Управление деятельностью с помощью Microsoft Outlook

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Уфимский государственный авиационный технический университет

Управление деятельностью

с помощью Microsoft Outlook

Лабораторный практикум

по дисциплине «Менеджмент»

Уфа 2009

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Уфимский государственный авиационный технический университет

Кафедра автоматизированных систем управления

Управление деятельностью

с помощью Microsoft Outlook

Лабораторный практикум

по дисциплине «Менеджмент»

Уфа 2009

Составитель:

УДК: 65.011.42

ББК : 30.2

Управление деятельностью с помощью Microsoft Outlook: Методические указания к лабораторной работе по дисциплине «Менеджмент» / Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т; Сост. . – Уфа, 2013. – 18 !Неопределенная закладка, NUMPAGESс.

В лабораторном практикуме рассматриваются методы организации рабочего времени менеджера с использованием электронного органайзера.

Предназначен для студентов 3 курса, специальности 080801 – «Прикладная информатика (в экономике)», изучающих дисциплину «Менеджмент» всех форм обучения.

Ил.: 10. Библиогр.: 3 назв.

Рецензенты: канд. техн. наук, доц. .

канд. техн. наук, доц. .

© Уфимский государственный авиационный технический

университет, 2013

Содержание

стр.

Введение.. 4

Лабораторная работа ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОРГАНАЙЗЕРА ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ДНЯ МЕНЕДЖЕРА.. 5

1. Цель и задача работы... 5

2. Теоретические сведения.. 5

2.1. Планирование работ. 5

2.2. Использование органайзера для планирования работ. 8

3. Краткое описание программного комплекса.. 9

4. Методика выполнения работы... 11

4.1. Упражнение 1. Настройка органайзера для работы.. 11

4.2. Упражнение 2. Внесение и удаление работ из органайзера. 13

4.3. Упражнение 3. Использование органайзера в работе. 14

Требования к содержанию и оформлению отчета. 16

Порядок выполнения работы.. 17

Варианты заданий лабораторной работы.. 17

Контрольные вопросы.. 23

Критерии результативности выполнения работы.. 23

Список литературы... 24

Введение

Специалисту в области информационных технологий необходимо уметь планировать своё время.

Предлагаемые лабораторные работы позволяют освоить один из методов планирования рабочего времени.

Лабораторная работа выполняется в пакете Microsoft Outlook 2002 (или более поздней версии) компании Microsoft Inc., лицензия на использование которого УГАТУ получена.

В основу лабораторных работ положена методика формирования календаря важных дат и разделения задач руководителя проекта и команды проекта.

Методика выполнения каждой лабораторной работы описана в соответствующих разделах.

В тексте методических указаний названия файлов, программ, стандартов моделирования, комбинаций клавиш и пунктов меню даются шрифтом Courier, чтобы отличать их от основного текста, который набран гарнитурой Times.

Лабораторная работа ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОРГАНАЙЗЕРА ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ДНЯ МЕНЕДЖЕРА

1. Цель и задача работы

Целью работы является освоение технологии заполнения, актуализации и применения органайзера, сформированного в Microsoft Outlook.

Задачами работы является:

-  закрепление знаний о принципах организации рабочего дня менеджера;

-  формирования умения работы в пакете Microsoft Outlook;

-  развитие навыков формирования личного календаря и расписания повторяющихся работ.

2. Теоретические сведения

2.1. Планирование работ

Планирование – это очень динамичный процесс выработки и принятия решений, позволяющий организации в будущем обеспечить эффективное функционирование, а также функция менеджмента, включающая комплекс деятельности организации [1]:

-  анализ ситуаций и факторов внешней среды;

-  оценку и оптимизацию альтернативных вариантов достижения целей, сформированных на стадии стратегического маркетинга;

-  разработку бизнес–плана;

-  реализацию плана.

По содержанию и периоду планы могут быть:

-  стратегическими, долгосрочными (на 5 и более лет);

-  тактическими, среднесрочными (от 1 года до 5 лет);

-  оперативными, краткосрочными (на 1 год и менее).

Планы классифицируются также на проблемные, комплексные и локальные.

Основными задачами планирования работы организации являются:

-  выбор оптимальной стратегии организации на перспективу с учетом прогнозов альтернативных вариантов стратегического маркетинга;

-  обеспечение стабильности функционирования и развития организации;

-  формирование оптимального по номенклатуре и ассортименту портфеля инноваций на основе научных подходов;

-  структуризация целей деятельности организации;

-  комплексное обеспечение выполнения планов;

-  разработка организационно–технических и социально–экономических мероприятий, обеспечивающих эффективное выполнение планов;

-  координация выполнения планов по срокам, качеству работ, ресурсам, исполнителям;

-  моральное и материальное стимулирование выполнения планов.

Основные принципы планирования:

1. Преемственность стратегического и тактического планов. В разделах бизнес–плана число плановых показателей должно быть больше, чем в разделах стратегии организации. Показатели бизнес–плана, как правило, более жесткие и выгоднее организации в данный момент.

2. Социальная ориентация – решение проблем обеспечения соответствия международным стандартам экологичности, безопасности, эргономичности товаров, услуг и функционирования организации, а также показателей социального развития коллектива.

3. Функционирование объектов планирования по их возможности – в целях рационального распределения имеющихся ресурсов. При разном уровне конкурентоспособности товаров и услуг приоритеты распределения ресурсов определяются по специальной методике.

4. Адекватность плановых показателей – снижение ошибки аппроксимации, повышение точности прогнозов, а также посредством числа учтенных факторов при прогнозировании альтернативных плановых показателей.

5. Согласованность плана с параметром делового и фонового окружения – исследование динамики факторов внешней среды и анализ влияния этих факторов на плановые показатели.

6. Вариантность плана – разработка не менее трех альтернативных вариантов достижения одной и той же цели и выбора оптимального варианта, обеспечивающего достижение запланированной цели с наименьшими затратами.

7. Сбалансированность плана – преемственность баланса показателей по иерархии, например, баланса поступления и распределения ресурсов и предусматривает создание резерва по важнейшим показателям.

8. Экономическая обоснованность плана – окончательный выбор варианта плановых показателей только после проведения системного анализа, прогнозирования, оптимизации и экономического обоснования альтернативных вариантов.

9. Автоматизация системы планирования – применение современных компьютерных технологий, обеспечивающих кодирование информации, ее единство и системность по стадиям жизненного цикла объекта планирования, оперативную обработку, передачу информации и ее хранение.

10. Обеспечение обратной связи системы планирования – возможность исполнителю плана передавать его разработчику предложения по корректировке плана.

Все изложенные выше принципы планирования применять достаточно сложно.

Только крупные организации, располагающие необходимыми ресурсами (прежде всего, высококвалифицированными кадрами, современными компьютерными технологиями), могут придерживаться всего комплекса принципов планирования.

В условиях жесткой конкуренции каждая организация должна учитывать следующие тенденции в планировании:

-  сокращение сроков разработки плана;

-  внедрение современных методов оптимизации и концепций маркетинга;

-  повышение качества плана за счет увеличения числа применяемых принципов планирования.

Качество плана – это совокупность его параметров, отвечающих принципам и научным подходам, обеспечивающим минимальное отклонение запланированных значений от фактических, полученных в результате реализации плана.

Основными путями повышения качества плана является применение:

-  научных подходов к менеджменту;

-  более жестких принципов планирования;

-  качественного информационного и методического обеспечения планирования;

-  эффективного стимулирования разработчиков плана.

2.2. Использование органайзера для планирования работ

Менеджер не имеет права «забыть» о выполнении конкретных работ, поскольку последствия могут быть очень печальными для его карьеры. Инструментом, помогающим удобно организовать рабочий день менеджера, является органайзер.

В данной работе рассматривается работа с электронным органайзером. Такие органайзеры обладают следующими характеристиками:

-  древовидная и календарная формы отображения задач;

-  возможность использования многопользовательской версии;

-  возможность использования на КПК;

-  фильтрация задач;

-  возможность выделять задачу по приоритету (важности);

-  возможность установки напоминаний о событиях и задачах;

-  удобная навигация;

-  персональный информационный менеджер;

-  пользовательский интерфейс и гибкие настройки;

-  простота использования;

-  возможность организации библиотеки шаблонов задач, готовых решений, заметок, алгоритмов;

-  обеспечение информационной безопасности;

-  организация хранения контактов и любой связанной с ними информации;

-  возможность хранения паролей;

-  мобильность и переносимость файлов;

-  организация хранения копий файлов разных типов;

-  резервирование данных.

3. Краткое описание программного комплекса

Microsoft Outlook – это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему. Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Microsoft Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, – формами.

Элементы могут иметь произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов. Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Microsoft Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Microsoft Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие «папка». Папка в Outlook – это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Microsoft Outlook хранится в едином файле на диске.

В табл. 1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Таблица 1 Основные папки Microsoft Outlook

Наименование папки	Описание элементов
Outlook сегодня	Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Microsoft Outlook
Входящие	Поступающие сообщения электронной почты и факсы
Календарь	Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь
Контакты	Информация о личных и деловых контактах. Адресная книга
Задачи	Планирование, ведение и учет задач
Заметки	Создание различных примечаний
Удаленные	Все удаленные элементы
Черновики	Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
Исходящие	Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные
Отправленные	Копии отправленных сообщений электронной почты
Дневник	Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Microsoft Outlook и документами Microsoft Office
Мои документы	Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
Избранное	Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
Мой компьютер	Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

Интерфейс Microsoft Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Microsoft Outlook состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже — панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа — панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.

Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид. Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).

Меню Microsoft Outlook состоит из семи элементов. В табл. 2 приводятся названия элементов меню Microsoft Outlook и их назначение.

Таблица 2 Меню Microsoft Outlook

Название	Назначение
Файл	Команды для создания, открытия и сохранения элементов Microsoft Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки
Правка	Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента
Вид	Команды для изменения интерфейса и представления элементов
Избранное	Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы
Сервис	Команды поиска элементов, настройки панелей Microsoft Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга
Действия	Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать
Справка	Команды справочной системы Microsoft Outlook

4. Методика выполнения работы

4.1. Упражнение 1. Настройка органайзера для работы

Поскольку современные офисные программы рассчитаны на невысокий профессиональный уровень пользователей, то большая часть настроек выполняется автоматически при установке Microsoft Outlook. Тем не менее, некоторые работы пользователю следует выполнять самостоятельно.

Первоначально рабочее поле Microsoft Outlook имеет вид, показанный на рис. 1.

Рис. 1 Основное рабочее поле Outlook сегодня

Кроме настройки контактов может понадобиться настройка других важных параметров программы, для чего в меню Сервис вызывается опция Параметры.

Для настройки внешнего вида основного окна Microsoft Outlook называемое Outlook сегодня, используется окно настройки. Для того, чтобы попасть в это меню используется кнопка Настройка «Outlook сегодня» (см. рис. 2).

Рис. 2 Кнопка вызова настроек рабочего поля Outlook сегодня

Рис. 3 Настройки Outlook сегодня

В режиме настройки (см. рис. 3) доступны возможности настройки перечня почтовых папок, число дней календаря, перечень отображаемых задач и порядок их сортировки, а также стили отображения страницы «Outlook сегодня».

4.2. Упражнение 2. Внесение и удаление работ из органайзера

Основным элементом системы контроля исполнения является – работа, названная в Microsoft Outlook как Задача. Для внесения задач используется вкладка Задача (см. рис. 4), нажатие на которую активирует форму для внесения работ.

Рис. 4 Выбор вкладки Задача

Двойной щелчок в пустом поле вызовет форму для внесения задач (см. рис. 5).

Рис. 5 Форма для внесения работ (задач)

В поле Тема вводится содержимое работы, которую необходимо выполнить. В поле Срок вводится дата окончания работы. Если необходимо, чтобы Microsoft Outlook регулярно выводил звуковое оповещение о приближающихся сроках, то в графе Оповещение необходимо поставить галочку, а в ставших доступными полями указать дату и время вывода звуковых предупреждений (см. рис. 6).

Рис. 6 Настройка оповещений

4.3. Упражнение 3. Использование органайзера в работе

Для того чтобы при загрузке операционной системы загружался Microsoft Outlook необходимо внести ярлык вызова программы в Меню «Пуск» ® Программы ® Автозагрузка.

Если при загрузке Microsoft Outlook обнаружатся работы, срок выполнения которых истёк, то на экран будет выдано сообщение (см. рис. 7).

Рис. 7 Уведомление о просроченных работах

В данном окне можно либо открыть просроченную работы, либо прекратить уведомление, либо отложить его при помощи соответствующих кнопок.

Затем появляется основное рабочее поле Microsoft Outlook, называемое Outlook сегодня, в котором будут загружены в зависимости от настроек от 1 до 7 ближайших дней календаря, имеющиеся почтовые сообщения и задачи на контроле.

Пример расписания по календарю приведён на рис. 8.

Рис. 8 Пример расписания в Outlook сегодня

С помощью раздела задачи можно просмотреть состояние выполняемых работ. Просроченные задачи выделяются красным цветом (стрелка 2 рис. 9), выполненные задачи – серым цветом (стрелка 1), задачи, срок выполнения которых не дошёл – показываются чёрным цветом (стрелка 3).

Рис. 9 Пример задач в Outlook сегодня

Для обозначения задачи как выполненной достаточно поставить галочку в поле слева, как это показано на рис. 9 по стрелке 1. Если после этого зайти в задачу, помеченную как выполненную, то в поле Состояние появится запись «Завершена» (см. рис. 10).

Рис. 10 Пример завершения работы

Требования к содержанию и оформлению отчета

Отчет по лабораторной работе – это документ, содержащий описание процесса выполнения работы со всеми промежуточными результатами, рассуждениями, заключениями.

Титульный лист отчета содержит всю информацию, необходимую для однозначной идентификации авторов и работы. На нём указывают название дисциплины, тему и номер работы, вариант задания, номер группы, фамилии и инициалы студентов, должность, фамилию и инициалы преподавателя и т. п. (в соответствии со стандартом УГАТУ на оформление текстовых документов).

Кроме того, в отчете по лабораторной работе должно быть указаны цель работы, постановка задачи согласно варианту задания, результат выполнения работы (экранные копии) и выводы по лабораторной работе.

Отчет оформляется в виде отдельного документа, форма представления отчета выбирается по согласованию с преподавателем.

Порядок выполнения работы

1.  Зарегистрируйтесь в журнале посещения лабораторных занятий.

2.  Получите у преподавателя вариант задания.

3.  Запустите программу Microsoft Outlook.

4.  Заполните 5 контактов, внесите события в календарь, большая часть из которых должны повторяться с различной периодичностью, введите в органайзер необходимые работы. Перечень событий и работ согласно варианту.

5.  Оформите отчёт и продемонстрируйте преподавателю результаты работы.

Варианты заданий лабораторной работы

В лабораторной работе 6 вариантов:

Вариант 1

Начальнику отдела снабжения необходимо выполнять работы:

­  ежедневно в 9.00 проводить совещание с работниками;

­  ежедневно с 10.00 до 12.00 обзванивать поставщиков, у которых намечена поставка на ближайшие дни;

­  ежедневно с 13.30 до 15.00 работать с договорами на материалы;

­  еженедельно по вторникам в 16.00 участвовать в совещании у генерального директора;

­  еженедельно по средам до 13.00 формировать сводку прихода-расхода материалов;

­  еженедельно по четвергам в 9.30 участвовать в совещании у коммерческого директора;

­  еженедельно по пятницам до 16.30 готовить сводку о стоимости материала на складе;

­  ежемесячно до 15 числа готовить сводку о расходе спирта;

­  ежемесячно до 25 числа готовить отчёт о номенклатуре и стоимости выданной спецодежды по цехам;

­  ежегодно в ноябре участвовать в инвентаризации складского хозяйства;

­  ежегодно до конца февраля формировать отчёт о работе с поставщиками.

У начальника отдела снабжения 10 подчинённых, дни рождения которых он должен помнить. Кроме того, он должен помнить день рождения генерального директора, коммерческого директора, главного бухгалтера, главного контролёра и начальника производственно-диспетчерского отдела.

Вариант 2

Начальнику отдела сбыта необходимо выполнять следующие работы:

­  ежедневно в начале рабочего дня проверять план отгрузок;

­  ежедневно в 9.00 проводить совещание с работниками;

­  ежедневно после 14.00 вести переговоры с потребителями;

­  еженедельно по понедельникам до 14.00 формировать сводку отгрузки продукции за неделю;

­  еженедельно по вторникам в 16.00 участвовать в совещании у генерального директора;

­  еженедельно по понедельникам, средам и пятницам после 14.00 выполнять анализ договоров на поставку продукции и формировать на каждый договор отзыв;

­  еженедельно по четвергам в 9.30 участвовать в совещании у коммерческого директора;

­  еженедельно по пятницам до 17.00 готовить сводку о стоимости продукции на складе;

­  ежемесячно до 30 числа формировать план отгрузок;

­  ежемесячно до 5 числа формировать отчёт об отгрузках;

­  ежегодно в ноябре участвовать в инвентаризации складского хозяйства;

­  ежегодно до 15 января формировать отчёт о работе с потребителями.

У начальника отдела 8 подчинённых, дни рождения которых он должен помнить. Кроме того, он должен помнить день рождения генерального директора, коммерческого директора и главного бухгалтера.

Вариант 3

Начальнику планового отдела необходимо выполнять следующие работы:

­  ежедневно с 9.00 до 11.00 собирать с подразделений сводки о выполненных работах, сверять данные с планом и формировать предложения к руководству по изменению планов;

­  еженедельно по понедельникам и средам после 14.00 выполнять анализ рациональных предложений от работников;

­  еженедельно по вторникам и четвергам после 14.00 выполнять анализ бизнес-планов, проектов смет и обоснований по закупке оборудования и ремонту производственных участков;

­  еженедельно по вторникам в 16.00 участвовать в совещании у генерального директора;

­  еженедельно по средам в 16.30 встречаться с директором завода по вопросам выполнения плана производства;

­  еженедельно по четвергам в 9.30 участвовать в совещании у коммерческого директора;

­  еженедельно по пятницам готовить отчёт о выполнении планов;

­  ежемесячно до 25 числа формировать общий план производства;

­  ежемесячно до 1 числа готовить отчёт о выполнении плана производства;

­  ежемесячно до 25 числа формировать план испытаний;

­  ежемесячно до 1 числа готовить отчёт о выполнении плана испытаний;

­  ежегодно до 15 декабря готовить план производства на год;

­  ежегодно до 25 ноября готовить проект бюджета.

У начальника отдела 4 непосредственных подчинённых и 6 экономистов цехов, дни рождения которых он должен помнить. Кроме того, он должен помнить день рождения генерального директора, директора по экономике, главного бухгалтера, начальника производственно-диспетчерского отдела.

Вариант 4

Начальнику производственно-диспетчерского отдела необходимо выполнять следующие работы:

­  ежедневно в 8.30 проводить совещание с подчинёнными;

­  ежедневно в 9.00 уточнять производственные задания по указаниям планового отдела и собирать сведения о выполненных работах, дефектах, остановках производства и задержках;

­  ежедневно в 9.30 предоставлять в плановый отдел и директору завода сводку о выполненных работах за предыдущий рабочий день;

­  ежедневно после 15.00 выполнять обход производственных участков в составе комиссии по культуре производства;

­  ежедневно в 16.30 анализировать договора на закупку деталей у сторонних организаций;

­  еженедельно по понедельникам в 10.00 предоставлять в плановый отдел и директору завода о ходе производства за прошедшую неделю;

­  еженедельно по вторникам в 16.00 участвовать в совещании у генерального директора;

­  еженедельно по средам в 14.00 проверять условия хранения и запасы на складе готовых деталей;

­  еженедельно по четвергам в 9.30 участвовать в совещании у директора завода;

­  еженедельно по пятницам в 14.00 контролировать доставку на склад покупных деталей;

­  ежемесячно до 5 числа готовить отчёт о закупке готовых деталей у сторонних организаций и состоянии запасов на складе.

У начальника отдела 9 подчинённых, дни рождения которых он должен помнить. Кроме того, он должен помнить день рождения генерального директора, директора завода, главного инженера, главного технолога, начальника планового отдела, главного бухгалтера.

Вариант 5

Начальнику канцелярии необходимо выполнять следующие работы:

­  ежедневно в 9.30 контролировать получение на почте пришедшей корреспонденции и отправку корреспонденции предприятия;

­  ежедневно в 16.00 контролировать отправку корреспонденции предприятия и получение пришедшей корреспонденции.

­  ежедневно в 10.30 и 17.00 контролировать оформление полученной корреспонденции в журналах электронной системы управления документооборотом;

­  ежедневно в 14.00 предоставлять генеральному директору и его заместителям сводку (в бумажном и электронном виде) о состоянии дел по письмам, которые они адресовали для ответа подчинённым и сроки ответа на которые подошли;

­  еженедельно по вторникам в 16.00 участвовать в совещании у генерального директора;

­  еженедельно по четвергам в 14.00 осуществлять контроль резервного копирования базы данных писем в ЭСУД на диски;

­  ежегодно 22 февраля канцелярия поздравляет руководителей организаций-потребителей с Днём защитника отечества;

­  ежегодно 7 марта канцелярия поздравляет жён руководителей организаций-потребителей с Всемирным женским днём;

­  ежегодно 31 декабря канцелярия поздравляет руководителей организаций-потребителей с Новым годом.

У начальника отдела 6 подчинённых, дни рождения которых он должен помнить. Кроме того, он должен помнить день рождения генерального директора, коммерческого директора, директора завода, директора по экономике, главного конструктора, директора по административно-хозяйственным вопросам, главного бухгалтера, главного контролёра, главного технолога, главного инженера, главного энергетика, начальника отдела снабжения, начальника отдела сбыта. Канцелярия должна поздравлять 5 директоров основных потребителей продукции предприятия.

Вариант 6

Начальнику отдела менеджмента качества необходимо выполнять следующие работы:

­  еженедельно по понедельникам в 10.30 получать сводку о браке и недоработках, выявленных в производстве, сводку о состоянии запасов на складах предприятия и продукции, которая будет списана по причине порчи или окончания срока хранения, сводку об отказах на испытаниях;

­  еженедельно по понедельникам анализировать сводки о качестве и в 17.00 формировать отчёт о состоянии качества на предприятии;

­  еженедельно по вторникам в 16.00 участвовать в совещании у генерального директора;

­  еженедельно по четвергам в 9.30 участвовать в совещании у директора по качеству;

­  еженедельно по пятницам в 15.30 собирать отчёты о проведённых аудитах и возникших отклонениях от плана;

­  ежемесячно до 25 числа выпускать план аудитов качества на следующий месяц;

­  ежемесячно до 5 числа выпускать отчёт о выполненных аудитах качества в предыдущем месяце;

­  ежемесячно до 15 числа готовить отчёт о качестве для руководства за предыдущий месяц;

­  ежегодно до 20 февраля выпускать отчёт о качестве за год;

­  ежегодно до 15 апреля организовывать конференцию по качеству;

­  ежегодно до 15 мая выпускать новую редакцию руководства по качеству с учётом данных отчёта и решений конференции по качеству;

­  ежегодно до 30 июня выпускать новую редакцию перечня документов с данными о качестве;

­  ежегодно до 31 октября выпускать программу аудитов качества на следующий год;

­  ежегодно до 30 ноября выпускать программу совершенствования СМК;

­  ежегодно до 15 декабря актуализировать Политику предприятия в области качества и цели в области качества.

У начальника отдела 3 подчинённых и 6 привлекаемых аудиторов, дни рождения которых он должен помнить. Кроме того, он должен помнить день рождения генерального директора, директора по качеству, главного бухгалтера, главного аудитора, главного контролёра и начальника отдела стандартизации.

Преподаватель лично назначает варианты студентам.

Контрольные вопросы

1.  Дайте определение термина «планирование»?

2.  Что включает планирование как функция менеджмента?

3.  Перечислите основные задачи планирования?

4.  Как классифицируются планы?

5.  Каковы основные принципы планирования?

6.  Характеристики электронных органайзеров?

Критерии результативности выполнения работы

Лабораторная работа считается выполненной в том случае, если студент:

-  выполнил все указанные задания, следуя порядку выполнения работы, и представил отчет, содержащий экранные формы полученных функциональных моделей, пояснения к ходу работы и выводы на основании полученных результатов;

-  освоил методику выполнения типовых заданий и способен продемонстрировать работу программы;

-  ответил на все контрольные и дополнительные вопросы.

Список литературы

1.  Менеджмент: учебно-практическое пособие – М.: МЭСИ, 2007. – 298 с.

2.  , Автоматизированное проектирование информационно-управляющих систем. Системное моделирование предметной области. / , – Уфа: УГАТУ, 2003.

3.  , Информатика: учебник / , .– М.: Форум: ИНФРА-М, 2006с.

4.   

Составитель: КОНЕВ Константин Анатольевич

Управление деятельностью с помощью Microsoft Outlook

Лабораторный практикум по дисциплине

«Менеджмент»

Подписано в печать. Формат 60х84 1/16.

Бумага офсетная. Печать плоская. Гарнитура Times New Roman.

Усл. печ. л. 1,8. Усл. кр.-отт. 1,8. Уч.-изд. л. 1,7.

Тираж 100 экз. Заказ № .

ГОУ ВПО Уфимский государственный авиационный

технический университет

Центр оперативной полиграфии УГАТУ

Уфа-центр, ул. К. Маркса, 12