Методические рекомендации по защите персональных данных
Пенза 2011
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время, на территории Российской Федерации осуществляется государственное регулирование в области защиты персональных данных (далее - ПДн). Правовое регулирование вопросов обработки ПДн осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации, на основании вступившего в силу с 2007 года Федерального закона от 01.01.2001г. «О персональных данных» и принятых во исполнение его положений, нормативных правовых актов.
Настоящий документ представляет собой методические рекомендации, разъясняющие руководителям организаций и учреждений, ведущих обработку персональных данных, последовательность действий для приведения указанной деятельности в соответствие с законодательством.
Побудительным мотивом к разработке данных рекомендаций послужила неоднозначность понимания требований законодательства о персональных данных организациями, которые ведут обработку персональных данных, а дорой и полное отсутствие понимания этого законодательства.
Задачи методических рекомендаций:
- разъяснение основных требований и понятий законодательства о персональных данных;
- планирование проведения первоочередных мероприятий по защите ПД;
- описание алгоритма выполнения мероприятий по обеспечению защиты персональных данных в соответствие с ФЗ-152 «О персональных данных»;
- рекомендации по разработке организационно-правовых документов, регламентирующих деятельность организации по защите персональных данных;
Данные Методические рекомендации разработаны на основании Федерального закона от 01.01.01 г. «О персональных данных», и иных нормативных правовых актов, определяющих случаи и особенности обработки персональных данных.
-
1 Основные понятия Закона «О персональных данных».
С 25.07.2011 года вступили в законную силу поправки к ФЗ-152 «О персональных данных».
Целью Закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе, защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Закон предъявляет ряд довольно-таки жестких требований к правилам обработки персональных данных и к тем, кто ведёт такую обработку - Операторам обработки персональных данных. Согласно закону таковыми являются:
1. федеральные органы государственной власти;
2. органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
3. иными государственные органы;
4. органы местного самоуправления;
5. иными муниципальные органы;
6. юридические лица;
7. физические лица,
которые ведут обработку ПДн с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным.
Таким образом, требования ФЗ-152 «О персональных данных» распространяются на государственные органы, муниципальные органы, юридические лица и физические лица, обрабатывающие в своих информационных системах персональные данные физических лиц (сотрудников, клиентов, партнеров и т. п.), независимо от размера и формы собственности.
Действие ФЗ-152 «О персональных данных» не распространяется на отношения, возникающие при:
1) обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;
2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
3) обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну;
4) предоставлении уполномоченными органами информации о деятельности судов в Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 года N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации".
Понятия используемые в законе.
Федеральный закон от 01.01.2001г. «О персональных данных» с изменениями и дополнениями от 01.01.2001 года установил следующие основные понятия, уяснение которых играет определяющую роль для дальнейшего правильного применения положений закона.
Персональные данные — в соответствии с формулировкой, представленной в Законе, это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
Пример персональных данных лица:
- Фамилия, имя. отчество;
- Место, год и дата рождения;
- Адрес по прописке;
- Паспортные данные (серия, номер паспорта, кем и когда выдан)
- Семейное положение и состав семьи (муж/жена, дети);
- Телефонный номер (домашний, рабочий, мобильный);
- Информация о трудовой деятельности и трудовом стаже (место работы, должность, период работы, период работы, причины увольнения);
- Информация об образовании (наименование образовательного учреждения, сведения о документах, подтверждающие образование: наименование, номер, дата выдачи, специальность);
- Информация о наличии или отсутствии судимости
- ИНН;
-Данные страхового свидетельства государственного пенсионного обеспечения;
- Сведения о нахождении на воинском учёте (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- иные сведения, отнесённые оператором к персональным данным обработка которых ведётся в организации.
Пример косвенно определяемого лица: Иванов ИИ., работающий зам. директора такой-то фирмы или номер мобильного телефона
Оператор персональных данных — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными,
включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
Другими словами, если:
- ваша организация работает с клиентскими базами, содержащими телефоны и адреса;
- в отделе кадров вашей организации используется информация о ФИО сотрудников;
- ваша организация готовит для органов налогового учета информацию о доходах своих сотрудников;
- ваша организация собирает контактные данные ваших потребителей и клиентов;
- в вашей организации используются телефонные базы для привлечения новых партнеров и заказчиков,
то действие закона о персональных данных распространяется на вашу организацию, если вы ответили утвердительно хотя бы на один вопрос.
Перечень действий с персональными данными.
Перечень возможных действий содержится в ст. З ФЗ-152 и вытекает из понятия обработки. Это: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Понятия некоторых из них даны в Законе.
Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
Трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
Способы обработки персональных данных.
1. Неавтоматизированная обработка - это такие действия с персональными данными, содержащихся в информационной системе персональных данных, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, которыеосуществляются при непосредственном участии человека.
2. Автоматизированная обработка персональных данных - обработка
персональных данных с помощью средств вычислительной техники (ст. З ФЗ-152).
В соответствии с п.1 указанного Постановления Правительства РФ № 000 под обработкой персональных данных с использования средств автоматизащ. понимается такая обработка персональных данных в информационных системах персональных данных, которая ведется с помощью информационных технологий и технических средств.
Под техническими средствами, позволяющими осуществлять обработку персональных данных, понимаются средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы и сети, средства и системы передачи, приема и обработки персональных данных (средства и системы звукозаписи, звукоусиления, звуковоспроизведения, переговорные и телевизионные устройства, средства изготовления, тиражирования документов и другие технические средства обработки речевой, графической, видео - и буквенно-цифровой информации), программные средства (операционные системы, системы управления базами данных и т. п.), средства защиты информации, применяемые в информационных системах. (
Пример автоматизированной обработки: обработка персональных данных работников в системе 1С кадры или 1С бухгалтерия, передача по сети Интернет бухгалтерской отчётности.
3. Исключительно автоматизированная обработка. Как таковое поня-
тие отсутствует, но вытекает из ст. 16 ФЗ-152.
Пример: банковские карточки, услуги мобильной связи.
2 Законодательное регулирование защиты персональных данных.
Ст. 4 ФЗ-152 «О персональных данных» говорит о том, что законодательство о персональных данных основывается на Конституции Российской Федерации и международных договорах Российской Федерации и состоит из настоящего Федерального закона и других определяющих случаи и особенности обработки персональных данных федеральных законов. Особенностти^обра-ботки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, могут быть установлены федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации с учетом положений настоящего Федерального закона.
О чём это говорит? Это говорит о том, что помимо ФЗ-152 «О персональных данных» существуют иные законодательные и нормативные акты, в которых могут быть определены случаи и особенности обработки персональных данных. Требования, установленные в них также являются общеобязательными. Их можно условно разделить на две группы:
1) Первая группа - это нормативные правовые акты, которые приняты во исполнение ФЗ-152 и носят общий характер. К ним относятся:
ка провеаен |
- Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
- Постановление Правительства РФ «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»;
- Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Приказ ФСТЭК РФ №55, ФСБ РФ №86, Мининформсвязи РФ №20 от 01.01.2001 «Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных»
2) Вторая группа - это нормативные правовые акты, которые регулируют отдельные случаи либо действия по обработке персональных данных в различных сферах деятельности. К ним можно отнести:
- Трудовой кодекс РФ, который регламентирует порядок и правила обработки персональных данных работников, исходя из целей трудовых отношений (ст.57, 65, ст. ст.85-90);
- Гражданский кодекс, который устанавливает требования к содержанию и реквизитам договора;
- Налоговый Кодекс РФ, который устанавливает обязанности органов, учреждений, организаций и должностных лиц сообщать в налоговые органы сведения, связанные с налоговым учётом организаций и физических лиц, то есть, регламентирует порядок передачи сведений, содержащих персональные данные.
- Федеральный закон от 2 марта 2007г. "О муниципальной службе в Российской Федерации" (ст.30), где определен порядок ведения личного дела муниципального служащего, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Такие личные дела хранятся в течение 10 лет. При увольнении муниципального служащего его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы;
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», где определены цели обработки первичных бухгалтерских документов, которые могут содержать персональные данные. Например, для целей сдачи отчётности, такие документы могут храниться до конца года, а далее в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
- Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утверждённое Указом Президента РФ от 01.01.01г. № 000. Например в п. 16 этого Положения перечисляются документы, которые должны быть приобщены к личному делу гражданского служащего и являются его персональными данными;
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», где определено какие сведения о себе должен сообщить работник в отдел кадров;
- Правила предоставления туристических услуг;
- Правила торговли; и т. д.
3 Принципы и условия обработки персональных данных.
Принципы обработки персональных данных.
Ст.5 ФЗ-152 устанавливает принципы обработки персональных данных. Их нужно внимательно уяснить. Ключевыми из них являются следующие:
1. Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
Пример: если организация заявляет, что обрабатывает персональные данные с целью предоставления услуг ремонта, а сама начинает использовать персональные данные с целью рекламы, размещая персональные данные клиентов на сайте, то это нарушение закона.
2. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональныеданные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
Пример: недопустимо на одном компьютере обрабатывать персональные данные кадров, бухгалтерии и клиентов организации.
3. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должнысоответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональныеданные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям ихобработки.
Пример: в ст. 57, 65 ТК РФ установлен тот объём сведений, который должен предоставляться кандидатом на работу и при заключении трудового договора. Сбор и получение таких сведений как, например, религиозные воззрения, иные сведения которые не нужны для целей заключения трудового договора недопустимо. Если в типовом бланке согласия или в анкете будет предусмотрено получение таких сведений, то это будет нарушение закона независимо от того, дал ли субъект своё согласие. То есть получаемые сведения не должны быть избыточными по отношению к целям.
4. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.
5. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем это требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничто-
жению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
То есть, например: если у организации истёк срок договора с клиентом, сдана годовая бухгалтерская отчётность, то следует либо уничтожить персональные данные либо передать их на архивное хранение.
Условия обработки персональных данных
Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных настоящим Федеральным законом. Обработка персональных данных допускается если:
1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
Без согласия обработка персональных данных допускается если:
2) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательствомРоссийской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
Пример: обработка ПДн, которая ведётся органами ЗАГСа, Регпалаты, налоговыми органами, органами соц страхования, юридическими лицами и предпринимателями в случае передачи персональных данных работников в налоговые органы, органы соц страхования, при ведении карточек формы Т-2, первичной бухгалтерской документации и тд.
3) обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного ак-та);
4) обработка персональных данных необходима для предоставления государственной или муниципальной услуги в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года "Об организации предоставлен. я государственных и муниципальных услуг", для обеспечения предоставления такой услуги, для регистрации субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг;
5) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
Например: обработка ПДн граждан для заключения договора оказания гостиничных услуг, туристических услуг, платных образовательных услуг, купли-продажи чего-либо и тд.
Договор считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (услуги), если иное не предусмотрено федеральным законом или договором между продавцом и покупателем.
6) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
Пример: обработка персональных данных экстренными службами при вызове.
7) обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
То есть, при сборе сведений для трудоустройства нельзя требовать согласия от субъекта на сбор сведений содержащих персональные данные его родственников (судимость, долговые обязательства и т. д.). В противном случае такая обработка будет нарушать права родственников (третьих лиц), так как согласие на обработку своих ПДН должен давать сам субъект ПДн.
8) обработка персональных данных необходима для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
9) обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в статье 15 настоящего Федерального закона, при условии обязательного обезличивания персональных данных;
10) осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональныхданных либо по его просьбе (далее - персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных);
То есть, необходимо письменное согласие субъекта на предоставление своих персональных данных неограниченному кругу лиц (общедоступность).
11) осуществляется обработка персональных данных, подлежащихопубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.
Например:
1. Согласно Закону «О государственной гражданской службе в РФ» обязательному опубликованию подлежат сведения о доходах государственного гражданского служащего и членов его семей.
2. Во исполнение Федерального закона «О защите прав потребителей» при осуществлении разносной торговли представитель продавца должен иметь личную карточку, заверенную подписью лица, ответственного за ее оформление, и печатью продавца, с фотографией, указанием фамилии, имени, отчества представителя продавца, а также сведений о продавце (Постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 81).
Передача персональных данных другим лицам
Ст. 6 ФЗ-152 «О персональных данных» также устанавливает правила передачи персональных данных другим лицам.
Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного или муниципального контракта, либо путем принятия государственным или муниципальным органом соответствующего акта (далее - поручение оператора). Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные настоящим Федеральным законом.
В поручении оператора должны быть определены
1) перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных;
2) цели обработки;
3) обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке; указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 настоящего Федерального закона.
Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
В статье 88. ТК РФ установлены также дополнительные требования касаемо передачи персональных данных работника. К ним относятся:
- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Конфиденциальность
В соответствии со ст. 7. ФЗ-152 «О персональных данных» операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Пример, когда персональные данные можно раскрывать без согласия субъекта персональных данных: запрос органов прокуратуры, полиции, передача их в налоговые органы, так как это предусмотрено законами «О прокуратуре», «О полиции», «Об оперативно-розыскной деятельности», Налоговым кодексом и т. д.
Общедоступные источники персональных данных
В целях информационного обеспечения могут создаваться общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, адресные книги). В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия субъекта персональных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
Сведения о субъекте персональных данных должны быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта персональных данных либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.
Согласие на обработку персональных данных.
Если всё-таки в Вашей организации идёт обработка персональных данных, круг которых выходит за рамки закона, например, Вы обрабатываете такие сведения о работнике как номер мобильного телефона, адрес электронной почты, сведения о супругах, или специальных категорий персональных данных, то необходимо получать согласие на обработку.
К специальным категориям персональных данных относятся сведения, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (ст. 10 ФЗ-152).
В соответствии со п.1 ст. 9. ФЗ-152 «О персональных данных» согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором.
Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 ФЗ-152.
Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:
1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);
3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
4) цель обработки персональных данных;
5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
9) подпись субъекта персональных данных.
Дополнительно рекомендуется внести в перечень пункт, предусматривающий согласие субъекта на то, чтобы определенные сведения о нём были сделаны общедоступными. Например: Ф. И.О. и наименование должности, (бейджики, доски почёта, справочники по организациям, вывески на дверях и т. д.).
4 Обязанности Оператора при сборе персональных данных, содержание мероприятий, проводимых Операторами в соответствие с ФЗ-152 «О персональных данных»
Обязанности Оператора при сборе персональных данных.
При сборе персональных данных оператор обязан предоставить субъекту персональных данных по его просьбе информацию, предусмотренную частью - 7 статьи 14 ФЗ-152 «О персональных данных».
Если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с федеральным законом, оператор обязан разъяснить субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные.
Пример: если человек отказывается представить при трудоустройстве сведения, содержащиеся в ст. 57,65 ТК РФ, либо сведения, содержащие персональные данные для целей заключения договора об оказании каких-либо услуг, то оператор обязан разъяснить субъекту персональных данных, что отказ в предоставлении таких сведений повлечёт отказ в трудоустройстве либо незаключение договора.
3. Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, оператор, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 ст. 18 ФЗ-152, до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:
1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его
представителя;
2) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
3) предполагаемые пользователи персональных данных;
4) установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных;
5) источник получения персональных данных.
Оператор освобождается от обязанности предоставить субъекту персональных данных вышеуказанные сведения, в случаях, если:
1) субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных соответствующим оператором;
2) персональные данные получены оператором на основании федерального закона или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
3) персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;
4) оператор осуществляет обработку персональных данных для статистических или иных исследовательских целей, для осуществления профессиональной деятельности журналиста либо научной, литературной или иной творческой деятельности, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
5) предоставление субъекту персональных данных сведений, предусмотренных частью 3 настоящей статьи, нарушает права и законные интересы третьих лиц.
Общие требования при обработке персональных данных работника также установлены в ст. 86 ТК РФ.
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
Содержание организационно-правовых мер и мер безопасности
Законодательством определены требования к Операторам, выполнение которых необходимо во избежание штрафных санкций со стороны контролирующих органов, основным из которых являются органы Роскомнадзора.
В соответствии с требованиями ст. 18.1 и ст. 19 ФЗ-152 Оператор сбязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры, направленные на соблюдение требований законодательства и защиту персональных данных при их обработке.
Все эти меры можно условно разделить на три категории:
- организационно-правовые: разработка самим Оператором локальных актов, регулирующих правила и порядок обработки персональных данных;
- непосредственно организационные: назначение ответственных, определение мест хранения сведений содержащих ПДн, организация доступа в помещение, организация охраны, учёт носителей информации, содержащих ПДн и тд;
- технические: установка сертифицированного программного обеспечения, установка паролей, антивирусной защиты, разграничение прав доступа, иные меры технического характера.
Перечень этих мер представлен в ст. ст. 18.1, 19 ФЗ-152. К ним относятся:
1) назначение оператором, являющимся юридическим лицом, ответственного за организацию обработки персональных данных;
2) издание оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
3) применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона № 000 - ФЗ;
4) осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия
обработки персональных данных настоящему Федеральному закону и приня-
тым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к за-
щите персональных данных, политике оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам оператора;
5) оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональ-
ных данных в случае нарушения настоящего Федерального закона, соотноше-
ние указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
б) ознакомление работников оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников.
Возможные меры по обеспечению безопасности, которые оператор обязанпринимать на основании п. З ст. 18.1 Закона «О персональных данных» при ихобработке перечислены в ст. 19 ФЗ-152 «О персональных данных». К ним относятся:
1) определение угроз безопасности персональных Данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
2) применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
3) применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
4) оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
5) учет машинных носителей персональных данных;
6) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональнымданным и принятием мер;
7) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
8) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
9) контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
Также на Оператора в соответствии с ч.2 ст. 18.1 Закона возлагается обязанность опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных.
Ряд обязательных общих требований к локальным актам Оператора в области обработки персональных данных также содержатся в cm. cm.85-90 Трудового кодекса РФ. К ним в частности относятся следующие:
- Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению перо 0-нальных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
- работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций (устанавливается разграничением права доступа к ПДн в соответствии с п.8, ч.2 cm 19 ФЗ - 152).
Таким образом, при проведении проверочных мероприятий будет обращаться внимание на принятие Оператором следующих предусмотренных законодательством мер:
Издание локальных актов оператора по вопросам обработки персональных данных. К ним относятся:
-Приказ о проведении мер по защите ПДн;
-Приказ о проведении внутреннего контроля (проверки);
-Отчет о результатах проведения внутреннего контроля (проверки);
-Политика в отношении обработки персональных данных;
-Приказ о назначении ответственных за обработку ПДн;
-Положение о защите ПДн в организации;
Журнал учёта обращений субъектов ПДн.
Меры безопасности:
а) организационных:
-издание приказа о назначении администратора безопасности ПДн;
-разработка инструкции администратора безопасности ПДн;
-разработка положения о разграничении прав доступа к ПДн;
-разработка порядка резервирования и восстановления ПДн.
б) технических:
-Установка специального сертифицированного программного оборудования (Арцисс, Крипто-Про); - Антивирусная защита; -Установка паролей;
-Иные необходимые меры, предусмотренные ст. 19 ФЗ № 000.
Уведомление об обработке персональных данных.
Ст. 22 ФЗ-152 обязывает, оператора до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных:
1) обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством (а именно ст.57, 65 ТКРФ, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);
2) полученных Оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласиясубъекта персональных данных и используются оператором исключительно дляисполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных. То есть, если персональные данные передаются кому-либо, либо npeдоставляются, то уведомление необходимо подавать. Например: Управляющая компания или ТСЖ должна подавать уведомление, если для расчёта платы за коммунальные услуги сведения о жильцах дома передаются в расчетно-кассовый центр без согласия жильцов.
3) относящихся к членам (участникам) общественного объединения илирелигиозной организации и обрабатываемых соответствующими общественнымобъединением или религиозной организацией, действующими в соответствии сзаконодательством Российской Федерации, для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться или раскрываться третьим лицам без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;
4) сделанных субъектом персональных данных общедоступными;
5) включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;
6) необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;
7) включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных ав-томатизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защитыбезопасности государства и общественного порядка (Например: базы ИЦ УВД, АС Б УВД);
8) обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных
Например: ведение бумажных картотек по установленной форме как в библиотеке, в гостиницах и т. д.',
9) обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.
Уведомление, направляется в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом. Уведомление должно содержать следующие сведения:
1) наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора;
2) цель обработки персональных данных;
3) категории персональных данных
4) категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
5) правовое основание обработки персональных данных;
о) перечень действии с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
7) описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 настоящего Федерального закона, в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
7.1) фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных,
и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;
8) дата начала обработки персональных данных;
9) срок или условие прекращения обработки персональных данных;
10) сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи пер - сональных данных в процессе их обработки;
11) сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации (пока такие акты не приняты).
5 Перечень и содержание документов, необходимых организациям для выполнения требований ФЗ-152.
Основными документами, вызывающими трудности при их подготовки являются:
- Отчёт о результатах проведения внутреннего контроля (проверки).
- Положение об обработке и защите персональных данных.
-Политика в отношении обработки и защиты персональных данных.
Рассмотрим как необходимо составлять документы.
Как провести внутреннюю проверку
Основанием проведения внутренней проверки служит приказ руководителя о проведении внутренней проверки. Как правило, проверка проводится с участием юриста и сотрудника кадровой службы либо на крупных предприятиях может быть сотрудник безопасности. Во время проведения проверки определяется:
а) категории субъектов, чьи персональные данные обрабатываются в организации.
б) отделы (подразделения) в которых ведётся обработка ПДн.
в) состав обрабатываемых персональных данных (Ф. И.О.)
г) способы обработки персональных данных (автоматизированная, неавтоматизированная).
д) структура (сбор, хранение запись распространение передача и т. д.)
е) режим обработки персональных данных (однопользовательский, мно-
гопользовательский) Необходимо для того, чтобы определить, нужно ли идентифицировать пользователя по именем и паролем, разграничить право доступа.
ж) перечень существующих мероприятий, обеспечивающих безопасность персональных данных. Например,
- организационные меры: носители информации хранятся в сейфе; осуществляется контроль доступа в контролируемую зону; установлена охранная сигнализация; имеется электронная система отпирания дверей; осуществляется охрана здания в ночное время
- технические меры: антивирус, пароли, крипто-про и тд.
з) Перечень необходимых мероприятий для обеспечения безопасности персональных данных.
Результаты проведённой проверки отражены в отчёте о результатах проверки,
Лица, ответственные за организацию обработки ПДн.
После того как проведена проверка, составлен отчёт, издаётся приказ о назначении лиц, ответственных за организацию обработки персональных данных в организации. Как правило, это руководители отделов, где осуществляется обработка персональных данных либо сотрудники безопасности. Это на усмотрение руководителя. В ст. 22.1. ФЗ-152 сказано, что лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, получает указания непосредственно от исполнительного органа организации, являющейся оператором, и подотчетно ему.
Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано:
1) осуществлять внутренний контроль за соблюдением оператором и его работниками законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;
2) доводить до сведения работников оператора положения законодательства Российской Федерации о персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;
3) организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.
Положение об обработке персональных данных
На основе данных отчёта разрабатывается Положение об обработке ПДн. Он является основным документом, где отражено всё, что касается обработки ПДн в организации. Нужно описать работу всех информационных систем во всех отделах, где ведётся обработка персональных данных. Это могут быть:
- юридический отдел;
- отдел маркетинга;
- отдел работы с клиентами;
- секретариат;
- охрана предприятия; (здесь следует обратить особое внимание как ведётся обработка ПДн: автоматизированным способом или нет. Если способ неавтоматизированный, то обработка должна вестись с учётом требований Постановления Правительства РФ № 000. Соответственно в Положении иа правила, которые прописаны в Постановления Правительства РФ № 000).
Политика об обработке и защите персональных данных
Следует обратить особое внимание, что согласно требованиям ч.2 ст. 18.1 ФЗ-152 Оператор обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных.
Документ должен быть размещен в открытом доступе и быть доступен клиентам организации. Политика разрабатывается и публикуется для клиентов, потребителей услуг, а не работников организации!!!
В документе должна быть отражена следующая информация:
- цели и способы обработки персональных данных;
- категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
- правовое основание обработки персональных данных;
- состав обрабатываемых персональных данных;
- перечень действий с персональными данными;
- условия раскрытия и передачи персональных данных;
- права субъектов персональным данным;
- меры по обеспечению защиты персональных данных;
- гарантии конфиденциальности и ответственность;
- контактную информацию лиц, ответственных за рассмотрение жалоб и запросов.
Способ опубликования и распространения документа должен соответствовать характеру, месту и способам сбора информации и взаимодействия с клиентами (в офисе, в местах продаж, на веб-сайте, в виде буклета).
Оператор, осуществляющий сбор персональных данных с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, обязан опубликовать в соответствующей информационно-телекоммуникационной сети документ, определяющий его политику в отношении обработки персональных данных, и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных, а также обеспечить возможность доступа к указанному документу с использованием средств соответствующей информационно-телекоммуникационной сети.
То есть, если Вы при приёме заявок или заказов через сайты Интернет, осуществляете сбор персональных данных заказчиков или иных лиц, организация обязаны опубликовать на этом сайте свою Политику об обработке и защите персональных данных.
6 Ответственность за нарушение законодательства о персональных данных
Статья 24 Закона «О персональных данных» гласит: «Лица, виновные в нарушении требований настоящего Федерального закона, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность».
Данная норма Закона отсылает нас к конкретным отраслям законодательства, где определены конкретные виды ответственности за совершение действий, влекущих нарушения в законодательства о персональных данных.
Административная ответственность установлена Кодексом об Административных правонарушениях РФ (КоАП РФ). Это самый распространённый вид ответственности, который может наступить по результатам проведения проверки:
Статья 13.11. Нарушение установленного законом «О персональных данных» порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)
«Нарушение установленного законом «О персональных данных» порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) - влечет предупреждение или наложение административного штрафа...»
Статья 13.14. Разглашение информации с ограниченным доступом
«Разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом «О персональных данных» (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, за исключением случаев, предусмотренных частью 1 статьи J4.33 настоящего Кодекса, (Ст. 14.33- недобросовестная конкуренция) влечет наложение административного штрафа...»
Иные случаи наступления административной ответственности.
На основании ч.4 ст. 18.1 Оператор обязан представить документы и локальные акты, и (или) иным образом подтвердить принятие мер, указанных в части 1 статьи 18.1, по запросу органа Роскомнадзора.
За непредставление или несвоевременное представление вышеуказанных документов Оператору грозит административная ответственность по ст.1Г-7 КоАП РФ.
В случае отсутствия вышеуказанных документов либо невыполнения обязанности, предусмотренной ч.2 ст. 18.1 - опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных, Оператор может быть привлечён к ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.
Статья 5.39. Отказ в предоставлении гражданину информации
«Неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное предоставление таких документов и материалов, непредоставление иной информации в случаях, предусмотренных законом «О персональных данных», либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации - влечет наложение административного штрафа...»
Такая обязанность установлена ст.14, 18 ФЗ-152.
Уголовная ответственность установлена Уголовным кодексом РФ (УК РФ).
УК РФ. Статья 137. Нарушение неприкосновенности частной жизни
«Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации - наказываются штрафом, либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев...»
УК РФ. Статья 140. Отказ в предоставлении гражданину информации
«Неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, - наказываются штрафом, либо лишением
права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет...»
Иные риски неисполнения требований ФЗ-152.
Неисполнение требований Закона «О персональных данных» влечет для бизнеса компании риски следующего характера:
• Гражданские иски со стороны клиентов или работников.
• Приостановление или прекращение обработки персональных данных в
компании.
• Привлечение компании и (или) ее руководителя к административной, уголовной, гражданской, дисциплинарной и иным видам ответственности.
• Приостановление действия или аннулирование лицензий на основной вид деятельности компании.
• Репутационные риски.
• Риски недобросовестной конкуренции (приостановления деятельности компании с подачи конкурентов при имеющихся нарушениях правил щиты персональных данных).


