Рекомендации по подготовке и проведению совещаний

Рекомендации по подготовке и проведению совещаний

В настоящих рекомендациях определены процедуры подготовки и проведения совещаний.

Основные типы совещаний:

Регулярные оперативные совещания (планерки) Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре.

I.  Регулярные оперативные совещания (планерки)

Цель: решение текущих производственных вопросов, анализ и оценка текущего состояния дел, определение оперативных задач и организация их решения.

Регулярность: раз в неделю, в определенный день и час.

Продолжительность: 1 час.

Порядок проведения:

Оперативные совещания, которые проводятся регулярно, имеют постоянный сценарий:

-  постоянный список участников;

-  определенный список вопросов для обсуждения;

-  постоянное время и место проведения;

-  одинаковую продолжительность.

1. Подготовка к оперативному совещанию:

1)  Уточнить список вопросов и список участников, в зависимости от конкретной ситуации.

2)  Подготовить необходимую информацию: о текущем состоянии дел, достижениях, трудностях и их причинах, принятых оперативных решениях.

3)  Оповещестить участников, приглашенных дополнительно к основному составу.

2. Процедура проведения оперативного совещания:

1)  Вступительное слово ведущего: оценка текущего состояния дел, основные вопросы совещания, оценка достижений и трудностей.

2)  Оценка выполнения решений предыдущих совещаний, доклады ответственных за их исполнение.

3)  Краткие доклады участников совещания: состояние дел, достижения и трудности, предложения по решению вопросов своей работы и работы предприятия.

4)  Краткая дискуссия – обсуждение выявленных трудностей, предложения по их решению от всех участников.

5)  Подведение итогов: принятие решений и назначение ответственных и сроков исполнения; определение вопросов для подготовки к следующему совещанию.

3. После совещания:

1)  Подготовить краткого протокола (резюме) совещания с обозначением вопросов и принятых решений, ответственных и сроков исполнения.

2)  Разослать протокол (резюме) всем участникам совещания.

3)  Оперативно контролировать выполнение решений.

Результаты оперативного совещания: решение текущих вопросов предприятия; оперативная информация, необходимая для контроля состояния дел.

II. Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре

Цель: обсуждение и решение вопросов, не связанных с оперативной текущей деятельностью:

-  планирование работы на среднесрочный период;

-  подведение итогов и оценка результатов работы компании за определенный период;

-  обсуждение и принятие стратегических решений, планов, проектов;

-  поиск способов решения трудностей, проблем предприятия;

-  координация работы руководителей.

Координационные совещания необходимы, когда при выработке и принятии решений, значимых для компании

-  должны быть учтены мнения ключевых руководителей компании,

-  необходима дополнительная информация, рассмотрение вопросов с разных точек зрения;

-  для реализуемости решений важно, чтобы исполнители принимали участие в его разработке;

-  важно, чтобы группа руководителей обладала информацией о состоянии дел в компании и планах дальнейших действий;

Подготовка и проведение координационных совещаний:

Вопросы	Действия	Ответственный, исполнители
1. Предварительная подготовка (не менее, чем за 1 неделю до совещания)
1.1. Цели, тема совещания	Оределить -  для чего созывается совещание? -  какие вопросы необходимо вынести на общее обсуждение? -  какие решения должны быть получены в результате совещания?	Генеральный (исполнительный) директор
1.2. Повестка совещания	-  составить список вопросов, которые должны быть обсуждены на совещании, цели обсуждения каждого вопроса; -  определить ведущего совещания; -  докладчики по каждому вопросу; -  установить временной регламент; -  определить, какие материалы должны быть подготовлены для обсуждения каждого вопроса, кто должен их подготовить и в каком виде предоставить.	Генеральный (исполнительный) директор, Секретарь-референт
1.3. Определение списка участников	-  определить список руководителей и специалистов, чью присутствие на совещании необходимо для достижения его целей, результативного обсуждения каждого вопроса повестки.	Генеральный (исполнительный) директор
1.4. Подготовка и издание приказа, оповещение участников	-  оформить приказ о проведении совещания, повестку совещания по форме (Приложения 1,2); -  подписать приказ; -  разослать приказ, получить подтверждение его получения.	Секретарь-референт
1.5. Подготовка рабочих материалов к совещанию	- поручить подготовку необходимых для совещания материалов (отчетов, справок, информационных сообщений и пр.) ответственным исполнителям, назначить сроки.	Генеральный (исполнительный) директор, назначенные ответственные
2. Подготовка непосредственно перед совещанием
2.1. Предварительное ознакомление участников с материалами совещания (2-7 дней до совещания)	-  разослать подготовленные материалы (отчета, информационные сообщения, справки и т. п.) для ознакомления участникам совещания; -  при необходимости – издать распоряжение ознакомиться с материалами и в установленный срок до совещания представить свои замечания и предложения.	Генеральный (исполнительный) директор, Секретарь-референт
2.2. Оценка готовности к совещанию (1-3 дня до совещания)	-  уточнить повестку, список участников, время и место, длительности совещания; -  оценить подготовленность всех вопросов для обсуждения.	Генеральный (исполнительный) директор, Ключевые участники совещания (1-3 человека)
2.3. Подготовка помещения (1 день до совещания)	- подготовить помещение, оргтехнику и оборудование, раздаточные материалы, кофе-паузы.	Назначенный руководитель
3. Процедура проведения совещания
3.1. Начало совещания.	-  объявить цели совещания, вопросы повестки, временной регламент; -  при необходимости внести коррективы в повестку совещания; -  оценить результаты выполнения решений предыдущего совещания (при необходимости);	Ведущий совещания
3.2. Обсуждение вопросов повестки:	-  доклад по вопросу, в соответствии с повесткой; -  знакомство с подготовленными материалами (если есть); -  уточняющие вопросы докладчику; -  обсуждение вопроса, -  подведение ведущим итогов по обсуждению вопроса: решения; основные альтернативы; вопросы для дальнейшей проработки; задания руководителям и сроки их выполнения.	Ведущий Докладчики по каждому вопросу Участники совещания
3.3. Краткое обсуждение значимых вопросов, не включенных в повестку, но выявленных в ходе совещания	-  обозначение вопроса; -  краткое обсуждение, предложения вариантов решения; -  задания по дальнейшему решению (при необходимости), назначение ответственных и сроков.	Ведущий Участники совещания
3.4. Подведение итогов совещания	-  краткое резюме по итогам обсуждения каждого вопроса; -  принятие решений, назначение ответственных и определение сроков выполнения решений; -  определение вопросов, требующих дополнительной проработки (информации, согласований), сроков уточнения и повторного рассмотрения, ответственных за подготовку вопросов.	Ведущий
3.5. Завершение совещания.	-  краткая «обратная связь» от участников по ходу и итогам совещания; -  заключительное слово ведущего; -  назначение ответственного за подготовку приказа (резюме) по итогам совещания.	Ведущий Участники совещания
4. После совещания
4.1. Издание приказа (1-2 дня после совещания)	- подготовить и издать приказ, (резюме) по итогам совещания, с указанием вопросов, решений, необходимых действий, ответственных и сроков исполнения (Приложения 3,4)	Генеральный (исполнительный) директор, Ответственный за подготовку приказа
4.2. Обеспечение выполнения решений совещания	-  оформить и раздать контрольные карточки поручений (Приложение 5); -  обеспечить предварительное напоминание ответственным за 2-4 дня до окончания срока исполнения решений; -  каждому руководителю - предоставить письменный отчет о выполнении решений -  оценить выполнение решений	Генеральный (исполнительный) директор. Секретарь-референт

Результаты координационного совещания:

-  решения, ответственные за их выполнение и сроки выполнения, оформленные приказом (резюме) совещания;

-  информация, предложения и варианты решений по значимым для работы предприятия вопросам.

Приложения

Приложение 1: Форма Приказа о поведении совещания

Приложение 2: Форма Повестки совещания

Приложение 3: Форма Резюме по итогам совещания

Приложение 4: Форма Приказа по итогам совещания

Приложение 5: Форма Контрольной карточки поручений по итогам совещания

Приложение 1: Форма приказа о поведении совещания

ПРИКАЗ № _______

г. _________ « ___» _________ 200_ г.

« О _______________________________

тема приказа

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

цели проведения совещания

ПРИКАЗЫВАЮ:

Провести совещание руководителей _____________ по

организация

___________________________________________________________________.

содержание совещания

Дата: ________________________

Место: ________________________

Время: с _________ до __________

Повестка совещания прилагается.

Прибыть на совещание следующим руководителям:

1) ______________________________	________________________________
2) _______________________________	________________________________
3) _______________________________	________________________________

ФИО должность

3.  Руководителям

1) ______________________________	________________________________
2) _______________________________	________________________________
3) _______________________________	________________________________

ФИО должность

подготовить _______________________________ в соответствии с требованиями,

материалы, информация, отчеты

изложенными в ___________________. Информацию подготовить и предоставить

документ

на бумажных и электронных носителях.

Секретарю-референту ______________ _______________

организация ФИО

довести настоящий приказ до сведения всех участников совещания.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

_______________________ ____________/ ____________

_______________________ подпись ФИО

должность руководителя

Приложение 2: Форма Повестки совещания

Приложение к приказу о проведении совещания

Утверждаю

______________________

___________/__________

«__» __________ 200_ г.

Повестка совещания __________________________________

Председатель совещания: __________________________________________________

Сопредседатель совещания: _______________________________________________

Вопросы совещания	Докладчик	Время
1.
2.
3.
4.

Приложение 3: Форма резюме по итогам совещания

Резюме совещания по _______________________________________,

тема совещания

состоявшегося «__» ___________ 200_ г.

Цель совещания: __________________________________________________

Участники совещания:

1) ______________________________	________________________________
2) _______________________________	________________________________
3) _______________________________	________________________________

ФИО должность

Решения совещания:

1.  По вопросу _______________________________________________________:

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

резюме по докладу и результатам обсуждения вопроса

  _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

решение по данному вопросу

Ответственный: ________________________. Срок: _______________

  Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):

-  ______________________________________________________________

-  ______________________________________________________________

-  ______________________________________________________________

-  ______________________________________________________________

требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки

2.  По вопросу _______________________________________________________:

______________________________________________________________

резюме по докладу и результатам обсуждения вопроса

_____________________________________________________________

решение по данному вопросу

Ответственный: ________________________. Срок: _______________

2.3. Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):

-  ______________________________________________________________

требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки

3. Контроль за исполнением решений совещания оставляю за собой

(возложить на ____________________________________).

ФИО, должность руководителя

_______________________ ____________/ ____________

_______________________ подпись ФИО

должность руководителя

Приложение 4: Форма приказа по итогам совещания

ПРИКАЗ № _______

г. _________ « ___» _________ 200_ г.

« О _______________________________

тема приказа

В целях исполнения решений совещания руководителей, состоявшегося

«__» _________ 200_ г. в г. ___________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.  _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

решение по данному вопросу

Ответственный: ________________________. Срок: _______________

Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):

1.1.  _____________________________________________________________

1.2.  _____________________________________________________________

1.3.  _____________________________________________________________

1.4.  _____________________________________________________________

требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки

2.  _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

решение по данному вопросу

Ответственный: ________________________. Срок: _______________

Для выполнения решения необходимо (этот пункт может отсутствовать):

2.1.  _____________________________________________________________

2.2.  _____________________________________________________________

2.3.  _____________________________________________________________

2.4.  _____________________________________________________________

требования и рекомендации по выполнению решений; при необходимости указываются исполнители и сроки

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой

(возложить на ____________________________________).

ФИО, должность руководителя

_______________________ ____________/ ____________

_______________________ подпись ФИО

должность руководителя

Приложение 5: Форма Контрольной карточки поручений по итогам совещания

Контрольная карточка поручений по итогам совещания

1.  Подразделение: _____________________________________________________

2.  Ответственный исполнитель: __________________________________________

3.  Содержание поручения: _______________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.  Дата выдачи задания: ___________________

5.  Срок исполнения: ______________________

6.  Срок напоминания: _____________________

7.  Отметка о напоминании: _________________

8.  Перенос срока (в случае необходимости) на _____________

Согласован: __________/____________________________

подпись ФИО, должность

9.  Отметка о выполнении ___________

10. Поручение выдано в соответствии с приказом №___ (резюме) совещания от «__» _________ 200_ г.

_________________________ ____________/ ____________

_________________________ подпись ФИО

руководитель, контролирующий исполнение