Подготовка эффективных презентаций, сопровождающих выступление

Подготовка эффективных презентаций, сопровождающих выступление

Консультацию подготовил ,

методист ГИМЦ г. Владимира (www. *****)

Подготовка эффективной презентации – дело довольно сложное и кропотливое. Поэтому, первым делом необходимо ответить на самый главный вопрос: «А так ли уж необходимо использование презентации во время своего выступления?» Для этого нужно узнать следующее:

·  тема выступления – определить цель выступления и место презентации в вашем выступлении (найдётся ли для неё место, нужно ли её использовать);

·  технические условия выступления (удовлетворяют ли они эффективному показу презентации):

-  в каком помещении будет происходить выступление – есть ли там затемнение, есть ли розетки вблизи от места показа (евро розетки или розетки старого образца), есть ли там встроенный экран и какой он величины

-  какие будут использованы технические средства – какой будет стоять компьютер (технические характеристики); установлено ли на нём необходимое программное обеспечение (аудио-, видео-кодеки, программа для воспроизведения презентации…), какой будет использован проектор\другое устройство для отображения (технические характеристики – яркость, контрастность, разрешение… обеспечат ли они эффективность презентации в условиях данного помещения – не будет ли изображение тусклым); настроен ли проектор на взаимодействие с тем компьютером, который будет использоваться; какие будут использоваться колонки (хватит ли у них мощности, чтобы звук был слышен на всё помещение); будут ли использоваться какие-либо дополнительные устройства – что необходимо для их работы;

-  количество времени, отведённое на выступление (в какие рамки нужно уложиться – укладывается ли в эти рамки показ слайдов);

Подготовка презентации

Если после всего этого ответ на изначальный вопрос («А так ли уж необходима эта презентация?») положительный, тогда можно приступать к самой презентации. На своём компьютере следует создать отдельную папку, в которой будет храниться как сам файл с презентацией, так и те файлы, которые вы, возможно, захотите к ней прикрепить. Это необходимо для того, чтобы впоследствии на другом компьютере (на котором будет воспроизводиться презентация) корректно работали все гиперссылки на файлы, которые вы внедрили в презентацию (подробнее).

О презентации и её возможностях

Презентация – эффективное наглядное средство сопровождения выступления. Вставка и форматирование текста, таблиц, диаграмм, автофигур, аудио, видео и звуковых файлов и осуществление связей между ними; дизайн слайдов – фон, шрифты; анимация – эффекты, переходы… – всё это возможно объединить и использовать в рамках одной программы.

Размещение текстовых блоков, таблиц, диаграмм, автофигур

Текстовые блоки

·  количество текстовой информации на слайде не должно превышать двух-трёх простых предложений или одного развёрнутого определения.

·  размер шрифта заголовков и основного текста должен отличаться: размер основного текста не должен быть менее 28-30 пунктов, заголовок должен быть крупнее и выделен

·  не следует использовать избыточное количество выделений текста (курсив, полужирный, подчёркивание), типов шрифтов, а также злоупотреблять использованием прописных букв

Таблицы

·  таблицы можно делать как с помощью самого MicrosoftPowerPoint, так и внедрять в презентацию уже готовую таблицу из другого редактора

·  названия столбцов должны быть крупными, цифры – отчётливо видимыми

·  ключевые данные выделять цветом

·  т. к. обычно таблицы состоят из большого количества данных, лучше не внедрять их в презентацию, а использовать гиперссылку на отдельный файл с таблицей

Диаграммы

·  диаграммы можно делать как с помощью самого MicrosoftPowerPoint, так и внедрять в презентацию уже готовую диаграмму из другого редактора

·  не использовать больше одной диаграммы на слайде

·  не следует загромождать диаграммы большим количеством показателей

Автофигуры

·  идеально подходят для создания различных схем

·  в автофигуры можно добавлять текст

Размещение аудио, видео файлов и изображений

Аудио и видео

·  аудио и видео файлы физически не внедряются в презентацию, а хранятся на жёстком диске (то, что находится в презентации – фактически есть гиперссылки на файлы с жёсткого диска)

·  с осторожностью размещать аудио файлы – они отвлекает от речи выступающего

·  следует учитывать время звучания звукового фрагмента и соотносить его с временем показа всей презентации или её фрагмента, на который должно распространяться звучание этого аудио файла (может закончиться раньше или наоборот, оборваться, не проиграв до конца)

·  необходимо учитывать, что программа MicrosoftPowerPointподдерживает не все типы аудио и видео файлов

·  имена звуковых и видео файлов не должны содержать недопустимые символы, иначе MicrosoftPowerPoint просто не будет их воспроизводить даже при удачном внедрении в презентацию

Изображения

·  изображения, используемые в презентации, непосредственно внедряются в неё; от их количества и качества зависит скорость работы презентации (чем больше изображений, тем медленнее она будет работать)

·  не следует использовать более 1-2 изображений на слайде

·  по возможности заполняйте изображением весь слайд (или используйте фон), чтобы на слайде не было белых пятен

·  используйте только пожатые фотографии (по возможности использовать показ бОльшего числа фотографий не из презентации с помощью гиперссылки)

Гиперссылки

Осуществление связей между слайдами внутри презентации, между разными презентациями, а также между PowerPointи другими программами осуществляются с помощью гиперссылок. Это очень удобный инструмент, позволяющий более гибко управлять презентацией, тем самым значительно экономя время. Виды гиперссылок:

·  на другие документы из пакета MicrosoftOffice (Word, Excel)

·  на другую презентацию

·  на видео, аудио и изображения, открываемые с помощью других программ (не из пакета MicrosoftOffice)

·  на файлы, запускающие программы

·  внутри данной презентации для более удобного перехода между слайдами

Дизайн слайдов и анимация

Дизайн слайдов

·  использовать фон, гармонирующий с цветом шрифта

·  не использовать слишком тёмных, или наоборот, слишком ярких цветов

·  не следует использовать более трёх цветов на одном слайде: один – фоновый, другой – для заголовков и третий – для основного текста

·  использовать встроенные темы оформления

·  в качестве фона можно использовать изображение

 

Анимация

·  не использовать большое количество эффектов анимации одновременно – это отвлекает

·  анимацию можно применять не только к объектам, находящимся на слайде, но и к смене слайдов как таковой

Перед Показом презентации

·  проверить на компьютере, на котором будет осуществляться показ презентации, следующее:

-  нет ли задержек воспроизведения

-  открываются ли гиперссылки: звучит ли музыка, проигрываются ли видео файлы

-  как это всё отображается на экране через проектор: как отображаются цвета, видно ли буквы (не нужно ли поменять цвет фона и размер шрифта)

Показ презентации

·  слайды и рассказ не должны идти обособленно друг от друга.. ко всем появляющимся на экране слайдам должен быть обязательно дан комментарий..

·  использовать встроенные выделители

·  для управления презентацией приглашать отдельного человека (который будет знать, когда что и где переключать); если презентацией будет управлять человек сторонний, ему должен быть предоставлен подробный текст вашего выступления с пометками, в какие моменты переключать слайды и где какие включать гиперссылки

·  с осторожностью использовать автоматический показ слайдов

Полезные советы

·  использовать гиперссылки как внутри презентации, так и на другие презентации, документы, программы… для более гибкого управления презентацией

·  использовать макеты

·  не делать презентацию громоздкой (трудной для восприятия):

-  не перегружать слайд большим количеством информации (текст, фотографии, диаграммы…): количество информативных слайдов не должно превышать 15-20 штук

·  если красота идёт в ущерб воспринимаемости информации, находящейся на слайде, значит надо отказаться от красоты и оставить голый функционал

·  если уже имеется презентация, подготовленная для другого выступления, ни в коем случае не использовать её в том же самом виде для этого

Подготовка эффективной презентации – дело довольно сложное и кропотливое. Поэтому, первым делом необходимо ответить на самый главный вопрос: «А так ли уж необходимо использование презентации во время своего выступления?» Для этого нужно узнать следующее:

·  тема выступления – определить цель выступления и место презентации в вашем выступлении (найдётся ли для неё место, нужно ли её использовать);

·  технические условия выступления (удовлетворяют ли они эффективному показу презентации):

-  в каком помещении будет происходить выступление – есть ли там затемнение, есть ли розетки вблизи от места показа (евро розетки или розетки старого образца), есть ли там встроенный экран и какой он величины

-  какие будут использованы технические средства – какой будет стоять компьютер (технические характеристики); установлено ли на нём необходимое программное обеспечение (аудио-, видео-кодеки, программа для воспроизведения презентации…), какой будет использован проектор\другое устройство для отображения (технические характеристики – яркость, контрастность, разрешение… обеспечат ли они эффективность презентации в условиях данного помещения – не будет ли изображение тусклым); настроен ли проектор на взаимодействие с тем компьютером, который будет использоваться; какие будут использоваться колонки (хватит ли у них мощности, чтобы звук был слышен на всё помещение); будут ли использоваться какие-либо дополнительные устройства – что необходимо для их работы;

-  количество времени, отведённое на выступление (в какие рамки нужно уложиться – укладывается ли в эти рамки показ слайдов);