Стандарт организации

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Система менеджмента качества

Общие требования к построению, содержанию

и оформлению положений

СТО 4.2–05–2008

Красноярск

2008

Содержание

1 Область применения……………………………………………………………...	3
2 Нормативные ссылки…………………………………………………..…………	3
3 Термины и определения…………………………………………………………..	3
4 Обозначения и сокращения……………………………………………................	4
5 Ответственность…………………………………………………………………..	5
6 Общие положения………………………………………………………………...	5
7 Требования к построению и содержанию ПСП и ПВД……………..................	5
7.1 Общие требования…………………………………………………………..... 7.2 Титульный лист…………………………………………………………….. 7.3 Общие положения………………………………………………………….. 7.4 Структура ПСП……………………………………………………….............. 7.5 Задачи……………………………………………………………………….. 7.6 Функции…………………………………………………………………….. 7.7 Права………………………………………………………………………… 7.8 Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями университета………………………………………………… 7.9 Ответственность……………………………………………………………. 7.10 Организация деятельности………………………………………………. 7.11 Финансирование деятельности………………………………………….. 7.12 Согласование …………………………………………………………….. 7.13  Приложения……………………………………………………………….	5 6 6 7 7 7 7 8 8 9 9 9 9
8 Требования к оформлению положения……………………………….................	10
9 Порядок разработки и управления положением………………………………..	10
ПРИЛОЖЕНИЕ А (обязательное) Пример оформления титульного листа.	12
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (обязательное) Пример оформления второго и последующих листов положения……………………….....	13
ПРИЛОЖЕНИЕ В (обязательное) Типовое Положение о структурном подразделении…........................................................................	14
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Паспорт процесса ……………………………………………. Лист ознакомления………………………………………………………….............	18 19

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Система менеджмента качества Общие требования к построению, содержанию и оформлению положений	СТО 4.2–05–2008
Введен впервые

Введен приказом от « 09 » декабря 2008 г. № 000

Срок введения в действие установлен с « 22 » декабря 2008 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт организации устанавливает общие требования к построению, содержанию, оформлению и управлению положениями о структурных подразделениях и по видам деятельности ФГОУ ВПО «Сибирский федеральный университет».

Стандарт организации обязателен к применению всеми структурными подразделениями университета.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

- ГОСТ Р 1.12–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения»;

- ГОСТ Р 1.5–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применяются следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 организация: юридическое лицо, которое имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязательности, быть истцом и ответчиком в суде, а также имеет самостоятельный баланс и смету и зарегистрировано в государственных органах юстиции в установленном порядке.

3.2 стандарт организации: стандарт, утвержденный и применяемый университетом для выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний результатов исследований (испытаний), измерений и разработок.

3.3 структурное подразделение университета: официально выделенный орган управления частью университета с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных на него задач.

3.4 основная часть (нормативного документа): совокупность положений, составляющих содержание нормативного документа.

3.5 структура (нормативного документа): порядок размещения в нормативном документе разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, таблиц, графического материала и приложений.

3.6 дата введения (нормативного документа) в действие: календарная дата, с которой документ приобретает юридическую силу.

3.7 организационная структура: распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.

3.8 положение о структурном подразделении: документ, устанавливающий статус, цель и задачи подразделения, его функции, внутреннюю структуру, права, обязанности, ответственность и взаимодействие с другими подразделениями.

3.9 документ: информация и соответствующий носитель.

3.10 матрица ответственности: документ, устанавливающий ответственность сотрудника за конкретные виды работ.

3.11 показатели эффективности деятельности: запланированные и достигнутые результаты работы подразделения за определенный промежуток времени.

4 Сокращения

ПСП – положение о структурном подразделении;

ПВД – положение по видам деятельности;

ГОСТ – межгосударственный стандарт;

ГОСТ Р – национальный стандарт Российской федерации;

СМК – система менеджмента качества;

ЦМСМК – центр метрологии, стандартизации и менеджмента качества.

5 Ответственность

Ответственность за выполнение требований данного стандарта несут руководители и сотрудники подразделений, отделов и служб университета.

6 Общие положения

6.1 Положение о структурном подразделении, а также положение по видам деятельности разрабатываются на основании Федеральных законов Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом специфических условий труда в университете. Разработчиком положения является руководитель структурного подразделения.

6.2 Контроль за своевременной разработкой, проверкой и пересмотром Положений о структурных подразделениях (далее – ПСП), осуществляет планово-финансовое управление. Оказание методической помощи разработчикам осуществляет ЦМСМК.

6.3 Паспорт процесса разработки положений представлен в приложении Г.

7 Требования к построению и содержанию ПСП и ПВД

7.1  Общие требования

7.1.1 Положение о структурном подразделении (Приложение В) должно содержать разделы:

- титульный лист (Приложение А);

- общие положения;

- структура;

- задачи;

- функции;

- права;

- взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями университета;

- ответственность;

- организация деятельности;

- финансирование деятельности;

- приложения.

7.1.2 Положение по видам деятельности должно содержать:

- титульный лист (Приложение А);

- общие положения;

- основная часть;

- ответственность;

- приложения.

7.2 Титульный лист

На титульном листе приводят следующие данные:

а)  шифр документа, содержащий следующие обозначения:

1) аббревиатуру словосочетания «Положение о структурном подразделении» – ПСП;

2) аббревиатура структурного подразделения – ОМК (отдел менеджмента качества);

3) год утверждения положения;

б)  гриф утверждения, подпись утверждающего лица, дата;

в)  полное наименование структурного подразделения.

Пример - ПСП ОМК – 2008.

Титульный лист ПСП/ПВД оформляется в соответствии с приложением А настоящего стандарта.

Оформление и нумерацию страниц ПСП/ПВД выполняют в соответствие с приложением Б.

7.3 Общие положения

В разделе «Общие положения» в следующем порядке отражаются:

1 Место подразделения в структуре университета. Подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, центр метрологии, стандартизации и менеджмента качества является самостоятельным структурным подразделением, а в его состав могут входить более мелкие подразделения (отделы, секторы и т. д.).

2 Порядок создания и ликвидации подразделения. Структурное подразделение создается и ликвидируется по приказу ректора университета.

3 Подчиненность подразделения. В зависимости от того насколько самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность. В том случае, если подразделение (сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела, управления и т. д.), то оно подчиняется руководителю этого подразделения (начальнику отдела, начальнику управления и т. д.).

4 Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В зависимости от того, какие функции выполняет подразделение, определяется и перечень документов. Подразделение университета должно руководствоваться внутренними документами (Уставом университета, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о подразделении, документами СМК и пр.).

5 Месторасположение подразделения. В этом пункте указывается адрес, телефон.

6 Код подразделения.

7.4 Структура ПСП

Здесь необходимо отразить структуру подразделения, указать порядок ее формирования и утверждения. Структуру подразделения следует выполнять в виде схемы (Приложение В) и располагать в приложении ПСП, либо прописывать в текстовой части раздела.

Если подразделение имеет сложную структуру, то в положении необходимо прописать функции и задачи отделов, групп, лабораторий, входящих в состав подразделения, и сделать ссылки на положения, регламентирующие деятельность этих структур.

7.5 Задачи

В разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие его направление деятельности.

7.6 Функции

В разделе перечисляются конкретные виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления, то задачи регламентируются подробно для того, чтобы затем, в соответствии с каждой из выделенных задач, можно было определить функции каждой такой единицы.

7.7 Права

В разделе приводится перечень прав руководителя и сотрудников подразделения по решению вопросов, входящих в компетенцию подразделения.

Общие права подразделения следующие:

- давать структурным подразделениям и отдельным специалистам указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

- требовать и получать от других структурных подразделений университета необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения;

- вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с ректором университета;

- представительствовать от имени университета по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях с государственными муниципальными организациями, а также с другими предприятиями, организациями, учреждениями;

- проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, и участвовать в таких совещаниях;

- в необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства университета, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений университета;

- давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

7.8 Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями университета

В разделе следует перечислить функциональные обязанности, выполняемые подразделением по отношению к другим подразделениям и сторонним организациям, а также привести перечень основных документов, получаемых и предоставляемых подразделением, с указанием периодичности и сроков их предоставления (в виде диаграммы или таблицы).

7.9 Ответственность

В разделе следует указать степень ответственности руководителя и сотрудников подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на них функций.

Кроме того, в данный раздел необходимо включить подраздел по охране труда и пожарной безопасности (ОТ и ПБ), с указанием лиц, ответственных:

- за ОТ и ПБ в структурном подразделении;

- за чистоту и порядок в подразделении.

7.10 Организация деятельности

В разделе следует прописать порядок:

- планирования и выполнения работ;

- проведения проверки деятельности подразделения;

- планирования и проведения корректирующих мероприятий;

- проведения руководством анализа деятельности структурного подразделения с целью принятия решений по повышению качества его работы.

7.11 Финансирование деятельности

В этом разделе указывается за счет каких средств осуществляется финансирование деятельности Подразделения.

7.12  Согласование

На последнем листе размещаются подписи разработчика ПСП и руководителей университета, имеющих право согласования, к которым относятся:

- курирующий проректор (если подразделение не имеет прямого подчинения ректору);

- проректор по безопасности и кадрам (либо начальник управления кадров СФУ, если подразделение входит в состав более крупной структуры);

- проректор по правовой работе и государственному заказу;

- начальник планово-финансового управления, который проверяет организационную структуру подразделения;

- нормоконтролер (сотрудник отдела менеджмента качества и отдела стандартизации), который проводит экспертизу разработанного положения на соответствие требованиям настоящего СТО.

7.13 Приложения

В приложениях приводят сведения, дополняющие излагаемый в ПСП материал:

- организационная структура,

- номенклатура дел,

- матрица ответственности,

- показатели эффективности деятельности подразделения.

8 Требования к оформлению положений

ПСП и ПВД оформляются по следующим правилам:

- параметры полей страницы: верхнее, нижнее, правое – 20 мм, левое – 25 мм;

- межстрочный интервал равен 1,0;

- заголовки разделов следует печатать с абзацного отступа жирным шрифтом 14 размера с прописной буквы без точки в конце;

- текст пишется светлым шрифтом Times New Roman, 14 размера, выравнивание по ширине, абзацный отступ – равен 1,25мм.

Текст каждого раздела ПСП и ПВД излагается отдельным пунктом, который нумеруется арабскими цифрами без точки.

9 Порядок разработки и управления положением

9.1 Положение о структурном подразделении разрабатывается руководителем подразделения на основании приказа ректора об образовании структурного подразделения.

9.2 После разработки, проект ПСП подписывается разработчиком положения и согласовывается.

9.3 После проведения согласования разработчик положения вносит (при необходимости) в проект ПСП соответствующие изменения и передает документ на нормоконтроль в ОМК или ОС.

9.4 После проведения нормоконтроля оформляется оригинал ПСП, который подписывается всеми согласующими лицами и передается на утверждение ректору университета.

9.5 После утверждения ПСП передается на регистрацию и хранение в административно-правовое управление – 1 экз., второй экземпляр хранится в подразделении.

9.6 ПВД после утверждения передаются в общий отдел, где хранятся отдельно или в папке с приказами.

9.7 Положения по основным видам деятельности готовят заинтересованные подразделения.

9.8 Внеплановый пересмотр или изменение ПСП осуществляют в случае изменения Трудового кодекса Российской Федерации и других нормативных документах, утвержденных федеральным законом РФ, изменения структуры или переподчинения подразделения.

9.9 ПСП должно быть отменено в случае ликвидации подразделения по приказу ректора университета.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

Пример оформления титульного листа

Федеральное агентство по образованию

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

__________ ___________

«____» __________ 200_ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

______________________________________

структурное подразделение / вид деятельности

________________________

шифр документа

Красноярск 2008

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(обязательное)

Пример оформления второго и последующих листов положения

 

	Наименование положения	__________________ шифр документа
Страница ___ из ___

ТЕКСТ

ПРИЛОЖЕНИЕ В

(обязательное)

Типовая структура Положения о структурном подразделении

	Наименование положения	__________________ шифр документа
Страница ___ из ___

1 Общие положения

1.1

…

2 Структура

2.1

…

3 Задачи

3.1

…

4 Функции

4.1

…

5 Права

5.1

…

6 Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями университета

6.1

…

7Ответственность

7.1

…

8 Организация деятельности

8.1

…

9 Финансирование деятельности

9.1

…

Продолжение приложения В

	Наименование положения	__________________ шифр документа
Страница ___ из ___

Руководитель подразделения __________ /_______________/

подпись инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО

Курирующий проректор __________ /_______________/

подпись инициалы, фамилия

Проректор по безопасности

и кадрам __________ /______________/

подпись инициалы, фамилия

Проректор по правовой работе

и государственному заказу __________ /_______________/

подпись инициалы, фамилия

Начальник планово-финансового

управления __________ /_______________/

подпись инициалы, фамилия

Нормоконтролер __________ /_______________/

подпись инициалы, фамилия

Продолжение приложения В

	Наименование положения	__________________ шифр документа
Страница ___ из ___

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Организационная структура подразделения (схема)

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Номенклатура дел подразделения

Федеральное агентство по образованию Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________________№_______________ г. Красноярск

 

Номенклатура дел подразделения

на 200__ год

Индекс дела	Заголовок (тома, части)	Кол-во дел	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечания

Продолжение приложения В

	Наименование положения	__________________ шифр документа
Страница ___ из ___

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Матрица ответственности (подразделения)

Процессы (деятельность)	Сотрудники подразделения

Обозначение: О – несет основную ответственность;

У – обязательно участвует;

И – информируется.

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Показатели эффективности деятельности подразделения

№ п/п	Наименование показателя	Значение показателя
1 Кадровый состав
1
2
2 Учебная деятельность
1
2
3 Научно-инновационная деятельность
1
2
4 Материально-техническая база и финансирование
1
2

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Паспорт процесса

Наименование процесса	Разработка положений о структурных подразделениях, по видам деятельности.
Цель процесса	Определить правовое положение подразделения в организационной структуре университета.
Владелец процесса	Проректор по направлению деятельности.
Исполнители	Руководители подразделений.
Документы, регламентирующие деятельность процесса	Внешние и внутренние нормативно-распорядительные документы, ГОСТ Р ИСО , настоящий СТО.
Вход процесса (предшествующий процесс, процедура)	Приказ на создание структурного подразделения, определение вида деятельности
Поставщик(и) процесса	Федеральное агентство по образованию, руководство университета
Выход процесса (последующий процесс, процедура)	Разработанное положение
Потребители	Заинтересованные структурные подразделения
Основные процедуры процесса	Разработка, согласование, утверждение положения
Необходимые ресурсы	Персонал с требуемой компетентностью. Финансы. Необходимые информационные ресурсы и программное обеспечение. Расходные материалы.
Входные данные	Приказ об образовании структуры
Выходные данные	Положение о подразделении
Виды записей процесса	Приказы, распоряжения
Результат процесса	Установленный порядок выполнения определенного вида деятельности, установленные основные направления деятельности, задачи и функции
Критерии качества деятельности процесса	Разработанные критерии
Методы измерений и мониторинга	Внешний и внутренний аудит

Лист ознакомления

№ п/п	Номер и наименование документа (изменения к нему)	Дата ознакомления	Номер изменения	Подпись об ознакомлении	Фамилия ознакомив-шегося