ПТО. Инструкция по работе с инициативными документами

ПТО. Инструкция по работе с инициативными документами

Назначение

Данная инструкция рассматривает порядок работы с инициативными документами (рассмотрение, визирование, регистрация), создаваемыми как в Аппарате губернатора области, так и в Органах исполнительной власти.

Используемые сокращения

ЕМСЭД – единая межведомственная система электронного документооборота;

СЭД – система электронного документооборота;

ПТО – правительство Тюменской области;

АГО – Аппарат губернатора области;

ОИВ – Органы исполнительной власти;

ТМ – типовой маршрут;

ТС – тип справочника;

РКК – регистрационно-контрольная карточка;

ЭЦП – электронная цифровая подпись.

Участники

Делопроизводитель – сотрудник, отвечающий за получение, сортировку, регистрацию, занесение бумажного документа в ЕМСЭД, отправку документа на исполнение и мониторинг исполнения резолюций. В качестве регистратора могут выступать делопроизводители, секретари, помощники руководителя или консультанты.

Утверждающий – руководитель любого уровня органа власти, который утверждает инициативный документ.

Руководитель подразделения – руководитель подразделения Инициатора согласования инициативного документа.

Согласующие – сотрудник(и), назначенные Инициатором согласования и Руководителем подразделения. Получают задание на согласование инициативного документа.

Инициатор согласования – сотрудник органа власти, создающий инициативный документ. Создает инициативный документ и отправляет его на согласование.

Описание процесса

1.  Создание Инициатором согласования инициативного документа

1.1.  Инициатор согласования создает документ с любым типом карточки и видом электронного документа стандартными средствами системы DIRECTUM.

1.2.  Инициатор согласования создает задачу и вкладывает необходимые документы в область вложения задачи.

1.3.  Инициатор согласования выбирает ТМ «Согласование инициативного документа» и заполняет дополнительные параметры типового маршрута:

·  Руководитель подразделения – поле заполняется автоматически, но при необходимости автор может указать другого сотрудника;

·  Согласующие – указывает пользователей, с которыми необходимо согласовать документ;

·  *Параллельное согласование? – признак последовательности согласования проекта инициативного документа Согласующими (возможные варианты: «Да»; «Нет»).

·  Подписывающий – указывает утверждающего;

·  *Регистрация требуется? – указывает признак необходимости регистрации проекта инициативного документа (возможные варианты: «Да»; «Нет»).

1.4.  Инициатор согласования может дописать текст задачи и нажать кнопку Старт. После чего задание на согласование проекта инициативного документа получит Руководитель подразделения (см. п. 2);

2.  Согласование инициативного документа Руководителем подразделения

2.1  Если Руководитель подразделения указан инициатором согласования в дополнительном параметре (Руководитель подразделения) типового маршрута, то он получает задание на согласование проекта инициативного документа. Руководитель подразделения открывает карточку задания, просматривает текст задания, а так же вложенные документы.

·  В случае если у Руководителя подразделения нет замечаний к проекту документа, он выполняет задание с результатом «Согласовано», при этом он может скорректировать дополнительные параметры типового маршрута, ранее заполненные инициатором согласования. После чего задание на согласование получают Согласующие (см. п. 3);

·  В случае если у Руководителя подразделения есть замечания к проекту инициативного документа, то он пишет их в тексте задания и выполняет его с результатом «На доработку» (см. п. 6).

3.  Согласование инициативного документа Согласующими

3.1 Если Согласующие указаны инициатором согласования в дополнительном параметре (Согласующие) типового маршрута, то они получают задание на согласование проекта инициативного документа в порядке указанном в дополнительном параметре (*Параллельное согласование?) типового маршрута. Согласующий получает задание на согласование проекта инициативного документа, открывает карточку задания, просматривает текст задания, а так же вложенные документы.

·  В случае если у Согласующего нет замечаний к проекту инициативного документа, он ставит ЭЦП и выполняет задание с результатом «Согласовано». После чего задание на утверждение получает Утверждающий (см. п. 4);

·  В случае если у Согласующего есть замечания к проекту инициативного документа, то он пишет замечания в тексте задания и выполняет его с результатом «На доработку» (см. п. 6).

4.  Утверждение инициативного документа Утверждающим

4.1.  Если Утверждающий указан инициатором согласования в дополнительных параметрах типового маршрута (Подписывающий), то он получает задание на утверждение проекта инициативного документа.

4.2.  Утверждающий открывает задание, в которое вложены электронные документы и делает следующее:

·  если нет замечаний к проекту инициативного документа, то подписывает его утверждающей ЭЦП и выполняет задание с результатом «Подписано». При этом задание на регистрацию получает Делопроизводитель (см. п. 5);

·  если есть замечания к проекту инициативного документа, то Утверждающий в тексте задания пишет свои замечания и выполняет задание с результатом «На доработку» (см. п.6).

5.  Регистрация документа

5.1.  Если в дополнительных параметрах типового маршрута указан признак – «Да» в поле *Регистрация требуется?, то задание на регистрацию инициативного документа получает Делопроизводитель.

5.2.  Делопроизводитель открывает задание, в которое вложены электронные документы и делает следующее:

●  создает новую РКК из карточки электронного документа по кнопке РКК в справочнике Исходящие РКК;

●  заполняет необходимые поля на закладке «Регистрация» в РКК;

●  сохраняет РКК, при этом в поле Рег. номер автоматически проставляется регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом.

5.3.  Делопроизводитель выполняет свое задание с результатом «Выполнено». При этом инициатор согласования получает уведомление об утверждении и регистрации инициативного документа.

6.  Доработка инициативного документа

6.1.  При отправке участниками процесса на доработку Инициатор согласования получает задание на доработку инициативного документа.

6.2.  Инициатор согласования открывает задание и выполняет доработку документа согласно замечаниям, описанным в тексте задания.

6.3.  Инициатор согласования выполняет задание на доработку проекта инициативного документа:

·  если Инициатор согласования исправил все замечания по документу, то он выполняет задание с результатом «На повторное согласование». После чего задание получит руководитель подразделения инициатора согласования;

Примечание. В дальнейшем здание на согласование проекта инициативного документа получит тот сотрудник, который отправил проект инициативного документа на доработку, а пользователи, которые уже подписали проект документа ЭЦП получат уведомления об изменении документа.

·  если Инициатор согласования видит, что дальнейшая работа по проекту инициативного документа нецелесообразна, то он выполняет задание с результатом «Прекратить согласование», при этом рекомендуется в тексте задания написать свои выводы.