Американский фонд гражданских исследований и развития

АМЕРИКАНСКИЙ ФОНД ГРАЖДАНСКИХ ИССЛЕДОВАНИЙ И РАЗВИТИЯ

Статья «Накладные расходы организации-грантодержателя»

ОТВЕТЫ НА ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Введение:

Ниже приведены ответы на некоторые вопросы, обычно возникающие в отношении средств, поступающих по статье бюджета «Накладные расходы организации-грантодержателя» (Institutional Support, далее в тексте – IS) в рамках проектов, финансируемых CRDF, а также администрируемых в рамках Программы содействия западным организациям, поддерживающим некоммерческие и образовательные проекты в России (Grant Assistance Program, далее в тексте – GAP). Настоящая информация дается как руководство для действующих и потенциальных грантополучателей по работе с проектами, администрируемыми CRDF. Она приводится в обобщенном виде; правила работы со средствами статьи IS (далее в тексте – IS-средства) могут различаться в зависимости от программы CRDF, в рамках которой администрируется тот или иной проект, а также наличия особых условий грантового соглашения по конкретному проекту. В тех случаях, когда приводимая ниже информация противоречит положениям соответствующих программных документов (Условия Программы – Program Announcement) и/или грантового соглашения, приоритет имеют последние. СRDF оставляет за собой право на пересмотр информации, приводимой в настоящем документе, в любой момент времени и по любой причине.

Вниманию грантополучателей Программы GAP и DOE-IPP(Initiative on Prevention of Proliferation) и DOE-IA (International Affairs):

В силу специфики Программы, в подавляющем большинстве случаев под действие изложенных в настоящем документе правил подпадают все средства, переведенные CRDF на счета организаций-грантодержателей (и запрошенные к выплате посредством подачи соответствующей заявки по Форме 500). Далее в тексте все они обобщены термином «IS-средства».

Вопрос	Какие виды расходов могут покрываться из IS-средств?
Ответ	IS-средства предназначены для покрытия расходов организации-грантодержателя, связанных с выполнением работ по проекту или оплатой сопутствующих трат. Эти расходы могут включать в себя: Оплата услуг связи (телефон, почта и пр.). Оплата услуг по предоставлению Интернет-соединения. Содержание (эксплуатация), ремонт, модернизация рабочих площадей и оборудования. используемых для работ по проекту. Транспортные расходы, связанные с выполнением работ по проекту. Подписку на электронные и печатные версии научной периодики и базы данных с целью использования организацией, оплату членских взносов. Оплату энерго-, водо-, теплоснабжения и других коммунальных услуг. Расходы на оборудование, материалы и услуги, связанные с работой по проекту. Прочие разрешенные расходы организации. Перечисляемые CRDF IS-средства не могут быть использованы для оплаты следующих видов расходов: Уплату федеральных, региональных или местных налогов и сборов. Отчисления в ФОМС, Фонд Социального страхования, пенсионные фонды и т. п. Начисление и выплата заработной платы персоналу организации. Расходы организации-грантодержателя, не связанные с выполнением проекта. Поступающие от CRDF IS-средства не могут оформляться как прибыль организации-получателя. Если Вы не уверены в том, относится ли тот или иной конкретный вид расходов к числу допустимых, проконсультируйтесь у регионального Менеджера CRDF по работе со средствами данной статьи.
Вопрос	Обязательно ли наличие статьи накладных расходов организации в бюджете проекта?
Ответ	Для грантов, финансируемых CRDF: наличие данной статьи бюджета обязательно для большинства программ (тем не менее, не всех – подробные указания приведены в условиях каждой конкретной программы). Для проектов программы GAP: размер накладных расходов организации (если предусматривается) устанавливается организацией – Спонсором проекта и оговаривается в Cпонсорской заявке, а также в бюджете каждого конкретного проекта.
Вопрос	Каков максимальный объем средств, который может быть предоставлен в рамках статьи IS по программам CRDF?
Ответ	Для грантов, финансируемых CRDF: Как правило, в рамках большинства таких проектов объем IS-статьи бюджета составляет 10% от полной утвержденной суммы выплат участникам со стороны СНГ (Индивидуальная финансовая поддержка + Оборудование, материалы и услуги + Командировки). Для проектов программы GAP: На размер этих выплат в рамках GAP-проектов ограничения не накладываются ни сверху, ни снизу. Суммы к выплате утверждаются Спонсорской организацией и/или предусмотрены бюджетом конкретного проекта.
Вопрос	Каков порядок выплат IS-средств?
Ответ	Перевод IS-средств осуществляется Головным офисом CRDF напрямую на указанный в заявке валютный счет организации грантополучателя.
Вопрос	В какой валюте производится выплаты IS-средств?
Ответ	Оплаты производятся в долларах США.
Вопрос	Могут ли IS-средства быть использованы для приобретения оборудования в рамках работ по проекту?
Ответ	IS-средства могут использоваться для приобретения оборудования в целях совершенствования лабораторной базы или компенсации расходов, связанных с выполнением проекта. Также существует возможность покупки оборудования путем перевода средств напрямую на счет поставщика (платеж производится Представительством CRDF). Чтобы воспользоваться этим вариантом оплаты, руководитель проекта должен представить в CRDF заполненную Форму 300, лист Request for Equipment, Supplies and Services Utilizing Institutional Support Funds с приложенными к ней соответствующими счетами от поставщика. Эта форма должна быть подписана руководителем проекта, а также уполномоченным представителем института и заверена печатью института. После одобрения заявки, CRDF осуществляет оплату по безналичному расчету на счет фирмы-поставщика.
Вопрос	Облагаются ли IS-средства налогами?
Ответ	Согласно соответствующим положениям законам стран СНГ и соглашений CRDF с их правительственными организациями, IS-средства, поступающие в рамках грантов CRDF, от налогообложения освобождаются. Механизм освобождения средств от налогообложения следует уточнять в зависимости от страны назначения.
Вопрос	Включают ли в себя требования CRDF открытие отдельного банковского счета для получения IS-средств?
Ответ	Как правило, CRDF не требует открытия организацией-получателем отдельного банковского счета для получения средств. ТЕМ НЕ МЕНЕЕ, CRDF оставляет за собой право потребовать открытия специальных счетов для последующей работы со средствами, поступившими от CRDF. Получатель обязан обеспечить надлежащий бухгалтерский учет этих средств и по запросу предоставлять CRDF или его уполномоченным представителям доступ к соответствующим бухгалтерским документам для ознакомления и/или аудита.
Вопрос	Включают ли в себя требования CRDF получение IS-средств на счет в конкретном банке, назначенном CRDF?
Ответ	Нет. В настоящее время CRDF не требует, чтобы организации – получатели IS-средств пользовались для этого услугами банков, указанных CRDF; тем не менее, Фонд оставляет за собой право на введение такого требования по своему усмотрению.
Вопрос	Может ли CRDF осуществить перевод IS-средств на счет организации, открытый в третьей стране?
Ответ	Нет. CRDF осуществляет переводы средств только на официально зарегистрированные счета организаций, открытые соответствующим образом в лицензированном банке, уполномоченном вести операции на территории государства принадлежности организации-получателя. Ни при каких обстоятельствах CRDF не производит платежи на счета в оффшорных зонах.
Вопрос	Каков график выплат Фондом средств по данной статье?
Ответ	Для грантов, финансируемых CRDF: В рамках большинства программ CRDF выплата средств статьи IS происходит в соответствии следующему графику: 50% полной предусмотренной бюджетом проекта суммы средств по данной статье выплачивается авансом после активации гранта; 25% выплачивается по истечении половины срока действия гранта (после получения и одобрения Фондом отчета об использовании средств, полученных авансом); 25% выплачивается по завершении срока действия гранта и принятии итогового отчета по проекту, а также завершающего отчета о расходовании средств статьи IS. Просьба учитывать, что завершающий платеж по данной статье является частичным возмещением затрат организации на заключительном отрезке срока действия гранта. Соответственно, к заявке на последнюю выплату по статье IS должен быть приложен заключительный отчет о расходовании средств институтской поддержки. Существует также возможность перевода финальной выплаты напрямую на счет поставщика (по форме 300, лист Request for Equipment, Supplies and Services Utilizing Institutional Support Funds). Заявка должна быть подана минимум за 30 дней до окончания сроков действия проекта. Следует также помнить о том, что разные программы CRDF могут предусматривать разные графики платежей. Конкретные указания на этот счет изложены в документах, содержащих общие условия работы в рамках соответствующих программ. Для проектов программы GAP: IS-платежи производятся в соответствии утвержденному графику или иным указаниям Спонсорской организации.
Вопрос	Можно ли использовать средства данной статьи для возмещения затрат, произведенных организацией-грантодержателем до момента активации гранта CRDF?
Ответ	Расходы, производимые до момента активации гранта, осуществляются организацией под внутреннюю ответственность. CRDF может рассматривать заявки на возмещение затрат в связи с подготовкой к проекту в индивидуальном порядке, но не несет обязательств по возмещению таких затрат и вправе отклонить подобную заявку в любой момент времени и по любой причине.
Вопрос	Срок действия нашего гранта истекает в ближайшее время. Когда наша организация получит заключительный платеж по статье IS?
Ответ	Для грантов, финансируемых CRDF: заключительный платеж по статье IS производится по окончании срока действия гранта, после получения из Головного офиса CRDF подтверждения об одобрении финального отчета по проекту. Существует также возможность перевода финальной выплаты напрямую на счет поставщика (по форме 300, лист Request for Equipment, Supplies and Services Utilizing Institutional Support Funds). Заявка должна быть подана минимум за 30 дней до окончания сроков действия проекта. Для проектов программы GAP: Выплаты по статье IS производятся только по действующим проектам (заявки подаются минимум за 30 дней до окончания сроков действия проекта). В случае, если Ваш проект закончился, а заключительный платеж еще не получен, то необходимо представить одобрение организации-Спонсора на продление сроков проекта.
Вопрос	Имеют ли право организации-исполнители в США на получение выплат по данной статье?
Ответ	Американские организации, получающие гранты CRDF, не имеют права на получения выплат по статье IS, равно как и на оплату каких-либо иных косвенных или накладных расходов.
Вопрос	Можно ли IS-средства использовать для оплаты труда административных работников или другого персонала организации, оказывающего непрямое содействие в выполнении проекта?
Ответ	IS-средства не предназначены для использования в качестве фонда оплаты труда. В особых случаях, при наличии приемлемого обоснования (а для GAP-проектов – также одобрения Спонсорской организации), CRDF может дать разрешение на перенос средств бюджета проекта из статьи Institutional Support в статью Individual Financial Support для того, чтобы сделать возможной оплату труда индивидуальных участников, которые оказывают административную, офисно-техническую или иную поддержку выполнению проекта, но не являются членами первоначально заявленной группы исполнителей проекта. Такие заявки будут рассматриваться в индивидуальном порядке; CRDF оставляет за собой право принятия окончательного решения о возможности их одобрения.
Вопрос	Возможно ли перераспределение средств данной статьи в пользу других статей бюджета проекта – таких, например, как Индивидуальная финансовая поддержка или Командировочные расходы?
Ответ	Для грантов, финансируемых CRDF: Как правило, нет. Средства статьи IS предназначены для частичной компенсации затрат организации, связанных с проектом CRDF, и не предназначены служить дополнительным фондом командировочных расходов или оплаты труда. Для проектов программы GAP: Перераспределение средств возможно при наличии письменного одобрения Спонсорской организации.
Вопрос	Наш институт хотел бы использовать большую часть средств данной статьи на оплату крупной поставки оборудования. Можем ли мы для этой цели получить весь объем средств по статье авансом?
Ответ	Выплаты по статье IS должны производиться в соответствии утвержденному графику и не могут выплачиваться авансом в полном объеме. Если стоимость оборудования, которое Ваша организация желает приобрести, превышает согласованную сумму первоначального платежа по статье, организация может зарезервировать эти средства и позднее, по наступлении срока следующего платежа по статье, пустить разом средства обоих платежей на приобретение необходимого оборудования. В этом случае к заявке на следующий платеж желательно приложить для ясности краткое обоснование производимых действий.
Вопрос	Каков порядок истребования IS-выплат?
Ответ	Организация-грантодержатель должна представить в соответствующий офис CRDF заполненную Заявку на выплату средств, составленную по Форме CRDF Form 500. Заявка подлежит рассмотрению сотрудниками CRDF. Заявки на выплату должны подаваться в соответствии с установленным порядком платежей по проекту. Для того, чтобы заявка была рассмотрена, необходимо, чтобы были своевременно представлены все финансовые и технические отчеты, подача которых предусмотрена грантовым соглашением. Для проектов DOE-IPP и DOE-IA заявки на IS-выплаты подаются одновременно в соответствующий офис и Спонсору.
Вопрос	Нужно ли мне как руководителю проекта получать одобрение представителя администрации моего института на запрос выплаты IS-средств?
Ответ	Да. Все заявки на выплату IS-средств должны быть согласованы с администрацией института.
Вопрос	Мой проект предусматривает участие организации-соисполнителя. Каким образом эта организация может получить выплаты по данной статье?
Ответ	Если участие организации-соисполнителя оговорено в грантовом соглашении с CRDF и утвержденном бюджете проекта, выплаты по данной статье будут осуществляться непосредственно на валютный счет организации-соисполнителя. При этом заявка на выплату должна подаваться головной организацией-грантодержателем. Организация-соисполнитель должна представлять финансовые отчеты в соответствии требованиям CRDF. Головная организация ответственна за обеспечение контроля выполнения организацией-соисполнителем работ по проекту в соответствии техническому плану и представления ею всех необходимых финансовых отчетов своевременно. Наличие в бюджете проекта средств IS для выплат организации-соисполнителю является обязательным условием большинства программ CRDF; их объем, как правило, рассчитывается как 10% от суммы прямых расходов, предназначенных к выплате организации-соисполнителю. Например, если организация-соисполнитель должна получить $5000 в виде Индивидуальной финансовой поддержки, $2500 на командировочные расходы и $2500 на оплату материалов и услуг (всего $10000), то соответствующая сумма IS-выплат будет равна $1000, и таким образом, полный бюджет составит $11000.
Вопрос	Нужно ли подписывать форму на запрос IS-средств (форма 500)?
Ответ	Только грантополучатели из Украины должны распечатать и подписать форму. Остальные грантополучатели должны прислать электронную версию формы (без подписи) в соответствующее представительство CRDF (по программе DOE-IPP и DOE-IA также Спонсору).
Вопрос	Каковы требования к отчетности в связи с выплатами по данной статье?
Ответ	Для грантов, финансируемых CRDF: Отчет за первую выплату средств статьи Накладных расходов организации-грантодержателя (Institutional Support Expenditure Report - Form 502) должен представляться по истечении 6 месяцев с даты поступления средств на счет организации. Отчет о расходовании второй порции IS-средств должен быть представлен не позднее установленного срока подачи финального отчета по проекту (но не позднее, чем через 6 месяцев после получения средств на счет института). При задержке с предоставлением отчетных документов без имеющихся на то оснований, CRDF оставляет за собой право остановить все платежи по гранту Заключительный платеж по статье производится только после получения и принятия CRDF обоих упомянутых отчетов (финального отчета по проекту и отчета за предыдущую выплату). Заключительная выплата производится в порядке компенсации уже произведенных затрат. Поэтому вместе с заявкой необходимо прислать отчет на запрашиваемую сумму. Под отчетом о расходовании IS-средств должны стоять подпись и печать уполномоченного представителя организации-получателя. Для проектов программы GAP, DOE-IPP и DOE: отчеты о расходовании IS-средств [Form 502] должны подаваться в течение 6 месяцев с момента поступления средств на счет организации-грантополучателя. Под отчетом о расходовании IS-средств должны стоять подпись и печать уполномоченного представителя организации-получателя. При задержке с предоставлением отчетных документов без имеющихся на то оснований, CRDF оставляет за собой право остановить все платежи по гранту
Вопрос	Какие сопроводительные документы требуется представлять с отчетом о расходовании IS-средств?
Ответ	СRDF оставляет за собой право запрашивать документы для адекватного обоснования заявленных расходов в любой момент на протяжение всего срока действия гранта. В число приемлемых документов входят: - Копии справок о поступлении и об обмене валюты (курсе конвертации), банковских выписок; - Для оплат по безналичному расчету - копии платежных поручений, счетов с соответствующими подтверждениями оплаты; - Для оплат наличными – копии заверенных бухгалтерией организации авансовых отчетов с приложением копий платежных документов (чеки, билеты и пр.). На всю документацию организации-грантодержателя, связанную с расходованием средств статьи IS, распространяются требования положений о проведении аудита и предоставлении доступа к документам, предусмотренные грантовым соглашением.