Российское открытое акционерное общество энергетики и электрификации «ЕЭС России»
Автоматизированная система ведения отраслевого тезауруса
наименование системы
АС "Тезаурус»
сокращенное наименование системы
Руководство эксперта
Назначение и условия применения
Настоящее руководство содержит описание работы с базой данных АС «Тезаурус» с использованием доступа через Web-браузер пользователей, выполняющих роль эксперта по определенным областям (разделам) тезауруса.
Для выполнения операции экспорта информации на рабочей станции пользователя д. б. установлено программное обеспечение Excel.
УСЛОВИЯ ДОСТУПА:
Всем по умолчанию предоставляется доступ только к терминам, принятым к применению решением Редакционной комиссии.
К терминам, имеющим иной статус (исключенные, запрос), имеют доступ только эксперты и члены Редакционной комиссии по паролю, который надо ввести, задав "Вход в систему".
РЕЖИМЫ ПОИСКА:
Наименование - поиск термина по заданному значению или части значения, которое может быть в любом варианте наименовании: полном, кратком, синониме, международном.
Аббревиатура - поиск термина по заданному значению или части значения русской аббревиатуры термина.
Документ - поиск термина по заданному наименованию или части наименования документа, регламентирующего термин и его определение.
Раздел - поиск термина по заданному ключевому слову, содержащемуся в наименования раздела.
Международная аббревиатура - поиск термина по заданному значению или части значения международной аббревиатуры термина.
Точное наименование раздела - поиск термина по выбранному одному или нескольким разделам тезауруса.
Поиск по всем полям - поиск термина по заданному значению или части значения, которое может быть в любом из полей регистрационной карточки термина.
Возможен поиск по сочетанию значений нескольких полей.
На экране отображается одна страница представления (списка) терминов.
На экране отображается одна страница представления (списка) терминов Для листания страниц прямом и обратном направлениях служат кнопки 
и 
.
Информация по всем найденным терминам может быть с охранена в Excel-файле 
.
В случае "нештатных" запросов обращаться к Администратору системы ведения тезауруса.
Предложение нового термина
Предложения по включению нового термина может направить любой пользователь.
Для этого следует открыть пустую форму (кнопка 
) и внести в соответствующие поля все известные данные.
Обязательно укажите область (одну или несколько), в которой, по Вашему мнению, следует применять данный термин.
В поле "Примечание" можете привести любые комментарии.
Также в поле "Примечание" необходимо указать номера своих контактных телефонов и адрес электронной почты, по которым соответствующий эксперт сможет связаться с автором предложения.
На каждый термин заполняется отдельная форма.
Основные правила заполнения полей
Каждый реквизит должен быть записан в своем поле. Предлагаемые термины не должны противоречить ранее принятым. В тех случаях, когда действующими документами регламентировано применения одной и той же полной формулировки для наименования терминов, обозначающих принципиально различные понятия, то каждое такое толкование регистрируется в отдельной форме как самостоятельный термин. При этом, в поле «Примечание» следует указать сферу применения термина именно в таком значении. Определение:· должно раскрывать суть термина, а не перечислять примеры его применения;
· не должно содержать дополнительных пояснений, для которых предназначено поле «Примечание»;
· не должно отражать лишь частный случай при общей формулировке самого термина.
Документ:· Для каждого термина обязательно должна быть ссылка на регламентирующий документ, либо упоминание о собственном авторстве.
· Недопустимы ссылки на несколько документов. Должен указываться лишь один наивысшего уровня.
· Ссылка на документ должна содержать наименование документа, дату утверждения и наименование инстанции, утвердившей документ, без уточнения страниц, разделов, приложений и т. п..
Предложение по коррекции действующего термина
Предложения по изменению ранее принятого термина может направить любой пользователь.
Действия:
· Открыть карточку выбранного термина.
· Нажать на кнопку "Предложение". Откроется точная копия регистрационной карточки термина, но со статусом "Запрос".
· Отредактировать содержание карточки. В поле "Примечание" указать свои контактные реквизиты.
· Нажать на кнопку "Сохранить".
· Ваше предложение будет записано в БД для дальнейшей обработки в соответствии с установленным регламентом прохождения запроса.
· В случае положительного решения с заменой значения статуса на «Принять» в родительском документе изменение значения статуса на "Исключить" произойдет автоматически.
До решения Редакционной комиссии действует ранее принятая редакция термина!
В этом же режиме соответствующим профильным экспертом производится устранение обнаруженных орфографических ошибок, опечаток и других подобных дефектов.
Изменение поля «Статус» в такой карточке производится по согласованию с секретарем Редакционной комиссии в рабочем порядке.
Экспертиза термина
Экспертизу термина могут осуществлять:
· профильный эксперт;
· эксперт-лингвист;
· эксперт-правовед.
Каждому из экспертов предоставляется возможность изложить свои комментарии в определенном поле области эксперта.
Итог экспертизы подводит профильный эксперт, которому дано право заполнения поля «Заключение». Этот эксперт и представляет термин на рассмотрение Редакционной комиссии. При наличии нескольких профильных экспертов согласование их действий производится в обычном рабочем порядке.
Поля регистрационной карточки, доступные экспертам.
В соответствии с системными настройками доступ на редактирование полей предоставляется профильным экспертам лишь по терминам закрепленным за ними разделов.
Приложение 1.
Расположение и назначение функциональных кнопок
Приложение 2.
Правила заполнения полей
Поле | Указание по заполнению |
Полная формулировка термина | Заполнение обязательно. Не допускается в этом же поле представлять краткую форму записи или аббревиатуру. |
Краткая формулировка термина | При отсутствии таковой пропускается. При сохранении карточки в это поле автоматически копируется полная формулировка. |
Определение термина | Заполнение обязательно. Определение должно отражать ключевые отличительные признаки термина. Не допускается более одного определения, сокращения, перечисление возможных значений, вариантов применения, дополнительных разъяснений и т. п. В случае различных трактовок одного и того же термина, обусловленных особенностями его применения в различных областях деятельности, в этом поле дается его общее или основное определение, а все особенности (в т. ч. иные определения, имеющие ограниченное применение) отражаются в поле «Примечание». |
Синонимы | При наличии таковых может указываться список всех допустимых значений. В качестве разделителя используется запятая или точка с запятой. |
Аббревиатура | При наличии таковых может указываться список всех допустимых значений. В качестве разделителя используется запятая или точка с запятой. |
Примечание | В этом поле может быть представлен текст, поясняющий определение, а также иные определения, имеющие ограниченное применение. В этом же поле указываются контактные реквизиты пользователя, направившего предложения по терминологии. В случае принятия данного термина эти реквизиты удаляются. Реквизиты автора запроса (предложения) могут быть сохранены в поле «Комментарий профильного эксперта». |
Международные аббревиатуры и синонимы | Отдельные поля. При наличии таковых в каждом из них может указываться список всех допустимых значений. В качестве разделителя используется запятая или точка с запятой. |
Недопустимые (НТД) формулировки | В этом поле приводится примеры формулировок, фактически применяемых вместо установленного термина. Такие формулировки могут содержаться в самом регламентирующем документе. |
Документ | Точное официальное наименование и реквизиты (по установленной форме) только одного документа самого высшего ранга, который устанавливает формулировку термина и его определение. |
Раздел | Раздел тезауруса. Выбирается по меню. |
Ведет | Организация, ответственная за ведение термина. Выбирается по меню. |
Заключение | Выбирается по меню. Правом редактирования обладает профильный эксперт. |
Эксперт | Заполняется автоматически. Фиксируется профильный эксперт, отредактировавший заключение. |
Комментарий профильного эксперта | Обоснование заключения. Свободный текст на усмотрение эксперта. В этом поле могут быть сохранены реквизиты автора запроса (предложения). |
Комментарий эксперта-лингвиста | Свободный текст на усмотрение эксперта. |
Комментарий эксперта-правоведа | Свободный текст на усмотрение эксперта. |
Статус | Статус термина. Выбирается по меню. Режим редактирования доступен только администратору системы ведения. |
Приложение 2.
Типовые ошибки при заполнении формы.
1. Определения многих терминов:
· не раскрывают суть, а лишь перечисляют примеры их применения (Кредиторская задолженность).
· отражают лишь частные случаи при общих формулировках самого термина (регламент, ресурс).
· кроме определения содержат объемные пояснения (Единая национальная (Общероссийская) электрическая сеть, регламент, целевые инвестиционные средства).
· содержат термины и аббревиатуры, противоречащие терминам и аббревиатурам других разделов (Оптовый рынок электрической энергии (мощности), стоимостной баланс ФОРЭМ).
2. При многих терминах отсутствуют ссылки на регламентирующие документы (Раздел 4. «Бизнес-планирование. Финансы. Финансовая отчетность»).
3. Приводятся ссылки не несколько документов. Должен указываться лишь один наивысшего уровня (Постановление Правительства от 01.01.01 года № 000 "О реформировании электроэнергетики Российской Федерации"; Концепция Стратегии РАО "ЕЭС России" на г. г. "5+5).
4. Используются разные формулировки одних и тех же документов (Приказ Общества от 28.04.04 № 000, Приказ Председателя Правления "ЕЭС России" от 01.01.01 г. № 000, Приказ "ЕЭС России" от 01.01.01г.№ 000).
5. Встречаются одни и те же термины с разными определениями и ссылками на разные документы (комплект, комплекс).
6. В ходе экспертизы происходит несанкционированная коррекция определения с сохранением, при этом, ссылки на регламентирующий документ (геотермальная электростанция, данные испытаний).
7. Многие понятия не являются терминами и не подлежат включению в тезаурус (наименования программных комплексов, отдельных документов, расшифровки аббревиатур и т. п.).
Ошибки в форматировании электронной таблицы пакетного запроса:
· Термин, его определение и регламентирующий документ не разнесены по отдельным колонкам.
· Несколько терминов содержатся в одной строке или ячейке.
· В одном слове используются символы разных регистров (рус./лат.), имеющие одинаковые начертания.
· Используется разное количество пробелов–разделителей.
· Применено различное форматирование ячеек и строк.
Такие ошибки делают невозможными автоматический ввод информации в базу данных!
