Шаблон подготовки и проведения презентации в Автосалоне.
Сценарий. Работа с партнерами. Рекламный бюджет мероприятия.
1. Этап. Предварительная смета. Поиск партнеров.
Как только становятся ясными сроки проведения мероприятия, целевая аудитория, примерный сценарий (общий формат праздника), расписывается максимальная смета мероприятия и проводится подготовительная работа по поиску партнеров.
(В данном случае представлен бюджет конкретного мероприятия,
проводимого нашим салоном ХХ. ХХ.200Х года)
№ | СМИ (АКЦИЯ) | Даты выхода рекламы | Объем Количество выходов | Размещаемая информация | Вид инф. Статья, макет, р/р, новости. | Сумма к оплате. | Примечания |
1. | ТВ ХХХ | Договор на 2006 год | 1 сюжет 3 минуты. | Автосалон представляет Новый а/м | 1 сюжет 3 минуты. | 20000= | Оплата в списке за февраль. |
2. | Газета «ХХХ» | Договор на 2006 год | Автосалон представляет Новый а/м | Статья о презентации. | 20000= | --//-- | |
3. | Журнал «ХХХ» | Договор на 2006 год | Автосалон представляет Новый а/м | Статья о презентации. | 20000= | --//-- | |
3. | Наружка. | Февраль. | Перетяг на фасад здания. | 6000= | --//-- | ||
4. | Проведение презентации | Февраль. | Свет, ведущий, музыка, спецэффекты. | 40000= | --//-- | ||
6. | Подарки гостям CD | Февраль. | Изготовление CD – подарки гостям презентации. | 15000= | --//-- | ||
7. | Фуршет | Февраль. | 60 чел. | Закуски, салаты, обслуживание. | 30000= | --//-- | |
8. | Напитки | Февраль. | 60 чел. | Шампанское и вина пр-ва Германии, Италии, Крымские сорта шампанского. | 15000= | --//-- | |
Итого нами оплачено: | 166000=/ 5825 $ | 1 $ = 28,5 руб. |
Исходя из ежемесячного рекламного бюджета ХХХХ $, можно сделать выводы, что презентация – нам не под силу. Однако, учитывая, что Салон работает со многими банками и страховыми компаниями, а с рядом из них сложились очень тесные партнерские отношения, то им можно сделать следующее предложение:
а) в момент адресной рассылки приглашений на презентацию, салон может вложить в письма небольшие флаеры компаний-партнеров (например ресторана или винной компании), тем самым обеспечивая знакомство гостей с солидными партнерами и заранее обещая интересный вечер в компании с хорошим рестораном и изысканными винами и т. д.
б) Салон дает возможность компаниям-партнерам быть представленными на презентации: организуется рабочее место сдля выкладки рекламных материалов, размещения сотрудников для консультаций гостей, размещение наружной рекламы в салоне
в) при подготовке к презентации, Салон делает рассылку пресс-релизов во все СМИ города, с укзанием компаний-партнеров
г) Салон при заключении долгосрочных (например годовых) договоров с печатными и электронными СМИ, одним их своих условий выдвигает: опубликование б/пл статей о презентациях новых а/м с обязательным указанием компаний-партнеров Салона
д) Салон позволяет разложить рекламную полиграфию в подарочные пакеты, которые получают все гости, уходя из салона после презентации
е) Салон дает возможность на презентации выступить представителю компании-партнера с приветсвенными словами, с интересным предложением для клиентов Салона и конкретным предложением в данное время (например специальные процентные ставки для покупателей первых 5-ти а/м, который презентуется)
ж) Салон представляет на презентации своих партнеров (визитные карточки), т. е. делает им промо среди своих потенциальных клиентов
з) Салон размещает полный отчет о презентации на своем сайте, с указанием компаний-партнеров, их полным описанием, ссылками на их сайты и т. д., а также фото с презентации
и) Салон позволяет оставить все рекламные материалы компаний-партнеров после проведения презентации, еще на месяц (или два)
Одним из аргументов сотрудничества является – долгосрочные отношения при проведении подобных мероприятий, т. е. неоднократное проведение мероприятий с данными партнерами. Здесь можно создать определенную бонусную систему, т. е при проведении первой совместной презентации цена за участие – одна, при проведении каждого следующего мероприятия – цена другая.
Итак, партнеры определились, цена участия установлена, разработано коммерческое предложение для партнеров (см. список предоставляемых салоном услуг). Оплата за участие происходит следующим образом:
Компании-партнеры оплачивают счета салона, которые ему были высталены для проведения презентации, т. е. банки и страховые компании оплачивают счета за рекламу, изготовление подарков и сувениров, проведение фуршета, обеспечение напитками и т. д.
В данном случае счета переписываются организациями, обеспечивающими праздлник на компании-партнеры (банки, страховые компании и др.). Салон уже не касается этих финансовых отношений.
Банки и страховые компании, не единственные, которые могут быть партнерами проведения презентации. В предложенной ниже презентации, участвует лучшая Танцевальная школа города, которая представляла номера для вечера – бесплатно, за рекламу по тому же списку. В данном случае они не могли оплатить счета, но вышли из положения подобным образом.
Долгосрочные партнерские отношения с компаниями, обеспечивающими проведение презентации, является 100 % присутствие гостей от этих компаний на мероприятии. Одним из бонусов, который может предоставить салон – это обеспечение пригласительными билетами (например ресторан, банк, винную компанию) партнеров данных компаний. Они сами занимаются доставкой, обзвоном, контролем явки своих приглашенных. Это может составлять до 30 % всех пригласительных билетов.
Остальная рассылка делается по свое базе данных (клиенты, организации, учреждения и т. д.) до 60 % от общего числа пригласительных, и лишь около 20 % пригласительных рассылается по экспресс-почтой по их базе (выборка делается салоном).
Явка в этом случае – максимальная.
2. Этап. Разработка сценария. Репетиция. Эксклюзивность мероприятия.
Любой маркетолог в душе творческий человек. Чем необычнее видится ему проведение презентации, тем более ярко она пройдет и тем дольше о ней будут говорить. Здесь пригодится все, кроме чужого опыта. Единственное, что как у всех – это фуршет и вино, но даже и здесь могут быть вариации.
Предлагаемая ниже презентация – появилась в мозгу маркетолога в момент, когда певица Ирина Алешина выступала на вечеринке у партнеров салона. Эта девушка с внешностью модели имеет необыкновенные вокальные данные. Голос невероятно похож на голос Монсерат Кобалье. Ирина исполняет классические произведения в современной обработке. И как это часто бывает (особенно в провинции) – этот талант не раскручен на Российской сцене. Ирина живет и работает в нашем городе, соответственно она участвует на некоторых мероприятиях. Договриться не составило труда, а гонорар заставил задуматься о невероятной скромномти девушки и о нашем колосальном везении!!! Эффетное появление а/м и его презентация пошла от сердца, под впечатлением выступления Ирины.
Все номера подобраны, общая картина презентации имеет более четкие очертания. Можно проводить репетицию и отработку поминутного сценария со всеми участниками мероприятия.
3. Этап. Организационные моменты внутри компании.
Маркетолог расписывает внутреннюю расстановку сил. Кто за что отвечает и какая помощь необходима от всех сотрудников для проведения крупного мароприятия в салоне. Необходимо подготовить распоряжение от имени директора, в котором расписаны все действия для обеспечения четкой работы салона накануне, в день презентации, а также после ее проведения.
План всех работ должен освободить маркетолога практически ото всех видов работ, кроме контроля над проведением всего мероприятия.
4. Этап. Проведение презентации (а).
Сценарий.
18.30-18.45 Встреча гостей. Welсome-drink (Подается шампанское).
18.45 Вступительное слово ведущего:
Уважаемые дамы и господа, сегодня - в этот прекрасный вечер, мы имеем возможность окунуться - в атмосферу праздника, в атмосферу ХХХ.
А откроет этот вечер Генеральный директор________________________:
Приветственное слово Генерального директора:
Добрый вечер уважаемые дамы и господа! Мы рады приветствовать вас в нашем салоне.
Сегодня. мы презентуем один из самых любимых и популярных автомобилей из ряда моделей ХХХХ -
новый а/м ___________________.
У вас есть уникальная возможность первыми: увидеть, прикоснуться к высокому стилю, изысканности, комфорту и совершенной инженерной мысли.
Мы надеемся, что сегодняшний вечер и этот автомобиль надолго останутся у вас в памяти.
Добро пожаловать!
18.50 Визитная карточка информационного партнера:
Информационную поддержку обеспечивает «Телерадиокомпания ХХХХ».
18.55 Открытие презентации:
Уважаемые дамы и господа, сегодняшний вечер открывает
Самарская танцевальная студия…
Визитная карточка танцевальной студии:
Итак, Вашему вниманию предлагается танец… его представляет…
19.10 Представление а/м:
Уважаемые дамы и господа…
Итак …Новый а/м – спортивная элегантность в безупречном исполнении… Итак, внимание…
Гаснет свет в салоне.
Включается праздничное освещение (один контровой свет на певицу).
Выступление певицы ХХХХХ (исполняется первое произведение - затем пауза 5 секунд), затем исполняется второе произведение, на третей четверти песни - в темноте выезжает а/м и вплотную подъезжает к ХХХ. Песня заканчивается и свет переходит и на а/м тоже - на несколько секунд. Включается праздничное освещение, а затем и общий свет.
Презентация автомобиля менеджерами. Знакомство гостей с а/м …
19.45 В зал выносятся угощения, с первым выносом угощений произносится визитная карточка ресторана «ХХХ»:
Ресторан-клуб «ХХХ» - первый винный ресторан с международной кухней…
Фуршет.
Через 5 минут (приблизительно):
Объявление партнеров мероприятия (небольшие визитные карточки):
Визитная карточка «ХХХХ»
В чём секрет компании «ХХХХ»?
«ХХХ»… Название этой компании уже известно многим жителям города ХХХ - как профессионалам алкогольного рынка…
Визитная карточка Страховой компании:
Визитная карточка Банка:
Праздничная программа, звучит музыка в салоне.
Представление певицы ХХХ:
…
1 произведение в исполнении ХХХ.
Танцевальный номер.
Неофициальная часть презентации. Неформальное общение гостей и партнеров праздника.
Розыгрыш призов от компаний-партнеров:
- билеты от танцевальной студии, - спец-приз от Винной коллекции.
Вручение праздничных сертификатов для первого покупателя:
- страховой сертификат от Страховой компании, - кредитный сертификат от Банка.
20.00 Вручение подарков всем гостям презентации, покидающим салон. В подарок входит: пакет с флаером компании, CD – с музыкой презентации, видео а/м, каталог, рекламная продукция компаний-партнеров.
Использование месячного рекламного бюджета:
№ | СМИ (АКЦИЯ) | Даты выхода рекламы | Объем Количество выходов | Размещаемая информация | Вид инф. Статья, макет, р/р, новости. | Сумма к оплате. | Примечания |
1. | ТВ ХХХ | 1 сюжет 3 минуты. | Автосалон представляет Новый а/м | 1 сюжет 3 минуты. | Бесплатный Бонус. | ||
2. | Газета «ХХХ» | Договор на 2006 год | Автосалон представляет Новый а/м | Статья о презентации. Бонус к годовому договору. | Бесплатный Бонус. | ||
3. | Наружка | Февраль. | Перетяг на фасад здания. | 4750= | Оплата в списке за февраль. | ||
4. | Проведение презентации | Февраль. | Свет, ведущий, музыка, спецэффекты. | Оплачивает Страховая компания – партнер мероприятия. | 32500=
| ||
6. | Подарки гостям CD | Февраль. | Изготовление CD – подарки гостям презентации. | Оплачивает: Банк – партнер мероприятия. | 10500= | ||
7. | Фуршет | Февраль. | 60 чел. | Закуски, салаты, обслуживание. | Оплачивает: Банк – партнер мероприятия. | 25360= | |
8. | Напитки | Февраль. | 60 чел. | Шампанское и вина пр-ва Германии, Италии, Крымские сорта шампанского. | 10545= | Оплата в списке за февраль. | |
Итого нами оплачено: | 15295=/ 537 $ | 1 $ = 28,5 руб. |
Экономия рекламного бюджета составила 3000 $, из расчета 3500 $ в месяц.
4. Этап. Проведение презентации (б).
Сценарий.
17.00-18.00 Пресс-релиз для СМИ. Презентация информации по модели а/м.
Обмен мнениями, общение со СМИ. Раздача материалов по модели а/м.
18.30-19.00 Встреча гостей. (Красивые улыбающиеся сотрудницы здороваются и приглашают пройти гостям внутрь) Welсome-drink.
Официанты разносят напитки в период ожидания. Гости имеют возможность попробовать вино: ХХХ,
ХХХ
19.00 Вступительное слово ведущего:
Уважаемые дамы и господа, сегодня - в этот летний вечер, мы имеем возможность окунутья в атмосферу праздника, в
атмосферу ХХХ. А откроет этот вечер Генеральный директор компании:
Приветственные слова Генерального директора.
Добрый вечер уважаемые дамы и господа! Мы рады приветствовать вас в нашем салоне…
Автомобиль находится у ТВ-группы вне салона, гости не имеют возможности видеть его.
19.10 Ведущий - Визитная карточка автомобиля:
Тридцать два года тому назад концерн ХХХ представил первую модель … Так началась история бестселлера…
А сейчас, внимание…
Интрига презентации:
Все ждут появления автомобиля, ведущий, директор и весь оргкомитет посматривает на часы.
В течении 3-5-ти минут в зале играет музыка (не на выезд а/м!!!).
В салоне раздается телефонный звонок от ТВ-группы, находящейся в презентуемом автомобиле, трубку берет
Руководитель отела продаж. Звонившие сообщают, что: « А/м – угнал очень нетерпеливый покупатель. Он так хотел
первым купить этот автомобиль, что не выдержал и поддался соблазну. Вместе с ТВ-группой, которая проводила не нем
тест-драйв, они сейчас разъезжают по городу».
* Полученную информацию сообщают директору, ведущему, макетологу, Идет совещание 1 минуту.
Директор делает звонок в ГИБДД, идут переговоры.
Ведущий сообщает гостям (очень деликатно, с иронией), о сложившейся ситуации; также он сообщает, что автомобиль находится в поиске у ГИБДД и возможно совсем скоро будет у нас в салоне.
В течении 3 - 5 минут в зале играет музыка.
Через 1-2 минуты (не больше!!!) после последних слов ведущего, звонит ТВ-группа, они сообщают, что автомобиль уже совсем скоро появится в салоне на презентации.
Рук. Отдела продаж информирует о полученной информации: ведущего, директора, оргкомитет.
19.25-19.30 Ведущий – сообщает:
Ситуация находится под контролем и, поскольку, автомобиль не успел далеко уехать, то возможно совсем скоро он прибудет на презентацию.
Через 2-3 минуты (не больше!!!) после объявления ведущего - появляется а/м в сопровождении а/м ГАИ (с мигалками). В автомобиле находятся: водитель – менеджер компании, двое ведущих программы «ХХХ».
Презентуемый автомобиль очень медленно въезжает в ворота, едет по правой дорожке, направляясь в сторону салона. Автомобиль ГИБДД отъезжает на левую дорожку (сопровождение закончено).
На середине пути– раздается залп фейерверка (это 3-х метровые фонтаны салюта – 6 штук). Оснащение фейерверка располагается на внешней стороне газона у центрального входа в салон, прогорает в течении времени, когда автомобиль движется от середины пути к салону (45 секунд). Салют прогорел, а/м объезжает салон, направляется к боковому въезду – медленно, затем въезжает в салон с музыкальным сопровождением и его появление приветствуется особой музыкой и залпами пневмосалюта.
Автомобиль располагается в центре салона. Освещается световыми пушками (игра света).
Пассажиры, т. е. ТВ-группа выходят из автомобиля, менеджер открывает все двери.
1 минута светопредставление, громкая презентационная музыка.
Музыка стихает.
Ведущие передачи «ХХХ» - рассказывают о тест-драйве, автомобиле и интересном приключении, делая акцент на том, что перед этим автомобилем устоять невозможно!!!
В момент «кражи» - автомобиль находится под охраной за воротами салона, надежно спрятан и охраняется. С ним же
находится 1 а/м сотрудников ГАИ.
20.00-20.10 Объявление партнеров мероприятия (небольшие визитные карточки).
Информационную поддержку обеспечивала «Телерадиокомпания ХХХ»…
Визитная карточка Страховой компании:
Визитная карточка Банка:
Визитная карточка ресторана «ХХХ»:
Ресторан-клуб «ХХХ» - первый винный ресторан с международной кухней…
Визитная карточка «ХХХ»:
В чём секрет компании «ХХХ»?
«ХХХ»…
20.20 Неофициальная часть презентации.
Фуршет. Неформальное общение гостей и партнеров праздника.
21.00 Вручение подарков всем гостям презентации, покидающим салон.
В подарок входит: пакет с флаером компании, CD – с музыкой презентации и слайд-шоу а/м, рекламной продукцией
компаний-партнеров.
Дни открытых дверей в салоне
Салон работает в режиме приема гостей с 9.00 до 22.00
· В салоне по ТВ показывается промо-видео по модели а/м (с в/к или CD); играет музыкальный микс из подобранных произведений.
· Наличие в салоне накрытых столов (чай, кофе, легкие закуски);
· Возможность записаться на тест-драйв всем гостям салона.
· Наличие в салоне прайс-листов, каталогов по модели а/м; журналов с печатными материалами.
· Плакаты по моделям на штендерах; панно в салоне; флаги а/м.
· Небольшие презентации модели в 11.00 и в 14.00, включающие в себя: проезд менеджера на а/м возле салона, рассказ об а/м, показ его салона изнутри и т. д.
Автор шаблона - Савенкова Елена.
Этот документ был подготовлен "РосБизнесКонсалтинг" исключительно в целях информации.
РосБизнесКонсалтинг не несет ответственность за какие-либо убытки или ущерб, возникшие в результате использования любой третьей стороной информации, содержащейся в настоящем документе, а также за последствия, вызванные неполнотой представленной информации.
При публикации необходимо ссылаться на РБК. Исследования Рынков http://research. *****
