Практическая работа

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 4

Тема: Технология создания межтабличных связей, полей подстановок

Цель: Освоить технологию создания межтабличных связей, технологию создания полей подстановок

Оборудование: персональный компьютер (ПК), система управления базами данных (СУБД)

Теоретическая информация

Установление межтабличных связей

Если структура базы данных продумана зара­нее, а связи между таблицами намечены, то создание реляционных отношений между таблицами выполняется очень просто.

Связь между таблицами позволяет:

- исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;

- сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически (и абсолютно корректно) произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.

Для создания связей между таблицами СУБД Ассеss имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.

1  Окно «Схема данных» открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис/Схема данных.

2  Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна «Схема данных» одновременно открывается окно «Добавление таблицы», в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

3  Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт «Добавить таблицу».

4  Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.

5  Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

6  После перетаскивания открывается диалоговое окно «Связи», в котором можно задать свойства образующейся связи.

7  Включение флажка «Обеспечение условия целостности данных» позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип.

8  Флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей» обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Межтабличная связь отображается в окне «Схема данных» в виде линии, соединяющей два поля разных таблиц. При этом одна из таблиц считается главной, а другая — связанной. Главная — это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается полу­жирным шрифтом).

Для настройки свойств связи надо в окне «Схема данных» выделить линию, соединяю­щую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть контекст­ное меню связи, после чего выбрать в нем пункт «Изменить связь» — откроется диало­говое окно «Изменение связи». В нем показаны названия связанных таблиц и имена полей, участвующих в связи (здесь же их можно изменить), а также приведены элементы управления для обеспечения условий целостности данных.

Если установлен только флажок «Обеспечение целостности данных», то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей», то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Рисунок 1 – Пример установленной связи с обеспечением целостности данных

Создание поля со списком подстановок или списком значений в таблице

В поле подстановок предлагается список значений, которые выбираются пользователем при вводе данных. Это облегчает ввод данных и обеспечивает согласованность данных в этом поле. Поле подстановок - поле, используемое в форме или отчете в базе данных Microsoft Access, котором выводится либо список значений, загружаемый из таблицы или запроса, либо сохраняемый постоянный список значений. Создавать новые поля со списком подстановок (или списком значений) можно как в режиме конструктора, так и в режиме таблицы. 

Создание поля с подстановкой значений из другой таблицы в режиме конструктора

1  Откройте таблицу, в которую нужно добавить поле с подстановкой значений, в режиме конструктора.

2  Выполните одно из следующих действий.

Чтобы добавить в таблицу новое поле, выделите строку, над которой нужно добавить поле, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов. Чтобы добавить новое поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку. Введите имя поля в столбце Имя поля.

Если поле, которое будет использоваться как внешний ключ для поля подстановок, уже существует, выберите строку этого поля.

3  В столбце Тип данных нажмите кнопку со стрелкой и выберите Мастер подстановок.

4  В первом диалоговом окне мастера подстановок выберите переключатель для создания столбца подстановок, использующего значения из таблицы или запроса.

5  Нажмите кнопку Далее и следуйте инструкциям в остальных диалоговых окнах Мастер подстановок.

После нажатия кнопки Готово СУБД создаст поле подстановок и установит его свойства на основании значений, выбранных в мастере.

Создание поля со списком фиксированных значений в режиме конструктора

1  Откройте таблицу в режиме конструктора 

2  Выполните одно из следующих действий.

Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно поместить, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов. Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку. Если поле, которое будет использоваться поле подстановок, уже существует, выберите строку этого поля.

3  В столбце Тип данных нажмите кнопку со стрелкой и выберите Мастер подстановок.

4  В первом диалоговом окне Создание подстановки выберите переключатель, определяющий ввод фиксированных значений.

5  Нажмите кнопку Далее и следуйте инструкциям в остальных диалоговых окнах Создание подстановки.

СУБД устанавливает свойства этого поля на основании значений, выбранных в окнах мастера.

Задание

1  Связать таблицы (созданные в Практической работе 3), обеспечив целостность данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей:

Должность « Сотрудники

Стаж « Сотрудники,

Сложность « Сотрудники

2  Создать в таблице Сотрудники поля подстановок Должность, Стаж, Сложность, используя значения из соответствующих таблиц

3  Создать в таблице Сотрудники поле подстановок Пол, используя значения из фиксированного списка значений

4  В таблицу Сотрудники ввести недостающие данные в поля Должность, Стаж, Сложность, Пол (используя подстановки)

5  Подготовить экранный отчет

Контрольные вопросы

1  Назначение поля подстановки

2  Режимы создания поля подстановки

3  Технология создания поля с подстановкой значений из другой таблицы в режиме конструктора

4  Создание поля с подстановкой значений из другой таблицы в режиме таблицы

5  Создание поля со списком значений в режиме конструктора

6  Создание поля со списком значений в режиме таблицы

7  Технология установления межтабличных связей

8  Понятие «Обеспечение целостности данных»

9  Понятие «Каскадное обновление связанных полей»

10  Понятие «Каскадное удаление связанных записей»