Лабораторная работа 5
Word. Работа с большими документами
Теоретические сведения и рекомендации
Под термином «большой документ» следует понимать документ, который по количеству страниц превышает какое-то значение, например 100 страниц. Создание таких документов, их редактирование и использование зависит от умения пользователя обрабатывать информацию при помощи таких элементов редактора, как способы просмотра, изменения и коррекции структуры документа, расстановка заголовков и установление их уровней, создание таких обобщающих элементов документа, как содержание, предметный указатель и др.
Работа в режиме структуры документа
В режиме структуры отображается структура документа. Технологично для создания большого документа нужна в определенном понимании его схема. Такой схемой может быть последовательность заголовков и подзаголовков. Упорядочение заголовков характеризуется их уровнем. Таким образом, сначала необходимо создать заголовки разных уровней в необходимой последовательности. Результатом этой работы становится возможность автоматического создания содержания документа. Структурировать документ удобнее всего в режиме структуры.
Для перехода в режим структуры необходимо нажать кнопку Режим структуры на горизонтальной полосе прокрутки или выполнить команду Вид/Структура. После этого также открывается панель инструментов Структура.
Режим структуры упрощает процесс редактирования структуры документа. В этом режиме слева от каждого заголовка и абзаца изображается соответствующий значок ڤ , который напоминает маркер списка. Все специальные символы документа, которые имеются в режиме структуры, не отображаются в обычном режиме просмотра документа и не печатаются.
В режиме структуры очень удобно перемещать текст и заголовки вверх и вниз по документу, изменяя порядок их размещения в нем. Кроме этого, можно изменять уровень заголовков и текста (увеличивая или уменьшая).
Для перемещения текста в документе или изменения его уровня необходимо перетянуть значок уровня заголовка ڤ в нужном направлении:
ü вверх или вниз – для изменения порядка размещения;
ü влево или вправо – для изменения уровня.
По мере накопления информации в документе, возникает потребность просмотра плана документа в виде заголовков. Такая возможность реализуется в режиме Показать только первую строку, который можно включить (или выключить) нажатием кнопки Показать только первую строку на панели инструментов Структура или комбинации клавиш <Alt+Shift+L>. При этом осуществляется переключение из режима просмотра текста в режим заголовков, когда в абзацах отображается только первая его строчка.
Альтернативой является работа в режиме Схема документа, который вызывается командой Схема документа из пункта меню Вид или нажатием кнопки Схема документа панели инструментов Стандартная. Этот режим можно комбинировать с любым режимом отображения документа (Обычный, Разметка страницы, Структура, и т. д.) и использовать для быстрого перемещения по документу и определения текущего положения в нем. Например, чтобы перейти в другой раздел документа, достаточно выбрать заголовок этого раздела на схеме документа и нажать на него кнопкой мыши.
Кроме построения нового документа путем создания заголовков для его частей существуют еще два способа построения структуры документа:
ü присвоить отдельным абзацам уровни структуры;
ü оформить заголовки нумерованными стилями.
Для создания нового документа в режиме структуры необходимо:
ü в новом документе установить режим структуры;
ü ввести заголовки, нажимая клавишу <Enter> после каждого заголовка, и отформатировать при помощи встроенного стиля Заголовок 1.
Чтобы присвоить заголовку другой уровень и придать ему необходимый стиль форматирования, следует соответствующим образом переместить символ заголовка в структуре документа. Для уменьшения уровня заголовка необходимо переместить символ ڤ вправо. Для увеличения уровня заголовка следует переместить символ ڤ влево. Для размещения заголовка на новом месте, следует переместить символ ڤ вверх или вниз (при этом основной текст заголовка переместится вместе с ним).
После завершения работы с документом следует установить обычный режим отображения документа (Обычный или Разметка страницы), чтобы можно было вводить в документ текст, таблицы, рисунки и другие элементы.
Создание содержания
Содержание – это список заголовков документа всех уровней с соответствующими номерами страниц. Самый простой способ создания содержания – использование стандартных стилей заголовков. После этого остается только выбрать место для автоматического создания содержания и выполнить соответствующие команды из меню редактора.
Чтобы вставить содержание в существующий документ, необходимо:
ü выбрать команду меню Вставка/Оглавление и указатели;
ü выбрать вкладку Оглавление, установить при необходимости переключатели Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю в месте расположения номеров страниц, выбрать количество уровней, которые будут использованы в содержании (например, два из трех возможных по тексту), и выбрать заполнитель строки между названием заголовка и номером страницы;
ü нажать клавишу <Enter>.
После автоматического создания содержания документ можно редактировать.
Для адекватной замены содержания не нужно снова создавать его. Достаточно выделить этот объект и обновить его, нажав клавишу <F9>.
Очень удобно перемещаться по документу при помощи содержания. Необходимо лишь дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем номере страницы.
Создание предметного указателя
Предметный указатель используют при обработке большого по объему документа для поиска в нем необходимого материала. Во время поиска необходимого понятия целесообразнее вместо содержания использовать предметный указатель. Поскольку предметный указатель большой, то создавать его вручную и редактировать после изменений в документе очень тяжело.
Автоматическое создание предметного указателя начинается с выбора (пометки) его элементов (слов, фраз или символов) в документе. Далее необходимо выбрать вид указателя и составить его. Редактор Word автоматически найдет все помеченные элементы, установит их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит элементы, которые повторяются, и отобразит указатель в документе.
Таким образом, процесс создания предметного указателя состоит из двух этапов:
ü пометки элементов указателя;
ü вставки предметного указателя.
Для пометки элементов указателя в имеющемся документе необходимо выполнить такие действия:
1) выделить элемент текста;
2) выполнить команду меню Вставка/Оглавление и указатели. После этого на экране появится диалоговое окно Оглавление и указатели, в котором следует выбрать вкладку Указатель;
3) нажать кнопку Пометить. На экране появится диалоговое окно Определение элементов указателя, в котором нужно нажать на кнопу Пометить для одного выделенного элемента или кнопку Пометить все для всех элементов текста, которые совпадают с выделенным;
4) окно Определение элементов указателя останется на экране, поэтому в документе можно выделить следующий элемент текста для указателя и повторить действия 3) и 4) нужное количество раз.
После пометки слова для указателя редактор Word вставит в документ поле типа ″XE″ (поле указателя) с выделенным словом как аргументом, который имеет вид {XE ″Слово″}. Это поле имеет атрибут ″скрытый″, т. е. его не видно в документе в обычном режиме, но он появляется в режиме отображения непечатаемых символов.
Для автоматического обозначения элементов указателя можно использовать так называемый конкорданс. Преимущество его использования состоит в том, что достаточно пересчитать элементы указателя в каком либо файле (словаре) и редактор Word найдет все элементы в документе по образцу.
Для использования словаря нужно выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели. На экране появится диалоговое окно Оглавление и указатели, в котором нужно выбрать вкладку Указатель и нажать кнопку Автопометка. Потом в окне открытия файла нужно указать текстовый файл со словарем и нажать кнопку ОК.
Чтобы вставить предметный указатель в существующий документ, необходимо выполнить такие действия:
ü выбрать место для предметного указателя и установить в нем текстовый курсор;
ü выполнить команду меню Вставка/Оглавление и указатели и в окне Оглавление и указатели выбрать вкладку Указатель;
ü выбрать из списка форматов Вид соответствующий способ оформления указателя, например Классический, и изменить при необходимости другие опции. Для оформления указателя нестандартным стилем можно использовать кнопку Изменить;
ü нажать кнопку ОК.
Очень удобно перемещаться по документу, используя предметный указатель. Для этого необходимо лишь дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем номере страницы в указателе.
Создание списка иллюстраций
Список иллюстраций – это последовательность подписей ко всем рисункам документа, которые включают соответствующие номера его страниц. Термин подпись имеет тут важное значение, поскольку в случае отсутствия подписей к рисункам автоматическое создание списка иллюстраций будет невозможной.
Чтобы вставить подписи к иллюстрациям в документе, необходимо выполнить такие действия:
1) вставить в документ нужные иллюстрации;
2) выделить первую иллюстрацию;
3) выполнить команду меню Вставка/Название. На экране появится диалоговое окно Название, в котором как параметр подписи выбрать Рисунок и нажать клавишу ОК;
4) повторить действия 2) и 3) для других иллюстраций.
Чтобы создать и вставить список иллюстраций в существующий документ, необходимо выполнить такие действия:
ü выбрать место для списка иллюстраций и установить текстовый курсор в этом месте;
ü выбрать команду меню Вставка/Оглавление и указатели. На экране появится диалоговое окно Оглавление и указатели, в котором выбрать вкладку Список иллюстраций;
ü выбрать один из предложенных стилей оформления списка иллюстраций из списка Вид, например, Классический, и изменить в случае необходимости другие опции. Для оформления списка нестандартным стилем можно использовать кнопку Изменить;
ü нажать кнопку ОК.
Очень удобно перемещаться по документу, используя список иллюстраций. Для этого необходимо лишь дважды щелкнуть кнопкой мыши на соответствующем номере страницы.
Порядок выполнения работы
Откройте документ codex.doc и впишите в него Вашу фамилию (команда Файл/Свойства). Сохраните его в своей папке под названием bigtext. doc. Задайте стилевое оформление заголовков в главах I и II, используя инструмент Стиль на панели Форматирование: заголовки глав – стиль Заголовок 1, заголовки статей – стиль Заголовок 2. Перейдите в режим структуры (Вид/Структура). Задайте стилевое оформление заголовков в главе III с помощью стрелок на панели инструментов Структура. В режиме Уровень 2 стрелками поменяйте местами статьи 21 и 4. В режиме Уровень 1 поменяйте местами главы I и II. Вернитесь в режим разметки страницы. Задайте нумерацию страниц. Перед главами вставьте разрыв страницы. Вставьте в начало документа оглавление (Вставка/Оглавление и указатели). Используя оглавление, перейдите к статье 23. Удалите статью 10 документа. Используя контекстное меню, обновите оглавление. (Что в нем изменилось?) Пометьте слова стаття 1, стаття 4, стаття 10 как элементы указателя. Добавьте в конце документа отдельную страницу и создайте на ней предметный указатель, выбрав формат Из шаблона. Создайте новый документ, который сохраните в своей папке под названием slovar.doc. Запишите в него слова стаття 21, стаття 23 и сохраните его. При помощи словаря пометьте эти слова в тексте для предметного указателя. Обновите предметный указатель. (Что в нем изменилось?) Добавьте подходящие названия к иллюстрациям главы 1 и главы 2. Вставьте в конце документа на отдельной странице список иллюстраций, выбрав формат Из шаблона. Создайте рисунок в редакторе Paint и вставьте его в документ на странице главы 3. Дайте ему соответствующее название. Обновите список иллюстраций. (Что в нем изменилось?) Сохраните документ bigtext.doc и сдайте его на проверку преподавателю.Контрольные вопросы
Что такое заголовок и его уровень? Как перейти в режим структуры? Как переместить абзац текста в режиме структуры? Как изменить уровень заголовка? Назначение схемы документа. Как обеспечить автоматическое создание содержания? Как вставить в документ содержание? Как обеспечить автоматическое создание предметного указателя? Как вставить в документ предметный указатель? Как обеспечить автоматическое создание списка иллюстраций? Как вставить в документ список иллюстраций? Как перемещаться по большому документу при помощи содержания, списка иллюстраций, предметного указателя?