Готовность к чрезвычайным ситуациям в хранилище документации миссии

Раздел 14 — Готовность к чрезвычайным ситуациям в хранилище документации миссии

Содержание

Основная информация о готовности к чрезвычайным ситуациям Введение Предотвращение бедствий План восстановления при бедствии Меры по восстановлению при бедствии Другие соответствующие разделы Комплекта средств Документы Глоссарий

Основная информация о готовности к чрезвычайным ситуациям

Профилактика — лучшая страховка и защита: храните свою документацию в сухом, прохладном и надежном месте, в ящиках. Обдумайте, какие типы природных бедствий могут иметь место, вероятность их наступления, и средства для их предотвращения, смягчения их воздействия и обеспечения максимально быстрого восстановления. Работа с партнерами в вашей миссии для подготовки комплексного плана на случай природных бедствий, с определением механизмов предотвращения, восстановления и анализа. Убедитесь в том, что персоналу известно о существовании плана на случай природных бедствий и что они прошли обучение.

Введение

Полуактивная документация, находящаяся на хранении, сохраняется из-за того, что она представляет ценность для вашего офиса или для ООН и ее партнеров. Она уязвима перед целым рядом опасностей, таких как износ, кража, уничтожение вследствие крупного стихийного бедствия, или временная недоступность или уничтожение в случае малого стихийного бедствия. Эффективное управление полуактивной документацией включает в первую очередь предотвращение, в возможной степени, стихийного бедствия, планирование того, что вы будете делать, если это стихийное бедствие все-таки наступит, и составление письменного плана, содержащего всю необходимую документацию и процедуры для управления профилактикой стихийных бедствий и надлежащим восстановлением.

Бедствие не обязательно должно иметь масштабные или катастрофические последствия (например, цунами, землетрясение, извержение вулкана и т. п.). Это может быть поражение насекомыми, или результат преднамеренных действий человека (поджог или взрыв бомбы). В результате, бедствие угрожает физической безопасности и целостности документации. Важно, чтобы план действий вашей миссии в случае бедствия был проанализирован Департаментом по вопросам охраны и безопасности.

Предотвращение бедствий

Наилучшим средством защиты от бедствий, которые могут уничтожить или повредить вашу документацию, является строительство или приспособление вашего хранилища в соответствии с рекомендациями АРМС и наличие строгого режима предотвращения бедствий. Это включает следующее:

Место в здании, где хранится документация Обеспечение контроля за доступом в хранилище Обеспечение тщательного планирования строительных работ и перемещения документации Обучение персонала и ознакомление его с политикой и процедурами хранения документации Применение надлежащих противопожарных мер и мер против затопления, а также средств обнаружения Обеспечение принятия всех необходимых мер по защите электронной документации

В конце этого раздела приведен комплект контрольных перечней, которые вы можете использовать для проверки эффективности вашего хранилища полуактивной документации в плане предотвращения бедствий, способных вызвать повреждение или уничтожение вашей документации. Запомните, что одним из простейших, но очень эффективных способов защиты документации является ее хранение в ящиках.

Обнаружение и устранение поражения насекомыми

Насекомые представляют собой опасность для документации, так как они используют ее в качестве пищи (бумага содержит белки и крахмал), а их экскременты способны нарушить разборчивость или уничтожить часть текста. Некоторые части света более подвержены заражению насекомыми, чем другие, однако персонал ООН, вне зависимости от местоположения, должен регулярно проверять все места хранения документации для обнаружения любых признаков заражения насекомыми. В случае очевидных признаков активности насекомых необходимо принять меры по ее прекращению, устранению загрязнения и принятию мер против возобновления. Особенно важно, чтобы документация, подлежащая передаче в штаб-квартиру ООН, не была заражена насекомыми, потому что:

Таможенные органы США задержат или запретят доставку зараженной насекомыми документации в АРМС В случае необнаружения заражения насекомыми до их прибытия в хранилище АРМС ООН придется выделить значительный персонал и денежные средства на обработку документации Если заражение не будет сразу обнаружено персоналом АРМС, зараженная документация может вызвать заражение другой документации, хранящейся в АРМС

Документ АРМС Руководство по предотвращению и обработке в случае заражения насекомыми содержит исчерпывающие сведения о требуемых процедурах и материалах.

План восстановления при бедствии

Вам также необходимо внедрить план восстановления при бедствии, который позволит в случае бедствия вам и вашим коллегам действовать быстро для спасения поврежденных материалов и предотвращения дальнейшего ущерба документации.

Этот план отличается от плана по жизненно важной документации тем, что действия, предпринимаемые в чрезвычайных ситуациях или при стихийных бедствиях, охватывают всю документацию, а не только жизненно важную документацию. На практике оба плана являются тесно увязанными между собой. Для изучения подробной информации по управлению жизненно важной документацией см. раздел Комплекта средств Управление рисками и защита жизненно важной документации.

Поскольку восстановление после бедствий хранилищ документации является узкоспециализированной областью знаний, вы должны обсудить свой план на случай стихийных бедствий для вашей полуактивной документации с персоналом АРМС. Этот план должен быть частью более крупного плана всей Миссии, который должен включать:

всю документацию, активную, полуактивную, и уже предназначенную к направлению в архив все области хранения документации, находящейся на активном или полуактивном хранении

При разработке плана вы должны:

Предвидеть возможные виды стихийных бедствий и их влияние на документацию Знать лиц, с которыми можно связаться для получения помощи по каждому аспекту плана (требуется гибкость, потому что разные сценарии потребуют различных ответных действий) Разработать пути спасения и восстановления документации в случае ее повреждения (вам может потребоваться заключить договоры с внешними подрядчиками) Принять решения относительно приоритетов при спасательных работах (например, более старая документация, срок уничтожения которой приближается, не так важна как архивная документация или практически текущая документация) Разработайте план для поддержания доступа к документации во время работ по спасению и восстановлению Разработайте контрольный перечень для обеспечения надлежащего восстановления поврежденных хранилищ и возможности безопасного и надежного их использования для того, чтобы снова хранить в них документацию

Возможный пример плана приведен в разделе примерный план действий в чрезвычайной ситуации.

Информация для справки: Элементы плана действий для полуактивной документации при бедствиях

Профилактические меры для обеспечения максимального снижения риска бедствий Программа по жизненно важной документации, определяющая и защищающая жизненно важную документацию. Жизненно важная документация хранилища полуактивной документации включает: Контактную информацию персонала, управляющего объектом Документацию о документах, находящихся на объекте Реестр местоположения Стратегии по прекращению стихийного бедствия (если это возможно) Стратегия по защите документации от дальнейшего повреждения Приоритеты при спасательных работах Стратегия и процедуры восстановления/ремонта документации, пострадавшей при бедствии План действий по возобновлению основной деятельности (в случае управления полуактивной документацией основной деятельностью является доступ к документации в хранилище)

Меры по восстановлению при стихийном бедствии

Наиболее распространенным видом стихийных бедствий в полуактивных хранилищах документации являются события, приводящие к повреждению огнем, дымом или водой, или повреждению, вызванному плесенью, насекомыми или грызунами. В отношении цифровой документации, создаваемой в системе ООН, наиболее надежным способом защиты ее от стихийных бедствий является сохранение ее (т. е. копирование), поскольку восстановление и спасение цифровых носителей является дорогостоящим, трудоемким и ненадежным. Таблица «Восстановление при стихийных бедствиях: причины, влияние и действия» в конце этого раздела содержит общие указания по воздействию и работе с поврежденной документацией, однако перед тем, как предпринимать какие-либо действия, обязательно проконсультируйтесь в АРМС.

Контрольный перечень: Профилактические меры по защите полуактивных хранилищ документации — общая информация

Не храните документацию в подвальных этажах и на верхних этажах/чердаках Убедитесь в том, что вы являетесь единоличным владельцем или арендатором складского помещения

Контрольный перечень: Профилактические меры по защите полуактивных хранилищ документации — общая информация — строительные работы и переезды (периоды высокого риска)

Свяжитесь со строительным подрядчиком для ознакомления с картиной выполняемых работ Проверьте страховки — как строителей, так и офисов ООН Во время ремонта крыши защищайте документацию полиэтиленовой пленкой Если рядом с вашим зданием проводятся работы по сносу зданий, следите за тем, чтобы дренажные отверстия оставались свободными При переездах пользуйтесь по возможности услугами только своего персонала Защищайте документацию при ожидании переезда/вывоза — например, поднимите ее над уровнем пола на поддоны, закройте ее и т. п.

Контрольный перечень: Профилактические меры по защите полуактивных хранилищ документации — общая информация — ознакомление и обучение персонала

Обучите весь персонал, имеющий доступ к хранилищу, чтобы он был знаком с опасностями, которые могут грозить документации Обучите весь персонал, имеющий доступ к хранилищу, профилактическим мерам по защите документации Убедитесь в том, что новые работники проходят надлежащее обучение мерам защиты документации и предотвращению нежелательных стихийных бедствий

Контрольный перечень: Профилактические меры по защите полуактивных хранилищ документации — безопасность

Введите действенные процедуры применения замков Установите автоматическую защитную сигнализацию Установите замки на все двери, окна и мансардные окна Установите решетки и/или закаленное стекло в окна Проводите регулярные инспекции оборудования и средств безопасности полуактивного хранилища документации Осуществляйте контроль за всеми ключами от здания Наблюдайте за лицами, не являющимися работниками, при их нахождении в хранилище полуактивной документации, а также в целом за посетителями офиса

Контрольный перечень: Профилактические меры по защите полуактивных хранилищ документации — противопожарные меры

Соблюдайте все правила противопожарной защиты Составьте перечень и храните все огнеопасные жидкости в отдельных запираемых металлических шкафах или в хранилищах Все области хранения документации, находящейся на активном или полуактивном хранении, должны содержаться в чистоте и порядке Запретите курение в зонах хранения документации, находящейся на активном или полуактивном хранении Регулярно контролируйте состояние электропроводки Назначьте ответственного за пожарную безопасность Представитель местной пожарной охраны должен выполнить обход с персоналом, ответственным за противопожарную защиту, и указать уязвимые места Обсудите с местной пожарной командой наилучший способ защиты/спасения документации в случае пожара Установите пожарную сигнализацию, детекторы дыма и детекторы тепла по потребности Проведите с персоналом учения по процедуре поднятия тревоги и эвакуации Полки должны быть прочными, устойчивыми и негорючими (включая краску)

Контрольный перечень: Профилактические меры по защите полуактивных хранилищ документации — предотвращение и смягчение ущерба при затоплении

Убедитесь в том, что магистральные водопроводные трубы, трубы отопления и канализации не проходят по помещениям полуактивного хранилища документации Наклонная (а не плоская) крыша(и) Установите автоматическую сигнализацию затопления Регулярно проверяйте возможные места проникновения воды Инспектируйте и обслуживайте водостоки и желоба Регулярно делайте замеры уровня влажности — высокий уровень может означать наличие течи Краны должны быть всегда закрыты При отсутствии персонала в здании перекрывайте главную магистраль водоснабжения (с автоматическим обходом при пожаре) Для хранения пользуйтесь высококачественными добротно изготовленными ящиками и другим оборудованием Верхние полки не предназначены для хранения, а должны играть роль «крыши» Нижние полки должны находиться на высоте 6 дюймов (15 см) от пола

Контрольный перечень: Профилактические меры по защите полуактивных хранилищ документации — специальные меры в отношении электронной документации

Убедитесь в регулярном выполнении резервирования данных с проверкой резервных копий на возможность восстановления и считывания Убедитесь в том, что на компьютерах установлен современная система защиты Убедитесь в том, что на компьютерах установлена современная антивирусная программа При помощи паролей ограничьте доступ к компьютерным системам При необходимости/там, где это необходимо пользуйтесь кодированием данных Пользуйтесь аварийными генераторами и стабилизаторами напряжения Обращайтесь с дискетами, лентами с надлежащей осторожностью

Таблица: Восстановление при стихийных бедствиях: причины, влияние и действия
Носитель	Причина повреждения	Влияние	Действие по ремонту и/или восстановлению
Магнитные и цифровые носители	Вода	Исключительно чувствительны к влаге, которая может исказить или уничтожить данные	Обратитесь к специалистам по восстановлению. Возможна разборка корпусов кассет и дискет с сушкой лент на воздухе в вертикальном положении; выполняйте сушку дискет безворсовой материей. Поместите в новые корпуса и скопируйте.
Магнитные и цифровые носители	Плесень	Может исказить или уничтожить данные. Потенциальная опасность для здоровья.	Пользоваться перчатками и маской. Прекращение распространения плесени возможно путем снижения температуры и влажности. Отделите поврежденные материалы от неповрежденных. Обратитесь к специалистам по восстановлению.
Магнитные и цифровые носители	Насекомые и грызуны	Поедание магнитных носителей маловероятно, однако экскременты могут исказить или уничтожить данные. Потенциальная опасность для здоровья.	Обратитесь к специалистам по выведению насекомых и по восстановлению документации. Работать в перчатках и маске. Отделите поврежденные материалы от неповрежденных.
Бумага	Пожар	Возможность уничтожения. Бумага становится ломкой и уязвимой.	Обращаться осторожно, обратиться к специалистам по по восстановлению бумажных документов для ремонта и/или копирования, сканирования или микрофильмирования.
Бумага	Вода	Может уничтожить, привести к потере целостности и уязвимости.	Обращайтесь осторожно, небольшие количества можно сушить на воздухе в офисе, переложите промокательной бумагой. В противном случае обратитесь к специалистам по консервации бумажных документов методом криогенной/вакуумной сушки
Носитель	Причина повреждения	Влияние	Действие по ремонту и/или восстановлению
Бумага	Плесень	Делает чернила нечитаемыми, повреждает бумагу целиком или частично. Потенциальная опасность для здоровья.	Использовать перчатки и маску, прекращение распространения плесени возможно путем снижения температуры и влажности. Отделите поврежденные материалы от неповрежденных. После сушки плесень может быть удалена щеткой. Обратитесь к специалистам по по восстановлению.
Бумага	Насекомые и грызуны	Делает чернила нечитаемыми, повреждает бумагу целиком или частично. Потенциальная опасность для здоровья.	Обратитесь к специалистам по выведению насекомых и по восстановлению документации. Работать в перчатках и маске. Отделите поврежденные материалы от неповрежденных.
Фотографии	Пожар	Возможность уничтожения, делает отпечатки хрупкими и уязвимыми.	Обращаться осторожно, обратиться к специалистам по консервации фотографических документов для ремонта и/или копирования, сканирования или микрофильмирования.
Фотографии	Вода	Может уничтожить, привести к потере целостности и уязвимости.	При необходимости промыть холодной чистой водой. Если они разделены, разложите или развесьте для сушки; слепленные документы проложить вощеной бумагой для сушки на воздухе. Допускается хранение в ведре с чистой водой до 48 часов. Не замораживайте!

Другие соответствующие разделы Комплекта средств

Раздел 15 — Управление рисками и защита жизненно важной документации

Документы

Руководство по предотвращению и устранению поражения насекомыми (АРМС)

Глоссарий

План восстановления при стихийных бедствиях: письменный план, определяющий:
меры предосторожности и процедуры сведения к минимуму рисков и воздействия природных и вызванных деятельностью человека стихийных бедствий, таких как пожар, наводнение, землетрясение, терроризм и т. п. шаги, которые должны предприниматься для возобновления деятельности в случае стихийных бедствий персонал, оборудование и процессы, необходимые для восстановления, защиты и обеспечения доступности жизненно важной документации в случае стихийных бедствий
Жизненно важная документация: документация, которая в случае стихийных бедствий является принципиальной для возобновления основных работ и текущей деятельности организации. Без своей жизненно важной документации организация не может действовать эффективно.