Памятка сотрудника ИГЭУ, направленного в командировку

ПАМЯТКА СОТРУДНИКА ИГЭУ, НАПРАВЛЕННОГО В КОМАНДИРОВКУ

В служебную командировку могут быть направлены только основные работники Университета - штатные или совместители. Лица, работающие по договорам гражданско - правового характера (договорам подряда) в командировку не направляются.

До начала командировки.

1. Оформить служебное задание (ПРИЛОЖЕНИЕ № 4), в котором указывается цель, сроки, место командирования и сдать его в отдел входной и выходной информации.

Визы:

Для Научных работников: - руководитель НИР -бухгалтерия НИСа (источники финансирования) Ректор/Проректор по научной работе

Для ППС и сотрудников: - зав. кафедрой, декан (наличие учебной нагрузки), руководитель структурного подразделения - финансово - экономическое управление (ФЭУ) (источники финансирования) Ректор/Проректор по учебной работе

2. Оформить письменное заявление на денежный аванс (ПРИЛОЖЕНИЕ № 7) на имя ректора ИГЭУ не позднее 4-х дней до даты отъезда, в котором указываются назначение и сумма аванса, сроки командирования. Помощь в распределении аванса по кодам бюджетной классификации оказывает бухгалтерия.

3. Получить командировочное удостоверение в отделе входной и выходной информации.

4. Получить аванс в кассе университета.

По окончании командировки

5. Поставьте в отделе входной и выходной информации отметку о прибытии из командировки. В течение трех дней по возвращении из командировки сдайте авансовый отчет в бухгалтерию ИГЭУ (бланк заполняется бухгалтером общей бухгалтерии или НИСа), приложив к нему все подлин­ные документы. Если Вы своевременно не вернули неизрасходованный аванс, он может быть удержан из Вашей заработной платы.

В письменной форме составьте отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем кафедры, структурного подразделения.

Примечание 1: Если работник имеет работу по внутреннему совместительству, то по решению работодателя командировочное удостоверение оформляется по основной должности и по внутреннему совместительству одновременно, а приказы издаются по каждой занимаемой должности отдельно. В этом случае одна из командировок оплачивается полностью, а другая оформляется без оплаты. Если решения о направлении по одной из должностей нет, то по этой должности оформляется отпуск без сохранения заработной платы.

Примечание 2. Получение аванса является обязательным, если сотрудник командируется с оплатой командировочных расходов.

Примечание 3. Если командировка не состоялась, сотрудник должен оформить служебную записку о невыезде (визы руководителя кафедрой, структурным подразделением, ректора/проректора), сдать ее в отдел входной и выходной информации.

Во время командировки

Все Ваши расходы во время командировки должны быть подтверждены подлинными документами; неподтвержденные расходы вам не оплатят. Не выбрасывайте никаких документов, даже если считаете, что они вам не понадобятся, предоставьте решение этого вопроса бухгалтерии.

Документы, подтверждающие расходы на проезд.

Сохраняйте все проездные документы (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты, электронный авиабилет- электронный полетный купон и маршрут/квитанция; электронный ж/д билет - электронный проездной документ и электронный контрольный купон). Если вы ехали на поезде, по окончании поездки не забудьте забрать билет и страховой взнос на обязательное личное страхование на транспорте у проводника, стоимость постельных принадлежностей, как правило, входит в общую стоимость билета.

Документы, подтверждающие расходы на проживание

Выписываясь из гостиницы или общежития, не забудьте взять в регистратуре документы, подтверждающие стоимость проживания. Лучше всего, если вам выдадут гостиничный счет по форме № ЗТ или (как правило, надпись «форма № ЗТ» или «форма » печатается в правом верхнем углу счета). При этом проследите, чтобы сумма налога на добавленную стоимость была выделена в гостиничном счете отдельной суммой. Например, если в счете записано: «Итого: стоимость 944 руб., в том числе НДС», попросите записать: «Итого: стоимость 944 руб., в том числе НДС - 144руб.». Если же в гостинице вам оформили счет на другом бланке, дополнительно попросите выписать счет-фактуру. Также возмещаются расходы по бронированию гостиницы.

Документы, подтверждающие цель командировки

Сохраняйте все документы, подтверждающие цель вашей поездки и имеющие отношение к служебному заданию (например, проект договора, план семинара или конференции, приглашение или входные билеты на вы­ставку и т. п.). Перед отъездом не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице.