Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как хранить бухгалтерские документы |
заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России |
Законодательство обязывает учреждение принимать меры к хранению документов, которые образуются в его деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.
Кроме того, обязанность учреждения хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Правила хранения можно прописать во внутренних документах учреждения, например в Положении о формах и порядке формирования регистров бухгалтерского учета, первичных документов и порядке их архивации.
Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.
В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), учреждение должно хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности – систем «клиент–банк»). Соблюдать указанный срок учреждение обязано, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № /104.
Вместе с тем, в статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить в течение периода, установленного правилами архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и Инструкцией к Единому плану счетов № 157н, храните документы не менее пяти лет. А те, по которым предусмотрен больший срок хранения, – в течение срока, установленного законодательством.
Особый порядок хранения установлен для документов, подтверждающих понесенный убыток для целей налогового учета (например, первичные документы, регистры налогового учета). Их храните в течение всего срока, в котором убыток будет уменьшать базу по налогу на прибыль. Это следует из пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ. После того как вся сумма убытка будет погашена, документы, подтверждающие его формирование, храните еще в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № /1/270).
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожаются на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Подробнее об этом см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности.
Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Исключение составляют:
- книга покупок и книга продаж – начало срока хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4, п. 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137); документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества, – отсчет срока начинайте с момента, когда начисление амортизации прекратилось (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № /1/270).
Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки с лицевого счета с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.
Счета-фактуры по мере их выставления и получения регистрируйте в журнале учета в хронологическом порядке (п. 3 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Журналы учета храните в течение не менее четырех лет с даты последней записи в них (п.13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Остальные документы храните в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Такой порядок следует из пунктов 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.
Да, можно.
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 7, 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). В налоговом законодательстве также предусмотрена возможность ведения регистров налогового учета на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ).
Таким образом, хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные учреждением, можно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи.
Для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих ведомств необходимо делать копии электронных документов на бумаге (заверенные собственноручной подписью). Например, для контрагентов учреждения они послужат подтверждением понесенных расходов, а для налоговой инспекции – предметом налогового контроля (п. 1 ст. 252 и п. 1 ст. 93 НК РФ).
Данный вывод основан на положениях пунктов 1 и 7 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, пунктов 7, 11, 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.
Да, должно.
При реорганизации все имущество и обязательства реорганизованного учреждения переходят к учреждению-правопреемнику (ст. 58 и 59 ГК РФ). При этом учреждение-правопреемник на момент госрегистрации нового учреждения составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованного учреждения.
В статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, что все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет.
Значит, учреждение-правопреемник должно хранить документы реорганизованного учреждения в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № /2/70.
Чтобы создать условия для хранения бухгалтерских документов, учреждение может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов создайте архив как самостоятельное структурное подразделение учреждения или подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариате) (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) храните в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Да, может.
Порядок передачи документов в архив учреждения определен в пунктах 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Однако соблюдать данные требования учреждение не обязано (абз. 3 и 6 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, тоже можно передать в архив учреждения. Такой порядок предусмотрите, например, в Положении о формах и порядке формирования регистров бухгалтерского учета, первичных документов и порядке их архивации.
Да, можно (п. 1.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Порядок сдачи в архив электронных документов рекомендован решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Электронные документы учреждения сдаются в архив только после того, как они перестают использоваться в оперативной работе. В учреждении создается экспертная комиссия, которая проводит отбор электронных документов на электронных носителях. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:
- значимость, полнота (завершенность) документов; аутентичность (полнота и достоверность) документов; отсутствие дублирования информации в документах.
Об этом сказано в пункте 2.1.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Также все операции, осуществляемые с электронными документами, при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т. п.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов. Это следует из пункта 1.3.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. О том, как вести работу по формированию дел, см. Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела.
Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:
- составить внутреннюю опись; составить лист-заверитель; подшить (переплести) дело; пронумеровать листы дела; оформить обложку дела.
Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Работы по формированию дел могут быть выполнены либо по гражданско-правовому договору, либо сотрудником учреждения в рамках трудового договора.
Порядок отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете операций по начислению вознаграждений по гражданско-правовым договорам за выполнение работ по формированию дел зависит от типа государственного (муниципального) учреждения.
Начисление вознаграждения по гражданско-правовому договору за выполнение работ, связанных с формированием дел, отразите проводкой:
Дебет КРБ.0.401.20.226 Кредит КРБ.0.302.26.730
– начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.
Такой порядок установлен в пункте 102 Инструкции № 162н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 302.00, 401.20).
Бюджетные учреждения – получатели бюджетных средств вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполнение работ по формированию дел отражают в учете в порядке, установленном для казенных учреждений (п. 4 приказа Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н).
В учете бюджетного учреждения, которое получает субсидии из бюджета (в соответствии с п. 1 ст. 78.1 Бюджетного кодекса РФ), начисление такого вознаграждения отразите проводкой:
Дебет 0.401.20.6) Кредит 0.302.26.730
– начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.
Такой порядок установлен в пункте 128 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00, 401.20).
Начисление вознаграждения по гражданско-правовому договору за выполнение работ, связанных с формированием дел, отразите проводкой:
Дебет 0.401.20.6) Кредит 0.302.26.000
– начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.
В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.
Такой порядок установлен в пунктах 3, 138 Инструкции № 183н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00, 401.20).
О налогообложении выплат по гражданско-правовым договорам см. Как отразить в бухучете и при налогообложении вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг), заключенному с гражданином.
Порядок отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете операций по начислению зарплаты сотруднику за выполнение работ по формированию дел (в рамках трудового договора) зависит от типа государственного (муниципального) учреждения.
Начисление зарплаты сотруднику за выполнение работ, связанных с формированием дел в рамках трудового договора, отразите проводкой:
Дебет КРБ.0.401.20.211 Кредит КРБ.0.302.11.730
– начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.
Такой порядок установлен в пункте 102 Инструкции № 162н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 302.00, 401.20).
Бюджетные учреждения – получатели бюджетных средств начисление зарплаты сотруднику за выполнение работ по формированию дел в рамках трудового договора, отражают в учете в порядке, установленном для казенных учреждений (п. 4 приказа Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н).
В учете бюджетного учреждения, которое получает субсидии из бюджета (в соответствии с п. 1 ст. 78.1 Бюджетного кодекса РФ), начисление зарплаты сотруднику отразите проводкой:
Дебет 0.401.20.211 (0.109.80.211) Кредит 0.302.11.730
– начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.
Такой порядок установлен в пункте 128 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00, 401.20).
Начисление зарплаты сотруднику за выполнение работ, связанных с формированием дел в рамках трудового договора, отразите проводкой:
Дебет 0.401.20.211 (0.109.80.211) Кредит 0.302.11.000
– начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.
В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.
Такой порядок установлен в пунктах 3, 131 Инструкции № 183н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00, 401.20).
Налогообложение указанных выплат осуществляется так же, как и по всем остальным трудовым договорам.
Отсутствие (нарушение порядка и сроков хранения) бухгалтерских документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. За него предусмотрена налоговая ответственность.
Кроме того, за несоблюдение порядка и сроков хранения учетных документов по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам учреждения (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 2000 до 3000 руб. (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).
В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель учреждения может быть признан виновным:
- если в учреждении вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2); если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18); если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
