последняя, приспосабливаясь к изменяющимся условиям, накапливает полезную для себя информацию, повышает уровень организации. По существу, вся содержащаяся в системе структурная информация вводится внешней средой, и изменение системы обусловлено в основном длительным влиянием ее факторов.
Под информацией понимаются сведения об окружающем мире, которые имеют форму символов, как доступных, понятных человеку, так и требующих анализа, осмысления, расшифровки. Информация – это отражение в сознании человека окружающего мира, зафиксированное каким-либо способом и поэтому обладающее свойством воспроизводимости, использующееся как средство коммуникации людей, познания и осознания мира, накопления и сохранения знаний.
В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды. Однако в практике управления организацией информация понимается упрощенно, как:
- Совокупность сведений о состоянии управляющей, управляемой систем и внешнего окружения их функционирования; Новые сведения о состоянии этих объектов управления; Сведения, снижающие уровень неопределенности и риска в отношении будущего и т. п.
Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления – получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом и между управляющей и управляемой частями общей системы управления.
В ИП Мельник используется информация о внешней среде, получаемая из СМИ, неформальных источников информации (слухи, разговоры покупателей), других организаций. Внутренняя информация о работе организации, о достижениях и провинностях сотрудников и т. п.
В зависимости от ситуации в ИП Мельник процесс прохождения информации проходит каждый раз по-разному. Если эта информация важна и срочна и может повлиять на деятельность организации, как правило, информация доносится от руководителя всем подразделения непосредственно лично (внезапная проверка СЭС, о которой стало известно от других организаций – руководитель доносит информацию непосредственно продавцам о приближающейся проверки, для устранения всех недостатков). Возможно, появилась неточная информация о каком-либо событии. Она распространяется стихийно по средствам разговоров и слухов, между работниками независимо от занимаемой должности. Информация при этом может быть не проверена и не подтверждена, однако о ней уже все будут знать.
("6") Внутренняя и внешняя среда организации
Любая организация находится и функционирует в среде. В менеджменте под средой организации понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним.
Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его существование.
В структуре среды организации различают факторы внутренней и внешней среды. Такое деление факторов в менеджменте общепризнанно.
Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической и производственно сбытовой деятельности фирмы. Внутренняя среда организации является источником её жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые, транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.
Внутренняя среда организации – это базовые элементы внутри фирмы, которые формируют соответствующую ситуацию управления. Эти элементы находятся в постоянном контакте, хотя могут быть совершенно противоречивы. Можно выделить следующие элементы внутренней среды:
Данный набор элементов определяет все ситуации, существующие внутри фирмы, они находятся в постоянном контакте между собой.
В ИП Мельник все компоненты внутренней среды тесно взаимосвязаны, и изменение одного напрямую влияет на все другие. Смена технологий влечет за собой новую постановку целей и задач, и опять же изменение структуры и смену людей. Для реализации новых целей и задач могут понадобиться новые технологии и специалисты способные работать с ними, вследствие чего изменится структура организации.
На взаимосвязь компонентов внутренней среды также влияют компоненты внешней среды.
Внешняя среда организации – это элементы, которые образуют конкретные ситуации по отношению к действиям фирмы. Анализ внешней среды позволяет менеджеру принимать эффективное решение в долгосрочном и краткосрочном периодах.
Среда прямого воздействия – это группа элементов, которые непосредственно связаны с фирмой.
Среда косвенного воздействия.
Элементы среды косвенного воздействия:
НТП. Политические факторы. Социально-культурные факторы. Состояние экономики. Международные события.На ИП мельник влияют факторы внешней среды. Проведем анализ среды косвенного воздействия. Для этого сделаем PEST – анализ (рис. 1).
Факторы | Возможности | Угрозы |
| Социальные 1.1 Старение населения | - привлечение клиентов за счет гибкой ценовой политики | - снижение платежеспособности населения |
1.2 Изменение вкусов покупателей | - расширение ассортимента, в зависимости от спроса | - отток покупателей |
| Политические 2.1 Ухудшение экологии | - реализация товаров улучшенного качества | - ухудшение качества товаров |
2.2 Политические разногласия | - увеличение цен, увеличение выручки | - сужение ассортимента |
| Экономика 3.1 Введение новых налогов | - увеличение выручки за счет снижения налогов | - увеличение затрат за счет роста налогов |
3.2 Увеличение МРОТ | - рост цен, увеличение выручки | - увеличение штрафов за различные нарушения |
3.3 Рост конкуренции | - мобилизация действий руководства по улучшению работы организации | - отток покупателей |
4. НТП | - автоматизация работы подразделений | - недостаточная компетентность сотрудников |
("7") Рис. 1 PEST - анализ
Внешняя среда не постоянна, в ней все время происходят изменения.
Выводы и рекомендации
Итак, цель нашей работы достигнута, вследствие чего можно сделать ряд выводов.
Наиболее полное содержание менеджмента как процесса отражают основные функции. Они являются общим условием управления социальными и социально - экономическими процессами.
Основная задача менеджеров – добиться реальных конечных результатов деятельности. Менеджеры должны правильно определить, уяснить свои цели, поставить цели персоналу с тем, чтобы определить и уточнить исходные данные, выяснить сильные и слабые стороны системы и эффективно их использовать.
Менеджер должен постоянно контролировать цели и результаты их достижения. В процессе управления осуществляется постоянный процесс согласования и определение взаимного соответствия целей и результатов.
Нормальное функционирование экономического управления настоятельно требует, чтобы все виды административного воздействия были строго регламентированы и введены в правовые рамки. Руководитель и весь персонал предприятия должны заранее точно знать, кто, по какому поводу и в каких пределах может отдать административное распоряжение. Что может последовать в случае невыполнения или плохого выполнения такого распоряжения. Какие взыскания, за что и кем могут быть наложены на различных должностных лиц предприятия.
Экономическое управление требует ясности и полноты информации не только в чисто экономической, но и во всех других областях деятельности предприятия. Экономические и административные методы управления по сути неразрывны, образуют единую систему рычагов, направляющих предприятие к конечной его цели, позволяющих прийти к ней кратчайшим и наиболее экономным путем. К сожалению, этих двух методов оказывается недостаточно.
Из проделанной работы можно разработать следующие рекомендации:
Для достижения целей, сформулированных для подсистем необходим строгий контроль действий. Необходимо совершенствовать систему планирования, прежде всего разработать стратегическое планирование, которое практически отсутствует. Необходимо разработать четкую систему контроля действий организации. Для этого нужно осуществлять контроль на всех этапах работы фирмы, исключить стихийное осуществление контроля и систематизировать процесс. Усовершенствовать систему мотивации. Наладить информационные потоки, усовершенствовать коммуникационною систему. Организационная структура несовершенна. Недостатком такой структуры является плохая проходимость информации в обратную сторону, нечеткость информации из-за пересечений подразделений. Необходимо конкретизировать действия каждого подразделения и систематизировать поток информации. Четко определить полномочия каждого сотрудника.Список литературы
, Наумов ; Учебник, 3-е издание – М.: Гардарика, 1998 г. Курс менеджмента. Под ред. . – Ростов-на-Дону: Феникс,2003. ("8") «Менеджмент», Москва, ЮНИТИ, 2001. Менеджмент организации / под редакцией , М. Х. и др. Основы менеджмента – М.: «Дело», 2001. Ямпольская . – М.: «ОЛМА-ПРЕСС», 2003.preview_end()
