,
директор ГУО «Государственный архив
Работа по организации внедрения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»
Работа по организации внедрения правил в Государственном архиве Псковской области началась классически – с их тщательного изучения, на первом этапе которого руководителям структурных подразделений было предложено ознакомиться с содержанием «Правил» и проанализировать, насколько деятельность архива по всем направлениям соответствует требованиям нового нормативного документа. Проведенная работа показала, что в целом такое соответствие существует, однако были выявлены отдельные проблемы, по которым предстояло провести серьезную работу. На основе выдвинутых предложений был составлен План внедрения «Правил», который был обсужден и согласован на заседании дирекции архива в ноябре 2007 года. Согласно плану основная работа по внедрению «Правил» должна происходить в течение годов и включать в себя три основные составляющие:
1. Изучение «Правил» всеми сотрудниками архива путем проведения для них теоретических и практических занятий.
2. Выполнение конкретных мероприятий по внедрению «Правил» по отдельным видам архивных работ.
3. Внедрение в практику работы архива новых форм бланков-приложений к «Правилам».
С учетом разработанного плана осуществлялось планирование работы архива на 2008 год, в том числе и работы по повышению квалификации работников архива. Из 19 пунктов плана повышения квалификации на 2008 года 15 посвящены новым «Правилам», работа по изучению которых возложена на заведующих структурными подразделениями. В целях усиления контроля за качеством проведения занятий на них приглашается представитель администрации архива, курирующий данное направление работы. Большим подспорьем при проведении занятий в области обеспечения сохранности дел и фондов явился подготовленный Федеральным архивным агентством на основе новых «Правил» Сборник методических материалов «Обеспечение сохранности архивных документов в вопросах и ответах» для занятий в системе повышения квалификации работников архивных учреждений, за который хочется поблагодарить специалистов, участвовавших в его создании.
В ходе изучения «Правил» также было определено, какие виды работ требуют дополнительного методического обеспечения и составлен внутриархивный план подготовки требуемых методических разработок.
Итоги работы по изучению «Правил» будут подведены в конце 2008- начале 2009 года в ходе плановой аттестации сотрудников архива, одним из основных требований которой будет хорошее знание этого документа.
Что касается приведения в соответствие с «Правилами» всех видов работ, проводимых в архиве, то здесь в каждом направлении были определены свои задачи. Особое внимание уделялось самому важному и самому регламентированному направлению работы – обеспечению сохранности архивных документов. И здесь, прежде всего, потребовалось привести в соответствие с «Правилами» весь комплект существующих в архиве нормативных документов. Для этого оказалось необходимо разработать инструкцию о порядке охраны архива и согласовать ее с местным отделом вневедомственной охраны и в дополнение к существующему Регламенту по использованию ключей завести журнал регистрации ключей к замкам помещений архива. Оба документа в настоящее время находятся в стадии разработки, но, если с журналом нет никаких проблем, то инструкция вызывает ряд вопросов по поводу того, что именно должно в ней содержаться.
Следующей серьезной задачей в области обеспечения сохранности для нашего архива является окончательный переход на классификацию дефектов бумаги и текста при проверке наличия дел на основе единой буквенно-цифровой индексации. Ранее подобная методика применялась в архиве как пробная и лишь относительно некоторых фондов. Теперь «Правила» и предложенная ими форма карточки учета физического состояния дел обязывают нас применять данную методику, которая достаточно сложна и требует серьезной и качественной профессиональной подготовки работников.
Следует коснуться еще одной проблемы, которая лежит на стыке двух направлений работы: обеспечения сохранности документов и их использования и связана с отказом исследователям в выдаче архивных документов, находящихся в плохом физическом состоянии, что является причиной многих спорных, если не сказать конфликтных ситуаций. Существенно облегчает работу, что данное положение, можно сказать, законодательно закреплено в «Правилах», а в сборнике методических рекомендаций даны подробные разъяснения, как правильно действовать в подобных ситуациях. С 2008 года мы документально подкрепляем отказ в выдаче дела заключением заведующей отделом обеспечения сохранности и заведующей лабораторией в том, что состояние дела действительно не позволяет выдать его в читальный зал, и ставим данное дело в список на специальный учет.
Придется поработать и с учетными документами, в частности с реестром описей, а точнее с самими описями. В соответствии с требованиями «Правил» на описи должен быть проставлен инвентарный номер согласно реестру. Подобное требование уже существовало ранее, но впоследствии перестало быть обязательным, поскольку перестал быть обязательным и реестр описей. В нашем архиве реестр был возобновлен в 2000 году, а сейчас предстоит завершить работу с описями.
Чтобы соответствовать «Правилам» в области комплектования тоже необходимо решить определенные проблемы. Так, п. 4.2. нацеливает нас на то, что государственные органы в обязательном порядке должны быть включены в список источников комплектования архива. На протяжении последних лет мы действительно сделали приоритетным сотрудничество с государственными организациями, но сейчас проводим целенаправленную работу, рассчитанную на то, чтобы все органы исполнительной власти области были включены в наш список комплектования. На сегодняшний день в списке 45 органов исполнительной власти Псковской области.
Руководствуясь требованиями Федерального закона № 000 и настоящих «Правил» нам приходится перестраивать свои взаимоотношения с источниками комплектования в связи с тем, что отныне государственные архивы не имеют функции контроля за своими источниками комплектования, имеют лишь право оказывать им методическую и практическую помощь в области организации архивного дела и делопроизводства. Лишившись права на проведение самостоятельных комплексных и тематических проверок, организаций сотрудники архива участвуют в проверках, проводимых Государственным архивным управлением Псковской области. Так, в апреле 2007 года во время комплексной проверки работы нашего учреждения сотрудники архива приняли участие в 31 проверке организаций-источников комплектования, организованных управлением. Кроме того, при подготовке вопросов для заседаний ЭПМК Государственного архивного управления области сотрудникам архива делегируются полномочия по проведению проверок архивов организаций.
Однако чтобы не ухудшать качество работы с организациями - источниками комплектования и постоянно следить за тем, что происходит в ведомственных архивах, мы не отказались от больших выходов в организации, которые ранее именовались комплексными и тематическими проверками. Теперь сотрудники отдела комплектования посещают ведомственные архивы с целью ознакомления с их работой и оказания методической помощи. Подобная помощь может быть оказана по работе всей делопроизводственной и архивной службе организации (комплексная) или по отдельному направлению работы (тематическая). Сделанные выводы и предложения доводятся до сведения руководителя, но носят рекомендательный характер. Хочется сказать, что подавляющая часть руководителей положительно относится к визитам наших работников и соглашается с их рекомендациями. Случаев отказа нашим сотрудникам в посещении ведомственных архивов со стороны руководителей организаций пока не было.
Серьезная работа проводится по выполнению п. 4.2. «Правил», которая касается заключения договоров о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела с негосударственными организациями. На заседании ЭПМК Государственного архивного управления Псковской области в прошлом году был утвержден проект договора и на сегодняшний день заключено 35 договоров с негосударственными организациями из 52, одна организация от сотрудничества отказалась.
Что касается справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) и использования архивных документов, то здесь проблемы явились не настолько серьезными. Отступлением от «Правил» (причем не только от последних, но и от предыдущих) явилось отсутствие в архиве современного путеводителя по фондам (последний издавался в 1963 году), что особенно актуально в связи с перемещением большого количества документов из бывшего филиала архива в г. Великие Луки, однако данная проблема решается, работа над путеводителем ведется уже несколько лет и предполагается его выход в свет в 2009 году.
Некоторые несоответствия выявились в работе по рассекречиванию документов. В прежних правилах не оговаривалось, кто утверждает состав комиссии архива по рассекречиванию, нынешние «Правила» указывают, что в архиве субъекта Федерации это делает руководитель органа исполнительной власти. В настоящее время это несоответствие уже устранено. И другой момент – это изготовление копий рассекреченных документов. Согласно новым «Правилам» на подобных копиях проставляется в левом верхнем углу гриф «Рассекречено», что теперь будет выполняться в нашем архиве.
И, наконец, в архиве в настоящее время происходит переход на новые формы приложений к правилам.
В целом, следует отметить, что появление официально утвержденного документа, строго регламентирующего все стороны деятельности архива, в значительной степени облегчило работу по организации учреждения в целом.
