Регламент работы Центральной закупочной комиссии

распределительная сетевая компания» ()

Приложение

к Приказу № 000

от 24 августа 2012 г.

УТВЕРЖДЕНО

ЦЗК

(протокол от 20г.)

РЕГЛАМЕНТ

работы Центральной закупочной комиссии

распределительная сетевая компания» ()

1.  Общие положения

1.1.  Настоящий Регламент разработан в соответствии с утвержденным Советом директоров (протокол от 01.01.2001 г. № 11) Положением о Центральной закупочной комиссии и закупочных комиссиях .

1.2.  Центральная закупочная комиссия (далее – ЦЗК) (далее – Общество) в своей деятельности руководствуется принципами коллегиальности, свободы обсуждения рассматриваемых вопросов, разумной открытости, ответственности за принимаемые решения.

1.3.  Целью данного Регламента является повышение ответственности лиц, участвующих в подготовке и организации проведения заседаний ЦЗК Общества, оперативности, достоверности и достаточности предоставления материалов, обеспечивающих принятие решений ЦЗК Общества, своевременного исполнения решений, принятых данным органом управления Общества.

1.4.  Регламент подготовки, предоставления и рассмотрения материалов по вопросам повестки дня заседаний ЦЗК Общества определяет:

-  порядок подготовки к проведению заседаний ЦЗК Общества, проводимых в форме очно/заочного голосования;

-  порядок и сроки предоставления материалов, обеспечивающих принятие решений ЦЗК, требования к оформлению пакета документов по вопросам повестки дня заседаний ЦЗК Общества;

-  порядок исполнения решений, принятых ЦЗК Общества;

-  заключительные положения.

2.  Порядок подготовки к проведению заседаний ЦЗК

2.1.  Работу ЦЗК организует ее председатель, который назначает дату и место проведения заседания, утверждает повестку и ведет заседание ЦЗК.

2.2.  В отсутствие председателя его функции осуществляет заместитель председателя ЦЗК или иной член ЦЗК по поручению председателя ЦЗК.

2.3.  ЦЗК Общества избирается ответственный секретарь ЦЗК и технический секретарь ЦЗК.

2.4.  Повестка заседания формируется ответственным секретарем ЦЗК на основании предложений членов ЦЗК, подразделений Общества (далее – Инициатор) и утверждается председателем ЦЗК не позднее 4 (четырех) рабочих дней до дня заседания.

2.5.  Для включения в повестку заседания ЦЗК вопроса инициатор вопроса предоставляет техническому секретарю ЦЗК документы, перечисленные в главе IV Положения о ЦЗК и ЗК Общества, а именно:

2.5.1.   Материалы для вынесения вопроса на ЦЗК о проведении внеплановой закупки, согласованные профильным подразделением Энергетические системы Востока», представляются в составе следующих документов:

-  служебная записка (письмо) на председателя ЦЗК от руководителя центра финансовой ответственности (далее – ЦФО) по закрепленным статьям бюджета Общества (заместитель Генерального директора Энергетические системы Востока», ответственный за деятельность ДЗО (ВЗО), куратор), согласованная структурным подразделением в области экономики Общества (далее – ДЭ), с обоснованием, чем вызвана возникшая потребность, почему не предусмотрено планами (акт дефектации, актуальное решение государственных органов/предписание надзорных органов или копия организационно-распорядительного документа о наказании виновных за неэффективное планирование), есть ли возможность переноса проведения закупки в следующий плановый период, подтверждение экономической выгоды для Общества от проведения данной закупки и пр.;

-  подтвержденное структурным подразделением в области финансов Общества (далее – ДФП) наличие источника финансирования и возможностей по исполнению финансовых обязательств (по закупкам, в интересах реализации инвестиционной программы – дополнительно необходимо согласование структурным подразделением в области инвестиций Общества (далее – ДИ);

-  техническое задание, существенные условия договора;

-  иные обосновывающие материалы (предписания регулирующих органов, решения органов управления Общества, пр.).

В случае инициирования закупки у единственного источника, обоснование выбора такого способа закупки, контрагента и расчет стоимости договора предварительно согласовываются с Департаментом закупок Энергетические системы Востока».

2.5.2.   Материалы для вынесения вопроса на ЦЗК о заключении дополнительного соглашения к действующему договору, согласованные профильным подразделением Энергетические системы Востока», представляются в составе следующих документов:

-  служебная записка на председателя ЦЗК от руководителя ЦФО по закрепленным статьям бюджета Общества (заместитель Генерального директора Энергетические системы Востока», ответственный за деятельность ДЗО (ВЗО), согласованная ДЭ, с обоснованием, чем вызвана возникшая потребность, почему не предусмотрено планами (акт дефектации, актуальное решение государственных органов/предписание надзорных органов или копия организационно-распорядительного документа о наказании виновных за неэффективное планирование), есть ли возможность переноса проведения закупки в следующий плановый период, подтверждение экономической выгоды для Общества от проведения данной закупки и пр.;

-  подтвержденное ДФП наличие источника финансирования и возможностей по исполнению финансовых обязательств (по закупкам, в интересах реализации инвестиционной программы – дополнительно необходимо согласование ДИ);

-  проект дополнительного соглашения, в т. ч. техническое задание и расчет стоимости, согласованные ДЗ;

-  копия подписанного договора, к которому заключается дополнительное соглашение, с обосновывающими приложениями (протокол закупочной комиссии, двухсторонний протокол (в случае проведения конкурса), протокол ЦЗК, утвержденная ГКПЗ и др. документы);

-  иные обосновывающие материалы (предписания регулирующих органов, решения органов управления Общества, пр.).

Обоснование способа закупки, расчет стоимости дополнительного соглашения предварительно согласовываются с ДЗ Энергетические системы Востока».

2.5.3.   Материалы для вынесения вопросов о корректировке ГКПЗ на ЦЗК, согласованные профильным подразделением Энергетические системы Востока», представляются руководителем ЦФО по закрепленным статьям бюджета Общества (заместитель Генерального директора Энергетические системы Востока», ответственный за деятельность ДЗО (ВЗО) в соответствующем формате, согласованные с подразделениями Общества (ДЭ, ДФП, ДЗ, по закупкам, в интересах реализации инвестиционной программы – дополнительно необходимо согласование ДИ).

2.5.4.   Материалы для вынесения иных вопросов на ЦЗК, согласованные профильным подразделением Энергетические системы Востока», представляются руководителем ЦФО по закрепленным статьям бюджета Общества (заместитель Генерального директора Энергетические системы Востока», ответственный за деятельность ДЗО (ВЗО) с приложением всех обосновывающих материалов, согласованных с подразделениями Общества (ДЭ, ДФП, ДЗ, по закупкам, в интересах реализации инвестиционной программы – дополнительно необходимо согласование ДИ).

2.5.5.   Материалы для вынесения вопроса о рассмотрении жалобы, согласованные профильным подразделением Энергетические системы Востока», представляются в составе следующих документов: жалоба, пояснения профильных подразделений по факту жалобы, проект решения.

2.6.  Технический секретарь Общества формирует повестку дня заседания ЦЗК по мере поступления вопросов, представленных в соответствии с порядком, установленным настоящим Регламентом, проверяет данные материалы на соответствие требованиям закупочных стандартов и интересам Общества, ведет работу с ответственными сотрудниками Общества по устранению замечаний и несоответствий.

2.7.  Ответственные сотрудники, предоставляющие материалы к заседанию, несут персональную ответственность за качество и сроки предоставления материалов.

2.8.  Технический секретарь Общества формирует повестку дня заседания ЦЗК по мере поступления вопросов, представленных в соответствии с порядком, установленным настоящим Регламентом, проверяет данные материалы на соответствие требованиям закупочных стандартов и интересам Общества, ведет работу с ответственными сотрудниками Общества по устранению замечаний и несоответствий.

2.9.  Все документы, выносимые на заседание ЦЗК, должны быть представлены техническому секретарю на бумажных носителях, либо в электронной форме. Копии служебной записки, обращения, жалобы, заявления, предложения на имя председателя ЦЗК о включении вопроса в повестку заседания ЦЗК необходимо представить по электронной почте в формате – Microsoft Word Document (*.doc), Microsoft Excel (*.xls), не сканированный оригинал документа.

2.10.  При подготовке материалов по вопросам повестки дня заседания ЦЗК Общества ответственный и технический секретари ЦЗК вправе запрашивать необходимую информацию у подразделений Общества, инициировавших рассмотрение вопросов на заседании ЦЗК.

2.11.  Инициаторы вопроса, получившие запрос ответственного или технического секретаря ЦЗК Общества о предоставлении информации по вопросу повестки дня заседания ЦЗК, обязаны в срок, указанный в запросе, представить требуемую достоверную информацию за своей подписью ответственному или техническому секретарю ЦЗК Общества.

2.12.  Инициаторы при вынесении вопросов на заседание ЦЗК Общества, в целях своевременного решения поставленных вопросов, эффективной и надежной работы энергосистемы, обязаны учитывать сроки проведения заседаний ЦЗК, Совета директоров Общества, длительные сроки проведения закупочных процедур, корпоративные интересы Общества.

2.13.  Проект решения, пояснительная записка и материалы по инициируемому вопросу предоставляются техническим секретарем ответственному секретарю ЦЗК в электронном виде и на бумажном носителе за 10 (десять) рабочих дней до даты проведения очередного заседания ЦЗК, не считая день направления материалов.

2.14.  В случае предоставления документов, указанных в пункте 2.5 данного Регламента менее чем за 10 (десять) рабочих дней до заседания (не учитывая день направления и день заседания), включение вопросов в повестку заседания ЦЗК допускается только по согласованию с председателем ЦЗК, а в его отсутствие заместителем председателя ЦЗК.

2.15.  Организация подготовки материалов для заседаний осуществляется техническим секретарем с привлечением (по необходимости) профильных специалистов Общества, как внутри Общества, так и заинтересованных лиц филиалов Общества.

2.16.  Технический секретарь ЦЗК Общества:

-  на основании полученных документов формирует повестку заседания ЦЗК, бюллетень с перечнем вопросов, пояснений и проектов решений к ним и направляет на согласование ответственному секретарю ЦЗК;

-  устраняет замечания ответственного секретаря по представленным материалам, повестке, бюллетеню с перечнем вопросов, пояснений и проектов решений к ним;

-  запрашивает у инициатора вопроса дополнительные материалы, в случае необходимости;

-  по итогам заседания ЦЗК оформляет протокол заседания и направляет его на согласование и подпись ответственному секретарю;

-  уведомляет инициатора о принятых ЦЗК решениях;

-  формирует и направляет подписанную ответственным секретарем выписку из протокола для уведомления Совета директоров Общества, в случаях, предусмотренных Положением о закупке продукции для нужд Общества.

2.17.  Ответственный секретарь ЦЗК:

-  проверяет полученные от технического секретаря материалы, повестку, бюллетень с перечнем вопросов, пояснений и проектов решений к ним и, в случае необходимости, выдает замечания;

-  направляет председателю ЦЗК повестку для ее утверждения;

-  информирует членов ЦЗК о предстоящем заседании ЦЗК, направляя повестку и бюллетень с перечнем вопросов, пояснений и проектов решений к ним;

-  обеспечивает своевременное направление членам ЦЗК материалов по вопросам повестки дня;

-  по итогам заседания ЦЗК подписывает протокол заседания;

-  направляет протокол на подпись председательствующему на заседании лицу.

2.18.  Лицам, приглашенным на заседание, но не являющимся членами ЦЗК, рассылается приглашение с указанием тех вопросов повестки, на рассмотрение которых они приглашаются, и необходимые материалы.

2.19.  На заседание членами ЦЗК по согласованию с председателем или его заместителем могут быть приглашены любые лица. Перечень таких лиц и круг вопросов повестки, для решения которых они приглашаются, сообщается приглашающим членом ЦЗК ответственному секретарю до заседания ЦЗК.

2.20.  Заседание ЦЗК проводится по мере накопления вопросов, касающихся закупочной деятельности, но не чаще 1-го раза в неделю.

2.21.  По вопросам, инициируемым Энергетические системы Востока» или другими вышестоящими органами управления, материалы готовятся профильными подразделениями Общества, в сроки установленные настоящим Регламентом.

2.22.  В повестку очередного заседания ЦЗК и проект решения техническим секретарем ЦЗК не включаются проекты по тем вопросам, инициатором которых:

-  не соблюдены сроки предоставления материалов;

-  нарушен порядок вынесения вопроса, установленный настоящим Регламентом;

-  при отсутствии отдельных документов, необходимых и достаточных для принятия решения ЦЗК;

-  проект решения, представленный инициатором, противоречит требованиям Положения о закупке продукции для нужд Общества, Устава Общества, решениям органов управления Общества.

2.23.  Технический секретарь в устной и электронной форме информирует подразделение инициатора вопроса о вынесении или о не вынесении вопроса на рассмотрение ЦЗК в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с момента получения материалов, а также сообщает дату рассмотрения вынесенного вопроса.

2.24.  Член ЦЗК Общества, получивший бюллетень с приложенными к нему материалами, обязан рассмотреть их в течение 4 (четырех) рабочих дней (не считая дня направления), и после рассмотрения проголосовать в бюллетене «ЗА», «Против», «Воздержался».

В случае голосования «Против» или «Воздержался» изложить свое мнение, причины такого голосования и отправить бюллетень ответственному секретарю ЦЗК Общества.

Член ЦЗК вправе письменно изложить свое особое мнение относительно вопросов, выносимых на голосование, и направить его сканер-копию по электронной почте, а также оригинал ответственному секретарю ЦЗК. Ответственный секретарь ЦЗК обязан в течение одного рабочего дня с момента получения сканированной копии особого мнения по электронной почте направить его председателю ЦЗК и всем членам ЦЗК, а также приобщить копию и оригинал особого мнения к протоколу.

2.25.  В случае непредставления бюллетеня в установленные сроки или информационного письма о причине не предоставления бюллетеня, данный голос будет считаться как «не принявший участие в голосовании» и решение по данному вопросу будет приниматься большинством голосов, при наличии кворума более 50% голосов.

2.26.  В случае получения запросов от членов ЦЗК о предоставлении дополнительной информации (но не позднее 2 (двух) рабочих дней до дня заседания), ответственный секретарь в день получения запроса извещает об этом председателя ЦЗК и направляет запрос техническому секретарю.

В срок не позднее 1 (одного) рабочего дня технический секретарь ЦЗК, готовит и предоставляет информацию по запросу, с привлечением инициатора вопроса.

В случае непредставления дополнительной информации за 1 (один) рабочий день до заседания ЦЗК, вопрос переносится на очередное заседание.

В случае получения запросов от членов ЦЗК о предоставлении дополнительной информации в срок менее чем за 2 (два) рабочих дня до дня заседания, вопрос переносится на очередное заседание ЦЗК.

2.27.  Докладчика по вопросам повестки дня заседания ЦЗК, проводимого в форме совместного присутствия, определяет инициатор вопроса, указав ФИО и контактные данные в пояснительной записке к вопросу.

Председатель ЦЗК вправе приглашать в качестве докладчиков и содокладчиков своих заместителей и руководителей подразделений.

2.28.  Технический секретарь ЦЗК после получения подписанных бюллетеней от членов ЦЗК Общества в течение 3 (трех) рабочих дней (не считая дня проведения очередного заседания ЦЗК) готовит протокол, прикладывает к нему обосновывающие материалы, подписанные бюллетени и направляет его ответственному секретарю ЦЗК.

2.29.  Результаты заочного голосования членов ЦЗК оформляются протоколом, к которому прилагаются материалы, представлявшиеся членам ЦЗК на рассмотрение, а также заполненные членами ЦЗК бюллетени. Протокол по результатам заочного голосования ЦЗК, подписывается председателем ЦЗК (или заместителем председателя ЦЗК или иным членом ЦЗК по поручению председателя ЦЗК) и ответственным секретарем ЦЗК.

2.30.  Результаты очного голосования ЦЗК оформляются протоколом, к которому прилагаются материалы, представлявшиеся членам ЦЗК на рассмотрение. Протокол по результатам очного заседания ЦЗК, подписывается ответственным секретарем ЦЗК и присутствующими членами ЦЗК.

3.  Порядок исполнения решений, принятых ЦЗК Общества

3.1.  После подписания протокола председателем ЦЗК, ответственный секретарь ЦЗК рассылает протокол в электронном формате всем членам ЦЗК.

3.2.  Технический секретарь ЦЗК в течение 10 рабочих дней, после даты заседания ЦЗК, направляет выписку из протокола, подписанную ответственным секретарем, для уведомления Совета директоров Общества, в случаях, предусмотренных Положением о закупке продукции для нужд Общества.

3.3.  Контроль над исполнением принятых ЦЗК решений обеспечивает ответственный секретарь. Ответственный секретарь вправе запрашивать любую информацию об исполнении принятых решений у подразделений Общества, дочерних и зависимых обществ. Сроки исполнения решения Комиссии могут быть продлены по решению председателя ЦЗК. Такое решение подлежит рассмотрению и обсуждению на ближайшем заседании ЦЗК.

3.4.  Подразделение Общества обязано в установленные ЦЗК сроки исполнить и предоставить ответственному секретарю ЦЗК письменный отчет об исполнении решений, принятых ЦЗК Общества. Ответственность за достоверность данной информации несет руководитель подразделения Общества, представивший отчет.

3.5.  Исходя из представленных отчетов подразделений об исполнении решений, ответственный секретарь ЦЗК вправе вынести на очередное заседание ЦЗК вопрос «О выполнении решений, принятых на предыдущих заседаниях ЦЗК Общества».

4.  Заключительные положения

4.1.  Факты нарушения требований, установленных настоящим Регламентом, рассматриваются на заседании ЦЗК и Генеральным директором Общества.

4.2.  Ответственный секретарь ЦЗК обязан информировать Генерального директора Общества о необходимости принятия мер воздействия к руководителю соответствующего подразделения (инициатора) Общества в случаях нарушения им требований, установленных настоящим Регламентом, а также иными организационно-распорядительными документами Общества, регулирующими порядок подготовки заседаний ЦЗК Общества.

___________