Инструкция по редактированию базы данных в АИБС Марк 4.5

ГУК «Самарская областная научная библиотека»

Отдел каталогизации

Инструкция по редактированию базы данных в АИБС МАРК 4.5

(книги)

Цель редактирования БД

ü  унификация баз данных по библиотек-участниц проекта «Корпоративный электронный каталог библиотек Самарской области»;

ü  соблюдение стандартов на библиографическое описание;

ü  устранение грамматических ошибок;

ü  подготовка БД к конвертированию в МаркSQL.

Технология редактирования БД

1. Проверка наполнения обязательного набора полей.

1.1. Используется метод простого поиска (клавиша F7 à выбор поля à условие поиска “Нет значения” à клавиша F7 à клавиша Enter).

Проверяются поля:

ü  040a Служба первичной каталогизации (Создатель записи)

ü  090a Полочный шифр

ü  090e Инвентарный номер

ü  090f Сигла хранения

ü  091a Индекс ББК

ü  245a Заглавие

ü  260a Место издания

ü  260b Издательство

ü  260c Дата издания

ü  300a Объем

При выявлении незаполненных полей восполняются необходимые данные.

2. Выявление дублетных записей (для документов, состоящих на инвентарном учете).

2.1. Построить внутренний словарь по полю 090e Инвентарный номер (клавиша F10à Подготовка à Внутренние словари à выбор поля “Инвентарный номер» à клавиша F7à клавиша Enter).

2.2. Открыть созданный внутренний словарь (клавиши Ctrl +F7 à F9).

2.3. Просмотреть правый столбик с частотным коэффициентом. Цифра больше 1 означает наличие дублета.

2.4. Отметить и отобрать выявленные дублеты.

2.5. Отобрать нужную запись, удалить дублет (клавиша F8).

3. Очистка полей от ненужной информации.

Применяется при использовании заимствованных записей РКП, например, по полю 020c Цена при введении ретро БД.

3.1. Используется метод простого поиска (клавиша F7 à выбор поля à условие поиска “Есть значение” à клавиша F7 à клавиша Enter).

3.2. Очистить отобранные записи методом групповой корректировки (клавиши Alt+F4 à выбор поля à клавиша F10 «Удаление поля» à клавиша F2 “Сохранение”).

4. Проверка правильности заполнения полей и соответствия требованиям ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание, ГОСТ 7.12-93. Библиографическая запись. Сокращения слов на русском языке, ГОСТ 7.11-2004. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках в библиографическом описании.

4.1. Построить внутренние словари (см. п. 2.1) по всем полям настройки. Одновременно можно отобрать не более 7 полей.

4.2. Открыть внутренний словарь по проверяемому полю (см. п. 2.2).

4.3. Методом сплошного просмотра отметить ошибки в данных (клавиша Insert).

4.4. Отобрать отмеченные записи. (АИБС Марк 4.5 отбирает за 1 раз не более 20 записей).

4.5. Исправить ошибки (клавиша F4 «Корректировка»).

4.6. Особенности проверки по отдельным полям.

4.6.1. В полях

ü  040a Служба первичной каталогизации (Создатель записи)

ü  040d Орг. изм. запись,

Наименование библиотеки (напр., СамОУНБ ОБР) должно быть указано 1 раз, все остальные разночтения — ошибки.

Ошибочные записи отбираются и исправляются методом групповой корректировки (клавиши Alt+F4 à выбор поля à внести правильное значение à тип операции “Переписать” à клавиша Enter à клавиша F2 “Сохранение”).

4.6.2. В поле 090x Авторский знак проверяется правильность простановки буквы С (если буква набрана на латинской клавиатуре, то в словаре выносится в начало списка); наличие пробела между буквой и цифровым значением, наличие дефиса для букв З, О, Ч.

4.6.3. В поле 090e Инвентарный номер проверяется длина номера (для разных библиотек длина номеров может быть различной) и наличие посторонних разделительных знаков.

4.6.4. В поле 090f Сигла хранения для каждого отдела (филиала) библиотеки сигла хранения должна быть указана 1 раз. Если ошибка встречается в одной записи, то она исправляется в режиме корректировки записи (клавиша F4), при необходимости исправить сиглы хранения одного отдела (филиала) в нескольких записях применяется метод групповой корректировки (клавиши Alt+F4 à выбор поля à внести правильное значение à тип операции “Заменить” à клавиша Enter à клавиша F2 “Сохранение”).

4.6.5. При работе с заимствованными записями РКП при просмотре внутреннего словаря по полю 110a Коллективный автор могут появиться значения, которых нет в записи (документ описан на заглавие). Происходит это потому что в записях РКП может быть заполнено поле 710a Другие организации, которое не используется в настройке полей конкретной библиотеки. Для удаления ненужной информации, необходимо временно дополнить настройку полей полем 710a Другие организации. Для этого необходимо войти в режим настройки (клавиша F10 à Настройка à Поиск à перейти в конец (клавиша End) à клавиша Insert à выбрать в правом столбце поле Другие организации à клавишей Enter перейти в открывшийся список подполей à клавишей F5 перенести все подполя в свою настройку).

Повторить проделанные операции для режимов Просмотр и Создание и, не сохраняя полученную конфигурацию, нажать клавишу Esc.

Используя метод простого поиска (клавиша F7 à выбор поля à условие поиска “Есть значение” à клавиша F7 à клавиша Enter), отобрать записи с заполненными полями 710a.

Очистить отобранные записи методом групповой корректировки (клавиши Alt+F4 à *выбор подполя à клавиша F10 «Удаление поля»* à повторить ** для всех подполей поля 710a à клавиша F2 “Сохранение”).

4.6.6. При проверке поля 245a Заглавие учитывать, что при создании внутреннего словаря по полю 245a Заглавие в него автоматически включаются данные из полей 240a Унифицированное заглавие и 246a Другая форма заглавия.

Проверять правильность занесения незначащих символов (кавычки, многоточия и т. п.).

Чтобы информация о других формах заглавия правильно отражалась в словаре, каждую форму заглавия записывать в повторяемое поле 246a Другая форма заглавия, указывая в конце записи в квадратных скобках элемент оформления документа, напр., [Загл. корешка].

4.6.7. Поля 260a Место издания и 260b Издательство сверяются с внешними словарями для унификации записи названий городов и издательств.

4.6.8. При проверке поля 440a Серия проверять правильность занесения незначащих символов (кавычки, многоточия и т. п.). При неправильном заполнении поля Незначащие символы в словаре исчезают первые буквы названия.

Для исправления ошибки методом простого поиска отобрать по этому полю ошибочные записи (клавиша F7 à выбор поля à условие поиска “Больше или равно 1” à клавиша F7 à клавиша Enter).

Очистить отобранные записи методом групповой корректировки (клавиши Alt+F4 à выбор поля à клавиша F10 «Удаление поля» à клавиша F2 “Сохранение”).

4.6.9. При использовании заимствованных записей РКП переносить сведения об указателях из поля 500a Примечание в поле 504a Библиография.

4.6.10. Поле 563a Ключевые слова сверяется с внешним словарем или списком ключевых слов. Новые ключевые слова, отсутствующие в словаре, должны быть сформулированы в соответствии с «Инструкцией по ключевым словам в АИБС МАРК».

5. Проверка орфографии.

Проверка орфографии используется для полей, в которых не применяются сокращения:

ü  245a Заглавие;

ü  245p Название части;

ü  440a Серия;

ü  440p Подсерия.

5.1. Открыть список построенных внутренних словарей (клавиши Ctrl+F7).

5.2. Построить текстовой файл по полю (клавиша F3 à выбор частотного коэффициента «Нет» à клавиша Enter).

5.3. Открыть внутренний словарь по проверяемому полю (клавиши Ctrl+F7 à клавиша F9).

5.4. Загрузить полученный текстовой файл в текстовый процессор Word 97 (параметр преобразования “Текст DOS”).

5.5. Запустить программу проверки орфографии (меню Сервис à Правописание (F7).

5.6. При обнаружении ошибки (подчеркнуто красной волнистой линией) открыть окно АИБС МАРК 4.5 с соответствующим внутренним словарем и отметить ошибочные записи. Исправить ошибки.

6. Удаление излишних разделительных знаков.

Наличие излишних запятых может привести к сбою при поиске по внутренним словарям.

Проверяются поля:

ü  090e Инвентарный номер;

ü  090f Сигла хранения;

ü  653a Ключевые слова;

ü  998a Персоналия.

6.1. Используется метод простого поиска (клавиша F7 à выбор поля* à условие поиска “Включает — ,, (две запятые подряд)”* à клавиша F8 à повторить ** для всех полей à клавиша F7 à клавиша Enter).

6.2. Удалить излишние запятые в отобранных записях.

7. Реорганизация базы данных.

Реорганизация необходима для физического сжатия (уплотнения) и удаления индексных файлов и внутренних словарей (клавиша F10 à Сервис à Реорганизация à Подтвердите реорганизацию «Да» à клавиша Enter после завершения реорганизации).

8. Удаление временных файлов.

Большое количество накопившихся временных файлов замедляет работу и может привести к ошибочной работе внутренних и внешних словарей и зависанию программы.

8.1. Зайти в каталог TEMP в составе пакета АИБС МАРК 4.5.

8.2. Выделить все находящиеся в нем файлы (клавиша + на дополнительной клавиатуре).

8.3. Удалить выделенные временные файлы (клавиша F8).

9. Отбор записей для пополнения внешних словарей (только для администраторов БД библиотек, ведущих специальную БД «Внешние словари»).

Внешние словари необходимы для унификации данных по основным полям:

ü  090a Полочный индекс;

ü  100q Полное имя автора;

ü  110a Коллективный автор;

ü  260a Место издания;

ü  260b Издательство;

ü  440a Серия;

ü  440p Подсерия;

ü  653a Ключевые слова;

ü  998a Персоналия.

9.1. См. п. 4.6.10.

9.2. Для отбора новых ключевых слов рекомендуется помечать вновь вводимые понятия помечать знаком *. Ключевые слова, помеченных знаком * отбираются методом простого поиска (клавиша F7 à выбор поля à условие поиска “Включает — *“ à клавиша F7 à клавиша Enter).

9.3. Методом групповой корректировки удалить знаки * (клавиши Alt+F4 à выбор поля à внести значение * à клавиша Enter à тип операции “Заменить” à в отрывшееся поле не вносить никакой информации à клавиша Enter à клавиша F2 “Сохранение”).

9.4. Сбросить отобранные записи в контрольный файл, на базе которого формируются внешние словари.

9.5. Загрузить контрольный файл, создать внешние словари по нужным полям.

9.5.1. Создать текстовый файл (см. п. 5.2).

9.5.2. Создать на его основе внешний словарь (клавиша F10à Подготовка à Внешние словари à выбор соответствующего текстового файла à клавиша Enter).

17.03.2009

Составитель: зав. отд. каталогизации