МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО развития
РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Управление труда
ОХРАНА И УСЛОВИЯ ТРУДА
В РЕСПУБЛИКЕ КОМИ
Информационно-аналитический
бюллетень
Методические рекомендации
по ведению в организации номенклатуры дел
деятельности службы охраны труда
в организациях Республики Коми
ВЫПУСК 9
Сыктывкар
2012
содержание
№/№ | Наименование раздела | Страницы |
Введение. | 3 | |
Порядок и сроки хранения документов. Общие положения. | 4 | |
Документы, регламентирующие внутреннюю деятельность службы охраны труда. | 9 | |
I. Примерный перечень документации по организации работы по охране труда. | 10 | |
II. Примерный перечень документации по организации обучения. | 13 | |
III. Примерный перечень документации для организации аттестации рабочих мест. | 15 | |
IV. Примерный перечень документации по выдаче, эксплуатации, утилизации средств индивидуальной защиты (СИЗ). | 17 | |
V. Примерный перечень документации по организации прохождения медицинских осмотров. | 19 | |
VI. Примерный перечень документации по организации расследования несчастных случаев и профессиональных заболеваний. | 21 | |
VII. Примерный перечень документации по обеспечению безопасной эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, техники, инструментов. | 23 | |
Приложение 1 «Рекомендуемая номенклатура документации по охране труда». | 26 | |
Приложение 2 «Примерное положение об экспертной комиссии (ЭК) предприятия». | 29 | |
Приложение 3 «Приказ об утверждении перечня локальных актов по охране труда» к разделу «Примерный перечень документации по организации работы по охране труда». | 32 | |
Приложение 4 «Список работников, подлежащих периодическому медицинскому осмотру» (образец). | 33 | |
Приложение 5 «Контингент работников, подлежащих периодическому медицинскому осмотру в центрах проф. патологии» (образец). | 34 | |
Приложение 6 «Памятка страхователя о перечне документов, предоставляемый в исполнительный орган страховщика» к разделу «Примерный перечень документации по организации расследования несчастных случаев и профессиональных заболеваний». | 35 | |
Приложение 7 образцы журналов к разделу «Примерный перечень документации по обеспечению безопасной эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, техники, инструментов». | 37 | |
Список литературы. | 38 |
Введение
Методические рекомендации по ведению номенклатуры дел по вопросам охраны труда в организациях Республики Коми разработаны отделом государственного управления охраной труда Управления труда Министерства экономического развития Республики Коми.
Составитель .
Рекомендации разработаны для руководителей предприятий, организаций по организации работы по охране труда для ознакомления и руководства в работе и для оказания помощи инженерам (специалистам) по охране труда.
При подготовке рекомендаций использованы:
- «Локальные нормативные акты работодателя в сфере охраны труда», разработанные - заместителем начальника отдела государственного управления охраной труда Управления труда Министерства экономического развития Республики Коми;
- «Памятка страхователя о перечне документов предоставляемых в исполнительный орган страховщика», разработанные - консультантом отдела организации страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, ГУ Регионального Фонда социального страхования Российской Федерации по Республике Коми;
- письмо от 6 октября 2000 года - руководителя Федеральной архивной службы России;
- «Документация по охране труда в организации» - .- М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2007. – 136 с.;
- «Справочник по делопроизводству» - «Налоговый вестник», 2011.;
- «Готовимся к проверке Росархива. Что нужно знать руководителю?» - Ю. Васильев «Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2011, N 12.
Методические рекомендации размещены на сайте Министерства экономического развития, в разделе «Охрана труда. Бюллетень». [Электронный ресурс] Режим доступа: www. econom. *****.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по ведению номенклатуры дел деятельности службы
охраны труда в организациях республики коми
I. порядок и сроки хранения документов.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 01.01.01 N 03-33/пс, четко выделены две категории коммерческих организаций:
организация - источник комплектования государственных архивов;
организация - не источник комплектования государственных архивов.
Обязанность хранения документов, относящихся к частной собственности, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
Включение коммерческих организаций в списки источников комплектования архивными документами государственных и муниципальных архивов осуществляется на основании договора коммерческой организации с соответствующим государственным или муниципальным архивом.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить не менее 10 лет.
Отметка «До минования надобности» (далее – ДМН) означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.
Снижение установленных сроков хранения запрещено. Повышение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями документа.
В отношении других документов, если иные сроки не установлены в законодательстве о бухгалтерском учете, все организации должны руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденные Росархивом от 6.10.2000 г.
Мы здесь приводим некоторые определения ведения документации.
Акт - это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. В общем случае текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Во вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются наименования их должностей, фамилии и инициалы. Если акт подготовлен комиссией, первым указывается ее председатель, затем (при наличии) - заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) - члены комиссии (включая секретаря). В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в его подготовке.
В основной (констатирующей) части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве его экземпляров и месте их хранения. Количество экземпляров определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акт подписывается не менее чем тремя лицами, а акт комиссии - всеми ее членами.
Документооборот - упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Документооборот компании образуют входящие, исходящие и внутренние документы.
Инструкция по виду деятельности - локальный нормативный акт, устанавливающий порядок осуществления какой-либо деятельности (ее направления) и применения в процессе осуществления этой деятельности положений законодательных, нормативных правовых актов и других локальных нормативных актов компании.
Содержание инструкции по виду деятельности, как правило, разрабатывается на основе типовых (примерных) текстов инструкций (по соответствующим направлениям деятельности), а в отсутствие таковых - на основе законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, регламентирующих осуществление соответствующего вида деятельности, с учетом особенностей организационно-правовых условий его осуществления компанией. Текст документа излагается от третьего лица единственного (множественного) числа и делится на разделы, пункты и подпункты.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел компании с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена:
1. для группировки исполненных документов в дела;
2. систематизации и учета дел, закрепления их индексов;
3. обеспечения правильного и быстрого поиска дел (документов в составе соответствующих дел);
4. разработки информационно-поисковой системы по документам;
5. определения сроков хранения дел;
6. составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
7. учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел службы охраны труда приведена в приложении 1.
Письменный приказ - это документированное управленческое решение директора компании, регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности.
Письменное распоряжение - документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.
Приказами оформляются решения нормативного характера, а распоряжениями - решения по второстепенным вопросам повседневной деятельности компании.
Проект приказа (распоряжения) во исполнение указания директора компании должен быть подготовлен в течение 10 рабочих дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями директора компании (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия), во исполнение документа, поступившего в компанию, либо в инициативном порядке.
Разработка проектов приказов (распоряжений), как правило, производится ответственными лицами структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности компании, отражаемый в приказе (распоряжении). Например, проекты приказов по вопросам охраны труда готовит служба охраны труда, управления персоналом - служба персонала, по финансовым вопросам - бухгалтерия, по вопросам планирования - плановый (планово-экономический) отдел и т. д.
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. В тексте приказа (распоряжения) может содержаться отметка о сроках вступления документа в действие. Подписанные приказы (распоряжения) нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года.
Протокол - это документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной и переговорной деятельности (далее - протокольное мероприятие), а также некоторых других мероприятий, например испытаний, включая принятые по их итогам решения.
Справка - это документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т. п.) либо содержащий обобщенные сведения, определенным образом характеризующие тот или иной вопрос деятельности компании.
Справка, описывающая (подтверждающая) некий факт (событие), готовится как самостоятельный документ и должна содержать:
- фамилию, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);
- должность указанного лица;
- описание (подтверждение) соответствующих сведений;
- указание о том, для каких целей выдана данная справка.
Изложение перечисленных сведений производится в форме трафаретного текста.
Подобные справки выдаются в порядке исполнения запросов других предприятий (организаций, учреждений), а также отдельных граждан (в т. ч. сотрудников компании).
Справка может быть получена заявителем лично, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана, по указанному им адресу, письмом.
Текущее (оперативное) хранение документов - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности в процессе обращения с момента группировки документов в дела до передачи на архивное хранение. Документы, сгруппированные в дела, подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет, после чего передаются в архив компании (ведомственный (отраслевой) или объединенный архив).
Документы, не подлежащие архивному хранению, состоят на кратковременном хранении в течение предусмотренных сроков, после чего уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
Доступ к средствам хранения должны иметь только сотрудники, ответственные за обеспечение сохранности дел (документов), состоящих на текущем хранении.
Формирование дел - процедура группировки исполненных документов в дела (в папки), в соответствии с номенклатурой дел, что включает:
1. заполнение реквизитов обложки дела;
2. нумерацию листов дела (по мере группировки документов);
3. группировку документов в дела. Дело должно содержать не более 250 листов, быть толщиной не более 4 см.
Хранение может быть организовано как текущее (оперативное) хранение документов или сдача каких-либо документов на архивное хранение.
Подготовка документов к передаче в архив компании
Подготовка документов к передаче в архив компании начинается с оформления дел. В зависимости от сроков хранения оформление может носить полный или частичный характер. Полное оформление предусмотрено в отношении дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу. Частично оформляются дела временного (до 10 лет включительно) хранения. Полное оформление дела включает:
- заполнение ранее не заполненных реквизитов обложки дела (их уточнение);
- нумерацию листов дела;
- составление листа - заверителя дела (заверительной надписи);
- составление внутренней описи дела;
- брошюровку дела;
- проверку правильности и полноты оформления дела, его физического состояния.
Брошюровка дела предполагает его подшивку или переплетение (после удаления из листов металлических креплений). Документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку либо переплетаются таким образом, чтобы обеспечить наиболее свободное чтение текста всех листов дела.
Передача дел на хранение в архив компании производится после проведения экспертизы ценности входящих в их состав документов. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов компанией создается экспертная комиссия (далее - ЭК). О создании ЭК и утверждении положения о ней (Приложение 1) директор компании издает соответствующий приказ. Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей организации. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК составляет описи дел постоянного, временного сроков хранения документов, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
После завершения экспертизы ценности дела, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив компании. Передача дел производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Хранение документов в архиве компании - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности в процессе обращения с момента приема до передачи на хранение в государственный (муниципальный) архив или иное аналогичное учреждение. Ответственность за надлежащую организацию хранения документов в архиве компании несет его руководитель (руководитель структурного подразделения, ответственного за хранение документов, в составе отдела делопроизводства). В случае отсутствия у компании собственного архива документы передаются в ведомственный (отраслевой) или объединенный архив.
В помещениях архива компании должны постоянно поддерживаться нормативные параметры светового (документы хранятся в темноте), температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, противопожарного и охранного режимов.
Оригиналы (первые экземпляры) электронного документа (далее - ЭД) целесообразно хранить на жестком диске специально выделенного компьютера, вторые экземпляры (копии) - на жестком диске резервного компьютера либо автономных машинных носителях, третьи экземпляры (копии) - на автономных машинных носителях.
По мере старения автономных машинных носителей должна производиться перезапись ЭД на новые носители (носители нового типа).
Для учета ЭД используется индивидуальная учетная карточка. Поступление ЭД фиксируется в отдельном разделе общей книги поступления и выбытия документов. За единицу хранения ЭД принимается автономный машинный носитель с сопроводительной документацией, а за единицу учета - запись (файл или группа файлов), представляющая единый программно-информационный объект. В качестве вспомогательных документов учета ЭД в архиве компании применяются журнал учета их поступления и выбытия и журнал учета перезаписей (миграций).
Документы, состоящие на хранении в архиве компании, могут использоваться для обеспечения законных прав и интересов юридических и физических лиц - выдачи (по запросам) архивных справок, архивных копий или архивных выписок.
Архивная справка - это документ, содержащий имеющуюся в распоряжении архива информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных (данных об архивных документах), на основании которых составлена данная справка.
Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение оригинального архивного документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к предмету запроса (определенному вопросу, факту или лицу), с указанием поисковых данных соответствующего документа.
Передача дел постоянного хранения в архивное учреждение производится ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным директором компании и руководителем соответствующего архивного учреждения. Передача дел осуществляется по утвержденным экспертно-проверочным комиссиям (далее – ЭПК) архивного учреждения описям.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Документы,
регламентирующие внутреннюю
деятельность службы охраны труда
Согласно статье 217 Трудового кодекса Российской Федерации в организации, численность работников которого превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области. Служба охраны труда в организации создается в целях обеспечения соблюдения требований охраны труда, осуществления контроля за их выполнением у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность.
Под понятием «Производственная деятельность», согласно ст.209 Трудового кодекса Российской Федерации, понимается совокупность действий работников с применением средств труда, необходимых для превращения ресурсов в готовую продукцию, включающих в себя производство и переработку различных видов сырья, строительство, оказание различных видов услуг.
Работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности или оказываемых услуг.
При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда - их функции осуществляют работодатель - индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.
Соответственно, у службы охраны труда (отдела, бюро или отдельного специалиста) должны быть документы, регламентирующие ее деятельность по охране труда, должна быть составлена номенклатура документов для их систематизации, правильного хранения и утилизации по мере окончания сроков хранения.
На основании требований законодательства Российской Федерации, межотраслевых и отраслевых Правил, инструкций, рекомендаций, стандартов, положений можно определить перечень документации, которая должна разрабатываться и оформляться при проведении работ по охране труда.
Приведенный перечень документов можно как сократить, так и расширить с учетом специфики организации.
I. Примерный перечень документации по организации работы по охране труда
1) комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации (к каждому разделу приведены нормативные правовые акты для всех отраслей экономики);
2) план мероприятий по охране труда на текущий год;
3) положение о системе управления охраной труда (положение об организации работы по охране труда на предприятии);
4) коллективный договор, раздел коллективного договора по охране труда;
5) штатное расписание;
6) правила внутреннего трудового распорядка;
7) должностная инструкция инженера по охране труда;
8) должностные инструкции должностных лиц с распределением функций и обязанностей по обеспечению охраны труда в организации между структурными подразделениями, руководителями и специалистами;
9) предписания государственных надзорных органов;
10) смета расходов на мероприятия по улучшению условий труда;
11) план помещений с планом размещения техники, оборудования, инструментов;
12) акты проверки состояния охраны труда;
13) предписания по устранению выявленных нарушений требований охраны труда;
Положения о:
14) службе охраны труда;
15) кабинете охраны труда, стенде, уголке охраны труда;
16) порядке проведения обучения, проведения инструктажей, стажировки;
17) порядке производства работ в условиях повышенной опасности;
18) порядке проведения административно-общественного контроля за состоянием условий и охраны труда (создание комитета, комиссии по охране труда, избрание/ назначение уполномоченных (доверенных) лиц);
19) порядке проведения Дня охраны труда;
20) об обеспечении безопасности дорожного движения (организация предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств, положение о рабочем времени и времени отдыха водителей автомобилей и пр.);
Приказы о/об:
21) утверждении перечня локальных актов по охране труда (приложение 3);
22) приеме на работу инженера или специалиста по охране труда;
23) возложении обязанностей инженера по охране труда на одного из работников организации или заключение договора на проведение работ по охране труда (в случае отсутствия инженера по охране труда);
24) введении в действие Положения об организации работы по охране труда;
25) создании службы (отдела) охраны труда, положение об отделе;
26) создании совместного комитета по охране труда;
27) утверждении положения о комитете, комиссии по охране труда;
28) создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда;
Программы:
29) перспективная программа мероприятий (с учетом обучения по охране труда 1 раз в 3 года, аттестации рабочих мест – 1 раз в 5 лет, пересмотра инструкций - 1 раз в 5 лет, объемов финансирования, источников финансирования);
30) производственного контроля за состоянием охраны труда в организации;
Протоколы:
31) заседания комиссий по охране труда;
32) избрания уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда;
Основание:
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- ГОСТ 12.0.010 – 2009 «Система стандартов безопасности труда. Система управления охраной труда. Определение опасностей и оценка рисков»;
- ГОСТ Р 12.0. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов безопасности труда. Система управления охраной труда на малых предприятиях. Требования и рекомендации по применению»;
- ГОСТ 12.0.007.2009 «Система стандартов безопасности труда. Система управления охраной труда в организации. Общие требования по разработке, применению, оценке и совершенствованию»;
- ГОСТ 12.0. «Система стандартов безопасности труда. Системы управления охраной труда. Общие требования»;
- Приказ Минздравсоцразвития России от 1.03.2012 г. N 181н «Об утверждении типового перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков»;
- Приказ Минэкономразвития РК от 01.01.2001 г. N 323 «Об утверждении методических рекомендаций по подготовке раздела «Условия и охрана труда коллективного договора организации и индивидуального предпринимателя»;
- Постановление Исполнительного комитета ФНПР от 01.01.2001 г. N 4-6 «О Методических рекомендациях по организации наблюдения (контроля) за состоянием условий и охраны труда на рабочих местах уполномоченными (доверенными) лицами профессиональных союзов»;
- Постановление Исполнительного комитета ФНПР от 01.01.2001 г. N 4-3 «О типовом положении об уполномоченном (доверенном) лице по охране труда профессионального союза»;
- Приказ Минздравсоцразвития РФ от 01.01.2001 г. № 000 «Об утверждении Типового положения о комитете (комиссии) по охране труда»;
- Постановление Минтруда РФ от 01.01.2001 г. N 10 «Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организации»;
- Постановление Минтруда РФ от 01.01.2001 г. № 7 «Об утверждении рекомендаций по организации работы кабинета охраны труда и уголка охраны труда»;
- Постановление Минтруда РФ от 01.01.2001 г. № 14 «Рекомендации по организации работы службы охраны труда в организации»;
- Постановление Минтруда Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 37 «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»;
- Федеральный закон от 01.01.2001 г. «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности»;
- Постановление Минтруда РФ от 08.04.94 г. № 30 «Рекомендации по организации работы уполномоченного (доверенного) лица по охране труда профессионального союза или трудового коллектива»;
- Методические рекомендации по возложению обязанностей по охране труда руководителей и специалистов организации, 2011г. www. econom. *****
II. Примерный перечень документации по организации обучения:
33) договор об обучении руководителя организации, специалиста по охране труда, членов комитетов, комиссий, уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда с учебной организацией, имеющей лицензию, прошедшей аккредитацию в установленном порядке;
34) протоколы проверки знаний при проведении обучения на предприятии;
35) положение о стажировке вновь принятых работников;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
