5.1 РК. Электронный офис. Валютный контроль

5.1  РК. Электронный офис. Валютный контроль

СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

СИСТЕМА "РК. ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИС"

Сервис "РК. Электронный офис. Валютный контроль"

Руководство пользователя

(декабрь 2012 г.)

СОДЕРЖАНИЕ

1. Назначение сервиса..................................................................................................................................... 3

2. Требования к программному и аппаратному обеспечению................................. 3

3. Установка программы на компьютер......................................................................................... 3

4. Вход в программу............................................................................................................................................ 3

5. Роли, полномочия и ограничения доступа пользователей.................................. 3

6. Требования к передаваемым в Банк электронным документам....................... 4

7. Создание, редактирование, удаление или передача в Банк электронного документа 5

8. Обработка переданных в Банк электронных документов...................................... 5

9. Получение электронных документов из Банка................................................................ 5

10. Поиск, группировка и сортировка электронных документов........................ 6

11. Просмотр и сохранение присоединенных файлов.................................................... 6

12. Приостановление и прекращение пользования сервисом................................ 6

13. Информация для контактов............................................................................................................. 6

1.  Назначение сервиса

Сервис «РК. Электронный офис. Валютный контроль» предназначен для удостоверения прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи (ст. 847, п.3 ГК РФ), в частности:

·  Для передачи в Банк файлов графических форматов с типовыми документами для валютного контроля, поручениями на валютообменные операции и иными документами разрешенных Банком типов, если такие документы не могут быть сформированы непосредственно в системе «РК. Электронный офис»

·  Для передачи в Банк сканированных изображений подтверждающих документов (договор/контракт, дополнительное соглашение, счет, счет-фактура, акт, вексель, выписка из ЕГРЮЛ, из депозитария, из банка, свидетельство и т. д.) к документам, указанным в предыдущем пункте

·  Для получения сообщений и документов от Банка

2.  Требования к программному и аппаратному обеспечению

Поддерживаются операционные системы Windows XP, Windows Vista и Windows 7.

Клиент должен быть зарегистрирован в Системе «РК. Электронный офис» и иметь работающее подключение к сети Интернет.

3.  Установка программы на компьютер

Запустите на компьютере полученный в Банке файл (дистрибутив). Для установки программы на компьютер необходимы права администратора.

4.  Вход в программу

Для входа в программу права администратора не требуются.

Запустите программу, щелкнув по ярлыку «Валютный контроль», находящемуся в разделе «Программы» стартового меню. Выберите ключ (если на флэш-накопителе более одного ключа) и введите пароль, используемые для входа в Систему «РК. Электронный офис».

5.  Роли, полномочия и ограничения доступа пользователей

Роли, полномочия и возможности доступа всех пользователей одинаковы.

Документы со статусом «Черновик», в отличие от документов с другими статусами, доступны только на тех компьютерах, где они созданы и сохранены.

6.  Требования к передаваемым в Банк электронным документам

Передаваемый в Банк электронный документ должен содержать правильно введенные Клиентом реквизиты передаваемого исходного документа (например, документа на бумажном носителе):

·  Тип (из списка)

·  Название (если имеется, причем нет необходимости повторять тип, номер и дату документа)

·  Номер

·  Дата

В Банк могут передаваться документы только следующих типов:

·  Паспорт сделки (по экспортно-импортному контракту)

·  Паспорт сделки (по кредитному договору)

·  Справка о подтверждающих документах

·  Справка о валютных операциях

·  Заявление о закрытии паспорта сделки

·  Подтверждающий документ

·  Справка о поступлении валюты Российской Федерации[1]

·  Поручение на конвертацию

·  Поручение на покупку иностранной валюты

·  Поручение на продажу иностранной валюты

·  Распоряжение об осуществлении обязательной продажи валюты

·  Заявление на перевод средств в иностранной валюте, отличной от валюты счета

Не должны передаваться исходные документы, если такие же электронные документы, например, платежное поручение или заявление на перевод средств в иностранной валюте, могут быть сформированы непосредственно в системе «РК. Электронный офис».

Передаваемый в Банк электронный документ должен также соответствовать следующим требованиям:

·  К электронному документу должны быть присоединены все файлы, содержащие только один исходный документ

·  Файл должен содержать изображение одной страницы формата А4, кроме файлов форматов PDF и TIFF, которые могут быть многостраничными

·  При сканировании изображений и преобразовании файлов в графические форматы должно использоваться разрешение 300 пикселей на линейный дюйм

·  Изображения исходных документов, кроме изображений подтверждающих документов, не должны содержать оттисков печатей, штампов и подписей

·  Изображения исходных документов не должны содержать рамки по краю страницы

·  Изображения исходных документов должны быть хорошего качества

·  Суммарный размер файлов, присоединенных к одному электронному документу, не должен превышать 20 мегабайт

·  Размер присоединенного файла не должен превышать 10 мегабайт

·  Присоединенный файл не должен содержаться в архиве (формата ZIP, RAR, ARJ или иного формата)

·  Присоединенные файлы должны быть следующих форматов: PNG (для черно-белых изображений, кроме сканированных), JPEG / JPG (для сканированных или цветных изображений), PDF, TIFF.

Для получения файла форматов PNG, JPEG / JPG из файла формата DOC можно воспользоваться виртуальным принтером, например, Free Image Printer. После установки и настройки виртуального принтера необходимо из Microsoft Word отправить документ на печать и выбрать соответствующий принтер.

7.  Создание, редактирование, удаление или передача в Банк электронного документа

Откройте папку с нужным типом исходного документа. Выберите папку «Черновики». Нажмите кнопку «Добавить». В появившейся форме заполните необходимые поля, добавьте файлы и нажмите кнопку «Сохранить черновик». Электронный документ со статусом «Черновик», в отличие от электронных документов с другими статусами, сохраняется на компьютере пользователя.

Электронный документ со статусом «Черновик» можно открыть в экранной форме, сделав двойной щелчок мышью или нажав клавишу «Enter», и затем редактировать, удалить или передать в Банк.

Удаленный электронный документ со статусом «Черновик» перемещается в папку «Корзина». Электронные документы с другими статусами удалить невозможно.

Для передачи открытого электронного документа со статусом «Черновик» в Банк нажмите кнопку «Отправить». После этого электронный документ получает статус «Отправленный» и перемещается в соответствующую папку.

8.  Обработка переданных в Банк электронных документов

После проверки в Банке электронный документ получает статус «С ошибками» или «Активный», а после окончания работы с ним – «Закрытый».

9.  Получение электронных документов из Банка

Полученные из банка электронные документы находятся в папке «Сообщения». Они не помечены и не сгруппированы по типу исходного документа.

10.  Поиск, группировка и сортировка электронных документов

Электронные документы отсортированы по дате последнего изменения состояния (не обязательно статуса!) электронного документа.

11.  Просмотр и сохранение присоединенных файлов

В открытой экранной форме с электронным документом сделайте двойной щелчок мышью по файлу. Можно просмотреть присоединенный файл непосредственно в самой программе или открыть файл в соответствующем автоматически вызываемом приложении.

12.  Приостановление и прекращение пользования сервисом

Приостановление и прекращение пользования сервисом «РК. Электронный офис. Валютный контроль» осуществляется одновременно с приостановлением и прекращением пользования Системой «РК. Электронный офис».

13.  Информация для контактов

По вопросам, связанным с работой программного обеспечения, просьба обращаться в Департамент информационных технологий Банка по телефону (4, доб.1333.

[1] Типы документов, обведенные рамкой, возможно, будут удалены при переходе от опытной к рабочей эксплуатации программы