КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ «СЛУЖЕБНАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ»
1. ВВОД ПЕРВИЧНОГО ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА.
1.1. Ввести индекс номенклатуры.
1.2. Ввести исходящий номер документа и дату исходящего
1.3. Ввести организацию, из которой поступил документ. Если это подразделение Администрации, то выбор производится из справочника «Исполнители», иначе – из справочника «Организации». Наиболее часто встречающиеся организации, с которыми Вы ведете переписку, должны присутствовать в справочнике. Остальные можно ввести, выбрав в справочнике название «Другие организации», а в поле «От кого» ввести название организации.
1.4. Ввести вид документа (если не указан)
1.5. Ввести содержание документа.
1.6. Ввести вид доставки (если требуется)
1.7. Ввести тематику (если требуется)
1.8. Поставить признак – оригинал или копия.
1.9. Если есть приложения, пометить галочкой.
1.10. Ввести количество страниц.
1.11. Сохранить документ.
Если по умолчанию настроен исполнитель, которому передается документ, то на этом регистрация документа закончена. Иначе -
1.12. Раскрыть ярлык «Движение»
1.13. Нажать кнопку «Добавить»
1.14. Ввести исполнителя, которому отдается документ на рассмотрение.
1.15. Поставить признак «Руководитель» (Если исполнитель – руководитель)
1.16. Поставить признак оригинала (если передается оригинал)
1.17. Поставить признак «Без возврата», если документ не должен быть возвращен в Канцелярию
1.18. Нажать кнопку «Сохранить»
1.19. Выход из карточки
2. ПЕРЕМЕТКА ДОКУМЕНТА
2.1. Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого поиска»
2.2. Раскрыть документ
2.3. Нажать ярлык «Движение»
2.4. Нажать «Режим корректировки»
2.5. Пометить строку с исполнителем, от которого вернулся документ
2.6. Нажать кнопку «Раскрыть»
2.7. Ввести «Дату возврата»
2.8. Ввести резолюцию (если есть)
2.9. Ввести «Кто подписал резолюцию» (если есть)
2.10. Нажать кнопку «Сохранить»
2.11. Нажать кнопку «Добавить»
2.12. Ввести нового исполнителя (см. п.1.13-1.17)
2.13. Нажать кнопку «Сохранить»
2.14. Выход из карточки
3. ВВОД ПОВТОРНОГО ДОКУМЕНТА
3.1. Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
3.2. Раскрыть документ
3.3. Нажать «Реж. корректировки»
3.4. Нажать ярлык «Повторный»
3.5. Нажать кнопку «Ввод повторного»
3.6. Далее – см. п.1.2-1.19
4. ВВОД ЗАПРОСА
4.1. Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
4.1. Раскрыть документ
4.2. Нажать «Реж. корректировки»
4.3. Нажать ярлык «Запросы»
4.4. Нажать кнопку «Ввод запроса»
4.5. Ввести организацию, в которую посылается документ. Если это подразделение Администрации, то выбор производится из справочника «Исполнители», иначе – из справочника «Организации». Наиболее часто встречающиеся организации, с которыми Вы ведете переписку, должны присутствовать в справочнике. Остальные можно ввести, выбрав в справочнике название «Другие организации», а в поле «От кого» ввести название организации.
4.6. Ввести вид документа (если он не указан)
4.7. Ввести содержание документа
4.8. Ввести «Кто готовил» (Если требуется)
4.9. Ввести «Кем подписан» (Если требуется)
4.10. Ввести вид доставки (если требуется)
4.11. Ввести тематику (если требуется)
4.12. Поставить признак – оригинал или копия.
4.13. Если есть приложения, пометить галочкой.
4.14. Ввести количество страниц.
4.15. Сохранить документ.
5. ВВОД ОТВЕТА НА ЗАПРОС
5.1. Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
5.1. Раскрыть документ
5.2. Нажать «Реж. корректировки»
5.3. Нажать ярлык «Запросы»
5.2. Выбрать запрос, на который необходимо зарегистрировать ответ.
5.3.Нажать кнопку «Раскрыть». Откроется окно ЗАПРОС.
5.4.Нажать ярлык «Ответ на запрос»
5.5.Нажать кнопку «Ответ на запрос»
5.6.Заполнить карточку (см. п.1.2-1.19).
5. ВВОД ОТВЕТА НА ДОКУМЕНТ
5.7.Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
5.8.Раскрыть документ
5.9.Нажать «Реж. корректировки»
5.10. Нажать ярлык «Ответы»
5.11. Нажать кнопку «Ввод ответа»
5.12. Заполнить карточку. (см. п. 4.5 –4.15)
6. ВВОД ИНИЦИАТИВНОГО ИСХОДЯЩЕГО
6.1.Ввести индекс номенклатуры.
6.2.Заполнить карточку (см. п.4.5-4.15)
Если документ посылается в одну организацию, на этом ввод закончен, иначе –
6.3.Нажать кнопку «Рассылка»
6.4.Нажать кнопку «Добавить»
6.5.Ввести «Адресат»
6.6.Сохранить
6.7.Для всех адресатов повторить п.6.4.-6.6
7. ВВОД ОТВЕТА НА ИНИЦИАТИВНЫЙ ИСХОДЯЩИЙ
7.1.Если известен номер документа, найти его с помощью «Быстрого поиска», иначе – с помощью «Атрибутного поиска»
7.2.Нажать «Реж. корректировки»
7.3.Нажать ярлык «Ответы»
7.4.Нажать кнопку «Ввод ответа»
7.5.Заполнить карточку первичного документа (см. п.1.2-1.19).
