Expo-Russia 2009, 8-ая ежегодная российская промышленная выставка в Иордании (г. Амман) (стр. 1 )

EXPO-RUSSIA 2009

8-ая ежегодная российская промышленная выставка в Иордании

(г. Амман)

Дни России в Аммане

18-20 марта 2009 г.

Руководство для участника выставки

Данное руководство является неотъемлемой частью Условий участия в российской промышленной выставке в г. Аммане (Иордания)

Организаторы выставки: -Экспо»

Международная ассоциация фондов мира

при поддержке:

Министерства Иностранных Дел Российской Федерации

Министерства экономического развития РФ

Торгово-промышленной Палаты РФ

Российско-Арабского Делового Совета

Российско-Иорданского Делового Совета

Посольства РФ в Иордании

Посольства Хашимитского Королевства Иордании в РФ

Посольства Республики Ирак в РФ

Торговой Палаты Иордании

Промышленной Палаты Иордании

Торгово-промышленной Палаты Акабы

Торгово-промышленной Палаты Багдада

Министерств Иордании:

торговли и промышленности, энергетики и природных ресурсов, сельского хозяйства, водных технологий и ирригации.

Информационная поддержка: ведущие российские и арабские СМИ.

Посетители: представители министерств, ведомств, бизнесмены и специалисты Иордании, Ирака и других стран Ближневосточного региона.

Цель выставки – развитие экономических отношений между Российской Федерацией и Королевством Иордания и развитие трехстороннего сотрудничества Иордании, Ирака и России. Выставка дает российскому бизнесу возможность участвовать в восстановлении экономики Ирака.

Иордания – ворота на Ближний Восток.

Иордания граничит с Сирией, Израилем, Ираком, Саудовской Аравией и Египтом. Членство в ВТО, политическая и экономическая стабильность, исключительная надежность банковского сектора, международный аэропорт и пятизвездочные отели делают Иорданию местом для проведения международных выставок, конференций, деловых встреч на Ближнем Востоке. Более 80% иракских частных компаний зарегистрированы в Иордании. Наличие особой экономической зоны дает возможность после регистрации сотрудничать со всеми странами региона без дополнительных номинаций. Крупный грузовой морской порт Акаба осуществляет грузовые потоки в Ирак. Библейские места, курорты Красного и Мертвого морей позволяют совместить бизнес с лечением и отдыхом. Власти Иордании готовы оказывать всяческое содействие развитию отношений с российским бизнесом. Российская продукция традиционно пользуется большим спросом на Ближнем Востоке.

Тематические разделы выставки: нефть и газ; энергетика; машиностроение; металлургия;

строительство; транспорт и техника; химия; геология; сельское хозяйство; водные технологии; лесоматериалы; технологии безопасности; телекоммуникации и связь; информационные технологии; банки и страховании компании; инновации и инвестиции; медицина; образование; туризм.

СРОКИ и место ПРОВЕДЕНИЯ выставки

18-20 марта 2009 г., Амман, Иордания, Выставочный центр отеля Holiday Inn

Вторник 17 марта	10:00-20:00.	Монтаж экспозиции
Среда 18 марта	10:00-13:00 14:00 14:00-19:00	Монтаж экспозиции Официальное открытие выставки Работа выставки, деловая программа
Четверг 19 марта	10:00-19:00	Работа выставки, деловая программа Круглый стол: Россия-Иордания-Ирак: экономическое сотрудничество
Пятница 20 марта	10:00-17:00 18:00-19:00 19:00-20:00	Работа выставки, деловая программа Официальное закрытие выставки Демонтаж экспозиции

2. стоимость УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ

Наименование	Стоимость, руб, НДС не облагается	Расшифровка
Регистрационный взнос за участие в выставке	12000	Общие рекламные и информационные расходы. Включение в официальный каталог информации об организации (А5), аккредитация 2-х участников – изготовление именных бейджей
Кофе-брэйки (проводятся в дни выставки, 2 раза в день) рассчитывается на человека	900	Данный пункт необходим для тех, кто не берет деловую поездку.
Стоимость 1 кв. м оборудованной выставочной площади: Минимальный размер предоставляемой выставочной площади – 6 кв. м в стоимость входит: (дизайн, аренда конструкций, стол, 2 стула, светильник, электрическая розетка, (9 м – 3 стула, 12 м–4 стула), ковровое покрытие); размещение названия фирмы на фризе стенда; монтаж и демонтаж стенда; подключение электроэнергии на стенде; общее освещение и охрана выставки. Коэффициент за угловой стенд 1,1 (2 открытые стороны или сквозной стенд), открытые стороны).	7800	Общие рекламные и информационные расходы Участие в программных мероприятиях, кроме мероприятий, требующих специального приглашения; Рекламная и PR-кампании в период подготовки и проведения выставки;
Дополнительная аккредитация участников (изготовление бейджей и другая сувенирная продукция выставки (более 2 чел. от компании)	1800	В соответствии с заявкой
Участие в конкурсе «Лучший стенд». Стенды площадь от 20 кв. м. включаются в конкурс автоматически.	5000	Вручение медалей и диплома
Номинация руководителя компании - участника выставки	12000	Вручение медалей и диплома руководителю
Заочное участие с размещением материалов на стенде заочного участия	18 000 2000	Включение в официальный каталог (А5) информации об организации Доставка и распространение на выставке информационно-рекламных материалов (до 2 кг.)
Размещение логотипа компании на пригласительных билетах	7 000	Тираж 5000 шт.
Размещение рекламного блока на второй странице обложки каталога (A4) На 3-ей странице обложи На 4-ой странице обложки	40 000	В соответствии с заявкой
40 000
50 000
Услуги переводчика (по индивидуальному заказу), в день	4500	В соответствии с заявкой
Таможенное оформление и доставка выставочного груза выставку и обратно (за 1 кг)	650 – 800	Стоимость рассчитывается индивидуально в соответствии с заявкой, в зависимости от кол-ва груза и его характера

3. ПОРЯДОК оформления участия в выставочных мероприятиях

Участие в выставке определяется как непосредственное участие предприятия, организации, фирмы (далее – Участник) в выставке с предоставлением выставочной площади в соответствии с экспонатами, принятыми к демонстрации на выставке на основании решения Организационного комитета выставки (оргкомитет).

Для оформления участия в выставке организация представляет следующие документы:

3.1. Заявка на участие в выставке.

Форма заявки - Приложение 1.

Направляется в -Экспо» в срок до 1 февраля 2009 г.

3.2. Заявка на аккредитацию представителей организации.

Форма заявки - Приложение 2.

Направляется в -Экспо» в срок до 1 февраля 2009 г.

3.3. Заявка на дополнительные услуги по строительству и оформлению выставочного стенда.

Форма заявки на выставочное оборудование и оформление выставочного стенда - Приложение 3

Схема экспозиции - Приложение 4.

Направляется в -Экспо» в срок до 1 февраля 2009 г.

3.4. Схема выставочного стенда.

3.5. Информация в официальный каталог выставки.

Форма представления информации в каталог выставки - Приложение 5.

Направляется в -Экспо» в срок до 1 февраля 2009 г.

3.6. Заявка на предоставление рекламных услуг.

Форма заявки и формат представления рекламной информации - Приложение 6.

Направляется в -Экспо» в срок до 1 февраля 2009 г.

3.7. Заявка на организацию бизнес-тура.

Форма заявки - Приложение 7.

Направляется в -Экспо» в срок до 1 февраля 2009 г.

3.8. Заявка на участие в деловой программе.

Деловая программа формируется с учетом заявок Участников.

Форма заявки - Приложение 9.

3.9. Заявка на проведение мероприятий в рамках деловой программы выставки.

Форма заявки - Приложение 10.

3.10. Заявка на дополнительную рекламу компаний-участников выставки в Иордании

Форма заявки - Приложение 11

4. Порядок оплаты и отказ от участия

• Авансовый платеж, составляющий не менее 50% от стоимости забронированной выставочной площади и 100% регистрационного сбора, должен быть оплачен в течение 1 недели со дня регистрации Организации в качестве Участника. Полная оплата участия производится не позднее 15 февраля 2008г.

• В случае сокращения выставочной площади, отказа от заказанных услуг или от участия в выставке Участник обязуется оплатить неустойку в следующих размерах:

·  при сокращении выставочной площади или отказе от участия в выставке до 01 марта 2009 г. – 50% от стоимости участия;

·  при сокращении выставочной площади или отказе от участия в выставке после 01 марта 2009 г. – 100% от стоимости участия.

Участник обязуется письменно уведомить Организатора в случае сокращения выставочной площади,

отказа от заказанных услуг или от участия в выставке.

5. ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ И ПРАВИЛА РАБОТЫ НА ВЫСТАВКЕ

5.1. Реклама на выставке:

• Участник выставки имеет право рекламировать свою продукцию внутри предоставленной ему выставочной площади. Размещение рекламы различной формы в иных местах оговаривается дополнительно. Реклама должна соответствовать содержанию экспонатов Участника и отвечать задачам и содержанию выставки.

• Участник может устанавливать на своем стенде средства звуковой рекламы только с письменного согласия

-Экспо».

·  Ответственность за содержание и достоверность рекламных материалов, передаваемых Участником выставки в -Экспо», несет сам Участник.

·  Если деятельность Участника выставки и/или его продукция подлежат лицензированию, Участник в обязательном порядке представляет в -Экспо» лицензию (или ее надлежаще заверенную копию) одновременно с передачей рекламных материалов. В рекламных материалах должны быть указаны: номер лицензии и наименование организации, ее выдавшей.

·  Реклама товаров, подлежащих обязательной сертификации, должна сопровождаться пометкой «подлежит обязательной сертификации». Рекомендуется иметь на стенде лицензии, разрешения и сертификаты на рекламируемые товары и/или деятельность Участника.

·  Все материалы предоставляются в требуемом виде в оговоренные сроки. Доставка материалов в Амман осуществляется за счет Участника.

5.2. Аккредитация участников:

Каждый сотрудник, работающий на Вашем стенде, должен быть аккредитован и обязан носить бейдж, который дает право входа в выставочный зал во все дни работы. Бейджи для 2-х представителей организации предусмотрены регистрационным сбором.

5.3 Техническое руководство: общие рекомендации и правила для всех выставочных стендов:

·  Максимально разрешенная нагрузка на пол – уточняется.

·  Для придания устойчивости конструкциям стенда могут потребоваться дополнительные крепежные элементы, которые обычно не показаны на планировке.

·  Участнику не разрешается самостоятельно демонтировать любые элементы конструкции стенда.

·  Не разрешается крепление экспонатов к стеновым панелям способами, приводящими к механическим повреждениям панелей или их порче (гвозди, шурупы, неснимающийся или красящий скотч или клей и т. п.). Рекомендуем захватить достаточное количество веревок, цепочек, крючков и т. д., чтобы развесить Ваши рекламные материалы.

·  Запрещается крепить выставочные экспонаты к оборудованию, потолку и полу выставочного зала.

·  Все электромонтажные работы по подведению электрических кабелей к стендам могут быть заказаны только в -Экспо».

·  Участникам категорически запрещается устранять собственными силами неисправности в работе установленного на стенде электрооборудования, а также самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного зала.

·  Электрооборудование, установленное на стенде, должно соответствовать техническим требованиям, определяемым выставочной площадкой.

·  -Экспо» имеет право переставить или убрать за счет Участника все, что может мешать нормальной работе выставки. Оборудование и экспонаты Участников должны располагаться в пределах выделенной им площади и не загромождать проходы.

·  Участник обязан в срок до 20 часов 21 марта 2009 г. вывезти из выставочного зала свою экспозицию (экспонаты, рекламные материалы и имущество, доставленное на стенд для работы).

·  Участник гарантирует возврат арендованного оборудования без дефектов и повреждений, которые могут возникнуть в период работы выставки. В случае порчи оборудования с Участника взимается плата в размере причиненного ущерба.

·  Пожарный сертификат: участник, заказавший необорудованную площадь, должен иметь пожарные сертификаты на английским языке, выданные производителем на все материалы и оборудование. Этот сертификат должен удостоверять, что все материалы и оборудование на стенде не горючи или огнеупорны.

·  На территории выставки запрещается курить, пользоваться открытым огнем, загромождать проходы оборудованием, пустой тарой.

·  Запрещается размещать на стендах пожароопасные или легковоспламеняющиеся экспонаты.

·  Участник обязан произвести противопожарную обработку всех легковоспламеняющихся предметов и материалов, предоставить -Экспо» соответствующие сертификаты противопожарной безопасности, и обеспечить за свой счет необходимые специальные средства пожаротушения.

5.4. Охрана и уборка стендов

·  Во время монтажа, демонтажа и работы выставки -Экспо» не несет ответственности за порчу или пропажу экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Участнику.

·  В период работы выставки каждый Участник обязан направлять своего представителя к открытию выставочного зала и присутствовать при его закрытии.

·  Индивидуальную охрану стенда в дневное и/или ночное время можно заказать за дополнительную плату.

·  В течение работы выставки осуществляется уборка проходов и вывоз мусора из специально отведенных мест. Содержание стендов в чистоте, а также уборка занимаемых площадей производится самим Участником. Дополнительные заказы на уборку стендов принимаются -Экспо».

5.5. Страхование

·  Страхование любых рисков в связи с участием в выставке Участник производит самостоятельно по своему желанию. Услуги по страхованию оказываются на основании самостоятельного договора, заключенного между Участником и страховым обществом.

6. КООРДИНАТЫ

Оргкомитет: Открытое акционерное общество «Зарубеж-Экспо», Россия, 0 , www. *****, [e-mail]. С актуальной информацией о подготовке выставки можно ознакомиться на сайте -Экспо» www. *****,

Контактная информация

Оргкомитет: -Экспо», Россия,

тел./, , (4,

www. *****, *****@***ru.

Председатель Оргкомитета выставки *****@***ru

Директор выставки *****@***ru

Заместитель директора выставки *****@***ru

Менеджер по работе с клиентами и Торгово-промышленными Палатами: *****@***ru

Менеджер по работе с клиентами (доставка экспонатов на выставку и бизнес-тур): *****@***ru

Бухгалтерия: *****@***ru

Приложение 1 от ____________

к договору № ___________

Направляется в -Экспо» по факсу или по e-mail: *****@***ru Тел./, ,

Срок до 1 февраля 2009 г.

ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ

Полное название организации на русском языке______________________________________________

Полное название организации на английском языке___________________________________________

Сокращенное название предприятия на английском языке для надписи на выставочном стенде:

Основные направления деятельности на русском языке_______________________________________

Основные направления деятельности на английском языке _______________________________________

Почтовый адрес ________________________________________________________________________

Юридический адрес _____________________________________________________________________

Телефон: _________________________ факс ______________ E-mail _________________

Сайт WWW. _____________________________ ИНН _________________________________ КПП ___

ОКОНХ ____________________________ БИК 0

____________________________Р/с ______________________________________________________

К/с_________________________________ в Банке ___________________________________________

Контактное лицо, должность, телефон _____________________________________________________

Должность и ФИО руководителя организации _______________________ _______________________

действует на основании_________________________________________________________________________

	Наименование платежа	Количество	Цена за ед. в руб. (Не облагается НДС)	Общая стоимость
	Регистрационный сбор		12000
	Кофе-брэйки (проводятся в дни выставки, 2 раза в день) рассчитывается на человека		900
	Торжественный банкет по случаю открытия выставки		2500
	Стоимость 1 кв. м оборудованной выставочной площади: Минимальный размер предоставляемой выставочной площади – 6 кв. Коэффициент за угловой стенд 1,1 (2 открытые стороны или сквозной стенд), островной стенд 1,2 (3 открытые стороны)		7800
	Включение информации об организации в официальный каталог (А5) Доставка и распространение на выставке информационно-рекламных материалов (до 2 кг)		18000 2000
	Размещение логотипа компании на пригласительных билетах		7 000
	Размещение рекламного блока на второй странице обложки каталога (A5) На 3-ей странице обложи На 4-ой странице обложки		40 000 40 000 50 000
	Стоимость услуг переводчика (по инд. заказу), в день		4500
	Участие в конкурсе «Лучший стенд».Вручение медалей и диплома. Стенды площадью от 20 кв. м. включаются в конкурс автоматически.		5000
	Номинация руководителя компании - участника выставки. Вручение медалей и диплома руководителю		12000
	Стоимость дополнительной аккредитации участников: изготовление бейджей и другой рекламно-сувенирной продукции (более 2 чел от компании) с чел.		1800
Генеральный директор -Экспо»	Генеральный директор ИО

Приложение 2