Методические рекомендации по сохранности архивных документов в организациях в условиях чрезвычайных ситуаций

Приложение 2

к Приказу

Департамента по культуре и туризму

Томской области

/-9-01

Методические рекомендации

по сохранности архивных документов

в организациях в условиях чрезвычайных ситуаций

1. Настоящие Методические рекомендации определяют мероприятия и задачи организаций по обеспечению сохранности образующихся в процессе их деятельности архивных документов в условиях чрезвычайных ситуаций. Конкретные действия по борьбе с пожаром, спасению персонала, посетителей, архивных документов и имущества определяются Инструкцией по пожарной безопасности, разрабатываемой в каждой организации с учетом её специфики.

2. Настоящие Методические рекомендации разработаны на основе:

1. Федерального закона -ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера».

2. Федерального закона -ФЗ «О пожарной безопасности».

3. Федерального закона -ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности».

4. «Правил противопожарного режима в Российской Федерации», утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации .

5. «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утверждённых Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации .

6. «Примерной инструкцией о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях», утверждённой Приказом Росархива от 01.01.01 г. N 24.

7. «Основных правил работы ведомственных архивов», утверждённых Приказом Главархива СССР .

3. Основные понятия, применяемые в настоящих Методических рекомендациях:

1. Чрезвычайная ситуация (ЧС) - это обстановка на определенной территории, сложившаяся в результате аварии, опасного природного явления, катастрофы, стихийного или иного бедствия, которые могут повлечь или повлекли за собой человеческие жертвы, ущерб здоровью людей или окружающей среде, значительные материальные потери и нарушение условий жизнедеятельности людей.

При чрезвычайных ситуациях создаются обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на организацию задач, создается угроза жизни и здоровью персонала и посетителей, сохранности имущества организации, в т. ч образовавшихся в деятельности организации архивных документов.

2. Предупреждение чрезвычайных ситуаций - комплекс мероприятий, проводимых заблаговременно и направленных на максимально возможное уменьшение риска возникновения чрезвычайных ситуаций, а также на сохранение здоровья людей, снижение размеров ущерба окружающей среде и материальных потерь в случае их возникновения.

3. Ликвидация чрезвычайных ситуаций - аварийно-спасательные и другие неотложные работы, проводимые при возникновении чрезвычайных ситуаций и направленные на спасение жизни и сохранение здоровья людей, снижение размеров ущерба окружающей среде и материальных потерь, а также на локализацию зон чрезвычайных ситуаций, прекращение действия характерных для них опасных факторов.

4. Архив – структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.

5. Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

6. Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

4. Основные причины возникновения чрезвычайных ситуаций в организациях:

1) объявление режима чрезвычайного положения (на территории Российской Федерации, на территории субъекта, на территории муниципального образования (городского района));

2) пожар;

3) наводнение;

4) аварии систем жизнеобеспечения здания, где расположено архивохранилище организации, а также самого здания.

5) проникновение в расположение организации посторонних лиц или другие противоправные действия, повлекшие (или могущие повлечь) кражу или порчу архивных документов.

6) отсутствие охраны здания организации, где располагается архивохранилище;

7) забастовка или иные действия, связанные с отказом от выполнения служебных обязанностей работников организации, на которых возложена задача по обеспечению сохранности, учёта, комплектования и использования архивных документов.

5. Подготовка к чрезвычайным ситуациям.

5.1. Организация разрабатывает комплект документов на случай возникновения возможных чрезвычайных ситуаций различного характера, которые утверждаются руководителем:

1) проект приказа руководителя организации «О переходе на работу в режиме чрезвычайной ситуации»;

2) планы мероприятий на случай возможных ЧС различного характера, создающих угрозу сохранности архивных документов;

3) инструкцию по защите архивных документов от пожара (если меры по защите архивных документов не прописаны в инструкции по пожарной безопасности организации);

4) инструкцию по организации охраны здания (территории) в случае снятия вневедомственной охраны, включающую схемы размещения постов охраны силами работников организации либо с использованием вольнонаёмных работников;

5) положение о добровольной пожарной дружине (посте пожарной охраны);

6) расчеты материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов (если они не являются составной частью соответствующих документов);

7) схемы и порядок эвакуации документов (если они не являются составной частью соответствующих документов):

а) порядок и место эвакуации и укрытия документов;

б) перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3 очереди;

в) списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;

г) меры оп охране документов в местах эвакуации и укрытия.

Планы мероприятий предусматривают конкретные как превентивные (по предупреждению и подготовке) действия, так и меры по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, а также определяют ответственных должностных лиц, необходимые силы и средства.

5.2. К разработке планов мероприятий целесообразно привлекать специалистов в области строительства сооружений и их технической эксплуатации, пожарного дела, вневедомственной охраны, гражданской обороны и т. д.

5.3. Мероприятия, направленные на предупреждение чрезвычайных ситуаций, а также на максимально возможное снижение размеров ущерба и потерь в случае их возникновения, проводятся заблаговременно. Объем и содержание указанных мероприятий определяются, исходя из возможностей имеющихся сил и средств и их использования на основе принципов необходимой достаточности. Меры по защите архивных документов при чрезвычайных ситуациях осуществляются с учетом их ценности и потенциальной долговечности.

5.4. Независимо от характера возможной чрезвычайной ситуации в планах мероприятий заблаговременно предусматриваются следующие превентивные меры, выполнение которых предусматривается техническим и кадровым обеспечением:

1) усиление технической устойчивости объектов, реализация требований пожарной безопасности и охранного режима, поддержание в нормативном состоянии систем жизнеобеспечения зданий;

2) определение состава и объема подлежащих эвакуации документов в зависимости от их срока хранения и ценности: архивные документы постоянного (вечного) хранения, находящиеся на временном хранении в организации – источнике комплектования государственного архива или архивного учреждения муниципального образования; архивные документы по личному составу (срок хранения – 75 лет); документы временного (срок хранения свыше 10 лет) и временного (срок хранения до 10 лет);

3) маркировка дел и их размещение в местах, удобных для эвакуации;

4) подготовка расчетов материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;

5) определение объема и видов тары и упаковочного материала (количество мешков, контейнеров, шпагата, оберточной бумаги, брезентовых и деревянных лотков, крепежных верёвок, синтетической пленки или брезента для укрытия документов и т. п.), необходимых для упаковки документов, определение веса документов, подлежащих перемещению либо укрытию на месте в целях спасения при чрезвычайных ситуациях;

6) приобретение необходимого упаковочного материала, а также других средств, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов (средства связи и оповещения, противопожарный инвентарь, электрические фонари и т. п.);

7) решение с соответствующими службами вопросов закрепления мест для укрытия архивных документов, транспорта, необходимого для их перемещения;

8) организация формирований (нештатных аварийно-спасательных формирований, пожарных постов), необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и документов;

9) проведение обучения работников, ответственных за архив организации действиям при чрезвычайных ситуациях.

5.5. Обязательным элементом планов мероприятий является перечень практических действий работников, предпринимаемых сразу же при возникновении чрезвычайной ситуации и список телефонов экстренных служб (приложения 1, 2).

5.6. Систематическая подготовка и переподготовка работников организации (обучение, инструктажи и др.), ответственных за обеспечение сохранности, учёта, комплектования и использования архивных документов.

5.7. Оборудование помещений, предназначенных для хранения архивных документов в соответствии с архивными правилами:

1) оборудование стационарными стеллажами с соблюдением установленного порядка их размещения:

- ширина главных проходов – (не менее) 120 см;

- ширина проходов между стеллажами – 75 см;

- расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене – 75 см;

- расстояние между полками по высоте – 40 см;

- расстояние между торцом стеллажа и стеной – 45 см;

- расстояние от нижней полки стеллажа до пола – (не менее) 15 см, в цокольных этажах не менее 30 см.

2) Допускается обработка стеллажей огнезащитным составом при условии их обработки огнезащитными составами.

6. Порядок работы организации при наступлении ЧС природного или техногенного характера.

6.1. При наступлении чрезвычайной ситуации:

1) при наступлении чрезвычайных ситуаций руководство организации немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) ставит об этом в известность органы МЧС.

2) решение о наступлении чрезвычайных ситуаций принимается руководителем организации (лицом его замещающим).

3) переход на работу в режиме чрезвычайных ситуаций оформляется приказом руководителя организации.

6.1.1. Меры по обеспечению безопасности включают:

1) усиление противопожарной безопасности и охраны объектов жизнеобеспечения деятельности организации путем привлечения его работников для дежурства на этих объектах;

2) круглосуточное дежурство руководящих работников организации на период действия чрезвычайного положения;

3) оформление и получение документов, разрешающих передвижение работников организации, привлеченных к работе на период действия комендантского часа, а также закрепленного за архивом автотранспорта, необходимого для оперативного решения служебных вопросов вне рабочего времени;

6.1.2. В целях организации защиты персонала, посетителей и документов выполняются следующие мероприятия:

1) приведение в готовность средств связи и оповещения;

2) оборудование мест защиты персонала и документов, не подлежащих эвакуации;

3) оборудование для работников, переведенных на круглосуточный режим работы, мест отдыха;

4) упаковка документов и подготовка их к перемещению (в случае объявления решения на эвакуацию);

5) проведение аварийно-спасательных работ в случае возникновения опасности для документов;

6) организация своевременного прибытия автотранспорта для транспортировки документов в соответствии с графиком и утвержденными маршрутами. Обеспечение автотранспорта необходимым количеством противопожарного оборудования (огнетушителями) и охраной;

7) погрузка (разгрузка) документов и их транспортировка (перемещение) к местам защиты;

8) обеспечение своевременного информирования вышестоящих организаций и штабов ГО согласно табелю срочных донесений.

6.2. Порядок действия сотрудников организации при пожаре (приложение 3).

6.2.1. При возникновении возгорания любого масштаба каждый работник, обнаруживший возгорание, прежде всего сообщает о нем по телефону в пожарную службу, затем – членам добровольной пожарной дружины (ДПД) и руководству организации и до прибытия пожарных или членов ДПД принимает меры к локализации и тушению пожара подручными средствами.

6.2.3. Непосредственное руководство тушением пожара осуществляется прибывшим на пожар ответственным лицом государственной противопожарной службы МЧС РФ. Указания ответственного представителя государственной противопожарной службы МЧС РФ обязательны для исполнения всеми должностными лицами организации, в котором осуществляются боевые действия по тушению пожара.

6.2.4. Должностные лица организации обязаны оказывать содействие пожарной охране при тушении пожара, установлении причин и условий его возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожара.

6.3. Порядок действия сотрудников организации при наводнении.

В случае получения извещения о приближающемся стихийном бедствии или нахождении здания (территории) организации в зоне стихийного бедствия руководитель организации принимает меры по обеспечению безопасности архивных документов: документы заблаговременно перемещаются с цокольных и нижних этажей зданий (приложения 4, 5).

6.4. Порядок действия сотрудников организации при аварии систем жизнеобеспечения, а также здания архива.

6.4.1. При аварии систем жизнеобеспечения в организации: отопления, энергоснабжения, канализации, водопровода немедленно извещается руководство организации и соответствующие аварийные службы.

6.4.2. Если при аварии пострадали архивные документы, то немедленно организуется проведение аварийно-спасательных мероприятий и принимаются меры по защите документов.

6.4.3. Если при аварии создастся ситуация, связанная с угрозой жизни или здоровью работников организации, директор вправе принять решение о временном переводе работников на другую работу (согласно ст. 26 Трудового кодекса Российской Федерации) или временном освобождении от работы до ликвидации аварии или на иной период тех работников, присутствие которых не требуется для ликвидации аварии, поддержания функционирования систем жизнедеятельности организации и обеспечения сохранности документов.

7. Порядок работы организации в случае проникновения посторонних лиц или других противоправных действий, могущих повлечь или повлекших хищение или порчу архивных документов:

7.1. При обнаружении факта несанкционированного проникновения в здание (на территорию) организации посторонних немедленно извещается руководство организации и территориальное отделение полиции. До прибытия представителей полиции принимаются меры по задержанию посторонних. Допуск любых лиц к месту проникновения в архив не разрешается за исключением специалистов технических служб в случаях, требующих их экстренного вмешательства: возгорание, повреждение коммуникаций и т. п.

7.2. В соответствии с заключением работников полиции, других специалистов руководство организации может установить на определенный, период ограничительный режим допуска работников организации и других лиц к месту проникновения в здание (на территорию) организации или обнаруженных повреждений.

7.3. При обнаружении факта проникновения посторонних лиц в архивохранилище руководство организации вправе прекратить любую работу с документами в этом архивохранилище до завершения следственных действий и проверки наличия дел.

8. При прекращении чрезвычайной ситуации по приказу руководителя организации её работники должны возвратиться на свои рабочие места и приступить к исполнению должностных обязанностей.

Приложение 1

к Методическим рекомендациям

Перечень практических действий работников

при чрезвычайных ситуациях

№№ п/п	Наименование мероприятия	Ответственный за проведение	Необходимое количество сотрудников	Примечание
1.	Вызов соответствующих служб (пожарной охраны, полиции, аварийных служб и т. д.)	Работник, первым обнаруживший ЧС
2.	Оповещение руководства организации	Работник, первым обнаруживший ЧС
3.	Принятие решения о наступлении чрезвычайной ситуации	Руководитель организации
4.	Доклад вышестоящему руководству	Руководитель организации
5.	Издание приказа о переходе на работу в режиме чрезвычайной ситуаций	Руководитель организации
6.	Усиление охраны объекта	Руководитель организации	Определить
7.	Введение в действие формирования, сил и средств по ликвидации ЧС	Руководитель организации, КЧС*, руководители формирований**	Определить
8.	При ЧС, угрожающих сохранности архивных документов, принятие мер по их защите (направление в укрытия, убежища или другие места, выдача средств индивидуальной защиты и т. п.)	Руководитель организации, КЧС, эвакокомиссия и др. формирования	Определить
9.	Перераспределить обязанности сотрудников в целях обеспечения деятельности жизнеобеспечивающих систем и сохранности архивных документов	Руководитель организации, руководители структурных подразделений	Определить
10.	Издание (в случае необходимости) приказа о прекращении работы в связи с чрезвычайной ситуацией	Руководитель организации

Приложение 2

к Методическим рекомендациям

Список телефонов экстренной помощи

Наименование службы	Номера телефонов
Пожарная служба Полиция Скорая помощь Служба спасения Аварийная служба Коммунальная служба Телефонная служба Санэпидемнадзор Руководитель (ответственный дежурный) по Департаменту по культуре и туризму Томской области

Список телефонов дежурных специалистов

Электрик

Сантехник

Плотник

Лифтер

Уборщица

Приложение 3

к Методическим рекомендациям

ПАМЯТКА ПО СОБЛЮДЕНИЮ МЕР

ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

1. Проведение планово-предупредительных противопожарных мероприятий

Планово-предупредительные противопожарные мероприятия, проводимые в течение года:

1) инструктаж сотрудников по мерам противопожарной безопасности, под роспись;

2) определение путей эвакуации сотрудников при возникновении пожара;

3) обучение сотрудников правилам обращения с первичными средствами пожаротушения (огнетушителями, внутренними пожарными кранами, пожарными рукавами, насосами - повысителями давления);

4) проведение практических тренировок пожарных дружин (отделений пожаротушения) (не реже 1 раза в полгода).

5) регулярное проведение детальных осмотров всех рабочих комнат, архивохранилищ и складских помещений, с целью выявления нарушений противопожарного режима и разработка мероприятий по их устранению (раз в квартал).

6) контроль за состоянием запасных выходов и исправностью запоров на них (проверять не реже 1 раза в неделю).

7) проведение промеров сопротивления кабельных линий и электропроводки, наличие цепи заземления между заземлителями и заземленными установками (не реже 1 раза в год).

8) осуществление огнезащитной пропитки деревянных конструкций чердачных перекрытий (не реже 1 раза в год).

9) своевременная перезаправка огнетушителей (по истечении срока годности).

2. Действия сотрудников в случае возникновения пожара.

При возникновении пожара необходимо:

- определить наличие опасности и определить, откуда она исходит;

- сообщить в пожарную охрану (тел. 01);

- двигаться в сторону, противоположную пожару;

- эвакуироваться по не задымленной лестничной клетке

При необходимости эвакуации через задымленные помещения (корридор, лестницу):

- накрыть голову одеждой;

- дышать через платок;

- пригнувшись, направиться в сторону выхода

При опасной концентрации дыма и повышении температуры во время пожара в здании, при невозможности эвакуироваться:

- вернуться в помещение;

- плотно закрыть дверь;

- дверные щели и вентиляционные отверстия закрыть мокрыми тряпками;

- ждать пожарных (спасателей).

Если есть балкон (лоджия):

- выйти на балкон (лоджию);

- плотно закрыть дверь;

- эвакуироваться по пожарной лестнице, если невозможно, ждать пожарных (спасателей)

ВНИМАНИЕ!

При большой концентрации дыма и видимости менее 10 м достаточно сделать нескольких вдохов, чтобы потерять сознание и погибнуть.

Тушение пожаров осуществляется в основном профессиональными противопожарными подразделениями. Однако каждый сотрудник организации должен уметь ликвидировать загорания и при необходимости участвовать в борьбе с пожаром.

При спасении людей во время пожара используют основные и запасные входы и выходы, стационарные и переносные лестницы. Выходя (или выводя кого либо) из задымленного помещения, дышать нужно через полотенце или платок, смоченные водой.

Начинать борьбу с пожаром нужно с того участка, где огонь может создать угрозу жизни людей, нанести наибольший ущерб, вызвать взрыв или обрушение конструкций.

Следует, прежде всего, остановить распространение огня, а затем гасить в местах наиболее интенсивного горения.

ВНИМАНИЕ!

Подавать струю следует не на пламя, а на горящую поверхность.

При тушении вертикальной поверхности струю нужно направлять сначала на ее верхнюю часть, постепенно опускаясь. Небольшой очаг возгорания следует залить водой либо накрыть плотной (желательно мокрой) тканью. Горящие внешние поверхности гасят водой. Оконные переплеты тушат как снаружи, так и изнутри здания.

ВНИМАНИЕ!

Для предотвращения распространение огня внутри помещения в первую очередь нужно тушить гардины, занавески, шторы.

Если загорелась мебель, воду следует распределять по возможно большей поверхности, охваченной огнем. Воспламенившиеся постельные принадлежности надо, не снимая с кровати, обильно полить водой, а затем вынести наружу и уже там заканчивать тушение.

Загорание на чердаке может быстро принять большие размеры, поэтому гасить огонь там надо в первую очередь.

В условиях развивающихся пожаров необходимо принимать меры, чтобы огонь не распространился на смежную часть здания или на соседние строения. Для этого разбирают обломки горящих конструкций, убирают их из зоны горения. Необходимо убрать горючие материалы с пути распространения огня. На крышах ставят наблюдателей для тушения разлетающихся искр и головешек, поверхности соседних зданий поливают водой.

Приложение 4

к Методическим рекомендациям

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ____________

__________

___ ____________ 201_

Примерный план мероприятий

по подготовке к чрезвычайной ситуации,

связанной с затоплением местности (весенним половодьем)

№ пп	Действия сотрудников	Ответственный исполнитель	Дата
1	Отслеживание за информацией об уровне воды в р. Томи (по СМИ).		ежедневно на период «Режим повышенной готовности», 09.04 – 17.04.201_
2.	Очистка от снега периметра здания		Март-апрель 201_
	Поддерживание в постоянной готовности технических средств оповещения о чрезвычайных ситуациях, проверка работы радиоточек, проверка средства пожаротушения		24.03.201_ и далее постоянно
3.	Обновление списка номеров домашних и сотовых телефонов сотрудников организации, обеспечение сотрудников Схемами оповещения формирование списка дежурных (групп «круглосуточного контроля за ситуацией)		19.03.201_ 29.03.201_
4.	На случай эвакуации людей через окна первого этажа подготовка деревянной лестницы с металлическими крючками (для фиксации за подоконник), выбор окно с учетом попадания его в обзор видеокамер, подготовка инструмента для вытаскивания металлической решетки из рамы окна. Проверка эвакуационных выходов из архивохранилища 2-го этажа (хран. № )		29.03.201_
5.	Подготовка к ситуации отключения жизнеобеспечивающих систем (канализации, электричества, воды). Приобретение: питьевой воды, фонариков, биотуалета		05.04.201_
6.	Проведение эвакуации с 1-го этажа (пример): - учетных документов (кабинет № , библиотеки) в хранилище № , хранилище № ; - перемещение описей читального зала, личных дела исследователей (чит. зал) на верхние полки шкафов читального зала; - перемещение учредительных документов в каб. №		02.04.201_, 09.04.201_ 02.04.201_
7.	Подготовка мест: возможной эвакуации оргтехники, документов из рабочих помещений 1 этажа в хранилище №5		06.04.201_
8.	Проведение инструктажа сотрудников о необходимости - отключения от сети электротехники - возврата дел в хранилище в конце рабочего дня - действий сотрудников в период «Режима повышенной готовности»		08.04.201_
9.	Проведение инструктажа со сторожами вневедомственной охраны, обеспечение вахты списком телефонов дежурных сотрудников		08.04.201_
10.	Подъём оргтехники в кабинетах 1 этажа на уровень поверхности стола		08.04.201_
11.	Оборудовать комнату отдыха на случай круглосуточного дежурства сотрудников		09.04.201_
12.	Проведение занятия по ГО и ЧС с сотрудниками		09.04.201_
13.	Предупреждение дежурных (членов группы контроля за ситуацией) о необходимости иметь на работе трехдневный запас продуктов, резиновые сапоги, теплые вещи, средства гигиены, спальные принадлежности на случай круглосуточного дежурства		09._

Приложение 5

к Методическим рекомендациям

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ____________

__________

___ ____________ 201_

План действий организации

в связи с наступлением режима чрезвычайной ситуации

в рамках периода «Режим повышенной готовности»

(угроза затопления на время паводка)

№ пп	Действия сотрудников	Ответственный исполнитель	Дата
1.	В случае неожиданного возникновения ЧС сообщить в МЧС РФ
2.	Прекратить прием посетителей. Вывести посетителей из здания, в случае необходимости их эвакуации – позвонить в МЧС о необходимости эвакуации, после прибытия группы эвакуировать людей через окна первого этажа или аварийный выход на 2 этаже.
3	Провести эвакуацию оргтехники из кабинетов 1 этажа в хранилище №1, Принять меры к спасению мебели кабинетов, читального зала
4.	При затоплении первого этажа связь с МЧС и другими службами поддерживать по телефонам второго этажа.
5.	При угрозе затопления первого этажа паводковыми водами входная дверь первого этажа и аварийные выходы закрываются комиссией и используются только после того, как пройдет угроза затопления здания. При подтоплении здания грунтовыми водами вход в здание не закрывать, чтобы обеспечить отток воды, усилить охрану входа в здание
6.	Принять меры по обеспечению безопасности работников организации, освободив их от работы, направить их в места, обеспечивающие сохранение жизни и здоровья. В здании, в соответствии с приказом, остается группа работников, необходимых для контроля за ситуаций.
7.	В случае отключения пожарной и охранной сигнализации усилить охрану здания силами группы контроля за ситуацией из состава работников организации
8.	Организовать круглосуточное дежурство сотрудников по графику, утвержденному приказом руководителя организации