Инструкция Оформление Подарочного Сертификата для ОП от 27.04.12

Утверждаю Генеральный директор УК Сети агентств «1001 Тур» __________ «27» апреля 2012г.

www.1001tur.ru

______________________________________________________________________________________

Инструкция

Оформление Подарочного Сертификата для ОП от 27.04.12

Продажа Подарочного Сертификата.

1.  Каждый Подарочный Сертификат (П. С.) заполняется на определенную сумму, но не более 100 (ста) тысяч рублей на один П. С. В случае, если клиент желает оформить П. С. на большую сумму, выписывается несколько П. С. с разбивкой общей суммы покупки на несколько сертификатов.

2.  имеет уникальный порядковый номер. в каждом из ОП необходимо по порядку их номеров во избежание путаницы в дальнейшем учете.

3.  П. С. заполняется в соответствии с установленным образцом, с обязательным заполнением суммы цифрами и прописью. Во избежание подделок суммы цифрами и прописью пишутся строго с начала строки, крупно, разборчиво, сумма прописью начинается с заглавной буквы. Оставшееся на строке справа от текста свободнее место прочеркивается двойной горизонтальной чертой до конца строки.

4.  Дата выдачи П. С. должна совпадать с датой начала его действия. Окончание действие сертификата – 1 (один) год с момента начала действия (даты выдачи). заверяется подписью Руководителя ОП или лицом, его замещающим, с указанием , заверенной круглой печатью «Тур-Проект» (проставляется бухгалтерией при выдаче П. С.). На оборотной стороне П. С. в обязательном порядке также расписываемся, ставим дату выдачи (текущую дату) и свою печать («Тур-Проект», «Тур-Центр», «Тур-Сервис»). Исправления не допускаются!

5.  При продаже П. С. пробиваем кассовый чек на каждый выданный сертификат и обязательно прикрепляем чек степлером к снять 2 ксерокопии П. С. вместе с чеком. Одну ксерокопию оставляем в ОП в специальной папке, вторую в тот же день необходимо выслать по факсу в бухгалтерию ЦО (с проверкой прохождения факса) и передаем ее с деньгами за П. С. и торговой выручкой в Ц. О. курьером не позднее следующего дня. Аналогично оформляется продажа сертификата с оплатой кредитной картой (2 чека: чек эквайринга + чек ККМ), или через платежный терминал (чек терминала).

6.  В случае продажи сертификата по безналичному расчету, выдача заполненных сертификатов клиенту осуществляется только после поступления денег на расчетный счет и только при предъявлении доверенности от юридического лица, оплатившего счет, в которой указаны количество подарочных сертификатов и их общая стоимость. (Исключения: компании «Заказ Подарка», «Дари Подарки», и прочие, которым отгрузка возможна по предъявлении платежки). На обороте всех оплаченных по безналичному расчету сертификатов, (кроме ПС для «Дари Подарки») ставится номер платежного поручения, дата поступления денег, а также печать и подпись руководителя ОП или лица, его замещающего. Номер и дату платежного поручения можно получить в Бухадминке, либо в бухгалтерии ЦО.

При продаже сертификатов по безналичному расчету с клиентом заключается договор и оформляется передаточный акт с реквизитами Продавца и Покупателя, списком ПС (№, сумма) и общей стоимостью, образцы которых лежит в папке «Документы» в Админке сайта. Необходимо получить от покупателя подписанный экземпляр акта передачи с печатью юр. лица-покупателя. Договор, акт и доверенность передаются в бухгалтерию.

7.  Для корпоративных клиентов возможны особые условия: При сумме более 200.000 рублей возможна скидка 3-5% на усмотрение руководителя ОП (согласовывать с Руководством Компании). Также, при сумме более 400.000 рублей возможно изготовление подарочных сертификатов с добавлением логотипа клиента. Еще важное преимущество для клиента – сертификаты, проданные в Москве, принимаются во всех городах, где есть представительства «1001 Тура».

8.  В случае, если клиент просит оформить доставку, к сумме заказа (или счета при безналичном расчете) добавляется стоимость доставки (200 рублей). В САМО сумма доставки добавляется к доходу 3% от продажи сертификата.

9.  За продажу П. С. ОП получает комиссию в размере 3% от суммы всех проданных сертификатов за месяц. Для учета продажи каждого П. С. в САМО создается безналичная заявка на сумму проданного (сумму проданных одному лицу) П. С., с комиссией 3%, ФИО туриста указываем «Подарочный сертификат» и туроператор «1001 Тур».

10.  П. С. должны быть занесены в Бухадминку сразу же после продажи. Входим в Бухсистему → Сертификаты→ Список доступных сертификатов → выбираем ПС по номеру и → Активировать и оформляем (Само, Сумма, Срок действия). В данном случае уже нет необходимости оформлять заявку в АДМИНКЕ как тур. После поступления выручки за сертификат в ЦО бухгалтер подтверждает приход денег по данной заявке.

11.  Хранение всех незаполненных П. С. осуществляется строго в сейфе. Контроль расходования и учета П. С. возлагается на руководителя ОП. необходимо отложить в качестве образца для будущих сверок, сообщив его номер Бухгалтерии, не используя его для оформления. Испорченные (неправильно заполненные) П. С. передаются курьером в Бухгалтерию ЦО.

12.  В случае маленького остатка сертификатов в ОП Руководитель ОП обязан запросить в бухгалтерии ЦО необходимое их количество.

Оплата Подарочным Сертификатом.

13.  К оплате принимаются сертификаты, выданные офисами продаж в Москве, в ЦО или нашими партнёрами в Москве и Санкт-Петербурге. ОП в г. Москва и МО не принимают к оплате сертификаты, выданные региональными офисами продаж в других городах!

14.  Если в ОП приходит клиент, изъявляющий желание оплатить туры или билеты посредством П. С., Руководитель ОП или лицо, его замещающее, обязан сверить новый бланк сертификата (незаполненный) с П. С. клиента. Никаких различий в размере бумаги, шрифте и т. д. не допускается! После этого внимательно проверяем правильное заполнение П. С., отсутствие исправлений, наличие подписей и оригинальных печатей продавца на обеих сторонах П. С., наличие подколотого к П. С. кассового (терминального) чека одного из ОП «1001 Тур» (в котором был продан данный сертификат). В случае оплаты сертификатов по безналичному расчету вместо кассового чека проверяем наличие на обороте сертификата номера и даты платежного поручения и подписи и печати офиса, продавшего данный П. С. был продан через фирму-партнера, кассового чека или № п/п может не быть; на обратной стороне сертификатов нового образца должны быть подпись и печать фирмы-партнера. В случае продажи сертификата одним из офисов продаж в г. Санкт-Петербург, на сертификате должна стоять печать 1001».

15.  Во всех случаях снимаем ксерокопию данного П. С. и высылаем ее в бухгалтерию ЦО. Внимание: следы стирания или вытравления исходного текста на сертификате отчетливо проявляются на ксерокопии белым фоном. В случае малейших подозрений в подлинности П. С., необходимо созвониться с Руководством Компании.

16.  Получив из бухгалтерии ЦО эту же ксерокопию, но уже с подписью и фамилией бухгалтера, как подтверждение сверки П. С. с оригиналом, подшиваем ксерокопию с подписью бухгалтера в соответствующую папку, и принимаем П. С. к оплате. Сертификат изымается у клиента, перечеркивается и затем передается в бухгалтерию ЦО для снятия с учета. На передаваемом сертификате обязательно указывается № заявки в САМО, по которой использован этот сертификат!

17.  При оплате тура сертификатом, ОП, оформляющий тур, получает комиссию по следующим правилам:

- если стоимость тура меньше или равна стоимости сертификата, разница клиенту не возвращается; ОП получает комиссию от тура за вычетом 3% + полную разницу между стоимостью П. С. и стоимостью тура;

- если стоимость тура больше стоимости сертификата, клиент обязан доплатить разницу в стоимости; ОП получает комиссию от тура за вычетом 3% от суммы П. С. + полную комиссию тура (без вычета 3%) от суммы доплаты за тур. На сумму доплаты в обязательном порядке пробивается чек и далее деньги передаются в ЦО в соответствии с общепринятой процедурой.

18.  В САМО продажа тура оформляется как обычно, с величиной комиссии, рассчитанной в соответствии с п.17 данной Инструкции.

19.  При предоставлении ПС туристом, как обычно оформляем тур в Бухсистеме, в строке Сертификат выбирается № ПС из списка существующих и вводится дата его предъявления – таким образом вы подтверждаете оплату ПС. После поступления оригинала П. С. в бухгалтерию ЦО, бухгалтер подтверждает данный приход.

20.  В случае, если ПС приняты и погашены, а тур клиенту не подтвержден и клиент настаивает на возврате, ему выписываются новый сертификат на ту же сумму и с тем же сроком действия, что и у изначального сертификата (по согласованию с Руководством Компании возможно продление срока действия П. С.)

21.  П. С., реализованный в Москве, может быть предъявлен к оплате тура в региональном офисе продаж.

П. С., реализованный в других городах, кроме г. Москва и Санкт-Петербург, не принимается к оплате в Москве.

Задачи бухгалтерии ЦО по работе с подарочными сертификатами.

22.  Сотрудник бухгалтерии, ответственный за учет П. С., обязан обеспечить хранение не выданных сертификатов. По запросам офисов бухгалтер осуществляет физическую отгрузку запрашиваемого количества П. С. в офис продаж, а также фиксирует данную операцию в Бухадминке в разделе «Отгрузка сертификатов».

23.  В случае маленького остатка сертификатов бухгалтер обязан подать заявку Секретарю на заказ новой партии П. С. (обычно 100 штук), сообщив номер последнего напечатанного П. С. для сохранения верной нумерации.

24.  В случае отгрузки П. С. не в наши офисы, а в партнерские организации (например «Дари Подарки»), бухгалтер обязан заполнить в отгружаемых сертификатах суммы и поставить подпись и печать на лицевой стороне сертификата.

25.  Сотрудник бухгалтерии, ответственный за учет П. С., обязан отслеживать поступление ежемесячных отчетов о продажах П. С. партнерскими организациями, а также поступление денежных средств от них в соответствии с представленными отчетами.