ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
21.04.2011 № 62/354
Томск
Об организации работы по документационному обеспечению
Избирательной комиссии Томской области
Заслушав и обсудив информацию секретаря Избирательной комиссии Томской области об организации работы по документационному обеспечению Избирательной комиссии Томской области
Избирательная комиссия Томской области постановляет:
1. Принять информацию к сведению (прилагается).
2. Разместить настоящее постановление на сайте Избирательной комиссии Томской области.
Председатель Избирательной
комиссии Томской области
Секретарь Избирательной
комиссии Томской области
Приложение
к постановлению Избирательной комиссии Томской области /354
ИНФОРМАЦИЯ
об организации работы по документационному обеспечению
Избирательной комиссии Томской области
1. Нормативные акты по вопросу документационного обеспечения Избирательной комиссии Томской области
В Избирательной комиссии Томской области (далее – Комиссии) организация делопроизводства осуществляется в соответствии с «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённой постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. , постановлением Избирательной комиссии Томской области от 01.01.2001 г. № 11/41 «Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Томской области» и Номенклатурой дел, утверждаемой председателем Комиссии.
Номенклатура дел Комиссии по основной деятельности составляется и согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Архивного управления Томской области ежегодно. Номенклатура дел включает в себя 9 разделов:
1. Организационно-распорядительная документация.
2. Документы по вопросам реализации Комплекса мер по повышению профессиональной подготовки организаторов выборов и референдумов и правовому обучению избирателей в Томской области.
3. Документация по вопросам внедрения и использования ГАС «Выборы».
4. Бухгалтерский учет и отчетность.
5. Документация, касающаяся реализации положений Федерального закона от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».
6. Документация по вопросам документационного обеспечения Комиссии.
7. Документация по кадровым вопросам.
8. Документация по вопросам деятельности Контрольно-ревизионной службы при Комиссии.
9. Документы по проведению муниципальных выборов.
В работе по организации хранения, передачи в архив избирательной документации, связанной с подготовкой и проведением федеральных выборов, и уничтожения документов, не подлежащих дальнейшему хранению, Комиссия руководствуется соответствующими постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.
В соответствии с пунктом 11 статьи 70 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» Комиссия утверждает порядки хранения, передачи в архив и уничтожения избирательной документации, связанной с подготовкой и проведением областных и муниципальных выборов. Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, и Порядок уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов утверждён постановлением Комиссии /84.
2. Деятельность постоянно действующей Экспертной комиссии Избирательной комиссии Томской области по определению научно-исторической и практической ценности документов
Постановлением Комиссии от 01.01.01 года № 10/36 создана постоянно действующая Экспертная комиссия по определению научно-исторической и практической ценности документов, им же утверждены положение об Экспертной комиссии и её состав.
За период работы Экспертной комиссии проведено 5 заседаний. На заседаниях Экспертной комиссии рассматривались вопросы: согласования номенклатур дел Комиссии; одобрения описей дел постоянного срока хранения Комиссии, как по основной деятельности, так и выборной документации; согласования описей дел постоянного хранения Комиссии; согласования актов Комиссии о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и другие.
3. Организация делопроизводства
в Избирательной комиссии Томской области
Ведение делопроизводства в части учета и прохождения документов обеспечивает гражданский служащий аппарата Комиссии – ведущий специалист-делопроизводитель в соответствии с должностным регламентом, утвержденным постановлением Комиссии от 01.01.01 года № 14/55.
С 16 сентября 2009 года в рамках участия в работе опытной зоны обмен корреспонденцией между ЦИК России и Комиссией осуществлялся по электронной почте посредством ПААДИК ПИ «Дело»[1] ГАС «Выборы» (далее – ПИ «Дело»).
С 2010 года регистрация входящих и исходящих документов в полном объеме ведется посредством ПИ «Дело».
Комиссия в полном объеме получает все документы, направленные из ЦИК России по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело». В 2010 году в ПИ «Дело» зарегистрировано 1094 поступивших в Комиссию документов. Почта с сервера подгружается два раза в день, регистрация почты в ПИ «Дело» происходит сразу при ее приеме; receipt (квитанция о регистрации почты в ЦИК России) к регистрационной карточке не прикрепляется и остается в MsOutlook. Для создания электронных образов документов используется стандартный сканер НР-8200, входящий в конфигурацию КСА ИКС РФ, позволяющий сканировать документ постранично. Сканер установлен непосредственно на автоматизированном рабочем месте ответственного за делопроизводство, на котором осуществляется регистрация документов, прием и отправка корреспонденции. Зарегистрированные документы докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии. После вынесения резолюции они вводятся в регистрационную карточку, после чего копии документов выдаются исполнителям для работы.
Учет постановлений ЦИК России осуществляется в соответствии с существующим порядком их регистрации и исполнения. По указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии работники аппарата знакомятся с постановлениями. Постановления ЦИК России по наиболее значимым вопросам доводятся до сведения членов Комиссии на заседаниях.
Перечень документов, подлежащих контролю, определен Инструкцией по делопроизводству. Контроль исполнения документов организован с помощью ПИ «Дело». На каждый контрольный документ оформляется контрольная карточка. Документ снимается с контроля, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Отметка о снятии с контроля проставляется в регистрационной карточке.
Информация о ходе исполнения контрольных документов представляется еженедельно председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии и рассматривается на оперативных совещаниях.
Поступающая документация конфиденциального характера и с грифом «Для служебного пользования» регистрируется в специальном журнале ведущим специалистом-делопроизводителем, который хранится в сейфе, и передается исполнителям под роспись. Начальником Информационного центра (отдела) Избирательной комиссии Томской области ведется учет поступающей информации конфиденциального характера в книге учета носителей информации ГАС «Выборы», содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию.
За 2010 год зарегистрировано 43 входящих документа конфиденциального характера.
Отправка документов из Комиссии осуществляется после их подписания председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии. Все исходящие документы визируются исполнителем, готовившим данный документ. Документам присваивается исходящий номер, который проставляется также на копии документа, остающейся в деле.
Исходящая корреспонденция регистрируется и отправляется посредством ПИ «Дело». В 2010 году зарегистрировано 729 исходящих документов. Документы также направляются адресату фельдсвязью, почтой, по электронной почте ГАС «Выборы», по каналам факсимильной связи.
Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или по электронной почте, регистрируются в обычном порядке.
Исполненные документы списываются в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Документы Комиссии оформляются на бланках, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в Комиссии.
Большое внимание Комиссия уделяет работе с обращениями, заявлениями и жалобами граждан, особенно в период подготовки и проведения выборов. Постановлением Комиссии /69 утверждён состав рабочей группы по предварительному рассмотрению жалоб (заявлений) на решения и действия (бездействие) избирательных комиссий референдума и их должностных лиц, нарушающие избирательные права и право на участие в референдуме граждан Российской Федерации.
Все письменные обращения регистрируются посредством ПИ «Дело» и ставятся на контроль до их окончательного исполнения.
В 2010 году в Комиссию поступило 29 жалоб, заявлений и обращений граждан о нарушениях федеральных законов, законов Томской области. Все обращения были рассмотрены Комиссией, заявителям даны ответы по существу в установленный законом срок.
13 декабря 2010 года Комиссия приняла постановление № 56/311 «О работе избирательных комиссий с обращениями, поступившими в ходе подготовки и проведения выборов, прошедших на территории Томской области».
Личный прием граждан проводится еженедельно по понедельникам председателем, заместителем председателя и секретарем Избирательной комиссии Томской области, согласно графику, утверждаемому распоряжением председателя Комиссии.
Заседания Комиссии проводятся в соответствии с планами ее работы и регламентом не реже одного раза в месяц. Проект повестки дня заседания готовит секретарь Комиссии, материалы по вопросам, включенным в повестку дня, готовят члены Комиссии и работники ее аппарата. Проекты постановлений визируются заместителем председателя Комиссии, секретарем Комиссии, юристом, главным бухгалтером, работниками аппарата, ответственными за подготовку проектов. К заседанию Комиссии для каждого из ее членов и приглашенных на заседание Комиссии представителей региональных отделений политических партий, СМИ формируется комплект документов, включенных в повестку дня.
Комиссия принимает постановления, которые подписываются председателем и секретарем Комиссии и регистрируются в отдельном журнале. Постановления размещаются на сайте Комиссии в сети Интернет.
В ходе заседания Комиссии ведется протокол. Протоколы вместе с постановлениями и прилагающимися к ним документами хранятся в сейфе у секретаря Комиссии.
Нумерация протоколов и постановлений осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.
Председатель Комиссии издает распоряжения, проекты которых визируются исполнителем, подготовившим проект, главным бухгалтером и юристом. Подписанные председателем распоряжения регистрируются в пределах календарного года в отдельном журнале и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Ознакомление с распоряжениями и их рассылка осуществляются исходя из предписаний, заложенных в тексте распорядительной части документа, либо устных указаний председателя Комиссии.
В соответствии с письмом секретаря ЦИК России от 01.01.2001 исх. № 01-23/2184 регистрация распоряжений председателя Комиссии, постановлений, протоколов заседаний Комиссии должна осуществляться с использованием ПИ «Дело».
4. Организация хранения избирательной документации в Избирательной комиссии Томской области.
Передача документов Избирательной комиссии Томской области в Государственный архив Томской области
Документы Комиссии хранятся в кабинетах секретаря, работников аппарата Комиссии в запирающихся шкафах и сейфах. Отдельного помещения для хранения документов в Комиссии нет.
В Комиссии хранятся документы по основной деятельности за период годы.
Документы постоянного срока хранения за годы после проведения экспертизы ценности документов в количестве 317 дел, в том числе 13 дел по личному составу, в 2010 году были переданы на постоянное хранение в ОГУ «Государственный архив Томской области».
Прием документов, связанных с подготовкой и проведением федеральных и областных выборов от нижестоящих избирательных комиссий в вышестоящие избирательные комиссии осуществляется по актам приема-передачи, составляемым в двух экземплярах и подписываемым председателем (заместителем председателя, секретарем) соответствующих избирательных комиссий.
Документы краткосрочного хранения, связанные с подготовкой и проведением федеральных и областных выборов уничтожаются соответствующими избирательными комиссиями в соответствии с установленными для них сроками хранения на основании постановлений ЦИК России, Комиссии с составлением актов установленной формы.
В 2010 году в Комиссии уничтожено 46 дел временного срока хранения за период гг.
Документы (носители), содержащие конфиденциальную информацию по истечении срока хранения уничтожаются комиссионно по акту в соответствии с установленным Комиссией порядком.
5. Документационное обеспечение избирательного процесса в муниципальных, окружных, территориальных избирательных комиссиях
Комиссия оказывает муниципальным, окружным, территориальным избирательным комиссиям методическую помощь в вопросах документационного обеспечения: вопросы документационного обеспечения избирательных комиссий рассматриваются на семинарах председателей и секретарей избирательных комиссий во время подготовки выборов и в межвыборный период. Территориальным избирательным комиссиям направлена Примерная инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии, утверждённая постановлением Комиссии /112. Комиссией разрабатываются и направляются для использования в работе примерные номенклатуры дел муниципальной, окружной, территориальной, участковой избирательных комиссий, комплекты форм документов, необходимых для работы избирательных комиссий, включая проекты решений комиссий по основным вопросам их деятельности, бланки актов, реестров, ведомостей и другие. Раздел об организации хранения документов участковой избирательной комиссии по муниципальным выборам включается в Рабочий блокнот члена участковой избирательной комиссии.
[1] ПААДИК ПИ «Дело» - подсистема автоматизации административной деятельности избирательных комиссий программное изделие «Дело»
