Система электронного документооборота

Памятка исполнителя Система электронного документооборота

© 2011

СОДЕРЖАНИЕ

1 Работа с карточкой документа. 2

2 Подготовка документа. 2

2.1 Подготовка регистрационной карточки. 2

2.2 Добавление вложений. 3

2.3 Связывание документа с зарегистрированными документами. 4

2.4 Создание документа, связанного с текущим.. 4

2.5 Резервирование номера. Отправка запроса на резервирование. 4

2.6 Определение маршрута согласования. 5

2.7 Отправка документа по маршруту. 6

2.8 Отмена документа. 6

2.9 Отправка документа на ознакомление. 6

2.10 Ознакомление с документом.. 7

3 Исполнение поручения (входящего/приказа/внутреннего/ОГ), пришедшего по резолюции. 7

3.1 Подготовка отчета об исполнении. 7

3.2 Создание проекта поручения (дочернего) 8

3.3 Контроль исполнения дочернего поручения. Отмена поручения. 9

3.4 Утверждение отчета соисполнителя (только для ответственного исполнителя) 9

3.5 Доработка отчета об исполнении. 10

4 Делегирование полномочий. 10

Краткое описание документа

Документ содержит краткое описание действий исполнителя в системе электронного документооборота (СЭД). Памятку рекомендуется иметь на местах обработки и работы с документами.

Подробное описание действий исполнителя в СЭД представлено в документе «Инструкция исполнителя».

1 Работа с карточкой документа

Кнопка [Закрыть] позволяет корректно завершить работу с карточкой в СЭД.

Если карточка документа находится в режиме редактирования, то пользователю системы доступны действия:

-  сохранить внесенные изменения по кнопке [Закрыть] и ответу [Да] на вопрос «Есть несохраненные изменения. Сохранить?»;

-  не сохранять внесенные изменения по кнопке [Закрыть] и ответу [Нет] на вопрос «Есть несохраненные изменения. Сохранить?».

Для корректной работы системы при переходе на предыдущую страницу следует использовать кнопку [Назад] .

2 Подготовка документа

Используя систему электронного документооборота, у исполнителей есть возможность готовить в системе проекты исходящих, приказов (организационно-распорядительных), внутренних документов и нормативно-правовых актов; формировать списки электронного согласования, подписания; отправлять документ на согласование, подписание и регистрацию.

Подготовка регистрационной карточки

Для создания карточки документа необходимо:

1.  Открыть раздел системы:

-  исходящий документ создается в разделе Исходящие.

-  внутренний документ создается в разделе Внутренние.

-  приказ (или ОРД) создается в разделе Приказы.

-  нормативный правовой акт (НПА) создается в разделе НПА.

2.  Нажать на кнопку [Создать новую карточку] .

3.  Заполнить поля (обязательные поля отмечены в карточке красным цветом).

Электронный файл документа добавляется посредством добавления вложений по кнопке [Добавить] (2.2 Добавление вложений).

-  На вкладке Подписание по кнопке [Добавить подписантов] можно добавить дополнительных подписантов, кроме подписанта, указанного в блоке Сведения о документе вкладки Реквизиты.

4.  Сохранить карточку, нажав на кнопку [Закрыть] и ответив [Да] на вопрос «Есть несохраненные изменения. Сохранить?». Система сохранит карточку документа в статусе Черновик.

5.  Отправить документ по маршруту (2.7 Отправка документа по маршруту).

Если по документу требуется электронное согласование, то необходимо в карточку добавить маршрут согласования (2.6 Определение маршрута согласования). Тогда, после отправки документа по маршруту, документ сначала будет направлен согласующим, далее после завершения согласования автоматически будет направлен на подписание (2.7 Отправка документа по маршруту).

Добавление вложений

Для добавления электронного варианта документа в карточку необходимо:

1.  Открыть карточку документа в режиме редактирования.

Примечание – Переход в режим редактирования осуществляется по кнопке [Редактировать] .

2.  Нажать на кнопку [Добавить] блока Состав электронных вложений документа.

3.  В открывшемся окне нажать на кнопку [Обзор]; выбрать в системных папках файл и нажать на кнопку [Открыть].

4.  После того как файл будет добавлен, отметить, является ли документ основным, и нажать на кнопку [Загрузить].

Информация по использованию электронной подписи представлена в документе «Инструкция исполнителя».

5.  Для возврата в карточку нажать на кнопку [Назад].

6.  Сохранить карточку документа.

Связывание документа с зарегистрированными документами

Для того чтобы связать карточку документа с уже зарегистрированными документами необходимо:

1.  Открыть карточку документа (начиная со статуса Черновик).

2.  Нажать на кнопку [Редактировать].

3.  Перейти на вкладку Связи, в блоке Связанные документы в поле Связанные документы ввести одну из характеристик связанного документа (регистрационный номер, краткое содержание, номер исходящего) и указать тип связи.

4.  Сохранить карточку.

Создание документа, связанного с текущим

Для того чтобы создать документ, связанный с текущим документом, необходимо:

1.  Открыть карточку документа (начиная со статуса Зарегистрирован).

2.  Нажать на кнопку [Создать связанный…].

3.  Указать шаблон документа и тип связи в окне Создание связанного документа.

4.  Нажать на кнопку [Создать].

5.  Система откроет новую карточку документа.

Резервирование номера. Отправка запроса на резервирование

Для резервирования номера необходимо:

1.  Открыть карточку документа (представление Проекты).

2.  Перейти на вкладку Резервирование.

3.  Нажать на кнопку [Запрос на резервирование номера].

4.  Статус карточки резервирования документа изменится на Опубликован.

5.  Система отправит запрос на резервирование документа.

Если регистратор примет решение о резервировании номера, то система автоматически зарезервирует номер, который далее будет присвоен документу. В карточке документа отобразится информация о зарезервированном номере, дате резервирования и ФИО пользователя, выполнившего операцию.

Если регистратор примет решение об отказе в резервировании номера, то в карточке документа отобразится информация о факте отказа и его причине.

Определение маршрута согласования

Для отправки документа на электронное согласование необходимо, помимо уже заполненных полей карточки (2.1 Подготовка регистрационной карточки), внести в карточку документа список согласующих, определить их порядок и срок согласования.

Для этого необходимо:

1.  Открыть карточку документа (исходящий, внутренний, приказ (ОРД) или НПА) в режиме редактирования (представление Проекты).

2.  Перейти на вкладку Согласование.

3.  В блоке Параметры визирования установить, при необходимости, параметр Возвращать при первом отказе.

4.  Добавить согласующих можно одним из следующих способов:

1)  В блоке Визирование нажать на кнопку [Добавить согласующих]. В открывшейся карточке Согласование заполнить поля Список согласования, Порядок согласования и Завизировать до. Нажать на кнопку [Готово].

Примечание – При необходимости проведения веерного согласования в поле Порядок согласования следует указывать равные значения для всех согласующих, при проведении последовательного согласования – значения указываются в приоритетном порядке.

2)  Для использования типового маршрута согласования в блоке Визирование напротив поля Типовой маршрут согласования нажать на кнопку [Выбрать]. Система откроет список типовых маршрутов. Указать маршрут, щелкнув левой кнопкой мыши по ссылке. Маршрут отобразится в карточке документа.

Если типовой маршрут в системе задан не жестко, то при необходимости, в маршрут согласования можно внести изменения одним из следующих способов:

-  добавить согласующего, нажав на кнопку [Добавить согласующих];

-  щелкнуть по ссылке Не задано, перевести открывшуюся карточку в режим редактирования и указать согласующего;

-  щелкнуть по ссылке с фамилией согласующего, перевести открывшуюся карточку в режим редактирования и указать новый порядок согласования. Нажать на кнопку [Закрыть], подтвердить сохранение данных; нажать на кнопку [Назад] для возвращения в карточку документа.

Удалить ошибочно выбранный маршрут можно следующим образом: нажать на кнопку [Очистить] и ответить [ОК] на вопрос системы «При очистке типового маршрута все карточки согласования будут удалены. Вы согласны?».

5.  Отправить документ по маршруту (2.7 Отправка документа по маршруту).

Примечание ‑ Если в карточке проекта документа задан маршрут электронного согласования, после отправки по маршруту документ сначала будет автоматически направлен согласующим. После завершения согласования автоматически будет направлен на подписание.

Отправка документа по маршруту

Для того чтобы отправить проект документа (исходящего, внутреннего, приказа, НПА) по маршруту на согласование и/или подписание необходимо:

1.  Открыть карточку документа (представление Проекты).

2.  Нажать на кнопку [Изменить статус]:[Отправить по маршруту].

3.  Статус карточки изменится с Подготовка на Согласование.

Отмена документа

Для отмены согласования/подписания документа необходимо:

1.  Открыть карточку документа (представление Проекты).

2.  Нажать на кнопку [Изменить статус]:[Вернуть на доработку].

3.  Документ станет доступным для редактирования и внесения изменений.

Отправка документа на ознакомление

Для формирования списка ознакомления с документом имеются следующие варианты выбора сотрудников:

-  добавление сотрудников по одному;

-  добавление списка ознакомления;

-  редактирование списка ознакомления (выбор сотрудника из списка и изменение параметров ознакомления).

Для добавления сотрудников на ознакомление с документом необходимо:

1.  Открыть карточку документа в режиме редактирования.

2.  Перейти на вкладку Ознакомление.

3.  Указать срок ознакомления в поле Ознакомиться до.

Система позволяет добавить одного или нескольких сотрудников по кнопке [Добавить на ознакомление] и /или группу сотрудников по кнопке [Добавить список ознакомления].

4.  Нажать на кнопку [Добавить на ознакомление] для добавления фамилий сотрудников. Откроется дополнительная карточка для заполнения полей. Указать сотрудников в поле Список ознакомления блока Кому ознакомиться. Нажать на кнопку [Готово]. Введенная информация отобразится в карточке документа на вкладке Ознакомление. При необходимости заполнить поле Комментарии. Сохранить карточку.

Для добавления списка сотрудников необходимо:

1.  Открыть карточку документа в режиме редактирования.

2.  Перейти на вкладку Ознакомление.

3.  Для того чтобы добавить список ознакомления необходимо нажать на кнопку [Добавить список ознакомления].

4.  Система откроет дополнительную карточку, в которой необходимо выбрать список и нажать на кнопки [Сохранить], [Закрыть]. Информация сохранится в системе.

Для отправки карточки документа на ознакомление необходимо:

1.  Открыть карточку документа в режиме редактирования.

2.  Перейти на вкладку Ознакомление. Нажать на кнопку [Редактировать].

3.  Нажать на кнопку [Отправить].

4.  Система отправит уведомления в Личный кабинет каждого пользователя, указанного в списке ознакомления.

Ознакомление с документом

Для ознакомления с документом необходимо:

1.  Открыть карточку ознакомления, щелкнув по ссылке уведомления в разделе системы Личный кабинет представления Поступившие.

2.  Перейти в документ-основание по ссылке.

3.  Открыть вложение документа – прикрепленный к карточке файл (вкладка Реквизиты блок Состав электронных вложений документа).

4.  Нажать на кнопку [Назад] в карточке документа-основания.

5.  В карточке ознакомления нажать на кнопку [Изменить статус]:[Ознакомился].

3 Исполнение поручения (входящего/приказа/внутреннего/ОГ), пришедшего по резолюции

Подготовка отчета об исполнении

Для исполнения поручения необходимо:

1.  Открыть карточку, щелкнув по ссылке уведомления Поручение по документу раздела системы Личный кабинет представления Поступившие.

2.  Откроется карточка отчета об исполнении поручения.

3.  В карточке отчета отображается информация об авторе и сроке исполнения.

4.  Для просмотра более детальной информации по поручению необходимо перейти по ссылке на поручение, по которому сформировался отчет. Для просмотра документа необходимо перейти по ссылке на документ-основание.

При необходимости исполнитель может переназначить исполнение поручения, создав дочернее поручение.

5.  Принять отчет, нажав на кнопку [Изменить статус]:[Принять] (после принятия поручения на исполнение карточка отчета об исполнении отображается в разделе системы Личный кабинет, пользовательское представление Поручения на исполнении).

6.  Перевести карточку отчета об исполнении в режим редактирования.

7.  Заполнить поля блока Отчет об исполнении.

8.  При необходимости добавить подготовленные файлы.

9.  Для исполнения нажать на кнопку [Изменить статус]:[Исполнить].

В результате контролеру резолюции будет автоматически направлено уведомление о необходимости утвердить отчет исполнителя.

Отчеты соисполнителей утверждает ответственный исполнитель.

Создание проекта поручения (дочернего)

Для создания дочернего поручения необходимо:

1.  Открыть отчет об исполнении (раздел системы Личный кабинет, представление Поручения на исполнении).

2.  Перейти в карточку поручения. Нажать на кнопку [Редактировать].

3.  В карточке поручения раскрыть блок Связанные поручения и нажать на кнопку [Новое поручение].

4.  Откроется карточка нового поручения. В карточке дочернего поручения в блоке Документ-основание указаны ссылки на карточку документа-основания и карточку родительского поручения.

5.  Заполнить поля карточки дочернего поручения.

6.  Для отправки дочернего поручения на исполнение необходимо нажать на кнопку [Изменить статус]:[На исполнение] карточки дочернего поручения.

7.  При необходимости удалить черновик созданного поручения необходимо нажать на кнопку [Изменить статус]:[Удалить в корзину].

Контроль исполнения дочернего поручения. Отмена поручения

Для контроля исполнения дочернего поручения ответственному исполнителю необходимо:

1.  Открыть карточку поручения (раздел системы Личный кабинет пользовательское представление Выданные мною поручения).

2.  Просмотреть информацию о ходе исполнения дочернего поручения. Информация отображается на вкладке Характеристики поручения блока Исполнение.

Автор поручения может отменить только созданный от своего имени документ.

Для того чтобы отменить отправленное на исполнение дочернее поручение необходимо:

3.  Открыть карточку поручения (пользовательское представление Выданные мной поручения раздела Личный кабинет).

4.  Перейти в режим редактирования карточки, нажав на кнопку [Редактировать].

5.  Заполнить обязательное поле Комментарии к исполнению блока Исполнение.

6.  Нажать на кнопку [Изменить статус]:[Отменить].

7.  Поручение будет отменено.

Если нажать на кнопку [Изменить статус]:[Исполнено], то дочернее поручение перейдет в статус Исполнено.

Утверждение отчета соисполнителя (только для ответственного исполнителя)

Ответственный исполнитель выполняет в системе контрольные функции по отчетам соисполнителей.

Для принятия решения об утверждении/отклонении отчета необходимо:

1.  Открыть отчет, щелкнув по ссылке уведомления о необходимости утвердить отчет в разделе системы Личный кабинет представления Отчеты на утверждение.

2.  При переходе по ссылке на уведомление открывается карточка отчета.

3.  Если отчет удовлетворительный, нажать на кнопку [Изменить статус]:[Утвердить]. Если отчет следует вернуть на доработку необходимо перевести карточку в режим редактирования, заполнить обязательное поле Комментарий в блоке Отчет об исполнении и нажать на кнопку [Изменить статус]:[Вернуть на доработку].

Доработка отчета об исполнении

Если отчет об исполнении поручения оказался неудовлетворительным, то контролер (или ответственный исполнитель) отклоняет его и исполнителю приходит уведомление о необходимости доработать отчет. После отклонения статус поручения изменится на статус Исполнение.

Исполнителю поручения необходимо вновь принять отчет, откорректировать и отправить на утверждение контролеру.

4 Делегирование полномочий

Бизнес-роли сотрудника, которому были делегированы полномочия, должны соответствовать бизнес-ролям сотрудника, который делегировал права.

Для того чтобы осуществить делегирование полномочий необходимо:

1.  Открыть представление Показать делегирования (раздел Личный кабинет).

2.  Нажать на кнопку [Добавить].

3.  В форме Редактирование делегата заполнить поля.

4.  Нажать на кнопку [Принять].

Примечание – В случае необходимости отменить делегирование полномочий данному лицу, нажать на кнопку [Отменить].

5.  В блоке Активные делегирования появится запись с данными сотрудника.

6.  Нажать на кнопку [Сохранить].

Примечание – Редактирование данных по делегированию полномочий осуществляется по кнопке [Редактировать], а удаление данных осуществляется при нажатии специального значка «красный крестик» .