Автор проекта | ||
Фамилия, имя отчество | ||
Регион | Республика Башкортостан | |
Населенный пункт, в котором находится организация | г. Уфа | |
Номер и/или название организации | ||
Описание проекта | ||
Название темы вашего учебного проекта | ||
Экспертиза ценности документов | ||
Краткое содержание проекта | ||
Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
Состав экспертной комиссии Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя. Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации. Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива . Задачи и функции ЭК Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
Итоги работы комиссии оформляются протоколом. Отбор документов на хранение При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т. е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. Отбор документов к уничтожению Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа. Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения. Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является. Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу? Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены. | ||
Предмет(ы) | ||
«Архивоведение», «Делопроизводство». | ||
Группы | ||
Для всех возрастных групп | ||
Приблизительная продолжительность проекта | ||
53 урока, 20 недель. | ||
Основа проекта | ||
Образовательные стандарты | ||
Данные стандарты включают следующие пункты, освещенные в этом проекте: · Организация применения современных информационных технологий в работе архива; · знание рынка специализированного прикладного программного обеспечения в области архивного дела; · современное состояние и опыт архивов в области применения информационных технологий и использования специализированного программного обеспечения; перспективные направления информатизации архивного дела; · основы хранения электронных документов. · организация информатизации архивного дела в нашей стране; · электронные документы и комплектование ими архивов; · внедрение автоматизированной системы в архиве. | ||
Дидактические цели / Ожидаемые результаты обучения | ||
После завершения проекта учащиеся смогут: | ||
Вопросы, направляющие проект | ||
Основополагающий вопрос | Что такое экспертиза ценности документов? | |
Проблемные вопросы учебной темы | 1. Состав экспертной комиссии? 2. Задачи и функции экспертизы ценности документов? | |
Учебные вопросы | 1) Что такое ЭЦД? 2) Как происходит отбор документов на хранение? 3) Срок хранения документов? | |
План оценивания | ||
График оценивания | ||
До работы над проектом | Ученики работают над проектом и выполняют задания | После завершения работы над проектом |
Анкетирование, описательная оценка, интервью | Наблюдение за поведением, оценка по решающей ситуации | Классификация, деловая игра, тестирование |
Описание методов оценивания | ||
Метод анкетирования. Оценочная анкета представляет собой определенный набор вопросов и описаний. Оценивающий анализирует наличие или отсутствие указанных черт у аттестуемого и отмечает подходящий вариант. Описательный метод оценки. Производящий оценку должен выявить и описать положительные и отрицательные черты поведения аттестуемого. Этот метод не предусматривает четкой фиксации результатов и потому часто используется как дополнение к другим методам. Интервью. Эта методика заимствована отделами по работе с персоналом из социологии. В интервью важно получить информацию о следующих компонентах и характеристиках личности: - интеллектуальная сфера; - мотивационная сфера; - темперамент, характер; - профессиональный и жизненный опыт и т. д. Метод шкалы наблюдения за поведением В решающей ситуации текущего времени оценщик фиксирует на шкале количество случаев, когда работник вел себя тем или иным специфическим образом ранее. Метод трудоемкий и требует существенных материальных затрат. Метод оценки по решающей ситуации Для использования этого метода специалисты по оценке готовят список описаний "правильного" и "неправильного" поведения работников в типичных ситуациях - "решающих ситуациях". Эти описания распределяются по рубрикам в соответствии с характером работы. Далее лицо, проводящее оценку, готовит журнал для записей по каждому оцениваемому работнику, в который вносит примеры поведения по каждой рубрике. Позже этот журнал используется оценке деловых качеств сотрудника. Метод классификации. Этот метод основан на ранжировании аттестуемых работников по определенному критерию от лучшего к худшему с присвоением им определенного порядкового номера. Метод деловых игр. Оценка персонала осуществляется в рамках специально разработанных имитационных и развивающих деловых игр. К оценке привлекаются как сами участники деловых игр, так и эксперты-наблюдатели. Аттестационные деловые игры проводятся, как правило, на результат, что позволяет оценить готовность персонала к решению текущих и будущих задач, а также индивидуальный вклад каждого участника игры. Этот метод оценки может использоваться для определения эффективности командной работы персонала. Тестирование. Для оценки работника могут быть применены и различные тесты. По своему содержанию они разделяются на три группы: - квалификационные, позволяющие определить степень квалификации работника; - психологические, дающие возможность оценить личностные качества работника; - физиологические, выявляющие физиологические особенности человека. Положительные стороны тестовой оценки в том, что она позволяет получить количественную характеристику по большинству критериев оценки, и возможна компьютерная обработка результатов. Однако, оценивая потенциальные возможности работника, тесты не учитывают, как эти способности проявляются на практике. | ||
Сведения о проекте | ||
Необходимые начальные знания, умения, навыки | ||
Обязательный минимум содержания основной образовательной программы подготовки специалистов | ||
Учебные мероприятия | ||
Перед началом работы с проектом необходимо провести собрание сотрудников, с целью информирования о предстоящей проектной деятельности. В процессе исполнения проекта необходимо проводить беседы с у частниками, направленные на выяснение текущего положения дел и коррекции направления деятельности. Необходимо постоянно информировать сотрудников о новых возможностях, проблемах и перспективах. В результате проведения проекта осуществляется совместное оформление результатов в презентации. В заключении подводятся итоги работы всех групп и создается, итоговая презентация. | ||
Материалы для дифференцированного обучения | ||
Ученик с проблемами усвоения учебного материала (Проблемный ученик) | Для ученика с проблемами усвоения учебного материала необходимо проводить индивидуальную разъяснительную работу, больше мотивировать на успех, четко определить его задачи в группе. | |
Ученик, для которого язык преподавания не родной | При работе с учеником, для которого язык преподавания не родной можно использовать различные визуальные материалы, создать словарь терминов, а также привлечь сотрудника владеющего родным языком обучаемого | |
Одаренный ученик | Одаренный ученик ставит перед собой задачи повышенной сложности, выдвигает новые идеи, совершенствует проект. Целесообразно предложить одарённому ученику усложненные задания, дополнительные задания, требующие более глубокого понимания материала. | |
Материалы и ресурсы, необходимые для проекта | ||
Технологии – оборудование (отметьте нужные пункты) | ||
Фотоаппарат, компьютер(-ы), принтер, видеокамера, цифровая камера, проекционная система, сканер, интернет | ||
Технологии – программное обеспечение (отметьте нужные пункты) | ||
Программы обработки изображений, программы разработки веб-сайтов, веб-браузер, текстовые редакторы, мультимедийные системы, другие справочники на CD-ROM | ||
Материалы на печатной основе | Учебники, методические пособия, тематический словарь по архивоведению и документоведению, энциклопедии, справочный материал. Концепция информатизации архивного дела России [Текст]: утв. Росархивом в 1995 г.//Вестник архивиста. – 1996. – №1. – С. 15-31. Куприянова, учета документов, организация работы [Текс] /. – М.: ИНФА-М, 2006. – 142 с. Медведева, компьютерной техники автоматизированного архива [Текс]/Г. А. медведева. – М.; ЭКСМО-Пресс, 2007. – 160с. Михайлов, системы и архивы [Текст]/ //Делопроизводство. – 2009. – № 4. – С. 85-91. Тихонов, архивы и электронный документооборот [Текст]/, //Архивное дело – 2009. – № 7. – С. | |
Другие принадлежности | Интерактивная доска | |
Интернет-ресурсы | http://www. ***** http://www. ***** http://komora-s. /ru http://www. ***** | |
Другие ресурсы | сотрудников, занимающихся исследовательской деятельностью | |
Экспертиза ценности документов
НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?
