Почтовая рассылка и слияние документов
Если Вам необходимо разослать большое количество писем, которые отличаются только несколькими словами, то Вы можете использовать для автоматизации процесс Слияние – специальное диалоговое окно, с помощью которого Вы можете напечатать персональные письма, используя шаблон письма и список имен, фамилий и адресов получателей.
Для того чтобы создать тираж персональных писем с помощью слияния, Вам необходимо выполнить следующую последовательность действий:
- выбрать команду меню Сервис/Слияние;
- создать основной текст;
- создать данные для подстановки (или откройте готовый файл в формате базы данных с данными для подстановки);
- вставить в основной текст поля, которые будут заменяться в процессе слияния на нужные слова, например на имена и фамилии;
- проверить, правильно ли работает подстановка, т. е. замена полей на реальное содержание;
- осуществить слияние и создать тираж персональных писем.
Создание основного текста письма
Для того чтобы создать основной текст письма с помощью слияния, Вам необходимо выполнить следующую последовательность действий:
- выбрать команду меню Сервис/Слияние;
- на экране появится окно Слияние, в котором необходимо нажать кнопку Создать под заголовком Основной Документ. Выбрать из открывшегося списка строку Документы на бланке;
- после этого появится диалоговое окно, в котором Word спрашивает, использовать ли активное (существующее окно) для создания формы основного документа или создать новое. Нажмите кнопку Создать основной документ;
- после создания нового чистого документа Вы автоматически попадете снова в окно Слияние. После этого необходимо нажать кнопку Правка рядом с кнопкой Создать;
- ввести основное содержание письма, но оставить пропуски в тех местах, где будут стоять имена, фамилии, адреса - все то, что будет подстановлено. При этом на экране появится новая панель инструментов;
- сохранить введенный текст.
Создание и редактирование источника данных
Для создания источника данных необходимо сначала создать его структуру, или указать набор полей необходимых для хранения информации по каждому клиенту.
Для того чтобы создать источник данных, необходимо нажать соответствующую кнопку. В появившемся окне нажать кнопку Получить Данные, и затем в открывшемся списке выбрать строку Создать Источник Данных. В этом окне слева можно видеть список уже готовых полей, который Вы можете скорректировать в соответствии с Вашими потребностями, а также можно добавлять и удалять поля из списка, формируя таким образом необходимую структуру источника данных.
Удаление поля. Для того чтобы удалить поле из списка, необходимо выполнить следующие шаги:
- выделить поле в списке;
- нажать кнопку Удалить Поле.
Добавление поля. Для того чтобы добавить поле в список, необходимо выполнить следующие шаги:
- установить курсор в поле диалога под названием Поле и ввести название нового поля источника данных;
- нажать кнопку Добавить Поле.
Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и должно начинаться с буквы. В имени можно использовать буквы, цифры и знаки подчеркивания. Пробелы в имени поля не допускаются. После того, как Вы добавите нужные поля и удалите ненужные, нажмите кнопку ОК. На экране появится окно Сохранить Источник Данных, с помощью которого необходимо сохранить источник данных в файле с некоторым именем.
Редактирование источника данных
После сохранения источника данных появится сообщение о том, что источник данных не содержит самих данных и запрос о том, не хотите ли Вы ввести их сейчас. В этом случае необходимо нажать кнопку Правка Источника Данных.
После того, как будет создан основной текст письма и структура источника данных, надо вставить поля источника данных или поля слияния в текст письма. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:
- в диалоговом окне Слияние включить режим редактирования основного текста письма;
- включить изображение маркеров конца абзаца;
- установить текстовый курсор в том месте письма, где необходимо расположить нужные поля;
- нажать кнопку Добавить Поле Слияния и выбрать поочередно из списка нужные поля.
Вставка условий в текст письма
При тиражировании текста письма потребуется обращаться к клиенту в зависимости от его пола: Господин или Госпожа или вставлять какие-либо другие условия. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- установить текстовый курсор в начале строки, в которой должно находиться условие;
- нажать кнопку Добавить Поле Word и затем выбрать из списка строку IF...Then...Else;
- в появившемся диалоговом окне необходимо выбрать то поле, у которого нужно проверить условие;
- в списке Оператор установить нужную альтернативу;
- в поле Значение установить, с чем сравнивать;
- в поле Вставить следующий текст ввести текст, используемый при выполнении условия;
- в поле В противном случае вставить следующий текст ввести текст, используемый при невыполнении условия;
- закончить диалог с помощью кнопки ОК.
После того, как подготовлен источник данных, создание и распечатки тиража персональных писем осуществляется очень просто.
Word предоставляет возможность использовать для слияния все записи источника данных или только выбранные. Проверить выбор записей можно с помощью предварительного просмотра результатов слияния. С помощью соответствующей кнопки на панели инструментов Слияние можно включить режим предварительного просмотра результатов слияния, при котором поля слияния в тексте основного документа будут заменяться информацией из указанной записи источника данных. Таким образом, можно проверить правильность замены полей слияния и условных полей IF...Then...Else для всех клиентов, не формируя при этом тираж персональных писем.
Создание комплекта конвертов
Чтобы создать конверты для комплектов писем необходимо выполнить следующие действия:
- выбрать команду меню Сервис/Слияние;
- на экране появится окно Слияние, в котором необходимо нажать кнопку Создать под заголовком Основной Документ и выбрать из открывшегося списка строку Конверты;
- после этого появится диалоговое окно, в котором необходимо нажать кнопку Создать основной документ;
- после этого автоматически снова открывается окно Слияние, в котором под заголовком Источник Данных необходимо нажать кнопку Получить данные и выбрать из списка строку Открыть источник данных и выбрать необходимый файл источника данных;
- в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Настройка основного документа;
- установить параметры конверта и параметры печати и нажать кнопку ОК;
- в появившемся диалоговом окне Адрес выбрать те поля, которые необходимы для создания адреса. Нажать кнопку ОК.
Задания и контрольные вопросы
Задания
Изучить раздел Общие сведения. Набрать текст № 1 (Приложение Б) и создать для него отдельный конверт. Создать визитные карточки (в зависимости от количества членов бригады) с помощью команды меню Сервис/Конверты и наклейки. Создать и отпечатать одну копию стандартного письма для каждого из указанных адресатов, (Приложение Б, текст №2), вставив соответствующие сведения в текст каждого из писем (элементы в фигурных скобках {} должны быть заменены на данные из файла с именами и адресами). Создать источник данных (Приложение Б, 1), используя поля слияния: {Пол}, {Имя}, {Фамилия}, {Организация}, {Адрес1}, {Адрес2}, {Объем закупок 2000 года}. Вставить условия:- В зависимости от пола адресата обращение: "Уважаемая госпожа", "Уважаемый господин";
- Если объем закупок в 2000 году превысил рублей, вставлять в текст письма предложение о 3% скидке: Благодаря тому, что в прошлом году Ваш объем продаж был очень высок, мы предлагаем Вам специальную скидку в 3% в случае завершения сделки до 01.02.2001
Создать конверты для полученного комплекта писем. Показать результат работы преподавателю в электронном виде. Оформить отчет.