Организация пиар – кампаний

Цель

Организация пиар – кампаний по привлечению клиентов с использованием средств автоматизации. Анализ эффективности пиар - кампании, ее места проведения и эффективности работы распространителей.

Постановка задачи.

Клуб для проведения пиар – кампании приобретает соответствующее программно-аппаратное обеспечение и идентификационные метки в виде браслетов с нанесенным уникальным в пределах клуба штрих – кодом. Тип штрих – кода будет уточнен, цифровой или символьно - цифровой. В любом случае будет рассчитывать ввода в систему любого штрих – кода.

В систему по проведению пиар – кампаний вводится новое краткое и полное наименование кампании, комментарий к компании, а так же сроки ее жизни (начальная и конечная дата кампании с временем начала и окончания). Например, начало компании 22.12.2009 с 18:00 и конец 25.12.2009 до 6:00.

Заполняется справочник распространителей браслетов. Где указывается ФИО распространителя, номер телефона(ов), комментарий. Возможны дополнительные параметры (должность, возраст и пол, рейтинг, стаж и прочее). Все поля кроме ФИО необязательны к заполнению.

Осуществляется набор распространителей под конкретную кампанию. Т. е. указывается, какие распространители принимают участие в данной пиар – кампании.

Блок ввода новых браслетов- с помощью этого блока, в систему вводятся идентификационные браслеты. Должен быть предусмотрен механизм ввода идентификационных номеров, причем если идентификационные браслеты имеют порядковый цифровой номер, то указывается диапазон вводимых номеров и система должна сама добавить идентификационные номера из этого диапазона. Если же идентификационные номера идут в разнобой и не последовательно, то предусмотреть автоматизированный ввод в базу путем их поднесения к сканирующему устройству. Введенные браслеты имеют статус "свободных" и предназначены для выдачи.

Блок передачи браслетов промоутерам. Каждому распространителю выдается под кампанию набор идентификационных браслетов, имеющих статус "свободных" которые привязываются к конкретной кампании и конкретному распространителю. В системе должен быть предусмотрен механизм ввода идентификационных номеров, причем если идентификационные браслеты имеют порядковый цифровой номер, то указывается диапазон выдаваемых номеров и система должна сама добавить и привязать идентификационные номера из этого диапазона. Если же идентификационные номера идут в разнобой и не последовательно, то предусмотреть автоматизированный ввод в базу путем их поднесения к сканирующему устройству. Переданные распространителю браслеты имеют статус "переданных" и предназначены для участия в пиар - кампании. Необходимо предусмотреть ограничительный механизм, который сделает невозможным передачу браслетов на пиар – компанию, если срок ее действия завершён.

Блок распространения браслетов. Для распространителей, необходимо разработать блок, который бы позволял им указывать, номера выданных клиентам браслетов, в том числе указывать дату выдачи, место выдачи браслетов (по усмотрению, можно и без места). Этим браслетам должен быть присвоен статус "у клиента". Промоутеры могут быть двух типов "постоянный" – постоянно работающий сотрудник занимающийся распространением и "временный" - человек, нанятый на разовые акции. Соответственно постоянный сотрудник может самостоятельно пользоваться программой и вводить информацию о переданных клиенту браслетах. А временный должен предоставлять информацию оператору БД.

Если промоутеры длительные сроки не бывают в своей организации, то желательно предусмотреть рабочее место удаленного ввода номеров выданных браслетов, через сеть Internet, что бы они могли из дома вводить информацию. Каждый промоутер при входе в систему проходит авторизацию и получает доступ к своей информации по браслетам. Т. е. может видеть, сколько и от какой кампании у него осталось браслетов, сколько он раздал. И соответственно проводит операцию по передаче браслетов клиенту.

Следующий основной раздел в программе – блок регистрации посетителей. Каждый посетитель, перед тем как войти на мероприятие, обязан пройти "валидацию" вместе с регистрацией. Блок регистрации работает следующим образом.

При подносе браслета к сканирующему устройству, программа производит запрос к базе данных и если код на браслете "валидный" т. е. соответствует определенным условиям (номер браслета должен быть зарегистрирован в системе, принадлежать одной из нескольких идущих в данный момент не просроченных пиар - компаний), то программа предоставляет возможность заполнить форму на посетителя. В форме должны присутствовать наименование пиар – кампании, сроки действия кампании, ФИО распространителя. Дополнительно оператором вводится Фамилия Имя Отчество посетителя, возраст и пол. Далее посетитель заходит в клуб. При этом статус браслета в базе данных меняется на "зарегистрирован". Необходимо более детально проработать вопрос, если посетитель решил выйти, а потом зайти заново. Как вариант еще раз сканируется браслет и на экране появляется статус, что клиент уже зарегистрирован. Можно рассмотреть возможность подсчета количества проходов. Чтобы можно было ограничить количество входов. Как быть если пиар – акция проходит три дня подряд. Клиент со своим браслетом на второй и третий день может просто сказать, что он уже регистрировался. И проходить все время действия акции. Например, от момента первой регистрации он будет считаться "зарегистрированным" в течении 24 часов. Далее браслет обретает статус "закрыт".

Если же клиент не прошел "валидацию", то на его выбор будет предложено несколько вариантов. Либо клиент уходит, либо приобретает в кассе или ином месте выдачи браслетов идентификационный браслет. Таким образом, необходимо разработать рабочее место выдачи (продажи) браслетов.

Рабочее место выдачи (продажи) браслетов. У оператора, выдающего (продающего) браслеты должен иметься некий объем идентификационных браслетов со статусом "свободных". Перед тем как выдать браслет. Он подносить его к сканирующему устройству и браслет меняет свой статус на "переданный". Минуя стадию "у клиента", точнее автоматически прописывая туда дату и время аналогично "переданному". При этом в качестве пиар - компании выступает акция под названием "Свободная продажа" и срок действия этой кампании не ограничен, точнее стоит довольно продолжительный срок, например, окончание в 2020г. После покупки клиент проходит к пункту регистрации и регистрируется, пройдя "валидацию" и статус браслета меняется на "зарегистрированный".

Если же промоутер, не внес в базу данных информацию о том, что браслет находится "у клиента" (не успел), то в момент "регистрации", эти данные автоматически, получают статус "у клиента".

Необходимо рассмотреть момент возврата (перевода) идентификационных браслетов от распространителей со статусом "переданных", в статус "свободных" при этом необходимо учесть историю, где эти браслеты у промоутера будут считаться "возвращенными". А в списке браслетов "Свободными".

В любое время можно вывести аналитику, что у такого то распространителя было определенное количество браслетов, часть он передал, а часть вернул назад по окончании кампании. "Свободные" браслеты вновь готовы для участия в пиар – кампаниях путем передачи их новым распространителям или могут использоваться в свободной продаже через кассу или места выдачи браслетов. А так же, предусмотреть, перевод браслетов одного и того же распространителя в другую пиар – компанию с сохранением истории.

Так же необходимо предусмотреть возврат в кассу не использованного браслета, например, клиент купил идентификационный браслет, но по каким-то причинам хочет осуществить его возврат (причин может быть множество, но по закону он имеет право на возврат товара, услуги в течение 2-х недель).

Блок аналитики. Для анализа информации в системе необходимо иметь возможность получать следующие данные, реализованные в виде отчетов на бумажном носителе, либо в электронном виде на экране монитора с возможностью дальнейшей распечатки или экспортирования в другие форматы (напр. Excel)

Отчет по всем выданным идентификационным браслетам за период. Т. е. сколько за определенный промежуток времени было выдано браслетов распространителям (сколько браслетов из статуса "свободных" перешли в статус "переданный"). Далее указать количество выданных распространителями браслетов, которые имеют статус "у клиента". После этого указывается количество прошедших регистрацию клиентов со статусом "зарегистрированно". Отнимаем от количества браслетов переданных клиентам количество зарегистрированных браслетов и получаем количество проигнорированных.

Указываем браслеты со статусом "возвращено" и вычисляем остаток у промоутера. Данные получаются путем вычитания от переданных промотеру браслетов, браслетов находящихся у клиента и возвращенных браслетов.

Следует учесть, что в этот отчет не входит информация о браслетах, выданных месте выдачи (продажи) браслетов.

Отчет по выданным браслетам за период с "дд. мм. гггг" по "дд. мм. гггг"

Переданные промоутерам	У клиента	Зарегистри- ровано	Проигнори- ровано	Возвращено	Осталось у промоутеров
500	450	300	150	20	30

Отчет по всем выданным идентификационным браслетам за период с группировкой по пиар - кампаниям.

Такой же как и предыдущий отчет, дополнительно сгруппированный по пиар – кампаниям

Отчет по выданным браслетам за период с "дд. мм. гггг" по "дд. мм. гггг" с группировкой по пиар - кампаниям

Наименование кампании	Переданные промоутерам	У клиента	Зарегистри- ровано	Проигнори- ровано	Возвращено	Осталось у промоутеров
Север	120	105	85	20	5	10
Восток	200	185	95	90	3	12
Юг	80	70	50	20	7	3
Запад	100	90	70	20	5	5
Итого:	500	450	300	150	20	30

Отчет по всем выданным идентификационным браслетам за период с группировкой по пиар - кампаниям.

Такой же как и предыдущий отчет, дополнительно сгруппированный по промоутерам

Отчет по выданным браслетам за период с "дд. мм. гггг" по "дд. мм. гггг" с группировкой по промоутерам

Наименование кампании	Переданные промоутерам	У клиента	Зарегистри- ровано	Проигнори- ровано	Возвращено	Осталось у промоутеров
	125	105	105	0	0	20
	125	110	50	60	13	2
	125	120	80	40	5	0
	125	115	65	50	2	8
Итого:	500	450	300	150	20	30