Вопросы и ответы

Вопрос

Казенным учреждением за счет бюджетных средств произведена оплата услуг по заправке картриджей для принтера. Оплата произведена через подотчетное лицо. Как отразить в учете указанные операции?

Аванс подотчетному лицу выдан в сумме 5000 руб. Стоимость услуг по заправке картриджей составила 4500 руб. Остаток по выданному авансу в сумме 500 руб. внесен в кассу учреждения.

Ответ

Порядок ведения кассовых операций

Наличные денежные средства выдаются из кассы под отчет работникам для оплаты хозяйственно-операционных расходов в размерах и на сроки, определяемые руководителем учреждения. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (абз. 1 п. 10, абз. 1, 3 п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 01.01.2001 N 40).

Бюджетный учет

Расходы на оплату услуг по заправке картриджей для принтера относятся на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 190н).

Денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника (п. 213 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 157н (далее - Инструкция N 157н)).

Выдача наличных денежных средств под отчет из кассы учреждения производится по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002). При этом в данном случае в учете производится запись по дебету счета 1 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества" и кредиту счета 1 "Выбытия средств из кассы учреждения" (абз. 2 п. 84 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 162н (далее - Инструкция N 162н)).

Об израсходовании полученных сумм подотчетное лицо представляет Авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (абз. 1 п. 216 Инструкции N 157н).

Принятие к учету расходов на оплату услуг по заправке картриджей отражается по дебету счета 1 "Расходы на работы, услуги по содержанию имущества" и кредиту счета 1 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате работ, услуг по содержанию имущества" (абз. 3 п. 84 Инструкции N 162н).

Внесение остатка подотчетных сумм в кассу учреждения оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и отражается записью по дебету счета 1 "Поступления средств в кассу учреждения" и кредиту счета 1 абз. 1 п. 48, абз. 4 п. 84 Инструкции N 162н, абз. 2 п. 167 Инструкции N 157н).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) или в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 218 Инструкции N 157н).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Суммы НДС, предъявленные казенному учреждению при оплате услуг, предназначенных для использования в не облагаемых НДС операциях, учитываются в стоимости этих услуг (пп. 1 п. 2 ст. 170 Налогового кодекса РФ).

Налог на прибыль организаций

Расходы по оплате услуг, произведенные казенным учреждением за счет средств целевого финансирования, не включаются в состав расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, на основании пп. 14 п. 1 ст. 251 и абз. 4 п. 1 ст. 252 (как расход, не направленный на получение дохода) НК РФ.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выдача из кассы денежных средств под отчет на оплату услуг по заправке картриджей	КРБ 1	КИФ 1	5 000	Расходный кассовый ордер
Принятие к учету расходов по заправке картриджей, оплаченных из подотчетных сумм	КРБ 1	КРБ 1	4 500	Авансовый отчет
Внесение остатка подотчетных сумм в кассу учреждения	КИФ 1	КРБ 1	500	Приходный кассовый ордер

<*> Первичные документы, приложенные к авансовому отчету, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Консультационно-аналитический

центр по бухгалтерскому учету

и налогообложению

11.03.2011