АНОНС

автоматизированной системы управления документационными процессами

ESCOM.DOC©

V 2.0.4

Москва, 2008

ОГЛАВЛЕНИЕ

Общая информация о системе. 3

Назначение системы... 3

Возможности применения системы ESCOM. DOC в различных отраслях.. 3

Решения для органов власти. 3

Решения для аэрокосмической и оборонной промышленности. 4

Решения для производителей потребительских товаров. 5

Решения для страхования. 6

Решения для нефтегазовой отрасли. 7

Решения для розничных и коммерческих банков. 8

Решения для энергетики и ЖКХ.. 9

Решения для химической промышленности. 10

Решения для розничной торговли. 11

Решения для фармацевтики и биотехнологий. 11

Основные преимущества системы... 12

Архитектура системы... 13

Функциональные возможности системы.. 14

Визуальная среда настройки.. 15

Бизнес-процессы и электронные документы... 16

Ввод и преобразование документов. 17

Организация хранения и поиска карточек. 17

Обеспечение конфиденциальности. 19

Нормативно-справочная информация.. 20

Система сообщений и напоминаний.. 21

Интеграция.. 22

Администрирование.. 22

Конфигурация «Бизнес-процессы ДОУ». 22

Внедрение конфигурации «БП ДОУ». 23

Автоматизированные процессы и функции «БП ДОУ». 24

Согласование и подписание документов. 26

Рассылка документа. 28

Контроль исполнения. 28

Архивное хранение и ведение номенклатуры дел. 30

Входящие документы.. 30

Исходящие документы.. 31

Внутренние документы.. 31

Организационно-распорядительные документы.. 32

Управление проектами. 32

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Управление совещаниями. 33

Общая информация о системе

Назначение системы

Система ESCOM. DOC©, разработанная компанией - это автоматизированная универсальная программная платформа, совмещающая передовые технические и методические решения для комплексной автоматизации задач эффективного управления процессами электронного документооборота, делопроизводства и контроля исполнения в компаниях любого масштаба.

В основе системы ESCOM. DOC© лежит мощная система управления бизнес-процессами, соответствующая мировым стандартам управления документами и процессами (MoReq, WfMC www. wfmc. org, , BPMI www. bpmi. org, OMG www. omg. org)

Система ESCOM. DOC© поднимает на качественно новый уровень управление предприятием за счет:

    Регламентной работы сотрудников в рамках документационных процессов Поддержки полный цикл работы с бизнес-процессами и электронными документами Быстрого поиска необходимой информации Обеспечения конфиденциальности доступа к документам и динамического управления правами доступа Поддержки актуальности состояния документов и оперативного мониторинга Сокращения бумажного документооборота Накопления корпоративных знаний

Система класса workflow, ESCOM. DOC©, обеспечивает регламентное выполнение бизнес-процессов документооборота и представляет полный спектр инструментов для осуществления мониторинга и контроля исполнения процессов, документов, резолюций и заданий.

Система ESCOM. DOC© особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.

В состав системы ESCOM. DOC© также входят набор средств для организации полнофункционального архива документов в компании любого масштаба, готовые средства внедрения системы автоматизации документооборота и средства контроля исполнительской дисциплины и поддержки директивного управления.

Применение современных технологий управления потоками документов и Web-технологий, на базе которых разработана система ESCOM. DOC©, обеспечивают единообразный доступ и совместную работу с документами, как в офисе, так и удаленно. Территориально удаленные подразделения и сотрудники работают с документами так же, как если бы они находились в центральном офисе.

Возможности применения системы ESCOM. DOC в различных отраслях

Решения для органов власти

Очень небольшое количество организаций или отраслей имеют дело с большими объемами информации, чем различные ветви федеральных, региональных и местных органов государственной власти, а также с большим количеством правил о том, как предоставлять доступ к содержанию, как им управлять, обмениваться и публиковать. Как и многие крупные корпорации, органы власти пытаются добиться жесткого контроля над этой информацией. В то же время, этим организациям необходимо расширить цепочку применения содержания, чтобы включить в нее в нее другие государственные организации, а также частные компании и отдельных физических лиц, которым требуется более широкий доступ к информации делового и персонального характера.

Электронное правительство:

    Портал для граждан Портал самообслуживания Управление корреспонденцией Управление договорами Записи о землепользовании Выдача разрешений Выдача лицензий Планирование землепользования

Регулирование:

Инфраструктура:

    Управление знаниями Управление записями Сотрудничество Управление личными делами госслужащих Набор персонала Управление делами в судопроизводстве Управление делами в здравоохранении и социальном обеспечении Интеграция с ERP-системами Цифровая библиотека Информационная инфраструктура

Оборона/разведка:

    Подбор и прием на работу персонала Сбор и накопление разведывательной информации Поддержка логистики Военное планирование Технические руководства и публикации Управление задачами Многоканальные публикации материалов и отчеты Конфиденциальность информации

Обеспечение правопорядка и правовая безопасность:

    Управление уголовными делами Внутренняя безопасность государства Управление действиями в чрезвычайных ситуациях Защита информации

Основные характеристики решений:

    Повышение эффективности поиска, редактирования и обмена Повышение безопасности для защиты секретного содержания Ускорение процесса веб-публикаций Повышение степени соответствия требованиям регулирования Усовершенствованная система отчетности и аудита информации

Решения для аэрокосмической и оборонной промышленности

В условиях жесткой конкуренции и повышения требований к новым авиационным и оборонным системам предприятия аэрокосмической и оборонной промышленности испытывают все увеличивающиеся трудности, вынуждающие их увеличивать свою эффективность. Высокая наукоемкость этих отраслей означает, что предприятия не могут достичь существенного повышения эффективности, не обеспечив свои глобальные трудовые ресурсы улучшенным доступом к технической информации. Для этого необходима единая цепочка применения содержания, позволяющая легко осуществлять обмен информацией как внутри отдельных организаций, так и между различными предприятиями.

Исследования и разработки:

    Разработка новой продукции Управление техническими изменениями / управление выпусками Технические публикации

Снабжение и отношения с поставщиками:

    Управление запросами на коммерческие предложения Управление договорами Портал для поставщиков

Производство:

    Управление изменениями в инженерной документации Управление требованиями к качеству Управление корректирующими действиями Управление веб­сайтами Управление каталогами Управление медиа-содержанием

Продажи и сервис:

    Технические публикации и поддержка Портал клиентов Управление договорами

Техническое обслуживание:

    Обучение Технические публикации и поддержка Обеспечение качества и уведомления о дефектах

Хозяйственная деятельность и управление:

    Корпоративный портал Портал для служащих Управление расчетами и платежами Соблюдение регулятивных требований

Основные характеристики решений:

    Обеспечение возможности многоканальной публикации важнейших технических документов Гарантия постоянного круглосуточного доступа к точной информации о техническом обслуживании и ремонте Сокращение затрат на глобальную коммерческую деятельность Автоматизация бизнес-процессов с соблюдением регулятивных требований Обеспечение возможности самообслуживания клиентов, партнеров и поставщиков посредством веб-технологий

Решения для производителей потребительских товаров

Сегодня каждое предприятие розничной торговли стремится предложить покупателю запоминающийся бренд, и покупатель имеет практически безграничный выбор. Поэтому сейчас как никогда важно усиливать присутствие бренда на рынке. Это критично еще и в условиях постоянной борьбы за место на магазинных полках. Сильная позиция бренда на рынке позволяет сохранить покупателей, даже когда они перестают покупать продукцию в крупных торговых центрах или у специализированных поставщиков, а начинают заказывать ее по каталогам или через Интернет. Производителям потребительских товаров необходимо также запускать в производство новые виды товаров как можно быстрее, чтобы удовлетворять меняющиеся потребности покупателей. Успешная деятельность в этой новой реальности требует решения задачи эффективного управления информацией на основе использования интегрированной цепочки применения содержания.

Исследование и разработка:

    Исследовательские журналы Разработка новой продукции Управление техническими изменениями/ управление выпусками Управление патентами/ интеллектуальной собственностью Портал исследований Управление научными знаниями

Управление закупками и производством:

    Управление запро­сами на предложе­ния/ресурсы Разработка новой продукции Управление измене­ниями в технической документации Управление специфи­кациями качества Управление договорами Управление электронной эксплуатационной документацией Портал поставщиков Документация по охра­не окружающей среды

Упаковка:

    Спецификации материалов (BOM) Формулы Описания продукции Спецификации упаковки Чертежи CAD

Маркетинг:

    Управление брендами Управление запуском продукции Управление веб­сайтами Работа с агентствами Производство маркетинговых материалов Каталоги продукции

Продажи, сбыт и обслуживание клиентов:

    Портал покупателей Портал дистрибьюторов Документация по продукции Управление предложениями и заявками на участие в тендерах Поддержка колл-центра клиентов

Хозяйственная деятельность и корпо­ративное управление:

    Корпоративный портал Управление расчетами и платежами Управление договорами Электронное обучение Поддержка слияний и приобретений Соблюдение регулятивных требований Управление ИТ-проектами

Основные характеристики решений:

    Ускорение вывода продукции на рынок Обеспечение согласованного использования торговых марок Сокращение затрат на разработку продукции Улучшение сотрудничества с дистрибьюторами Сокращение времени простоя производства Обеспечение выполнения требований стандартов, регулирующих деятельность предприятий в данной сфере

Решения для страхования

Страховым компаниям приходится работать на высоко конкурентных и строго регламентированных рынках, где вознаграждаются эффективная работа и инновации в области продуктов. Служащие страховых компаний принимают очень важные решения, которые могут существенно повлиять на итоговую прибыльность предприятия. Негативное влияние отсутствия оперативного доступа к достоверной информации легко измерить: это недоплата и переплата при урегулировании убытков, недопустимые задержки в процессах, невыполнение требований заказчика, штрафы. Обеспечить предоставление нужной информации по первому требованию и в соответствующем контексте можно только посредством сквозного решения для управления информационными активами на протяжении всего бизнес-процесса.

Маркетинг и страховые продукты:

    Описание страховых продуктов Создание страховых продуктов и управление ими Управление знаниями Управление внешними и внутренними сайтами Подача документов в регулятивные органы Многоканальные взаимодействия с клиентами Приобретение новых клиентов Публикации на порталах и веб­сайтах Корпоративное взаимодействие

Урегулирование убытков:

    Обработка заявлений Управление урегулированием убытков Поддержка колл-центра Управление делами клиентов Переписка с клиентами

Поддержка отдела бэк-офиса:

    Подтверждение соблюдения регулятивных требований Управление операционными рисками Управление договорами Управление расчетами и платежами Управление аудитом Управление знаниями

Основные характеристики решений:

    Сокращение цикла разработки страховых продуктов Обеспечение соблюдения регулятивных требований Увеличение возможностей самообслуживания клиентов посредством веб-технологий Улучшение и автоматизация кросс-функциональных бизнес-процессов Интеграция с ERP - и CRM-системами Упрощение обмена информацией с региональными агентами Стимулирование повторных продаж посредством улучшения взаимодействия с целевыми клиентами

Решения для нефтегазовой отрасли

Постоянно растущий мировой спрос на энергию заставляет современные нефтегазовые компании искать экономически эффективные способы увеличения объемов добычи в условиях усилившегося регулятивного воздействия, жесткой конкуренции за капитал и огромных объемов данных геологических изысканий и разведки. Такие организации нуждаются в технологических решениях, которые можно применять на всех этапах цепочки бизнес-процессов для сокращения расходов на разведку и освоение, повышение уровня извлечения из старых скважин, повышения эффективности оборудования и обеспечения соблюдения стандартов.

Разведка и освоение:

    Сбор и управление данными о месторождениях Управление скважинами и оборудованием Технологические стандарты и процедуры Управление требованиями к качеству Стандарты и процедуры безопасности, охраны труда и окружающей среды Управление проектной документацией

Переработка, снабжение и сбыт:

    Управление тендерами и предложениями Управление чертежами, объектами и оборудованием Управление стандартными операционными процедурами Управление требованиями к качеству Управление договорами Инструкции по технике безопасности Управление распределительными ордерами и документами о землепользовании

Маркетинг, продажи и обслуживание:

    Управление корпоративной информацией и коммуникациями Управление веб-сайтом Портал для клиентов Поддержка колл-центров Портал для дистрибьюторов

Оперативная деятельность и корпоративное управление:

    Управление договорами Корпоративный интранет Процессинг платежей Управление документами по кадрам Соблюдение требований регулирования финансовой деятельности

Основные характеристики решений:

    Создает возможности обеспечения эффективной работы скважин и даунстрим-объектов Обеспечивает эффективное сотрудничество на всех этапах цепочки поставок Создает благоприятные условия для формирования консолидированной производственной отчетности Сокращает продолжительность продуктового цикла Обеспечивает соответствие регулятивным требованиям безопасности и охраны окружающей среды

Решения для розничных и коммерческих банков

Высокая конкуренция и разнообразие предложений на рынке финансовых услуг формируют повышенные ожидания клиентов в отношении инноваций, удобства и возможностей самообслуживания. Эта ситуация наряду с беспрецедентным ростом объемов операций и ужесточением регулятивных требований заставляет розничные и коммерческие банки всерьез задуматься об автоматизации бизнес-процессов, которые до сих пор были основаны на бумажных документах. Чтобы удовлетворить требования клиентов и автоматизировать традиционные процессы, банки должны интегрировать цепочку применения содержания, более эффективно используя корпоративные интеллектуальные активы для приобретения новых клиентов и удержания уже имеющихся, управления взаимоотношениями с клиентами, персонализированного предоставления услуг и снижения операционных издержек.

Маркетинг и разработка продуктов:

    Разработка рекламных материалов Управление внешними и внутренними сайтами Многоканальные банковские услуги и коммуникации Управление маркетинговым содержанием Регулятивные требования

Продажи:

    Автоматизация кредитного процесса Обучение персонала Портал продаж Управление договорами

Обслуживание клиентов и филиальная сеть:

    Управление информацией о клиентах Открытие новых счетов Многоканальное обслуживание потребителей Поддержка центра обработки вызовов Поддержка управления заказами Управление делами

Поддержка бэк-офиса и регулятивных требований

    Управление документами в корпоративном масштабе Управление внутренними сайтами Управление расчетами и платежами Управление договорами Управление записями Автоматизация процессов раскрытия информации Управление операционными рисками

Основные характеристики решений:

    Автоматизация бизнес-процессов Сокращение сроков разработки новых продуктов Сокращение сроков оформления кредитов Соблюдение единообразия бренда в многочисленных каналах Упрощение соблюдения норм Оказание персонализированных услуг миллионам клиентов

Решения для энергетики и ЖКХ

Сегодня компании, работающие в энергетическом и коммунальном секторе, сталкиваются с проблемами, которых их предшественники не могли себе даже представить: ужесточение регулятивных требований, постоянно растущая конкуренция, повышение ожиданий заказчиков в отношении окружающей среды и безопасности, а кроме того — постоянная необходимость повышать операционную эффективность. Для рентабельности энергетики и коммунального сектора необходима возможность немедленного получения нужной информации на протяжении всей цепочки применения содержания.

Проектирование и строительство:

    Проектирование и строительство электростанций Техническое обслуживание оборудования Подготовка документации для регулятивных органов Управление стандартными операционными процедурами Управление инженерными чертежам

Производство, передача и распространение:

    Управление записями и отчетами Управление стандартными операционными процедурами Управление требованиями к качеству Управление ремонтами Управление закупками Управление инвестициями

Управление отношениями с потребителями

    Управление договорами Управление информацией о потребителях Портал самообслуживания для потребителей Управление корреспонденцией

Управление расчетами и платежами:

    Обработка счетов и платежей Оптовая реализация энергии Управление исключительными ситуациями

Корпоративное управление и поддержка бизнеса:

    Корпоративный портал Энергетическое обслуживание и сбыт Управление тендерами и предложениями Управление знаниями

Основные характеристики решений:

    Улучшение доставки услуг Повышение эффективности управления активами Улучшение операционной деятельности Усовершенствование обслуживания клиентов Снижение затрат Более четкое соблюдение регулятивных требований

Решения для химической промышленности

Товарное ценообразование в химической промышленности зачастую снижает уровень прибыли и ставит во главу угла возможность координировать деятельность глобальных поставщиков, оптимизировать производственные мощности и повышать эффективность процессов. Пока серийные производители участвуют в ценовой конкуренции, выпускающие специализированную продукцию компании должны постоянно искать пути дифференцирования своих брендов, выходить на новые рынки и максимально эффективно использовать имеющуюся интеллектуальную собственность в целях сокращения расходов на исследования и разработки. Чтобы добиться успеха в конкурентной борьбе, предприятиям химической промышленности необходимы интегрированные цепочки применения содержания, поскольку эффективное управление информацией открывает путь безопасной и экономически эффективной деятельности, автоматизации управления с соблюдением регулятивных требований, а также разработке продуктов и услуг с добавленной стоимостью, улучшающих практические результаты.

Исследования и разработки:

    Разработка новой продукции Разработка химических формул Организация взаимодействий Управление патентами и интеллектуальной собственностью

Производство:

    Управление инструкциями по качеству Управление стандартными операционными процедурами (SOP) Управление электронной эксплуатационной документацией Управление запросами на предложения/ресурсы Управление данными о безопасности материалов (MSDS) Экологическая безопасность

Маркетинг:

    Управление брендом Управление выпуском продукта Поддержка цикла продаж Управление веб-сайтом

Продажи и сервис:

    Портал клиентов/само­обслуживания клиентов Управление договорами Информационный центр для клиентов Управление предложениями и заявками на участие в тендерах Портал дистрибьюторов Электронное обучение и тренинги

Управление предприятием:

    Управление договорами Предоставление документов в надзорные органы Управление расчетами и платежами Портал поставщиков Архивное хранение и учет финансовых, юридических и кадровых документов Соблюдение регулятивных требований Корпоративный портал

Основные характеристики решений:

    Консолидация интеллектуальной собственности Сокращение времени простоя производства Соблюдение требований и норм, регулирующих деятельность химических предприятий Повышение уровня безопасности Расширение возможности взаимодействий Поддержка создания услуг, приносящих высокую прибыль

Решения для розничной торговли

Когда все подсчеты произведены, а тенденции проанализированы, то становится ясно, что розничная торговля сводится к рынку покупателей. Поэтому ни эффективность цепочки поставок, ни инновационность продукции не определяют успех розничной торговли так, как это делает знание потребителя, которого день ото дня все сложнее понять и чье поведение все труднее предсказать. Если когда-либо и существовал убедительный аргумент в пользу создания прозрачного потока точной информации о продукции, то существовал он именно в сфере розничной торговли, где наиболее важным является быстрое реагирование на изменяющиеся требования во всех областях работы с потребителями.

Управление отношениями с оптовыми поставщиками:

    Взаимодействия с оптовыми поставщиками Управление договорами Оценка и анализ оптовых поставщиков Портал оптовых поставщиков

Планирование и сбыт товара:

    Инвентарные планирование и учет Портал оптовых поставщиков Размещение товаров в торговых залах Центр информации о товарах Управление информацией о продукции Дизайн и разработка продукции Многоканальная торговля

Реклама и продвижение товара:

    Управление изображениями товаров Взаимодействия с контрагентами Взаимодействия со СМИ Размещение товаров в торговых залах Разработка и управление каталогами Управление веб-сайтами Управление программой продвижения Продажи и управление магазинами Многоканальная торговля Товарный каталог Управление информацией о клиентах Управление веб-сайтами Обслуживание клиентов Самообслуживание клиентов

Хозяйственная деятельность и корпоративное управление:

    Поддержка оплаты кредитными картами Обучение и тренинги для сотрудников Корпоративный портал Управление расчетами и платежами Управление договорами Соблюдение регулятивных требований Управление ИТ проектами

Основные характеристики решений:

    Обеспечение согласованности торговли Унификация многоканального маркетинга Ускорение вывода на рынок новой продукции Автоматизация цепочки поставок Расширение возможностей взаимодействия с оптовыми поставщиками Поддержка создания высокоприбыльных услуг

Решения для фармацевтики и биотехнологий

Соблюдение строгих требований является неотъемлемой честью работы в области фармацевтики и биотехнологий. Поэтому, чтобы преуспеть, компании должны соблюдать свои обязанности, при этом, постоянно стремясь сократить время выхода продукции на рынок. И единственной возможностью достичь этой двуединой (и часто противоречивой) цели является эффективное управление информацией на протяжении всей цепочки применения содержания.

Открытие/ Исследование:

    Управление знаниями и коллективная работа Управление связью с партнерами Электронный лабораторный журнал Определение круга потенциальных потребителей Конкурентный анализ Управление знаниями и коллективная работа Управление связью с партнерами Электронный лабораторный журнал Подача документов в органы государствен­ного регулирования и их соответствие регу­лирующим нормам Управление тестами, методами и протоколом

Клиническая работа:

    Управление знаниями и коллективная работа Управление связью с партнерами Управление договорами Электронный лабора­торный журнал Подача документов в органы государствен­ного регулирования Подготовка и обмен информацией с исследователями Соответствие регулирующим нормам

Производство:

    Управление знаниями и коллективная работа Управление требованиями, предъявляемыми к качеству Управление СОП Маркировка и упаковка Корректирующие/ профилактические действия Управление основными фондами Записи об основной партии Соответствие GMP

Продажи и маркетинг:

    Коллективная работа Управление рекламными и маркетинговыми материалами Управление медицинской информацией с интегрированным центром обработки звонков

Обслуживание клиентов:

    Коллективная работа Поддержка штата продаж Управление договорами Специальные веб­сайты о продукции Специальные веб­сайты о заболеваниях

Основные характеристики решений:

    Сокращение времени выхода продукции на рынок Обеспечение соответствия нормам при снижении затрат Повышение оперативной эффективности Ускорение производства Обеспечение защищенного эффективного взаимодействия

Основные преимущества системы

Понимание и стремление удовлетворить потребности клиентов лежат в основе преимуществ системы ESCOM. DOC©, среди которых можно выделить следующие:

Адаптивность. Встроенный инструментарий визуальной настройки объектов позволяет адаптировать систему ESCOM. DOC © в соответствии с требованиями Вашей организации силами внутренней IT-службы организации, без привлечения компании - разработчика.

Маштабируемость. Способность системы ESCOM. DOC © сохранять свою производительность при росте количества пользователей и объема данных позволяет охватить документационные процессы во всех структурных подразделениях организации. Система поддерживает разнообразные современные средства масштабирования, в том числе поддержку кластеров сервера приложений.

Оперативность. Мгновенная доставка сообщений и автоматические напоминания позволяют оперативно оповестить исполнителя о назначенном задании или документе. Автоматически формируемый список актуальных поручений позволяет сотруднику эффективно планировать свой рабочий день и решать поставленные задачи.

Безопасность. Сохранность и конфиденциальность информации обеспечивает универсальная настройка прав доступа ко всем объектам системы ESCOM. DOC ©, вплоть до атрибута документа. Использование шифрования и электронно-цифровой подписи позволяет гарантировать авторство и неизменность документа после его подписания.

Информативность. Возможность формирования динамических произвольных отчетов позволяет оперативно получить актуальную и структурированную информацию для принятия решений.

Удобство. Набор готовых шаблонов документов, маршрутов и справочников, интуитивно понятный интерфейс, удобство администрирования и настройки позволяет быстро внедрить системы ESCOM. DOC© на предприятии.

Открытость. Интеграция со средствами потокового ввода, офисными приложениями, электронной почтой, финансово-учетными и ERP-системами позволяет организовать единое информационное пространство и эффективно управлять бизнес процессами предприятия.

Удаленный доступ. Система обеспечивает удаленную работу пользователей так, как если бы они работали на своем месте в офисе. Кроме удаленного администрирования система обеспечивает так же возможность удаленной разработки, что позволяет значительно снизить стоимость проектов по внедрению системы, за счет сокращения количества выездов к клиенту.

Архитектура системы

Система управления процессами электронного документооборота ESCOM. DOC© реализована в трехзвенной архитектуре с «толстым» клиентом. Наличие «толстого» клиента обусловлено необходимостью использования всех возможностей графического интерфейса Windows, а так же для обработки и кэширования данных и метаданных системы на клиентской машине для снижения объема передаваемых данных в условиях работы по низкоскоростным каналам сети Интернет.

Архитектура системы

Сервер баз данных является системой управления базами данных, в качестве которой может использоваться MS SQL Server или Oracle.

Сервер приложений содержит основную бизнес логику взаимодействия объектов системы ESCOM. DOC© с базой данных. Сервер реализован на базе языка PHP.

Web-сервер служит посредником для обмена данными между сервером приложений и рабочими станциями пользователей по протоколу http/https. Использование Web-сервера позволяет пользователям подключаться к системе ESCOM. DOC©, как через локальную сеть, так и через сеть Интернет. В качестве Web-сервера используется сервер Apache, который входит в поставку системы.

Рабочие места – клиентские приложения, установленные на рабочих станциях пользователей, являются непосредственными инструментами пользователей для взаимодействия с системой ESCOM. DOC © через пользовательский интерфейс, предоставляемый программой-клиентом. Клиентское приложение работает под операционной системой MS Windows 2000/XP/Vista.

Клиентское приложение подключается к серверу по его IP адресу и порту. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу http|https, то есть пользователь может подключиться к удаленному серверу системы ESCOM. DOC© через сеть Интернет.

Функциональные возможности системы

Функциональная схема системы ESCOM.DOC©

Система ESCOM. DOC© состоит из следующих частей:

1.  Визуальная среда разработки «Универсальный конструктор». Создание и настройка экранных форм, запросов, маршрутов процессов, печатных форм и отчетов, структуры базы данных, таблиц, ролей и прав доступа и т. д.

Инструментарий администрирования обеспечивает управление:

·  ролевой моделью и пользователями

·  системными задачами

·  правами доступа

·  системой сообщений

·  списком активных пользователей

3.  Интерфейс взаимодействия с пользователем. Включает подсистемы сообщений и напоминаний, контроля исполнения, поиска, работы со справочниками, процессов документооборота, интеграции с офисными программами (MS Word, MS Outlook и т. д.), системами электронно-цифровой подписи.

4.  Сервер приложений обеспечивает управление:

·  метаданными системы

·  доступом к информационным ресурсам и доступом к документам

·  сообщениями и напоминаниями

·  нормативно-справочной информацией

·  маршрутизацией, т. е. управление бизнес процессами

5.  Web-сервер (сервер Apache, который входит в поставку системы). Выступает в качестве посредника между сервером приложений и рабочими станциями пользователей для обмена данными по протоколу HTTP. Использование Web-сервера должно позволить пользователям подключаться к системе, как через локальную сеть, так и через Интернет.

6.  Информационное хранилище. Включает в себя базу данных и метаданных. База данных предназначена для централизованного хранения файлов вложений, атрибутов карточек документов, справочников, настроек доступа, поручений, сообщений и напоминаний. База метаданных используется для хранения метаданных, атрибутного состава и связей объектов системы, описания моделей бизнес-процессов.

Использование следующих технологий позволяет расширить границы применения системы:

1.  Технология штрих-кодирование. Присутствие в системе функции автоматического формирования штрих-кодов с последующей печатью их на бланках документов и специальных этикетках, обеспечивает быстрый поиск карточки электронного документа по его бумажной копии, маркированной штрих-кодом, а так же обеспечивает автоматизацию учета мест хранения оригиналов документов.

2.  Ввод и распознавание информации в системе ESCOM. DOC©. Массовый ввод бумажных документов в систему с различных источников (сканеры, электронная почта, файловая системы, факсы и т. д.).

Преобразование документов в системе ESCOM.DOC©. Возможность преобразования карточек документов ESCOM в другие электронные форматы с помощью механизма экспортирования, например, для отправки по электронной почте.

4.  Электронно-цифровая подпись используется в качестве средства для идентификации и подтверждения юридической значимости документов.

5.  Система сообщений и напоминаний гарантирует мгновенную доставку сообщений через систему ESCOM. DOC© , а также дублирование системных сообщений на e-mail и SMS – сообщения.

6.  Интеграция с MS Office (MS Outlook, MS Excel, MS Word). Интеграция системы ESCOM. DOC© осуществляется за счет использования модуля расширения AddIn, который включен в состав стандартной поставки системы ESCOM.

Визуальная среда настройки

Успешность внедрения любой информационной системы во многом зависит от наличия универсальных и простых средств адаптации системы к бизнес-процессам организации и возможности полноценной поддержки эксплуатации системы силами IT-подразделениями организации.

Система ESCOM. DOC© содержит весь необходимый инструментарий, обеспечивающий возможности интеграции, адаптации и масштабирования, а так же для администрирования и мониторинга системы.

Модель автоматизированного бизнес процесса

Бизнес-процессы и электронные документы

В системе ESCOM. DOC© реализован процессный подход к управлению документами. Наличие бизнес - ориентированного механизма workflow и визуального конструктора, позволяет создавать и настраивать в системе автоматизированные бизнес – процессы, разных типов и сложности.

Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки процесса. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Огромное количество бумажных документов, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном управлении бизнес-процессами.

В системе ESCOM. DOC© экземпляр бизнес - процесса содержит собственную атрибутную карточку, которая в свою очередь может быть объединена с карточками документов, входящими в данный бизнес-процесс. В этом случае карточка бизнес-процесса содержит несколько страниц.

Если бизнес-процесс, на каком то из этапов использует документ, который в свою очередь принадлежит другому бизнес - процессу, то в карточке бизнес-процесса отображается гиперссылка на данный документ.

Частным случаем бизнес - процесса является автоматизация этапов работы с документом на всем протяжении его жизненного цикла – от момента создания до уничтожения.

Для каждого типа документа может быть предусмотрен индивидуальный процесс, определяющий порядок работы с данным типом документа.

Применение процессного подхода к автоматизации работы документам, позволяет определить:

·  Этапы работы и их последовательность;

·  Участников процесса – роли пользователей;

·  Права доступа ролей для каждого этапа работы и выполняемых ими действий;

·  Проверку условий переходов и ветвлений;

·  Таймеры для контроля установленных сроков;

·  Автоматизированные процедуры;

·  Формирование поручений, уведомлений и напоминаний;

К карточке бизнес-процесса можно прикрепить неограниченное количество файлов произвольных типов. Такие файлы будут сохранены на сервере в специальном файловом хранилище и при возможности будут проиндексированы для полнотекстового поиска. Сохраненные на сервере файлы отображаются в карточке документа как ссылки и доступны для чтения пользователям, имеющим доступ к карточке.

Для каждого прикрепленного к карточке документа файла вложений может быть создано неограниченное количество версий, которые в дальнейшем будут использоваться совершенно разными группами пользователей (например, экземпляр документа был прикреплен Автором к его карточке на этапе подготовки, а изменения должны быть внесены Согласующим на этапе согласования).

Иерархическая структура версий фалов вложений документа

Ввод и преобразование документов

Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Однако невозможно полностью исключить бумажные документы и перейти только к электронным, т. к. правовые нормы до сих пор требуют наличия бумажной документации, а значительная часть информации поступает в организацию не в электронном виде.

В систему ESCOM. DOC© выполняется ввод:

·  Бумажных документов – путем потокового сканирования.

·  Бумажных документов, маркированных штрих-кодами.

·  Документов, передаваемых по электронной почте в качестве сообщений.

·  Документов, передаваемых по факсу.

·  Документов файловой системы (различных форматов), которые прикрепляются к карточке документа в виде файла вложений.

Дальнейшая обработка занесенных в систему документов заключается в переводе этих документов в другие форматы (в частности, в формат PDF) и извлечении из них информации, необходимой для заполнения полей - атрибутов карточки электронного документа системы ESCOM. DOC© .

Организация хранения и поиска карточек

Хранение документов в ESCOM. DOC© организовано таким образом, чтобы максимально облегчить и упростить работу пользователей с документами, сократить время на поиск.

Все электронные документы помещаются в информационное хранилище – базу данных. Доступ к документу определяется персональными правами пользователя. Использование централизованного хранилища документов обеспечивает целостность и непротиворечивость информации, исключает дублирование документов, обеспечивает сохранность и безопасность информации.

Иерархическая структура хранилища определяется иерархией папок и может иметь неограниченный уровень вложенности. Настраивать иерархию папок и создавать новые папки может любой пользователь при наличии у него соответствующих прав. Видимость папок для пользователей системы также определяется правами доступа. Каждая папка может в зависимости от настройки отображать карточки одного или нескольких типов документов.

Обозреватель документов

В системе ESCOM. DOC© предусмотрены следующие виды поиска:

·  Атрибутный поиск позволяет искать карточки бизнес - процессов и документов по их атрибутам;

·  Полнотекстовый поиск осуществляется по текстовым атрибутам документа и файлам вложений. Существует возможность настройки морфологического поиска с использованием системы "Следопыт", которая может поставляться дополнительно;

·  Смешанный поиск включает в себя как атрибутный, так и полнотекстовый;

·  Поиск карточек документов по штрих-коду, который считывается сканером с бумажного носителя. Штрих-код позволяет однозначно идентифицировать документы и исключить ошибки, вызванные несовпадением электронного и бумажного документов.

Атрибутный поиск документов

Обеспечение конфиденциальности

Одним из важнейших принципов системы ESCOM. DOC© является защита информации от несанкционированного доступа. Информационная безопасность системы ESCOM. DOC© обеспечивается за счет гибкого регулирования прав доступа к данным, автоматизированного контроля целостности данных, а также протоколирование всех действий и событий.

Конфиденциальность информации, хранящейся в системе ESCOM. DOC©, обеспечивается следующими возможностями:

-  При входе в систему осуществляется регистрация и аутентификация пользователей. Предусмотрено автоматическое ведение аудита событий (log-файлов) и блокировка учетной записи при попытке подбора пароля. Для получения доступа к карточкам документов и функциям системы ESCOM. DOC© пользователь должен пройти процедуру аутентификации, т. е. предъявить системе свои полномочия. Аутентификации по комбинации «имя пользователя-пароль» является простейшем, но удобным и достаточно надежным средством проверки полномочий.

-  Автоматическое считывание учетных данных пользователя с электронного ключа eToken с последующим входом в систему;

-  Ведение справочника пользователей в контексте штатного расписания компании с индикацией активных пользователей;

-  Автоматическое ведение журналов регистрации, log-файлов и истории (протоколирования) работ с объектами системы;

-  Передаваемые данные шифруются 128 битовым ключом в соответствии со стандартом SSL. Использование шифрования данных на всех этапах обеспечивает высокую степень информационной безопасности;

-  Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания.

-  Видимость экземпляра процесса или документа ограничена и может изменяться в зависимости от текущего этапа работы.

-  Доступ к карточкам процессов и документов, файлам вложений, справочникам, папкам и другим объектам системы осуществляется в рамках предоставленных пользователю прав доступа, которые определяются ролевой моделью бизнес-процесса

Электронная цифровая подпись - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП формируется в результате преобразования информации с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа (файла вложений), фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочная информация системы ESCOM. DOC© содержит весь необходимый набор справочников для автоматизации бизнес-процессов:

-  Сотрудники (оргштатная структура организации)

-  Номенклатура дел

-  Адресная книга (организации, контакты)

-  Прочие справочники делопроизводства, используемые при заполнении атрибутов документов.

В ходе эксплуатации системы состав справочников может быть легко изменен: созданы новые справочники, изменены существующие атрибуты, изменены или добавлены интерфейсы для работы со справочной информацией и т. д.

В системе предусмотрены универсальные средства поиска и подбора информации в справочниках. Поиск может осуществляться по любым атрибутам справочника. Система автоматически подбирает элементы по введенным с клавиатуры символам и вставляет подобранный элемент в поле документа.

Обозреватель оргштатной структуры

Карточка сотрудника

Система сообщений и напоминаний

Встроенная система обмена сообщениями обеспечивает формирование и мгновенную доставку пользователям системных и пользовательских сообщений, а также напоминаний.

Напоминания предназначены для заблаговременного оповещения пользователей о предстоящем событии, наступлении сроков по исполнению документов и поручений, необходимости выполнения определенных работ с документом и т. д.

Список актуальных напоминаний выводится во «всплывающем» окне.

Окно напоминаний

Напоминание содержит текст, гиперссылку на документ и информацию об оставшемся времени до наступления назначенного срока. Просроченное напоминание содержит информацию о том, на какой срок оно просрочено.

Системные сообщения предназначены для оперативного уведомления пользователей о назначенных им поручениях, новых документах, системных событиях и т. д. Системные сообщения формируются автоматически и доставляются пользователю немедленно при возникновении события, например, при назначении поручения. Карточка системного сообщения содержит гиперссылку, что позволяет пользователю оперативно приступить к работе с документом или поручением.

Системное сообщение

Поступление нового сообщения сопровождается воспроизведением звукового фрагмента. Предусмотрена возможность настройки звуковых эффектов для всех видов сообщений, уведомлений и напоминаний.

В системе ESCOM. DOC© реализована возможность индивидуальной настройки дублирования сообщений на электронный почтовый ящик пользователя и мобильный телефон в виде SMS-сообщения.

Интеграция

Система ESCOM.DOC© имеет открытую объектно-ориентированную архитектуру, что позволяет интегрировать её со многими системами.

При необходимости интеграции с финансово-учетными, ERP и CRM системами с помощью визуальной среды разработки ESCOM. DOC© возможно решение следующих задач:

-  Использование единых справочников, как в учетной системе, так и в системе ESCOM© (организации, подразделения, сотрудники);

-  Связывание электронных документов с документами учетных систем для быстрого перехода от одного к другому;

-  Сохранение получаемых отчетов учетной системы как отдельных документов в системе ESCOM. DOC©;

-  Использование информации из учетной системы в бизнес-процессах и документах;

-  Перегрузка информации из бизнес-процессов в учетную систему.

Администрирование

Администрирование системы ESCOM. DOC© не является трудоемким и может осуществляться одним IT сотрудником. Большинство задач по администрированию выполняются автоматически в фоновом режиме.

Конфигурация «Бизнес-процессы ДОУ»

Готовые решения на базе системы ESCOM. DOC© для автоматизации бизнес-процессов в предметных областях называются конфигурациями.

Конфигурация «БП ДОУ» представляет собой готовый «коробочный продукт», обеспечивающий автоматизацию:

·  бизнес процессов системы ДОУ (документационное обеспечение управления)

·  задач делопроизводства и контроля исполнения

·  ведения архива документов

Конфигурация «БП ДОУ» содержит набор готовых шаблонов бизнес процессов:

·  входящие документы

·  исходящие документы

·  внутренние документы

·  организационно-распорядительные документы

·  персональные и групповые задания

·  проекты

·  совещания

Внедрение конфигурации «БП ДОУ»

Внедрение конфигурации «БП ДОУ» системы ESCOM. DOC© позволяет воплотить в Вашей компании современные технические и методические решения для эффективного управления процессами документационного обеспечения управления (ДОУ) и, соответственно, качественного управления предприятием.

Легкость и быстрота установки и настройки (в том числе силами IT персонала Заказчика), позволяет за короткие сроки ввести систему в промышленную эксплуатацию. Простой и интуитивно понятный графический интерфейс предоставляет максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей и быстрого освоения ими системы. С помощью встроенных в систему средств настройки «коробочная версия» может быть быстро адаптирована для учёта конкретных особенности деятельности организации, её бизнес-процессов и документооборота.

Ниже приведен перечень некоторых результатов от внедрения конфигурации «БП ДОУ»:

    Регламентирование документационных процессов, повышение качества, достоверности и наглядности информации. Сокращение сроков подготовки, согласования и движения документов. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса Улучшение исполнительской дисциплины и управляемости задачами Повышение эффективности контроля исполнения документов и поручений Оперативное доведение до сотрудников необходимой информации, изданных приказов, указаний, распоряжений, назначенных заданий и поручений Создание единого централизованного информационного хранилища (базы данных) документов организации Осуществление быстрого поиска информации и документов по различным критериям, в том числе с поддержкой полнотекстового поиска Обеспечение высокого уровня информационной безопасности и конфиденциальности при совместной работе с документами и информацией Регистрация карточек документов в соответствии с ГСДОУ Исключение ошибок в оформлении документов. При создании карточки документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания. Каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в базе данных информационного хранилища Сокращение числа бумажных документов

Автоматизированные процессы и функции «БП ДОУ»

Применение конфигурации «БП ДОУ» обеспечивает автоматизацию процессов по регистрации, согласованию, исполнению и учету документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:

1.  Централизованный или распределенный ввод и единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения.

2.  Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.

3.  Автоматизацию полного цикла работы с бизнес - процессами ДОУ организации (документационное обеспечение управления предприятием), в том числе процессами делопроизводства, контроля исполнения и электронного документооборота.

4.  Автоматизацию функций ведения архива электронных документов.

5.  Регламентное выполнение сотрудниками документационных процессов.

6.  Управление динамическими и статическими правами доступа к документам.

7.  Универсальный поиск документов. Удобный доступ к карточкам документов, благодаря упорядоченному хранению в специализированных журналах – папка «Обозревателя документов».

8.  Поддержку актуальности состояния документов и средства мониторинга - на любой стадии каждый из участников процесса документооборота может контролировать состояние документа - видеть, у кого он находится, какой у документа статус, наступил ли срок выполнения следующего действия и т. д, включая резолюции, отчеты об исполнении, результаты согласования документов, замечания и комментарии к ним.

9.  Обеспечение надежного хранения электронных документов в течение необходимого (установленного) срока.

10.  Установление связей между документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности.

11.  Учет мест хранения бумажных оригиналов документов.

12.  Применение штрих кодирования документов для задач поиска, идентификации и автоматического учета места хранения.

13.  Применение ЭЦП для обеспечения конфиденциальности и проверки целостности и достоверности документов.

14.  Объединение потоков документов территориально удаленных предприятий в единую систему электронного документооборота.

15.  Электронное согласование, визирование, формирование резолюций, подписание, выполняются единообразно, т. е. одинаковы для любых типов документов.

16.  Формирование версий файлов документов.

17.  Формирование стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации. Формирование реестров отправки исходящих документов.

18.  Контроль исполнения поручений, резолюций и указаний руководства, а так же проверка правильности и своевременности исполнения документов (входящих, исходящих, внутренних) и получения ответов на исходящие документы.

19.  Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.

20.  Ведение номенклатуры дел и списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел.

21.  Автоматическое ведение истории работ с документами системы. С момента создания документа до момента его удаления в истории документа содержатся записи, фиксирующие все события, повлекшие изменение документа, а также события изменения состояния маршрута документа.

Возможность использования для регистрации документа нескольких шаблонов регистрационного номера

Документы на регистрации

Автоматическая запись в историю документа событий регистрации

Согласование и подписание документов

Использование электронного согласования сокращает сроки согласования документов и снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений к ним.

Особенно актуально электронное согласование, если участники согласования территориально удалены, например, находятся в разных городах.

Для выполнения электронного согласования в системе ESCOM. DOC© предусмотрены следующие возможности:

-  Определение шаблонов схем согласования с возможностью корректировки.

-  Задание схемы согласования документа, как с использованием шаблонов, так и с возможностью произвольной настройки процесса согласования для каждого экземпляра документа. Настроенную схему согласования можно сохранить в виде шаблона для повторного использования.

-  Задание сроков согласования в относительных и абсолютных значениях для каждого из согласующих лиц.

-  Задание сроков напоминаний о согласовании для каждого из согласующих лиц.

-  Выполнение согласования в несколько этапов. Поддержка следующих моделей согласования:

·  Последовательной. Согласование выполняется в несколько этапов. Система автоматически доставляет документ следующему согласующему;

·  Параллельной. Согласование выполняется в один этап. Все участники одновременно работают с документом.

·  Смешанной. Согласование выполняется в несколько этапов. При построении модели согласования комбинируются возможности последовательного и параллельного согласования.

-  Внесение на этапе согласования изменений в схему согласования (в не наступивших этапах).

-  Прерывание процесса согласования с автоматической отправкой уведомления согласующим лицам.

-  Внесение согласующими лицами отметок о согласовании

-  Создание версий файлов вложений, добавление новых файлов согласующими лицами.

-  Изменение доступных полей карточки документа.

-  Отправка уведомлений и напоминаний участникам следующего этапа согласования о необходимости согласовать документ.

-  Автоматическое формирование поручений согласующим лицам о необходимости выполнить согласование документа

-  Автоматическое ведение журналов «На согласовании» в «Обозревателе документов».

-  Поддержка режима «Заместитель» - Согласующий может рассматривать документ в бумажном виде, а отметку о согласовании и замечания за него вносит в систему его заместитель (секретарь, помощник).

-  Автоматический переход к следующему этапу согласования или на следующий этап маршрута, например, на этап рассмотрения документа, если все согласующие выполнили согласование.

-  Автоматическая проверка наличия замечаний и отправка документа на доработку. Проверка состояния замечания при отправке документа на повторное согласование.

-  Контроль сроков согласования по всему процессу и каждому лицу с формированием уведомлений. Возможно автоматическое прерывание процесса согласования при достижении заданного срока.

-  Использование ЭЦП для подписания согласуемого документа. При этом проверяется подлинность документа и достоверность подписи согласующего лица.

-  Формирование листа согласования для полного или частичного согласования документа в бумажном виде.

-  Фиксация результатов каждого этапа согласования в журнале истории событий документа.

-  Формирование согласующими лицами заданий своим подчиненным в контексте согласуемого документа с целью привлечения их к анализу согласуемого документа.

-  Отправка согласующими лицами уведомлений с гиперссылкой на согласуемый документ другим участникам согласования для оперативного обмена информацией и мнениями по теме согласуемого документа.

-  Формирование согласующими лицами персональных напоминаний, что особенно актуально, если согласование требует сбора дополнительной информации и выполняется в длительные сроки.

Смешанная модель согласования

Рассылка документа

В системе ESCOM. DOC© рассылка применяется для ознакомления сотрудников с опубликованным документом с получением персональных отметок об ознакомления. Сотрудник, выполняющий рассылку, формирует по фамильный список рассылки и отправляет документ на ознакомление. Сотрудники получают уведомления о необходимости ознакомиться с документом. Уведомление содержит гиперссылку на документ. После того, как сотрудник ознакомился с текстом документа, он вносит в карточку документа отметку об ознакомлении. При этом автоматически фиксируется дата и время внесения отметки. Отправленные на ознакомления документы общего доступа могут быть автоматически опубликованы на общих информационных ресурсах компании, таких как порталы, например MS SharePoint Portal или в общих папках на файловых серверах.

Лист рассылки

Контроль исполнения

Ни один руководитель не в состоянии запомнить все данные им поручения и самостоятельно проконтролировать их исполнение. А сотрудники, зная об этом, могут иногда сознательно игнорировать назначенные им поручения или забывать про некоторые их них, срывать сроки выполнения. Это приводит к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации. Поэтому контроль исполнения документов и принятых решений неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса.

Одним из основных преимуществ использования системы ESCOM. DOC© является возможности качественного повышения исполнительской дисциплины за счет применения комплекса автоматизированных процедур мониторинга и контроля исполнения документов и поручений.

Система ESCOM. DOC© обеспечивает выполнение следующих процедур контроля исполнения:

·  Постановка документа на контроль

·  Снятие документа с контроля

·  Формирование персональных заданий с учетом иерархии подчиненности

·  Гарантированная доставка заданий исполнителям

·  Распределение работы над заданием

·  Делегирование задания

·  Групповые задания

·  Задание с расписанием

·  Контроль срока исполнения задания

·  Перенос срока исполнения

·  Отчет исполнителя

·  Проверка исполнения

Карточка персонального задания

Диаграмма «Исполнение заданий»

Отчет о выполнении поручений

Архивное хранение и ведение номенклатуры дел

Архив документов существует в любой организации. В архиве хранятся документы, представляющие наибольшую ценность. Современные тенденции значительного роста объемов информации, необходимой для эффективного управления предприятием, приводят к тому, что приходится хранить и обрабатывать значительно больше документов, чем раньше, причем с каждым годом темпы роста информации увеличиваются. Поэтому хранение информации в электронных архивах значительно удобнее, выгоднее и надежнее, чем в традиционных бумажных архивах.

Архивное хранение документов в системе ESCOM. DOC© предполагает систематизацию документов с помощью номенклатуры дел. В отличие от папок номенклатура дел является регламентным, иерархическим справочником, который, как правило, не изменяется в течение года.

Обозреватель номенклатуры дел

Входящие документы

Важным условием создания эффективной системы электронного документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, а также работы с внутренней корреспонденцией, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

В конфигурации «БП ДОУ» реализован полный цикл работы с входящей, исходящей и внутренний корреспонденцией.

Карточка входящего документа

Исходящие документы

Карточка исходящего документа создается сотрудником при необходимости согласовать, зарегистрировать и отправить официальное письмо во внешнюю организацию.

Карточка исходящего документа

Внутренние документы

Применение в документационных процессах электронных внутренних документов позволяет полностью отказаться от использования бумажных документов (в отдельных случаях бумажная копия может создаваться для руководителей, которым удобнее согласовывать бумажный документ, но согласующая виза затем в любом случае переносится в электронный оригинал).

Карточка внутреннего документа

Организационно-распорядительные документы

В деятельности каждой организации независимо от формы собственности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, указания). Организационно-распорядительный документ – это документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления.

Карточка распорядительного документа

Управление проектами

Работа компаний неразрывно связана с реализацией программ и проектов. Их успешное выполнение возможно при правильной организации проектной деятельности в компании. Для этого необходимо использование возможностей системы, имеющей средства автоматизации процессов управления проектами.

Проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями по бюджету, ресурсам в течение заданного времени.

Проекты компании могут классифицируются по отдельным направлениям деятельности, по масштабу или длительности проекта, а также ряду других характеристик, определяемых спецификой деятельности компании.

Формируемые участниками проекта при выполнении своих задач документы, такие например, как приказ о начале проекта, календарный план проекта и т. д, могут быть прикреплены к электронной карточке проекта в системе ESCOM. DOC© в качестве вложений.

Электронная карточка проекта

Управление совещаниями

Совещания являются самым распространенным инструментом управления организацией. Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений. Правильная организация совещаний позволяет своевременно оповестить участников совещания о месте и времени его проведения, ознакомить их с повесткой, определить четкие временные рамки совещания, зафиксировать все принятые решения и довести их до исполнителей. Эффективность организации и проведение совещания непосредственно влияет на качестве исполнения принятых решений.

Система ESCOM. DOC© обеспечивает автоматизацию процесса подготовки и проведения совещания, а так же контроля исполнения принятых на нём решений, тем самым, повышая эффективность совещаний.

Карточка совещания