Документирование

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Тема 1 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Тема 2 СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Тема 3 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Тема 4 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ МАШИНОПИСНОЙ СТРАНИЦЫ

Тема 5 ПРАВИЛА И СПОСОБЫ ВЫДЕЛЕНИЯ В ТЕКСТЕ

Тема 6 ПРИМЕНЕНИЕ ТАБУЛЯРОРА

Тема 7 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ОРД

Тема 8 ОФОРМЛЕНИЕ ПРИМЕЧАНИЙ, ПРИЛОЖЕНИЙ, СНОСОК К ТЕКСТУ

Тема 9 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документы используются в самых разных областях человеческой деятельности. Как носитель информации документ выступает в качестве обязательного элемента внутренней организации любого учреждения. Комплекс документов используемых в учреждении определяется:

1 кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности (чем сложнее вопросы, тем больше документов создается);

2 объемом и характером компетенции учреждения;

3 порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиальность: приказ или решение);

4 объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию, т. е. деление на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Можно выделить следующие основные группы документов:

1 нормативные документы вышестоящих органов, которые поступают от государственных и муниципальных организаций и регулируют различные вопросы деятельности (налоги, охрана окружающей среды);

2 финансово-бухгалтерские документы (отчеты, акты ревизий, сметы, счета, кассовая книга, главная книга);

3 организационные документы (устав, учредительный договор, штатное расписание, структура и штатная численность, положения, правила внутреннего распорядка, инструкции);

4 распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, постановления, указания);

5 информационно-справочные документы (справки, докладные записки, письма, протоколы, телефонограммы, телеграммы, объяснительные записки, и т. д.);

6 документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки, трудовые договора, приказы по личному составу);

7 коммерческая корреспонденция (коммерческие договора, коммерческая переписка: акцепт, оферта);

Все перечисленные документы, кроме финансово-бухгалтерских, относятся к ОРД или к управленческой документации.

Документы также классифицируются и по другим признакам:

1 по происхождению документы бывают: служебные (ОРД) и личные (заявления, жалобы, предложения, биография, диплом, свидетельство о рождении);

2 по видам: ОРД, финансово-бухгалтерские, статистические;

3 по содержанию: простые и сложные;

4 по форме: типовые, трафаретные, индивидуальные.

Индивидуальные – документы, тексты которых характерны для каждого создаваемого заново документа и не повторяются в других документах.

Типовые – отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца;

5 по месту происхождения: входящие, исходящие и внутренние;

6 по срокам хранения: постоянного, долговременного, кратковременного;

7 по способу фиксации: рукописный, машинописный, графический, звуковой, фото-кинодокумент;

8 по гласности: обычные (несекретные) и ограниченного доступа (секретно, совершенно секретно – это государственная тайна; для служебного пользования, конфиденциальные – это коммерческая тайна);

9 по срокам исполнения: срочные и не срочные (обычно указывается в резолюции);

10 по стадиям создания: оригиналы (подлинники), черновики, копии:

10.1 отпуск – это полная копия документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверяется подписью;

10.2 дубликат – вид копии, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником;

10.3 выписка – это копия части документа, которая может выдаваться на руки;

11 по юридической силе: подлинные и подложные;

12 по наименованию документа: приказ, справка, письма, протоколы, устав и другие виды документов.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основными направлениями совершенствования документации является унификация и стандартизация

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). Стандартизация документов – это высшая ступень унификации.

Унификация – один из методов стандартизации. В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов, т. е. унификация – это приведение определенных видов документов к единому образцу по форме, формату, оформлению.

Унификация видов и разновидностей документов проводится на основе классификации участков и вопросов деятельности учреждения.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав унифицированной системы документации входят один-два гос. стандарта, на основе которых разрабатываются унифицированные формы документов, а также инструкции по их применению.

Документы состоят из отдельных информационных элементов, которые называют реквизитами.

Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, составляющих документ, называется формуляром. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида

документов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным.

Расположение реквизитов в документе и правила их оформления должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в ОРД (30 реквизитов). В документе конкретного вида их будет меньше.

Наиболее важными при оформлении являются реквизиты:

·  дата;

·  индекс;

·  подпись;

·  печать;

·  гриф утверждения;

·  гриф согласования.

Они придают документу юридическую силу.

В практике работы коммерческих предприятий не используются реквизиты:

·  01 – герб РФ;

·  02 – герб субъекта РФ

Они ставятся на документах государственных учреждений.

Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входить в состав документа (адресат и гриф УТВЕРЖДАЮ), но есть и обязательные реквизиты (постоянные), которые входят в бланк документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист в типографии, и образуют официальный бланк организации.

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТы предполагают два вида бланков:

1 – бланк для письма;

2 – общий бланк (для всех других видов ОРД).

В бланк для письма входят реквизиты:

·  герб РФ или эмблема организации;

·  наименование министерства или ведомства;

·  наименование организации;

·  наименование структурного подразделения;

·  справочные данные об организации (индекс, адрес, номер

телефона, номер факса, электронный адрес);

·  коды по ОКПО и ОКУД; ИНН/КПП

(ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций;

ОКУД - общероссийский классификатор управленческих документов)

·  дата, номер документа;

·  ссылка на номер и дату входящего документа.

·   

В общий бланк входят:

·  герб РФ или эмблема организации;

·  наименование министерства или ведомства;

·  наименование организации;

·  наименование структурного подразделения;

Бланк конкретного вида документа составляется на основе общего бланка, но дополняется следующими реквизитами:

·  вид документа (ПРИКАЗ; АКТ и т. д.);

·  дата, номер;

·  место составления.

Бланки каждого вида бывают с угловым и продольным расположением реквизитов, имеют поля соответственно ГОСТу 6.30-2003:

Верхнее – 2 см;

левое – не менее 2 см + 1 см на подшивку;

нижнее – 2 см;

правое – не менее 1 см.

Изготавливаются на бумаге формата А4 и А5.

При продольном расположении штампа границы реквизитов заголовочной части располагаются по центру или могут продлеваться до границы правого поля. При этом площадь, отведенная для кода, остается неизменной. Продольное расположение используется в тех случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков.

Чаще используют угловое расположение реквизитов, так как в правом верхнем углу могут располагаться адресат или гриф утверждения. Оно может быть флаговым (с выравниванием левого края) или угловое центрирование, когда реквизиты центрируются относительно левой половины листа документа.

Допустимо в верхней части бланка располагать эмблему и наименование организации, а справочные данные писать на нижнем поле листа (адрес, ИНН, электронный адрес и другие свои данные).

Предприятиям, имеющим зарубежных партнеров, нужны бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. Тогда при угловом штампе в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а справа – на иностранном языке. При продольном расположении реквизиты сначала печатают на русском, а ниже – на иностранном языке.

Герб страны изображается на бланках учреждений, входящих в систему министерств и ведомств. Диаметр герба не более 20 мм, на бланках с угловым расположением герб размещается над срединой строки наименования организации, с продольным расположением – в центре верхнего поля.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ МАШИНОПИСНОЙ СТРАНИЦЫ

1 Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа, при этом размер полей зеркально меняется.

2 В документах, оформленных на двух и более страницах, номер страницы проставляется в центре верхнего поля листа, начиная со второй страницы, арабскими цифрами без слова страница (стр.), знаков препинания и дополнительных знаков. Номера страниц печатают в интервале 10 мм (1,5 интервала от верхнего среза листа, от номера страницы до текста 2 межстрочных интервала).

3 Первую стоку каждого абзаца печатают, отступая пять ударов от границы левого края (1 положение табулятора), т. е. с красной строки.

4 Текст печатается через 1,5–2 интервала. На бланках формата А5 текст печатается через один интервал. В этом случае между абзацами делают дополнительный интервал.

5 При переходе на следующую страницу не рекомендуется: отрывать одно слово или одну строку от предыдущего текста; начинать одну строку нового абзаца на заканчивающей странице; начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести все слово на новую строку.

6 Текст может делиться на составные части: главы, пункты, подпункты. Каждая составляющая часть имеет номер, который проставляется арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

1 Наименование главы

1.1 Наименование пункта

1.1.1 Наименование подпункта

1.1.2 Наименование подпункта

Абзацы внутри пунктов и подпунктов не нумеруются.

7 Реквизиты отделяют друг от друга двумя–четырьмя интервалами. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал (например, текст). При этом составные части реквизитов адресат, утверждение, согласование, приложения следует отделять друг от друга дополнительным интервалом.

Генеральному директору

пр. Ульяновский, 2

г. Ульяновск, 432015

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

20.10.2002

8 Расшифровка подписи в реквизите «подпись» должна печататься на уровне последней строки наименовании должности. При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой, их разделяют дополнительными интервалами.

Ларионов

Или

Директор

Главный бухгалтер

Бухгалтер

ПРАВИЛА И СПОСОБЫ ВЫДЕЛЕНИЯ В ТЕКСТЕ

Внешний вид текста должен способствовать удобству его чтения. Для этого надо соблюдать следующие правила:

1 Основной текст должен содержать один шрифт. Нужно помнить, что шрифт менее 10 читается трудно, поэтому не стоит сверх меры уменьшать размер шрифта, чтобы вместилось больше текста. Важно также знать, что шрифт с засечками воспринимается человеческим глазом лучше, чем шрифт рубленный, без засечек. Сам текст должен быть максимально информативным.

2 Стили заголовков и подзаголовков должны быть просты и одинаковы.

3 Не следует занимать все свободное место текстом. Слишком «плотный» лист затрудняет чтение, страница должна содержать определенные пустые пространства.

4 Строки длиннее 7-8 см затрудняют чтение, поэтому даже при использовании формата А4 логично заверстать текст в несколько колонок, при этом строки текста в различных колонках должны находиться на одном уровне по горизонтали.

5 При использовании фотографии или рисунка, изображающего действие, направление действия должно быть внутрь страницы текста.

В некоторых машинописных работах необходимо обратить внимание на новые термины, сделать логическое ударение, выделить правило и т. п. В машинописи применяют четыре способа выделения в тексте слов, фраз, предложений:

1 письмо прописными буквами рекомендуется применять для выделения отдельных слов, а не целых предложений в тексте, написанном через 1,5–2 интервала.

2 письмо в разрядку рекомендуется применять для выделения отдельных слов и коротких фраз. При этом между словами, написанными вразрядку, и остальной частью текста следует сделать двойной или тройной пробел, чтобы слова не сливались в сплошной текст. Знаки препинания после таких слов ставятся с пробелом в 1 удар.

Мама м ы л а раму.

3 подчеркивание – наиболее удобный способ выделения отдельных слов или фраз при письме через 1,5–2 интервала. Сначала рекомендуется написать всю строку полностью, и только тогда подчеркнуть в ней нужные слова. Подчеркивающую линию начинают под первой буквой, а заканчивают – под последней буквой подчеркиваемого слова. Знаки препинания, кроме кавычек и скобок, не подчеркивают. Целое предложение рекомендуется подчеркивать сплошной чертой, начиная ее под первой буквой или знаком и заканчивая последней буквой.

4 выделение жирным или другим цветом, курсивом.

Нужно помнить, что одно выделение уничтожает другое. Выделение в тексте может быть сделано только в тех случаях, когда об этом имеется указание составителя документа.

ПРИМЕНЕНИЕ ТАБУЛЯТОРА

Формуляр строится на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положение табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).

При печатании используются восемь стандартных положений табулятора:

От 0 положения (граница левого поля) печатают:

- наименование организации в угловом штампе;

- наименование структурного подразделения в угловом штампе;

- код по ОКПО (в письме);

- название вида документа в угловом штампе;

- дату документа;

- ссылку на индекс входящего документа;

- место составления или издания в угловом штампе;

- заголовок к тексту (до 40 деления);

- текст;

- отметку о наличии примечаний, оснований, приложений;

- наименование должности в реквизите подпись;

- первый гриф согласования;

- заверительную подпись "Верно";

- наименование должности лица, заверяющего копию;

- дату заверения копии;

- фамилию исполнителя и номер его телефона;

- отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

От 1 положения (5 ударов) печатают:

- начало абзаца или красная строка в тексте.

От 2 положения (16 ударов) печатают:

- код по ОКУД (в письме);

- индекс документа в угловом штампе;

- дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входящего документа»;

- расшифровку подписи в 1 грифе согласования, в визе ознакомления, в отметке о направлении документа в дело.

От 3 положения (24 ударов) печатают:

- наименование организации и структурного подразделения в продольном штампе;

- название вида документа в продольном штампе;

- место составления в продольном штампе.

От 4 положения (32 удара) печатают:

- адресат;

- номер страницы.

От 5 положения (40 ударов) печатают:

- гриф утверждения;

- второй гриф согласования;

- надпись на приложении к документу (Приложение 1);

- номер документа в продольном штампе.

От 6 положения (48 ударов) печатают:

- расшифровку подписи в реквизите подпись;

- расшифровку подписи в реквизите гриф утверждения;

- расшифровку подписи во втором грифе согласования;

- слово «Таблица» в таблицах.

От 7 положения (56 ударов) печатают:

- коды по ОКПО и ОКУД во всех документах, кроме писем;

- слово «Копия» при снятии копии с документа;

- отметку о поступлении документа.

ОФРОМЛЕНИЕ ПРИМЕЧАНИЙ, ПРИЛОЖЕНИЙ, СНОСОК

Примечание – дополнительная заметка, объяснение к тексту. Примечание предназначены для того, чтобы разъяснить те места в тексте, которые по каким-либо причинам могут быть непонятны и требуют дополнительного разъяснений и материалов.

Слово Примечание пишут строчными буквами, первая прописная, от 0 положения табулятора, затем ставят точку (если примечание в единственном числе) или двоеточие (если примечаний несколько). Текст примечания печатают справа столбиком через 1 интервал. Если примечаний несколько, их нумеруют, между нумерованными абзацами делают 2 интервала. Примечания от текста отделяют 2-4 интервалами. Если текст примечания не умещается на одной странице, то его нужно перенести на следующую страницу и печатать, отступая от левого поля 12 ударов.

Приложение – добавление к чему-нибудь. Оформляется приложение также как примечание (тест приложения оформляется столбиком). Правила оформления приложений определены ГОСТом 6.30-2003.

Основание – причина, повод, оправдывающий что-нибудь. Оформляется обычно в приказах по личному составу. Правила оформления такие же, как у примечания (текст основания оформляется столбиком).

Сноска – это текст, который служит для пояснения отдельного слова в тексте, помещаемый в конце страницы и отделяемый от основного текста отчеркивающей линией. Сноска оформляется по следующим правилам:

1 Основной текст от текста сноски отделяют отчеркивающей линией, которая делается знаком «тире» длинной в 15 ударов.

2 От основного текста до линии - 1-2 интервала, от линии до текста сноски - 2 интервала.

3 Текст сноски пишут с красной строки через 1 интервал.

4 Если на странице несколько сносок, то текст одной сноски отделяют от текста другой сноски 2 интервалами.

5 Все сноски печатают на той странице, к которой они относятся. Разрывать сноски и переносить их со страницы на страницу не рекомендуется.

6 Знак сноски - «звездочку» (строчная буква х) или цифру - пишут после слова, которое надо пояснить, на пол-интервала выше строки. Промежуток между словом и знаком сноски не делают, после знака сноски промежуток обязателен.

В начале текста сноски повторяют тот же знак сноски.

7 Знак «звездочка» употребляется, когда сносок в тексте не более трех на одной странице. В остальных случаях удобнее пользоваться арабскими цифрами.

8 При употреблении в качестве знака сноски цифр, нумерация сносок может быть постраничной (в пределах одной страницы) или сквозной (через всю работу).

9 Знаки сносок должны быть единообразны на протяжении всей работы.

10 При оформлении сноски на пишущей машине расчет производится следующим образом:

каждая строка рукописного текста сноски составляет 1 интервал. Складывают полученное количество интервалов и добавляют по 2 интервала между сносками и 2 интервала до отчеркивающей линии. На полученное количество интервалов поднять бумагу, сделать отчеркивающую линию и еще сделать 2 интервала, отметив новое нижнее поле. 1 интервал равен приблизительно 0,5 см.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

УСТАВ – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Уставы – это сложные документы. Их структура, содержание определяются самими разработчиками.

Текст устава разбивается на разделы:

1 Общие положения – определяют задачи и цели создаваемой организации;

2 Организационное единство – структурные подразделения, их взаимосвязи;

3 Регламент деятельности – формы управления, права и обязанности должностных лиц;

4 Финансово-материальная база – определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями;

5 Отчетная и ревизионная деятельность;

6 Порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами гос. власти, уставы общественных организаций утверждают съезды этих организаций, уставы гос. учреждений – вышестоящие органы, уставы муниципальных предприятий – районные или гор. администации, уставы частных предприятий утверждаются владельцами или коллективами, они регистрируются в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Формуляр устава:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 вид документа (УСТАВ);

4 дата, номер;

5 место издания (город);

6 гриф утверждения (частные предприятия указывают кем зарегистрировано);

7 текст;

8 подпись руководителя или разработчика.

ИНСТРУКЦИЯ – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности учреждений, должностных лиц, граждан.

Все инструкции делятся на:

1 инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса;

2 инструкции, указывающие функции, права, обязанности, ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений).

Заголовок инструкции четко ограничивает круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования. («О порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности»)

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Они пишутся простыми короткими предложениями. Текст разделяется на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст инструкции носит указующий характер. Поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: должен, следует, имеет право, не допускается, рекомендуется, запрещается. Текст излагается от 3–го лица или в безличной форме.

Если инструкцией предусматривается введение в практику документа новой формы, то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте должен быть описан порядок оформления документа.

Инструкцию подписывает автор-составитель, утверждает руководитель или распорядительный документ, возможно согласование с юристами, отделом труда, другими структурными подразделениями.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения, если в тексте не указана другая дата.

Изменения в инструкцию вносятся приказом или другим распорядительным актом руководителя.

Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта и использоваться при решении трудовых конфликтов и споров.

Формуляр инструкции:

1 наименование министерства или ведомства;

2 название организации;

3 наименование структурного подразделения;

4 вид документа (ИНСТРУКЦИЯ);

5 дата, номер;

6 место издания (город);

7 заголовок (о чем? – инструкция; чья? – если должностная инструкция);

8 гриф утверждения (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);

9 текст;

10 подпись автора-составителя;

11 гриф согласования (визы)

ПОЛОЖЕНИЕ – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают индивидуальные и типовые. Проект положения может согласовываться с юр. отделом или специалистами других структурных подразделений. Подписывается руководителем отдела, утверждается руководителем. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Формуляр положения:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения;

4 вид документа (ПОЛОЖЕНИЕ);

5 дата, номер;

6 место издания (город)

7 заголовок (о каком отделе?);

8 гриф утверждения;

9 текст;

10 подпись составителя;

11 гриф согласования (визы)

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы. Также содержит перечень всех должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты.

Подписывает штатное расписание зам. руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия или распорядительным документом.

Изменение в штатное расписание вносится приказом руководителя предприятия.

Формуляр штатного расписания:

1 наименование организации;

2 вид документа (ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ);

3 дата, номер;

4 место издания (город);

5 заголовок (на какой год?);

6 гриф утверждения;

7 текст в виде таблицы;

8 подпись зам. руководителя;

9 виза согласования с главным бухгалтером.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ – разрабатывается согласно устава предприятия, в этом документе указываются все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности, линии подчинения и взаимосвязи.

Подписывается зам. руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

Все изменения вносятся приказом руководителя.

Формуляр структуры и штатной численности:

Тот же, что и у штатного расписания.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных оперативных задач предприятия, а также по личному составу.

Это основной распорядительный документ.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами.

По содержанию приказы делятся на 2 вида:

- по основной деятельности;
- по личному составу.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, раскрывающие причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа ложится документ гос. органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. (На основании приказа МЗ РФ от 01.01.2001 г. № 000 «О повышении тарифных разрядов бюджетным работникам»…)

Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ:, которое пишется прописными буквами от 0 положения табулятора.

Текст распорядительной части делится на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (должность, Ф. И.О., или структурное подразделение, или организация в д. п.) – действие (глагол в н. ф.) – срок исполнения. Последний пункт приказа формулируется таким образом: «Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, Ф. И.О. в в. п.)». Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, то пункт о контроле не пишется или уточняется: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

Приказы по л/с имеют некоторые особенности.

В заголовке к тексту пишутся слова: о переводе, о приеме, о предоставлении отпуска, о командировании.

В приказах по л/с констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная делится на пункты. Каждый пункт начинается глаголом, обозначающим действие от 0 положения прописными буквами (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т. п.). Далее с красной строки пишется Ф. И.О. полностью лица, о котором издается приказ, его должность, структурное подразделение, где он работает.

1 При приеме на работу указывается также: с какого числа, с каким окладом, условия приема (с испытательным сроком, временно с___ по ___), семейное положение, состав семьи.

2 При увольнении обязательно указываются причины увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.

3 При переводе на другую работу в приказе указывается новая должность, название структурного подразделения, дата перевода, причина перевода (по ТК РФ), временно или постоянно, изменение в оплате труда.

4 При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, за какой период предоставлен отпуск, дату ухода и возвращения работника из отпуска.

5 При командировании указывается город, куда командируется работник, период командировки и общее количество дней командирования (включая дорогу).

Каждый пункт приказа по л/с должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия, которое печатается с новой строки от 0 положения.

Основание: и перечисляются документы, на основании которых издается приказ –

личное заявление, трудовой договор, график отпусков, докладная

записка, служебное задание и т. п.

Приказы по л/с доводятся до сведения работника под роспись. Виза ознакомления располагается после каждого пункта. Если пункт в приказе один, то после подписи руководителя.

Приказы о командировании и об отпусках издаются отдельно от приказов о назначении и приеме, переводе и увольнении, т. к. они имеют разные сроки хранения

Приказы о поощрении и взыскании обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления благодарности. Они также издаются отдельно от других приказов по л/с.

Копии приказов по л/с обязательно передаются в бухгалтерию. Приказы могут составляться на одного человека или на несколько лиц и быть простыми (выражающими одно управленческое действие) или сложными (на несколько управленческих действий).

Приказы по л/с регистрируются в журнале или книге приказов отдельно от приказов по основной деятельности. Индексируются для удобства следующим образом: к порядковому номеру добавляется буквенный индекс.

К, ОК – приказы о приеме, увольнении, переводе (17-ОК);

КМ – приказы о командировании (17-КМ);

О – приказы об отпуске (17-О);

П – приказы о поощрении, наказании (17-О)

Формуляр приказа по основной деятельности:

1 наименование организации;

2 вид документа (ПРИКАЗ);

3 дата, номер;

4 место издания;

5 заголовок (о чем?);

6 текст (констатирующая и распорядительная части);

7 подпись руководителя;

8 количество экземпляров;

9 визы ознакомления

Формуляр приказа по личному составу:

1 наименование организации;

2 вид документа (ПРИКАЗ);

3 дата, номер;

4 место издания;

5 заголовок (о чем?);

6 текст (без констатирующей части);

7 основание к пунктам;

8 визы ознакомления

9 подпись руководителя;

10 количество экземпляров

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт управления гос. органа. Издаются предприятиями, организациями, министерствами, правительством, администра-циями городов и районов.

Распоряжения бывают длительного действия и касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. В констатирующей части указывают цель или причину распоряжения, в распорядительной части, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ: (от 0 положения прописными буквами), - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать формулировки: в соответствии, в связи, в целях. Исполнителями могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагается контроль за исполнением.

Формуляр распоряжения:

1 наименование организации;

2 вид документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);

3 дата, номер;

4 место издания;

5 заголовок (о чем?);

6 текст (констатирующая и распорядительная части);

7 подпись руководителя;

8 визы согласования.

УКАЗАНИЕ – распорядительный документ, издаваемый органами гос. управления по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командировок, наложении взысканий.

Текст состоит из 2 частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и

обычно начинается формулировками: Во исполнении, В целях, В соответствии.

Распорядительная часть начинается словами ОБЯЗЫВАЮ: или ПРЕДЛАГАЮ: от 0 положения прописными буквами. Текст распорядительной части делится на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме:

ПРЕДЛАГАЮ:

Исполнитель в д. п. – действие – срок исполнения;

ОБЯЗЫВАЮ:

Исполнитель в р. п. – действие – срок исполнения.

В последнем пункте возлагается контроль за исполнением документа на должностное лицо (указываются должность, И. О.Ф.).

Датой указания является дата подписания.

Формуляр указания:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения;

4 вид документа (УКАЗАНИЕ);

5 дата, номер;

6 место издания;

7 заголовок (о чем?);

8 текст (констатирующая и распорядительная части);

9 подпись руководителя;

10 визы согласования

ПОСТАНОВЛЕНИЕ – распорядительный документ высших органов гос. власти. Различают постановления, которыми решаются орг. вопросы деятельности комиссии, комитетов и постановления, адресуемые для исполнения другим органам, предприятиям, учреждениям, должностным лицам.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные), принимают постановления обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера. (Предложить, Рекомендовать)

В постановлениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто постановления утверждают различные нормативные документы.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части, которая начинается словом ПОСТАНОВИЛИ: от 0 положения прописными буквами, а затем делится на пункты.

Подписывается постановление председателем коллегиального органа и секретарем.

Формуляр постановления:

1 наименование организации;

вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ);

3 дата, номер;

4 место издания;

5 заголовок (о чем?);

6 текст (констатирующая и распорядительная части);

7 подписи председателя и секретаря;

8 визы согласования

РЕШЕНИЕ – распорядительный документ коллегиального органа управления на конкретном предприятии.

Решения могут издавать несколько неоднородных организаций.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части.

В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают его название, дату, номер, заголовок.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ: на отдельной строке от 0 положения прописными буквами.

Распорядительная часть может делиться на пункты, где указывают исполнителя – действие – срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, они не вправе изменять содержание текста.

Датой решения является дата принятия документа на заседании коллегиального органа.

Формуляр решения:

1 наименование организации;

2 вид документа (РЕШЕНИЕ);

3 дата, индекс;

4 место издания;

5 заголовок (о чем?);

6 текст (констатирующая и распорядительная части);

7 подписи председателя и секретаря

8 визы согласования

ВЫПИСКА – это копия какой-либо части подлинного документа. При выписке берется только та часть текста, которая нужна для работы.

Дата и индекс выписки соответствуют дате и индексу подлинного документа, независимо от даты оформления выписки.

В выписке из приказа констатирующая часть пишется полностью, а затем дословная запись нужного абзаца.

В выписке из протокола обязательно пишется вводная часть, включая повестку дня, а затем – дословная запись нужного абзаца.

Выписки заверяются заверительной надписью Верно через 3 интервала ниже реквизита подпись.

Личная подпись руководителя в выписке отсутствует, ставится личная подпись только лица, заверившего выписку.

Формуляр выписки из документа:

1 наименование организации;

2 вид документа (ВЫПИСКА ИЗ…);

3 дата, номер те же, что у подлинного документа;

4 место составления;

5 заголовок (о чем?);

6 часть текста;

7 подпись без личной росписи руководителя;

8 заверительная надпись Верно

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

АКТ – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие и содержащий выводы, рекомендации, предложения составителя.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом.

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами с указанием документов, подтверждающих их полномочия. Поводы для составления акта могут быть различными. Акты ликвидации, приема-передачи, проведения испытаний, уничтожения дел, списания, инвентаризации, несчастных случаев, аварий и т. п.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписавшими документ. Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие другие денежные сведения). Акт может утверждаться распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Перед текстом в акте имеется заголовок, начинающийся с предлога О или Об, где пишут название или краткое содержание актируемого события, факта: О списании, Об уничтожении, О проверке.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Вводная часть строится по схеме:

Основание:

Составлен комиссией в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

Основание печатается от 0 положения, после него ставится двоеточие и от 2 положения табулятора пишется наименование распорядительного документа в и. п., его дата, номер и заголовок.

Основание: приказ генерального директора от 01.01.2001 г. № 25 «О проведении инвентаризации на складе».

С новой строки от 0 положения пишется слово составлен с прописной буквы, ставится двоеточие, и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии по алфавиту, пронумерованными арабскими цифрами через 1,5 интервала.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируются факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений делается отметка сразу после текста.

В конце текста под отметкой о наличии приложений указывается количество экземпляров в соответствии с нормативными правилами и практической необходимостью, место нахождения каждого из них.

Составлен в 3-х экземплярах:

1 экз. – в дело № 12-02

2 экз. – в бухгалтерию

3 экз. – в налоговую инспекцию

Акты подписываются всеми лицами, принимавшими участие в его составлении без указания должностей.

При наличии замечаний акт визируется отметкой: Замечания прилагаются.

С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом ставится отметка:

С актом ознакомлены:

00.00.2002

Формуляр акта:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения;

4 вид документа (АКТ);

5 дата, номер;

6 место издания;

7 заголовок (чего?);

8 гриф утверждения;

9 текст;

10 приложение;

11 подписи всех лиц, указанных в вводной части, без указания должностей в алфавитном порядке;

12 гриф согласования или визы согласования

ПРОТОКОЛ – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата начала и окончания через тире: 20.11. – 25.11.2002.

Номер протокола – порядковый номер в течение календарного года.

Если протокол подлежит утверждению, то ставится гриф утверждения.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Текст полной формы протокола состоит из вводной и основной части.

Вводная часть имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова председатель, секретарь, присутствовали – пишется в от 0 положения с прописной буквы. Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших пишут в и. п. от 2 положения табулятора, перед ними ставят тире.

Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных располагают в алфавитном порядке в одну строку через запятую через 1 интервал. Отдельно приглашенные, отдельно члены комиссии. Если их больше 15 человек, то указывают общее количество, а в скобках пишут (регистрационный лист прилагается). После фамилии приглашенного в скобках указывают название учреждения.

Вводная часть текста заканчивается повесткой дня от 0 положения табулятора, после фразы ставят двоеточие и через 2 интервала с красной строки перечисляются вопросы повестки дня, пронумерованные арабскими цифрами. Вопросы располагаются по степени важности и сложности. Каждый вопрос конкретизирован, не должно быть вопроса, сформулированного словом «Разное».

Основная часть строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ – по каждому вопросу повестки дня отдельно. Слова пишут от 0 положения прописными буквами.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если их несколько, после слова ставят двоеточие. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в и. п., ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада. Если текст доклада застенографирован или предоставлен докладчиком, то вместо содержания пишут – Доклад прилагается.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут выступавших в и. п. (в скобках указывают должности), после тире с прописной буквы пишут содержание выступления. Если выступающий представляет текст, то после тире указывается – Выступление прилагается.

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме. Вместо слов вопрос – ответ пишут в и. п., ставят тире и затем содержание вопроса или ответа.

– Были ли приняты меры для…?

Слово ПОСТАНОВИЛИ печатают через 2 интервала ниже текста. Если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то оно должно делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, и каждый печатается с красной строки. Постановляющая часть оформляется по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В данном случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагаться к протоколу. При выборах в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протокол подписывает председатель и секретарь, если есть президиум, то члены президиума. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления под роспись.

Формуляр протокола:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения;

4 вид документа (ПРОТОКОЛ);

5 дата заседания, номер;

6 место составления;

7 заголовок (чего? - наименование коллегиального органа);

8 гриф утверждения;

9 текст вводной и основной части;

10 подписи (минимум две);

11 гриф согласования или визы согласования

ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки бывают информационные и отчетные (по результатам командировки). Информационная докладная записка о ходе выполнения работ представляется руководителю постоянно.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние и внешние.

Датой документа является дата ее подписания.

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки четко делится на 2 части:

- констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация;

- выводы, предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок (О чем?).

Формуляр докладной записки:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения;

4 вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

5 дата, номер;

6 место составления;

7 адресат

8 заголовок (о чем?);

9 текст;

10 приложение;

11 подпись составителя

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ (ПОЯСНИТЕЛЬНЯ) ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка, являющаяся приложением к основному документу (как правило, к отчету или плану), поясняющая и дополняющая его, оформляется на общем бланке предприятия. Подписывает такую записку руководитель. Составляется в необходимом количестве экземпляров.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, ситуации, поступки, составляются отдельными работниками в одном экземпляре. Они могут оформляться от руки, подписываются составителем, воспроизводят те же реквизиты, что и во внутренней докладной записке.

Объяснительные записки не подлежат регистрации.

Формуляр объяснительной записки:

Те же реквизиты, что и у докладной записки.

4 вид документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА)

СПРАВКА – документ, подтверждающий какие-либо события или факты.

Справки бывают 2 видов:

1 с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2 выдаваемая заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющая какой-либо юридический факт – справки личного характера.

Служебные справки составляются по указанию руководителя для информации о выполнении поручений и представляются в установленные сроки.

В справке фиксируются сведения определенного отрезка времени. Заголовок может содержать период времени или дату, на которую приходятся сведения, приведенные в документе «О … за 1 квартал 2002 г.».

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательной проверки сведений, могут приводиться таблицы. Если справка содержит сведения финансового характера, то кроме руководителя ее подписывает главный бухгалтер. Подписи скрепляются печатью.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляется как и на других информационно-справочных документах, но не указывается почтовый адрес.

В тексте излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, приводятся конкретные данные. Выводы и предложения составителя в справке не даются в отличие от докладной записки.

Справки личного характера – это наиболее многочисленная группа справок, которая выдается ежедневно.

При составлении их применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Отличием таких справок является то, что адресат может быть перемещен во вторую часть текста, где обычно указывают название организации, куда она представляется. Текст начинается с указания Ф. И.О. лица, о котором сообщают сведения, при этом фамилия печатается прописными буквами. Переменные данные могут вписываться в трафаретную форму от руки.

Формуляр справки:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения (для внутренних справок);

4 вид документа (СПРАВКА)

5 дата, номер;

6 место составления;

7 заголовок (о чем?);

8 адресат;

9 текст;

10 приложение (если есть);

11 подпись (две подписи, если сведения носят финансовый характер);

12 печать

ТЕЛЕГРАММА – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

Телеграммы бывают с текстом в один пункт, с аналогичным текстом в разные пункты, фототелеграммы (передача чертежей, рисунков), схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, телеграмма на специальном бланке.

Телеграмма, адресуемая в разные пункты, печатается в нужном количестве экземпляров. На каждом экземпляре в реквизите адресат указывается только один из пунктов назначения.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности. По срочности телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственная, срочная, международная, обыкновенная (срочность не указывается). Категория срочности указывается перед адресатом.

Телеграмма состоит из 2 частей, разделенных чертой:

Первая (над чертой) – передается по телеграфу и оплачивается;

Вторая (под чертой) – не передается по телеграфу и не оплачивается.

Первая часть содержит следующие реквизиты: отметка о категории, адресат, текст, должность, Ф. И.О. лица, подписавшего телеграмму. Печатается прописными буквами через 2 интервала. Каждый реквизит начинается с новой строки без абзаца. Адресат от текста отделяют 3-4 интервалами. Текст излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается на лицевой стороне бланка без переносов слов, исправлений.

Знаки препинания используются по мере необходимости и указываются словами: ТИРЕ, ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ВОСКЛИЦАТЕЛЬНЫЙ, ВОПРОСИТЕЛЬНЫЙ, также словами печатают арифметические действия и знаки, используемые с цифрами: ПЛЮС, МИНУС, ДЕЛЕНИЕ, УМНОЖЕНИЕ, РАВНО, ПРОЦЕНТ, ПАРАГРАФ, НОМЕР.

В ответных телеграммах перед текстом указывают номер (НР) документа, на который дается ответ. Исходящий номер помещают в конце текста, поэтому цифровые данные, в том числе даты, в тексте указываются словами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера. Многозначные числа допускается печатать цифрами.

Во второй части указываются адрес и наименование организации-отправителя, должность и подпись лица, от имени которого телеграмма исходит, дата отправления и печать. Текст под чертой печатается обычным шрифтом.

Дата подписания телеграммы соответствует дате ее отправления. Международные телеграммы печатаются на русском и латинском шрифте.

Обычно телеграмма печатается в 3 экземплярах:

1 экз. – на телеграф;

2 экз. – в бухгалтерию;

3 экз. – в дело

Формуляр телеграммы:

Реквизиты см. в тексте.

ФАКС – это документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по специальным каналам связи. Он служит для передачи оперативной информации, так как документы, передаваемые по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности.

Дополнительными данными, которые проставляются самим аппаратом, являются код отправителя, дата и время передачи, ее продолжительность, номер телефакса, с которого передана информация, количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация получена без искажений. В этом подтверждении получатель указывает код организации, номер телефакса, дата, время, продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (RESULTS – OK или NG (негатив).

ТЕЛЕФОНОГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, которые передаются по телефону и записываются получателем. Используется для передачи срочной информации и распоряжений.

Для передачи телефонограммы нужно:

- передавать краткую и срочную информацию
- проверять правильность записи повторным чтением;
- не передавать сложные тексты более 50 слов
- не использовать трудно выговариваемые и редкие слова
- записывать в специальном журнале (для приема телефонограмм) или оформлять машинописным способом с последующей регистрацией.
Составляется в 1 экземпляре, подписывается руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список учреждений и номера их телефонов.

Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи и должны немедленно передать ее для ознакомления руководителю или исполнителю.

Формуляр телефонограммы:

1 наименование организации-отправителя;

2 вид документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

3 дата, номер;

4 место составления;

5 адресат;

6 текст;

7 подпись

8 Ф. И.О., должность передавшего, номер телефона, время передачи;

9 Ф. И.О., должность принявшего, номер телефона, время приема.

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ – оформляется на работников, направленных в командировку, для удостоверения полномочий командированного лица и подтверждения факта пребывания в пункте назначения в определенный период времени.

Командировочное удостоверение является финансовым документом, поэтому отметки о сроках пребывания сопровождаются подписями и печатями. Оформляется после издания приказа о командировании, регистрируется в специальном журнале.

Тест делится на вводную и основную часть. Вид документа (КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ) и вводная часть оформляется в верхнем правом углу от 4 положения табулятора. В вводной части указывается Ф. И.О., должность лица, направляемого в командировку, пункт назначения.

Отступив 3 интервала, от 0 положения печатаем основной текст: срок командировки, основание командировки (приказ или распоряжение директора), данные паспорта командируемого, подпись руководителя.

Ниже оформляются отметки о прибытии в пункты назначения, на которых обязательно проставляется печать соответствующей организации.

На оборотной стороне составляется авансовый отчет по затраченным денежным средствам.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА – обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-либо, уведомления о чем-нибудь. Они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.

Текст служебного письма должен быть простым, т. е. освещать один вопрос. Тон письма должен быть нейтральным. Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью текста, слова должны точно отражать смысл. Письмо должно освещать один вопрос.

При составлении письма используют специальный бланк для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает 10 строк, его оформляют на формате А5, заголовок при этом не пишется, текст печатается через 1 интервал.

Название вида документа (ПИСЬМО) не пишется, исключение составляют ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО и ПРЕТЕНЗИЯ.

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной части. В вводной части указываются причины составления письма, в основной части формулируется его основная цель – предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п. Текст письма обычно не превышает 1 страницы.

Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), указать адрес, приложения (если они есть), должность, Ф. И.О. подписывающего, свою фамилию и номер телефона (исполнитель).

Письмо оформляется минимум в 2 экземплярах.

Письма, отправляемые из организации, делятся на две группы – инициативные и ответные.

- ИНИЦИАТИВНЫЕ ПИСЬМА – это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу к адресату в решении каких-либо вопросов.
- ПИСЬМА-ОТВЕТЫ – в документе излагают принятие или отказ от предложения, поставленного в инициативном письме, выполнение просьбы, поэтому ответ должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументирован. Письмо-ответ должен содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на которое дается ответ.
Письма, содержащие информацию, не требующую ответа, можно разделить на:

- СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Начинаются словами: Направляем, Посылаем, Возвращаем, Прилагаем, Представляем на утверждение (согласование).
- ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям, может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, способ проезда и т. п.
- ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии, пропагандируют деятельность организаций, продукцию.
- РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров, в конце текста может быть указан адрес и телефон для справок. Цель письма – побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
- ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – составляется для конкретного адресата, часто оно является ответом на запрос. Начинается словами: Ставим Вас в известность…, Сообщаем Вам о …, Извещаем Вас о ….
-ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что составленный ранее документ остается в силе, может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор, и начинается словом Подтверждаем.
- ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или проведения мероприятия, и начинается словом Напоминаем. Письмо направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА составляются при заключении и выполнении контрактов. В них покупатель обращается к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения (оферту) на поставку товара. Ответы продавцов (акцепт), рекламации, ответы на рекламации, договорные, кредитные и гарантийные письма – все это является коммерческой перепиской..
- ГАРАНТИЙНЫЕ ПИСЬМА – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или представление чего-либо. В этом письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую функцию. Гарантийное письмо должно иметь две подписи – руководителя и главного бухгалтера, на них проставляется печать.
- РЕКЛАМАЦИОННЫЕ (ПРЕТЕНЗИОННЫЕ) ПИСЬМА – посылают предприятия-покупатели в адрес организации-поставщика. В тексте указываются требования, предъявляемые автором претензии (заявителем): возмещение убытков, нанесенных невыполнением или нарушением контракта другой стороной (контрагентом), подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Общая сумма претензии выносится в заголовок к тексту. Рекламация (претензия) должна иметь копии документов, подтверждающих такие факты, они оформляются как приложения к основному документу – письму.
- КРЕДИТНЫЕ ПИСЬМА – используют при заключении контрактов с иностранными партнерами, в них продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного счета и гарантиями банка оплаты товаров или услуг.
- ДОГОВОРНЫЕ ПИСЬМА – это разновидность сопроводительных писем, которое подтверждает факт отправки коммерческого договора.

«Направляем подписанный с Вашей стороны договор №___ от ____2002. Справка о финансировании будет выслана …

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор от _______№____ на 3 л., в 3 экз.»

ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМИ ФИРМАМИ

При подготовке писем иностранным партнерам необходимо учитывать, что они составляются по иным правилам. На деловые письма существует международный стандарт ИСО.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов. Письма печатают на бланке с полями 2,54 мм (1 дюйм).

В левом верхнем углу (или в центре) располагается эмблема и наименование фирмы. Если компания малоизвестна, то после наименования организации указывается ее профиль деятельности (Организация туристических туров; Операции с ценными бумагами; Продажа недвижимости и т. д.). Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер декларации или регистрационной лицензии.

Адрес организации состоит из расположенных построчно:

- И. Фамилия получателя;

- наименование компании;

- номер дома, улица;

- город;

- штат (графство) или почтовый округ;

- страна.

Текст печатается от 0 положения (современный вариант) или с красной строки (классический вариант). Делится на абзацы, которые отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. При написании писем все чаще используется открытая пунктуация, т. е. без запятых.

После текста личная подпись автора, ниже – расшифровка, на следующей строке – должность.

В официальной переписке текст письма может заканчиваться сокращением RSVP (пожалуйста, ответьте).

Формуляр письма:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 адрес организации (почтовый, телеграфный, номер телефона, факса, электронный адрес);

4 вид документа (только ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО и ПРЕТЕНЗИЯ);

5 коды по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

6 дата, номер;

7 ссылка на номер и дату входящего документа;

8 гриф ограничения доступа (для коммерческой корреспонденции);

9 адресат (не более 4-х адресов);

10 заголовок (для формата А4);

11 текст;

12 приложения;

13 подпись;

14 печать (если нужно);

16 Ф. И.О. исполнителя, номер его телефона;

17 инициалы машинистки, количество экземпляров

КОММЕРЧЕСКИЙ ДОГОВОР – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Является основным правовым документом.
Характер сделки, условия и сроки поставки, транспортировки, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это находит отражение в контракте.

Заключение контракта обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты, где излагаются основные условия сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами может происходить почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной связью.

Затем представляется проект контракта, который подписывается обеими сторонами.

При составлении контракта и его заключении нужно уделять внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договора, проверять правильность написания юридических адресов.

Коммерческие договора хранятся 5 лет после окончания срока договора (при условии завершения ревизии), с иностранными фирмами – 10 лет.

Формуляр коммерческого договора:

1 вид документа (ДОГОВОР);

2 дата, индекс;

3 место составления;

4 заголовок (о чем?);

5 текст (делится на части, пронумерованные цифрами):

Вводная часть: наименование сторон (полное и краткое), должности, Ф. И.О. лиц, указание их полномочий.

Основная часть:

- предмет договора: изложение порядка рассмотрения вопросов.

- условия и сроки поставки, перевода, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации.

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета.

- порядок приема-сдачи выполненных работ.

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств).

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства.

- переход права собственности и риски.

- порядок разрешения споров.

- общий срок действия договора (максимум 1 год).

- юридические адреса сторон.

- подписи должностных лиц и печати фирм

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). Заключается договор в письменной форме и должен соответствовать требованиям ТК РФ.

При заключении договора рекомендуется указывать следующие основные условия:

- место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, структурное подразделение);

- конкретная работа в соответствии с квалификацией по определенной профессии, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой договор;

- оплату труда;

- обязанности предприятия по обеспечению охраны труда

Кроме этого договор может содержать дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон: испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации, дополнительный отпуск, соблюдение коммерческой тайны, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

- основания увольнения работника;

- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

- введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьями ТК.

Договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочный); на определенный срок не более 5 лет (срочный); на время выполнения определенной работы.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником. Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников, либо формироваться в отдельное дело по алфавиту фамилий и храниться 75 лет.

Формуляр трудового договора:

1 вид документа (ТРУДОВОЙ ДОГОВОР);

2 дата, индекс;

3 место составления;

4 текст (делится на части, пронумерованные цифрами):

Вводная часть: наименование сторон (полное и краткое), должности, Ф. И.О. лиц, указание их полномочий.

Основная часть:

- общие положения ( название структурного подразделения, профессии, подчинение, вид договора – срочный или бессрочный, по основному месту работы или совместительству, срок действия, срок испытания)

- обязанности сторон

- режим рабочего времени

- оплата труда

- режим отдыха

- другие условия

- юридические адреса предприятия и подпись руководителя организации, печать

- паспортные данные работника, адрес регистрации, личная подпись

ДОГОВОР О ПОЛНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ – может быть заключен предприятием, учреждением, организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой и применением в процессе производства переданных им ценностей. Перечень таких должностей и работ, а также типовой договор о полной материальной ответственности утверждаются в порядке, определяемом законодательством.

ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ХАРАКТЕРА

К документам личного характера относятся:

1 обращения граждан (предложения, заявления, жалобы);

2 автобиография;

3 резюме;

4 характеристика;

5 расписка;

6 доверенность;

7 заявление по личному составу.

Предложения служат для того, чтобы обратить внимание на необходимость совершенствования работы учреждений и рекомендовать пути решения определенных задач.

Заявления направлены на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан, в нем не предлагаются решения проблемы.

Жалобы составляются, когда речь идет о нарушении прав и интересов граждан. Запрещается направлять жалобы для разрешения тем лицам, на которых жалуются

При работе с обращениями граждан нужно соблюдать типовые сроки рассмотрения данных документов (до 1 месяца), правила регистрации (порядковый номер и первая буква фамилии обратившегося – 145/А), при повторном обращении вторичному документу присваивается новый индекс, но на самом документе ставится отметка «Повторно».

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника, составляется при приеме на работу, входит в состав личного дела. Автобиографию пишет сотрудник собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в хронологическом порядке в одном экземпляре.

Реквизиты автобиографии:

- вид документа (АВТОБИОГРАФИЯ);

- текст;

- дата, подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование (где, когда учился, в каком учебном заведении), с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, состав семьи, домашний адрес (по прописке и фактический), Ф. И.О. родителей, их домашний адрес, телефон.

Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве.

Реквизиты резюме:

1 вид документа (РЕЗЮМЕ);

2 Ф. И.О., почтовый адрес, контактный телефон;

3 Цель резюме: место, на которое претендует составитель.

4 текст;

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста, излагается по разделам: личностные качества, трудовая деятельность (в обратном хронологическом порядке), образование, начиная с высшего, специальные знания, семейное положение, хобби.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляет администрация и общественные организации предприятия по просьбе работника или по запросу других организаций в двух экземплярах.

Реквизиты характеристики:

1 вид документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

2 текст;

3 подписи, дата, печать.

Текст состоит из двух частей:

1 Вводная, где указывается Ф. И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на данном предприятии. Данные вводной части характеристики могут оформляться от 4 положения табулятора столбиком.

2 Основная, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Завершающая фраза: «Характеристика выдана для предъявления…»

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью. Если характеристика утверждается общественной организацией или трудовым коллективом, то дается ссылка на дату и номер протокола заседания, собрания.

Расписка – документ, в котором гражданин подтверждает факт получения чего-либо. Оформляется в одном экземпляре от руки в произвольной форме. Указывается вид документа (РАСПИСКА), Ф. И.О. гражданина, данные его паспорта, текст, дата и личная подпись получателя. Количество предметов и денежные суммы пишутся цифрами и прописью в скобках.

Доверенность – документ, который организация или частное лицо выдает должностным лицам на получение товарно-материальных ценностей, а также на выполнение определенных процессуальных действий (представительство в суде, пользование автомобилем).

В зависимости от того, кем оформляются полномочия, доверенности подразделяются на официальные или личные. В доверенности обязательно должен быть указан срок действия, реквизиты документа, удостоверяющего личность, содержание поручения (что доверяют), подпись доверителя, заверенная печатью.

Официальную доверенность выдает бухгалтерия в одном экземпляре под расписку лицу, которому поручается получение ценностей, оформляется такая доверенность на трафаретном бланке.

Личную доверенность пишут от руки в одном экземпляре, подпись доверителя заверяет должностное лицо своей подписью, на которую ставится печать.

Формуляр официальной доверенности:

1 вид документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2 полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес;

3 дата выдачи доверенности;

4 номер;

5 срок действия доверенности;

6 должность, Ф. И.О. лица, которому доверяется получить ценности;

7 серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности;

8 наименование организации, в которой будет предъявлена доверенность и документ, являющийся основанием;

9 содержание поручения;

10 образцы подписи получателя доверенности;

11 подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации;

Формуляр личной доверенности:

1 вид документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

2 Ф. И.О. лица, выдавшего доверенность, данные его паспорта;

3 содержание доверенности;

4 наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

5 Ф. И.О лица, которому выдана доверенность, данные его паспорта;

6 дата выдачи доверенности, подпись лица, выдавшего доверенность;

7 должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

8 дата удостоверения подписи, печать

Заявление по личному составу – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Заявление работник пишет от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке предприятия в одном экземпляре. Заявление имеет реквизиты: адресат (кому направлено), чье заявление, вид документа, текст, дата, подпись. Заявление по личному составу является первичным документом и служит основанием для составления приказов по л/с.