Система управления финансами предприятия «Бизнес-планирование»

бизнес-планирования»

Система управления финансами предприятия
«Бизнес-планирование»

г. Екатеринбург
2010
Оглавление

Система «Бизнес-планирование». 3

Основные части Системы: 3

Рабочие данные. 4

Результат внедрения системы: 4

Отчеты.. 5

Управленческий учет. 10

Бюджетирование. 13

Долгосрочное планирование по целевым показателям.. 16

Планирование по статистике. 17

Планирование выполнения обязательств. 19

Планирование заемных средств. 20

Планирование ФОТ. 20

Планирование совокупных инвестиций. 21

Управление платежами. 22

Составление бизнес-планов. 24

Особенности внедрения и обслуживания Системы: 29

Что говорят о нас клиенты.. 29

 

Система «Бизнес-планирование»

Система «Бизнес-планирование» предназначена для собственников и ключевых лиц организаций. Система «Бизнес-планирование» (далее «Система») в любой момент времени обеспечивает пользователей достоверной сводной информацией о состоянии их бизнеса независимо от количества юридических лиц и направлений деятельности, помогает принимать решения на основе рассчитываемых финансовых прогнозов, контролирует процесс осуществления платежей и действия сотрудников финансовой службы.

Основные части Системы:

·  Управленческий учет, данные которого используются как для самостоятельных отчетов, так и для статистики, и для план-факт анализа по бюджетам;

·  Бюджетирование – ведение бюджетов с автоматической консолидацией, по утвержденным формам, с возможностью вычислений по формулам;

·  Долгосрочное планирование – планирование на год, квартал, месяц на основе целевых показателей и статистики (план рассчитывается автоматически на основе фактических данных за отчетный период);

·  Управление платежами – учет и планирование поступлений по выставленным счетам и по договорам, выплат – по заявкам на оплату и договорам, электронный реестр на оплату, электронная подпись, автоматическая передача в Интернет-банк, автоматическая регистрация факта;

·  Планирование текущих инвестиций – составление плана постановки в эксплуатацию основных средств с планированием расходов эксплуатационных, налогов, амортизации, а также плана расходов будущих периодов;

·  Составление бизнес-планов – планирование стратегических инвестиций (связанных с увеличением объема продаж), оценка инвестиционного проекта, распечатка форм для получения кредита.

Рабочие данные

Данные по предприятиям Система хранит централизованно и с заданной периодичностью автоматически пополняет их из имеющихся учетных баз данных:

Результат внедрения системы:

Оперативность, актуальность и достоверность управленческих отчетов без двойного ввода и без утечки информации; Возможность немедленно проверить любую сумму из отчета, получив список документов, ее составивших; Быстрое составление планов и прогнозирование на основе всех данных, в том числе не проходящих через бухгалтерский учет; Определение доли каждого направления бизнеса, филиала, магазина, группы продукции в прибыли компании; Определение, какую сумму можно изъять из оборота безопасно для основной деятельности; Ответ на вопрос о допустимой сумме дивидендов учредителям; Сокращение личного времени пользователей на проведение платежей, внутренний учет и планирование; Конфиденциальность использования информации. Быстрый и полный контроль сотрудников, занимающихся бухгалтерским учетом, проведением платежей; Сокращение затрат на экономистов, занятых в управленческом учете и планировании.

Отчеты

Наглядность и простота:

Краткая исходная форма отчета, но пользователь сам немедленно может развернуть отчет по организациям, подразделениям, проектам, по месяцам, дням, неделям. Каждое число в предоставленной информации можно проверить одним щелчком, немедленно расшифровав по первичным документам:

Пример Отчета о доходах и расходах:

Пример Управленческого баланса:

Готовые алгоритмы расчетов:

В отчетах автоматически отражаются:

·  статьи доходов, расходов, поступлений и выплат;

·  показатели (маржа, рентабельность, распределенные затраты) направлений бизнеса;

·  группы контрагентов, регионов, внутренние и внешние обороты, группы товаров, сырья, материалов и т. д.

Пример:
Группировка отчета за год по месяцам и по организациям
(получается за 1-10 секунд при настройке отчета по движению денежных средств):

Использование формул пользователя в отчетах, как в MS Excel:

Представление отчета в виде диаграммы:

Управленческий учет

В области управленческого учета основные задачи системы – это актуальность, достоверность и удобное представление отчетности:

Актуальность означает, что информация должна быть вовремя. Например, информация за неделю должна быть самое позднее в 9-00 в понедельник. Информация за месяц должна быть самое позднее в 9-00 1-го числа следующего месяца.

Достоверность означает, что каждое число в предоставленной информации должно быть можно проверить немедленно.

Удобное представление – система отчетов должны быть «древовидная», когда основных сводных отчетов не более 5-7, и каждый помещается на одной странице при распечатке. Но при возникновении вопросов должно быть можно немедленно получить отчет с развернутым представлением информации.

Как уже говорилось, для управленческого учета могут использоваться:

1) первичные документы, созданные в базах данных 1С 7.7 или 8.х любых конфигураций;

2) бухгалтерские проводки, созданные в базе данных 1С 7.7 или 8.х конфигураций «Бухгалтерия предприятия»;

3) данные из файлов Excel;

4) первичные документы, введенные непосредственно в системе «Бизнес-планирование».

Все данные (кроме введенных в системе «Бизнес-планирование») копируются встроенной в систему автоматической обработкой, после чего внутри системы хранится «зеркало» первичных данных.

Чтобы «зеркало» из огромного объема неупорядоченной информации превратилось в управленческую отчетность в разрезе статей оборотов и аналитики, нужно проставить в первичных документах и проводках ссылки на управленческие справочники. Эта операция настраивается заполнением таблицы на уровне пользователя, где указывается, при каких значениях из документа или проводки поставить определенные статьи оборотов и значения аналитики. Таблица заполняется один раз при внедрении системы и эта операция называется кодированием.

Прежде чем начать кодировку, нужно создать сами справочники для управленческой классификации данных – можно их назвать «системой координат» для управленческой информации. В эту «систему координат» входят управленческий классификатор оборотов (статьи доходов, расходов, поступлений и выплат), а также справочники управленческой аналитики (направления бизнеса, группы контрагентов, регионы, внутренние и внешние обороты, группы товаров, сырья, материалов и т. д.).

Формы управленческой отчетности получаются набором нужных статей классификатора и нужной аналитики, с необходимой группировкой по периодам, например, за год по месяцам. Поскольку автоматизация делается не в Excel, а в специализированной программе «Бизнес-планирование», то форма отчета – всего лишь вопрос настройки программы на пользовательском уровне. Такая настройка делается за несколько минут при обучении пользователей и сохраняется.

В отчеты можно добавить любые вычисляемые значения (маржу, рентабельность, распределенные затраты) - это также делается без программиста.

Таким образом, управленческий учет, т. е. получение управленческой отчетности по первичным документам, выполняется в три шага:

Когда уже все настройки сделаны, все три шага выполняются как один процесс..

Пример отчета по статьям оборотов на основе загруженных фактических данных:

Пример отчета, содержащего план-факт анализ:

Бюджетирование

Обеспечивает быстрое составление планов и прогнозирование на основе всех данных, в том числе не проходящих через бухгалтерский учет.

Организовать бюджетирование на предприятии возможно только после создания «системы координат», которая используется для управленческого учета. После этого можно вводить планы и бюджеты вручную. Чтобы использовать для планирования статистику, необходимо собрать данные управленческого учета за период не менее 3-х месяцев.

Например, любой бюджет можно автоматически заполнить по фактическим данным (собранным по всему холдингу), взятым за любой период и умноженным на коэффициент.

Консолидация бюджетов происходит автоматически, и также автоматически выполняется план-факт анализ по формам бюджета и по формам управленческой отчетности. Прогнозный и фактический баланс по плановым и фактическим данным составляется также программно, если введены начальные остатки и заполнена двойная запись у статей оборотов.

Пример формы, с помощью которой вводится бюджет:

Пример отчета, содержащего план-факт анализ:

Долгосрочное планирование по целевым показателям

Программный блок предназначен для моделирования последствий при планировании на различные периоды.

Для того чтобы поставить цель работы предприятия на очередной период и оценить результаты работы предприятия за прошедший период, необходимо формализовать оценку, т. е. ответить на вопрос «что такое хорошо» в виде конкретных суммовых и натуральных значений.

Составлять план имеет смысл лишь после того, как поставлена конкретная стратегическая цель, и эту цель также необходимо «измерить» в виде суммовых и натуральных показателей. Показатели, которые установлены собственником на длительный (не менее года) период и которые характеризуют стратегию бизнеса, принято называть целевыми показателями. Как правило, целевых показателей немного: не более пяти.

Для того чтобы контролировать деятельность центров ответственности в течение года, используются так называемые контрольные показатели, которых может быть гораздо больше, они могут считаться за разные периоды и быть разными для разных подразделений.

Выбор целевых и контрольных показателей – непростая и кропотливая работа. Но, когда эта работа проделана, руководитель получает критерий движения вперед. При «игре» с планами на основе статистики можно быстро оценить, ведет ли планируемое решение к выполнению целевых и контрольных показателей.

.Пример целевых показателей, занесенных в справочник:

Чтобы ввести директивные (установленные сверху) значения показателей и получить значения показателей по различным планам и по фактическим данным за период, нужно заполнить документ «Значения целевых показателей».

Планирование по статистике

При планировании на год по статистике задаются параметры, например, целевой объем продаж, можно в разрезе филиалов или групп продукции. Затем задается, какой набор данных использовать в качестве прогнозного (на основе статистики) бюджета. Это может быть либо полный (за все месяцы) факт прошлого года, либо экстраполированные фактические данные текущего года

Программа автоматически пересчитывает план на год прогнозный по целевому плану продаж. После этого для получившегося плана на год можно сформировать отчет по целевым и контрольным показателям.

Оценив результат, можно затем изменить суммы продаж и плановых расходов, которые регулируются прямо в документе «План на год», и пересчитать план. Схема такого процесса балансировки бюджета показана на рисунке:

Отчет по целевым показателям выводит значения одного показателя по всем сценариям.

Пример отчета по показателю «Поступления от продаж» с аналитикой по центрам ответственности, по месяцам 2008 г.:

Технология составления плана по статистике на месяц или квартал отличается от составления плана на год. Главное отличие в том, что нам нужно выполнить целевые показатели для года, который частично уже прошел, а значит, менять план мы можем только для оставшихся месяцев.

Планирование выполнения обязательств

предназначено для постановки в план обязательств, заложенных в договор с контрагентом. Это могут быть, например, обязательства по поставкам, отгрузкам, по ежемесячной оплате аренды и связи. Удобно планировать с помощью этого документа, когда график взаимодействия с контрагентом по срокам и суммам утвержден заранее. Ниже приведены схема заполнения документа «План выполнения обязательств» и вид этого документа:

Планирование заемных средств

используется для планирования оборотов, связанных с кредитными договорами, - практически это кредитный калькулятор, только более сложный, чем используется для потребительских кредитов.

В документе предусмотрены разные способы получения и возвращения кредита. Получение возможно траншами, возврат возможен равными долями ежемесячно, единовременно, по графику. Есть режим «овердрафт», когда возврат планируется в течение месяца после получения. Есть расчет простых и сложных процентов. Есть возможность распределить обязательства по кредиту между подразделениями, организациями, проектами.

Независимо от способа возврата кредита проценты по нему считаются в соответствии с тем, какая сумма сколько дней была на руках у предприятия.

Планирование ФОТ

предназначено для планирования фонда оплаты труда (ФОТ) на длительный период, а также связанных с ним расходов и выплат (налоги, перевод денег в кассу, получение наличных, выплата аванса, «серая» зарплата – когда налоги планируются не со всей суммы ФОТ).

Документ учитывает изменение количества ставок в течение периода, индексацию ФОТ, переменную часть ФОТ, которая рассчитывается как процент от оборота по другой статье оборотов, расходы на налоги и обналичивание, выплаты аванса и расчета, перемещение денег из банка в кассу.

Планирование совокупных инвестиций

предназначено для планирования оборотов по текущим инвестициям. Текущие инвестиции – такие, когда нет связанного с инвестицией увеличения объема продаж, т. е. в тех случаях, когда нет смысла использовать бизнес-план.

Критерий отличия инвестиций от расходов периода – это получение внеоборотных активов, подлежащих амортизации. При этом не имеет значения, подлежит ли актив амортизации в регламентированном учете. Важно не обманывать себя: если деньги вложены с расчетом на долгосрочную отдачу, не надо включать такие расходы в бюджет расходов периода, а надо считать их инвестициями и начислять амортизацию. Иначе финансовый результат окажется искаженным: в момент вложения денег прибыль будет занижена, а в дальнейшем она не будет учитывать амортизацию.

При планировании инвестиций в сумму инвестиций нужно включать все вложенные деньги, а не только стоимость основных средств. Например, при создании филиала со складом немалые деньги вкладываются в создание запаса товаров на складе филиала, и затем сумма связанных в данном филиале средств не уменьшается. Поэтому созданный запас также нужно включить в стоимость создания филиала.

Примеры текущих инвестиций: дорогостоящее обучение сотрудников; участие в ежегодных выставках, существенные по сумме рекламные акции; нерегламентированные расходы на получение лицензий и разрешений; крупные агентские вознаграждения «на сторону», ежегодные корпоративные праздники; внедрение программного обеспечения и другие расходы с долгосрочной целью.

При заполнении плана инвестиций предусмотрены: постановка в эксплуатацию объекта инвестиции; начисление и выплата всех связанных с объектом налогов; начисление амортизации; график платежей, в т. ч. в случае лизинга; смета расходов на запуск со всеми налогами; смета эксплуатационных расходов (со всеми налогами); распределение инвестиционных выплат внутри холдинга по подразделениям, организациям, проектам.

В Системе предусмотрено создание инвестиционной заявки в электронном виде.

Управление платежами

Централизованное электронное согласование платежей, когда счет поставщика вводится в систему, затем платежный документ получает все необходимые визы, либо отклоняется в электронном виде, а в случае успешного согласования, отправляется в банк. При утверждении платежей каждый руководитель видит оставшуюся сумму бюджета и не может утвердить платеж с превышением.

Руководитель предприятия может не заниматься сам решением вопросов по платежам и бюджетам, но в любой момент посмотреть, какие платежи запланированы, как идет согласование, и при необходимости вмешаться в процесс. Особенно это удобно, когда филиалы, подразделения, магазины территориально распределены, и платежи осуществляются на местах, но руководитель все равно имеет возможность контролировать их до отправки денег в банк.

Регистрация факта исполнения бюджета происходит при загрузке в программу банковской выписки или при загрузке первичных документов по платежам из бухгалтерских баз данных.

Кроме плана, составленного на месяц, в процессе осуществления платежей используется еще оперативное планирование, которое тесно связано с осуществлением платежей.

Основная концепция управления платежами следующая:

На рисунке показано основное Меню подсистемы осуществления платежей:

 

Электронное согласование платежей реализовано следующим образом. При записи созданной заявки на расходование средств автоматически проверяются настройки прав утверждения платежей. Если подходящих настроек не обнаружено, то заявка сразу становится утвержденной. Если найден хотя бы один утверждающий, то заявка получает статус «Подготовлен», а те, кто должен ее утвердить, увидят эту заявку в реестре на оплату. Именно там проверяется сумма заявки на соответствие бюджету.

Форма реестра на оплату, где руководители утверждают свои платежи, содержит сумму выделенного бюджета, сумму уже прошедших по статье платежей, сумму заявок этого же реестра и сумму оставшегося бюджета:

Преимущества системы управления платежами:

Электронные подписи всех ответственных без «беготни» с бумажными счетами и платежками. Снятие нагрузки по оперативному управлению платежами с руководителя. В реестре на оплату видно бюджет по статье и сумму уже прошедших по статье платежей. Дает понять почему и какие бюджеты пришлось корректировать в течение месяца. Жесткий автоматизированный контроль над документами, проводимыми через Интернет-банк. Контроль бухгалтерии по банковским выпискам. Постановка платежа в зависимость от ожидаемого поступления денег, чтобы платеж нельзя было осуществить до этого поступления. Проверка на соответствие платежа бюджету (с учетом того, что платежи уже были по данной статье бюджета в течение месяца), чтобы из-за проверки платеж не был задержан, но и не ушел без проверки. Платеж согласовывается всеми, чей бюджет тратится при этом платеже Каждый руководитель видит только те платежи, которые должен утверждать именно он.

Составление бизнес-планов

Бизнес-планирование отличается от планирования инвестиций тем, что планируются также продажи, напрямую связанные с проектом, а значит, доходы и поступления денег. Поэтому возможно провести инвестиционный анализ и оценить эффективность проекта. Для этого предназначен документ «Бизнес-план».

При составлении бизнес-плана предусмотрены: использование собственных средств; использование заемных средств; использование плана инвестиций; ввод сметы расходов на запуск; ввод плана продаж; сезонные колебания продаж в натуральных единицах; колебания цен продажи; план роста продаж в натуральных единицах; план прямой себестоимости; план расходов периода и изменений этих расходов в течение срока планирования; ввод плана заработной платы; различные способы налогообложения прибыли и оптимизации налогообложения; расчет нескольких вариантов для сравнения и оценки риска. Предусмотрены печатные формы: план продаж, БДР, БДДС, баланс, инвестиционный анализ и сравнение вариантов.

В результате использования этого программного блока достигается быстрая (от 1 дня) подготовка ТЭО, финансовой части и текста бизнес-плана, рассчитывается количественная оценка эффективности бизнес-проектов.

В шапке документа задаются проект, ставка дисконтирования, начало и конец периода планирования.

Пример заполнения документа «Бизнес-план»:

Пример печатных форм к документу «Бизнес-план»:

Предусмотрена возможность рассчитать несколько вариантов бизнес-плана, а также сравнить значения инвестиционных показателей по ним. Ниже показано, как вводятся сведения о вариантах бизнес-плана и какая печатная форма имеется для сравнения:

Особенности внедрения и обслуживания Системы:

1)  Подход «воткнуть и работать»: первый управленческий отчет получаем в течение 10-30 минут после установки программы.

2)  Готовые алгоритмы планирования и управленческого учета, которые не нужно придумывать

3)  Сбор данных настраивается без привлечения программистов

4)  Уже существует отработанная технология внедрения и обучения пользователей

5)  Срок внедрения от 1 месяца

6)  Требуется 1 специалист на предприятие до 200 человек для обслуживания системы, без навыков программирования

7)  Гарантия 6 месяцев: входит пользование линией консультаций, поставка обновлений.

Что говорят о нас клиенты

, финансовый директор сети супермаркетов «Елисей», :

«С удовольствием пользуемся программой «Бизнес-планирование». Составляем с ее помощью управленческие отчеты по каждому магазину и по торговой сети в целом, проводим утверждение платежей через реестр на оплату, составляем бюджеты магазинов и торговой сети. Удобно и быстро!»

генеральный директор ведомство электронных сообщений», :

«Наша группа компаний занимается предоставлением услуг связи и доступа в Интернет. У нас внедрены следующие подсистемы программы «Бизнес-планирование»: управленческий учет, бюджетирование, управление платежами. Ежемесячно мы получаем управленческие отчеты по документообороту - порядка 50 000 первичных документов в месяц в разрезе всех юридических лиц холдинга. У нас полноценно работает система электронного утверждения платежей. Десять руководителей, отвечающих за исполнение статей бюджета, полностью автоматизированно утверждают (или отклоняют) более 50 исходящих платежей ежедневно. Я больше не трачу время на бюджеты и утверждение платежей, мои сотрудники привыкли работать с программой. Мне программа нравится».

, главный бухгалтер -Системы», , :

«У нас группа компаний, которая занимается оптовой торговлей медицинской и компьютерной техникой. Сбор управленческих данных выполняется из нескольких баз данных, в том числе «1С:Управление торговлей» и «Бухгалтерия предприятия 7.7». В 2009 году мы ведем бюджеты и управленческий учет ежемесячно в программе «Бизнес-планирование». С работой по составлению управленческой отчетности в программе «Бизнес-планирование» я справляюсь сама, хотя для меня эта обязанность дополнительная. В управленческих отчетах мы настроили распределение управленческих расходов по видам деятельности, что было очень важно для наших руководителей, и теперь можем составлять управленческий баланс по направлениям деятельности без учета юридических лиц. Я считаю, что задачи, которые ставились перед началом внедрения программы, выполнены».