Хранение документов в кадровой службе

Хранение документов в кадровой службе

Зачем фирме нужен собственный архив

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров, должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника (п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 01.01.01 г. № 000). А распоряжение Правительства РФ от 01.01.01 г. «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало фирмам независимо от форм собственности включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов.

Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию (разработать Положение об архиве фирмы). Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля 1998 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и в Федеральном законе от 01.01.01 г. «Об акционерных обществах» (ст. 89). В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества.

Может ли фирма не создавать собственный архив?

Может. В пункте 2 статьи 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.01.01 г. сказано, что фирмы вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Если фирма не создает собственного архива, она может передавать свои документы на хранение в государственный архив (п. 20 Положения об Архивном фонде Российской Федерации). В этом случае фирма заключает с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность.

Меры ответственности - предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями. А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы.

Если фирма ликвидируется, куда направляются на хранение ее документы?

При ликвидации фирмы документы передаются вышестоящей организации или правопреемнику. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производятся проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.

Какие документы относятся к документам по личному составу

Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов - приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры.

Но кроме этого к документам по личному составу относятся:

документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.); документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.); документы, подтверждающие вредные условия производства; списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты); формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Можно ли хранить документы по личному составу вместе с другими документами фирмы?

Документы по личному составу в архиве должны храниться отдельно от других документов. Оптимальный вариант - создать для них специализированное хранилище. Если фирма не имеет такой возможности, надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. Это объясняется тем, что такие документы носят конфиденциальный характер и доступ к ним должен быть строго ограничен (см. главу «Положение о защите персональных данных»).

Основные технические требования к архиву

Помещение архива должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Оно должно отвечать основным требованиям противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 75 см, а главные проходы (между рядами стеллажейсм (п. 4.4.2.2 Основных правил работы архивов организаций). Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

Подготовка дел к сдаче в архив

Подготовка документов для сдачи в архив включает в себя следующие процедуры:

формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве (см. главу «Формирование и оформление дел»); экспертизу ценности документов и дел; описание дел, передаваемых в архив фирмы; передачу документов в архив фирмы.

Приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе будут проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.) и 5-летнего срока хранения (о командировках, отпусках, дежурствах и т. п.) разные номера, что облегчит их формирование в разные дела.

Экспертиза ценности документов и дел

Экспертиза ценности документов и дел - это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение (п. 2.1.1 Основных правил работы архивов организаций).

Экспертиза проводится в несколько этапов:

при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

При экспертизе обязательно просматривается каждое дело по всем входящим в него листам. Из дела удаляются дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

Составление описей

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).

Формы описей дел приведены в приложениях 1-4 к Основным правилам работы архивов организаций. Составляя описи, имейте в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы или на личные дела и карточки формы № Т-2. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

каждое дело, которое вносится в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер; заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела; если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово «тоже».

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись. После составления опись подписывает составитель и визируют руководители тех структурных подразделений, документы которых включены в опись. Затем опись согласовывается с экспертной комиссией фирмы или, если фирма состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, с экспертно-прове-рочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и ее утверждает руководитель фирмы. В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) направляется один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.

Сколько экземпляров дел должно быть в архиве фирмы?

В архиве фирмы должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив передаются личные дела и личные карточки № Т-2 только уволенных сотрудников. Дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров.

Как работать с запросами в архив

Сотрудники, когда-либо работавшие в фирме, могут обращаться в архив с запросами о месте работы, стаже, занимаемой должности. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. АРХИВНАЯ СПРАВКА - это документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. АРХИВНАЯ КОПИЯ воспроизводит текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. АРХИВНАЯ ВЫПИСКА дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа (п. 8.2.1 Основных правил работы архивов организаций).

Если требуется архивная справка о полученной заявителем за требуемые годы зарплате, ее делает бухгалтер фирмы, которому сотрудник архива в случае необходимости представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Сопроводительное письмо к справке на бланке фирмы подписывает только руководитель фирмы или лицо, его замещающее. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью фирмы.

Можно ли выдавать сотрудникам по их запросам архивные документы по личному составу?

Порядок выдачи таких документов во временное пользование нужно закрепить или в Положении об архиве фирмы, или в Положении о работе с персональными данными. Например, сформулировать правила так: «Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку работника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета