Стандарт разработки технического задания на аренду конферен-зала и конгресс-холла.
Торгово-промышленная палата может предоставить вам для проведения мероприятий конгресс-холл либо конференц-зал.
Конгресс-холл расположен на первом этаже здания, вход в него осуществляется непосредственно с улицы через зону регистрации посетителей. В конгресс-холле выделена зона для проведения кофе-брейка или фуршета, а так же зона проведения деловых переговоров.
Конференц-зал расположен на втором этаже ТПП. Вход в него осуществляется через зону регистрации и офис ТПП.
Техническое задание на аренду помещения должно содержать следующую информацию.
Дата и время проведения мероприятия
Необходимо указать точную дату и время начала и окончания мероприятия.
При этом нужно учесть, что во время аренды зала включается:
- Регистрация посетителей;
- Время работы заказчика по подготовке зала;
- Время пребывания заказчика в зале по окончанию мероприятия.
Регистрация посетителей
Время начала и окончания регистрации.
Материалы, которые необходимо разместить в зоне регистрации.
Будет ли заказчик пользоваться услугами ТПП по регистрации посетителей или будет осуществлять регистрацию своими силами.
Инструкции по регистрации посетителей (в случае, если регистрация будет осуществляться нами).
Конфигурация зала
В зависимости от конфигурации будет изменяться вместительность помещения.
Так же в этом разделе указывается необходимость размещения дополнительной мебели, стендов и прочего оборудования и материалов заказчика.
Количество человек
В зависимости от конфигурации в конгресс-холле можно расположить до 100 человек, в конференц-зале до 40 человек.
Технические системы
Система отображения информации (проектор, проекционный экран, плазменные панели, монитор-повторитель);
Звуковая система (Динамики, микрофоны, микрофонные стойки);
Оборудование для синхронного перевода (количество языков, количество слушателей);
Ноутбук;
Доска, флипчарт и т. д.;
Прочее необходимое оборудование.
Президиум
Количество человек, сидящих в президиуме;
Оборудование (микрофоны, ноутбуки, монитор-повторитель и т. д.), которое необходимо разместить за президиумом (это оборудование так же указывается в разделе ТЗ «Оборудование»);
Таблички (указать количество и надписи), флаги и прочая атрибутика.
Зона кофе-брейка
Посуда (чайные чашки, блюдца, стаканы, тарелки и т. д.) с указанием количества каждой позиции;
Расстановка столов и организация пространства;
Формат кофе-брейка/фуршета;
Требования к ТПП по организации кофе-брейка/фуршета (полное делегирование / частичное делегирование / заказчик организует кофе-брейк своими силами).
Зона переговоров
Количество столов и стульев в зоне переговоров;
Таблички (указать количество и надписи);
Перевод (указать языки и количество переводчиков).
Дополнительные услуги
Перевод, синхронный перевод (указать языки и количество переводчиков). Прописывается отдельно от информации в разделе ТЗ «Зона переговоров», т. к. требования к услугам перевода во время проведения презентации и во время проведения деловых встреч могут существенно различаться.
Акопян Артур,
Эксперт Отдела внешнеэкономических связей и организационной работы
Торгово-промышленной палаты г. Сочи
Тел.: +7 (9
www. *****
*****@***ru
Skype: Akopyan_TPP_Sochi
