Инструкция по редактированию базы данных в МаркSQL (версия 1.8)

ГУК «Самарская областная научная библиотека»

Отдел каталогизации

Инструкция по редактированию базы данных в МаркSQL (версия 1.8)

1. Подготовка словарей по всем проверяемым полям.

1.1. Подготовить внутренние словари для быстрого поиска (меню «Сервис» à “Словари” à “Создать”).

1.2. Отбор полей для создания словарей производится по одному, используются соответствующие разделители.

1.3. В диалоговой форме «Словари» выделить курсором «Список словарей», затем нажать клавишу «Перестроить» (Рис.1).

Рис.1

2. Проверка наполнения обязательного набора полей.

Проверку можно произвести 2-мя способами:

2.1. Используется метод расширенного поиска (выбор поля для поиска à условие поиска “Нет значения” à добавить à поиск) (Рис. 2).

Рис.2

Проверяются поля:

ü  040a Служба первичной каталогизации (Создатель записи)

ü  090a Полочный шифр

ü  084a (091a) Индекс ББК

ü  245a Заглавие

ü  260a Место издания

ü  260b Издательство

ü  260c Дата издания

ü  300a Объем

Одновременно для проверки можно отобрать все необходимые поля, объединяя их в запросе логической операцией ИЛИ (Рис. 3).

Рис.3

2.2. По одному из указанных полей с помощью внутренних словарей. При отсутствии данных в поле в диалоговой форме «Словари», в первой строке указывает значение «null» и количество незаполненных полей (Рис. 4).

Рис.4

При выявлении незаполненных полей восполняются необходимые данные.

3. Выявление дублетных записей (для документов, состоящих на инвентарном учете).

Проверку дублетных инвентарных номеров можно произвести 2-мя способами:

3.1.1. Открыть внутренний словарь «Инвентарные номера».

Щелкнуть левой клавишей мыши по правой колонке «Кол-во» (с частотным коэффициентом), при этом записи сортируются по данной колонке в порядке возрастания коэффициента, при повторном щелчке мышкой записи сортируются в обратном порядке, при этом дублеты выйдут на первое место. Цифра больше 1 означает наличие дублета. При таком способе можно сразу отобрать все дублетные номера с предварительной сортировкой их по номерам (Рис.5).

Рис.5 ð

3.1.2.Отметить и отобрать выявленные дублеты, исправить ошибки.

3.2. Использовать меню «Правка» à «Проверка на дублетность инв. номеров». В открывшемся диалоговом окне в порядке возрастания инвентарных номеров указаны дублеты и их количество. Отбор дублетов можно произвести только по одному номеру (Рис. 6).

ïРис.6

3.2.3. При этом виде проверки данные берутся из таблицы INV, поэтому все исправления производятся в экранной форме «Учет экземпляров».

3.2.4. Открыть форму ввода, в столбце Значение исправить инвентарный номер, нажать кнопку Заменить (Рис.7).

Рис 7

3.2.5. Удалить инвентарный номер со всеми учетными данными можно 2-мя способами:

3.2.5.1. Непосредственно в экранной форме Учет экземпляров, выделив нужный инвентарный номер, затем нажав кнопку Удалить.

3.2.5.2. Выделив нужный инвентарный номер в экранной форме Учет экземпляров, затем открыть форму Инвентарные номера и нажать кнопку Удалить.

4. Очистка полей от ненужной информации.

Применяется при использовании заимствованных записей РКП, например, по полям 080a Индекс УДК и 710a Другие организации, которые не используются в настройке полей СамОУНБ.

Для удаления ненужной информации, необходимо дополнить набор внутренних словарей словарями по полям 080a Индекс УДК и 710a Другие организации.

4.1. Используется метод расширенного поиска (выбор поля для поиска à условие поиска “Есть значение” à добавить à поиск).

4.2. Отбор записей можно сделать сразу по двум полям, используя в расширенном поиске логическую операцию ИЛИ (Рис. 8).

Рис. 8

4.3. Очистить отобранные записи методом групповой корректировки (меню «Правка» à групповая корректировка à операция «Удалить подполе» à выбрать из списка или занести код поля1 à кнопка“ОК” à подтвердить выполнение операции) (Рис. 9).

Рис. 9

5. Проверка правильности заполнения полей и соответствия требованиям ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание, ГОСТ 7.12-93. Библиографическая запись. Сокращения слов на русском языке, ГОСТ 7.11-2004. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках в библиографическом описании.

5.1. Открыть внутренний словарь по проверяемому полю.

5.2. Методом сплошного просмотра отобрать ошибки в данных (МаркSQL отбирает неограниченное количество записей). Для того, чтобы полностью просмотреть запись (например, заглавие книги) в словаре, подвести курсор к записи, которая заканчивается многоточием (Рис. 10).

Рис. 10

5.3. Найти отмеченные записи.

5.4. Исправить ошибки.

5.5. Особенности проверки по отдельным полям.

5.5.1. В полях 040a Служба первичной каталогизации (Создатель записи) и 040d Орг. изм. запись, значение СамОУНБ ОБР (наименование библиотеки) должно быть указано 1 раз, все остальные разночтения — ошибки.[1]

Одинаковые ошибки в нескольких записях исправляются методом групповой корректировки (меню «Правка» à групповая корректировка à операция «Заменить значение подполя» à выбрать из списка или занести код поля1 à Значение1 à кнопка“ОК” à подтвердить выполнение операции).

5.5.2. В поле 090f Сигла хранения для каждого отдела сигла хранения должна быть указана 1 раз. Исправления производятся в экранной форме «Учет экземпляров» (см. п. 3.2.3).

5.5.2.1 При необходимости исправить сиглы хранения одного отдела в нескольких записях со всеми учетными данными выбрать из списка отчет «Замена сигл хранения по подмножеству» (проверить наличие файла ReplSigla. html). Проставить необходимые параметры замены и нажать кнопку ОК. (Рис. 11)

Рис. 11ð

5.5.3. При проверке поля 245a Заглавие и поля 440a Серия проверять правильность указания незначащих символов (кавычки, многоточия и т. п.). При неправильном заполнении незначащих символов в словаре исчезают первые буквы названия.

5.5.3.1. Отобрать по внутреннему словарю путем сплошного просмотра ошибочные записи.

5.5.3.2. Исправить отдельно каждую запись (поставить курсор на соответствующее поле (напр., 440a Серия) à меню «Правка» à Индикаторы… à удалить цифру в поле «Незначащие символы (0-9)» à кнопка“ОК” à сохранить запись) (Рис. 12).

Рис. 12 ð

5.5.4. В полях 245c Ответственность, 260a Место издания и 260b Издательство в соответствии с ГОСТ 7.1-2003 фраза «и др.» должна быть заключена в квадратные скобки.

5.5.4.1. Используется метод расширенного поиска (выбор поля для поиска à условие поиска “Включает ” à терм поиска “и др.” à добавить à заключить подзапрос в круглые скобки (выделить курсором, нажать открывающуюся круглую скобку, затем закрывающуюся круглую скобку) (выбор поля для поиска à условие поиска “Не включает ” à терм поиска “[[]и др.]” à добавить à поиск) (Рис. 13).

Рис. 13 ð

5.5.4.2. Исправить записи методом групповой корректировки (меню «Правка» à групповая корректировка à операция «Заменить по контексту» à выбрать из списка или занести код поля1 à Значение1”и др.” à Значение2 “[и др.]” à кнопка“ОК” à подтвердить выполнение операции) (Рис. 14).

Рис. 14

5.5.5. Поля 260a Место издания и 260b Издательство методом сплошного просмотра сверяются с внутренним словарем, а затем сравниваются с внешними словарями для унификации записи названий городов и издательств.

5.5.5.1. Для проверки и исправления используется форма редактирования соответствующего поля со встроенным внешним словарем[2]. При вводе начальных букв терма в строке Поиск. На экран будет выведено соответствующие правильные значения. Поставить курсор на соответствующую строку, при двойном щелчке мышью в строке Значение произойдет замена неверного значения на правильное (Рис. 15) .

Рис. 15

5.5.5.2. Для исправления значения одновременно в нескольких записях используется групповая корректировка с исправлением значения по контексту (см. п. 5.5.4.2)

5.5.6. При использовании заимствованных записей РКП переносить сведения об указателях и библиографии из поля 500a Примечание в поле 504a Библиография.

5.5.6.1. Используется метод расширенного поиска (выбор поля для поиска à условие поиска “Включает” à терм поиска “указ.” à добавить à логическая операция ИЛИ à терм поиска “библиогр.” à добавить à поиск (Рис. 16).

Рис. 16

5.5.6.2. Исправить записи методом групповой корректировки (меню «Правка» à групповая корректировка à операция «Конвертор «поле-поле» à выбрать из списка или занести код поля1 “500a Примечание»à код поля2 “504a Библиография» à кнопка“ОК” à подтвердить выполнение операции) (Рис. 17).

Рис. 17

При этом, если в поле 504a Библиография были какие-то данные, то данные из поля 500a Примечание переносятся в дополнительное поле 504a Библиография. На выходные формы это не влияет.

5.5.7. Поле 563a Ключевые слова сверяется с внешним словарем. Новые ключевые слова, отсутствующие в словаре, должны быть сформулированы в соответствии с «Инструкцией по ключевым словам в АИБС МАРК» и помечены звездочкой (*).

6. Проверка орфографии.

Проверка орфографии используется для полей, в которых не применяются сокращения:

ü  245a Заглавие;

ü  245p Название части;

ü  440a Серия;

ü  440p Подсерия

ü  653а Ключевые слова.

6.1.Отобрать все документы (меню «Документ» à пункт “Найти все” или клавиши Shift+F7 или кнопка «Найти все» на панели инструментов).

6.2. Выбрать подпункт «Отчеты» из меню «Вид» или кнопка «Отчеты» на панели инструментов)

6.3. Выбрать и запустить отчет «Проверка на орфографию» (в файле orfolist. html должны быть включены все указанные для проверки поля) (Рис. 18).

Рис. 18

6.4. Отчет загружается в текстовый процессор Word (параметр преобразования «Документ HTML»).

6.5. Запустить программу проверки орфографии (меню Сервис à Правописание (F7) или кнопка «Правописание» на панели инструментов) (Рис. 19).

6.6. Обнаруженные ошибки (подчеркнуто красной волнистой линией) отобрать в окне АИБС МаркSQL (меню Документà Поиск по словарям или клавиши Ctrl+D или кнопка «Поиск по словарям» на панели инструментов).

6.7. Исправить отобранные ошибки.

Рис. 19 ð

7. Удаление излишних разделительных знаков.

Наличие излишних запятых может привести к сбою при поиске по внутренним словарям.

Проверяются поля:

ü  753a Ключевые слова;

ü  600а (998a) Персоналия.

7.1. Используется метод расширенного поиска (*выбор поля для поиска à условие поиска “Включает” à терм поиска “,,”,, (две запятые подряд)” à добавить* à логическая операция ИЛИ à повторить ** для всех полей à поиск (Рис. 20).

Рис. 20

7.2. Удалить излишние запятые в отобранных записях.

8. Отбор записей для пополнения БД «Внешние словари» (только для администраторов БД).

Для отбора записей методом сплошного просмотра просматриваются внутренние словари по полям:

ü  100q Полное имя автора;

ü  110a Коллективный автор;

ü  260a Место издания;

ü  260b Издательство;

ü  440a Серия;

ü  440p Подсерия;

ü  653a Ключевые слова;

ü  600а (998a) Персоналия.

По каждому полю отмечаются записи, отсутствующие в конкретном внешнем словаре

8.1. См. п. 5.5.9

8.2. Для отбора новых ключевых слов, помеченных знаком * используется метод расширенного поиска (выбор поля для поиска à условие поиска “Включает” à терм поиска “*” à добавить à поиск (Рис. 21).

Рис. 21

8.3. Методом групповой корректировки удалить знаки * (меню «Правка» à групповая корректировка à операция «Заменить по контексту» à выбрать из списка или занести код поля1 (653a) à Значение1”*” à Значение2 (поставить курсор п поле) à кнопка“ОК” à подтвердить выполнение операции) (Рис. 22).

Рис. 22

8.4. Сбросить отобранные записи по каждому полю в контрольный файл («Внешние словари»), на базе которого формируются внешние словари.

8.5. Загрузить контрольный файл, обновить внешние словари по нужным полям (меню «Сервис» à “Словари” à выделить курсором «Список словарей» à операция «Достроить».

8.6. Просмотреть вновь созданные внутренние словари в контрольном файле («Внешние словари»), исправить отдельные ошибки (см. п. п. 5, 6).

Оглавление

1. Подготовка словарей по всем проверяемым полям. 1

2. Проверка наполнения обязательного набора полей. 2

3. Выявление дублетных записей (для документов, состоящих на инвентарном учете). 3

4. Очистка полей от ненужной информации. 4

5. Проверка правильности заполнения полей и соответствия требованиям гост 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание, гост 7.12-93. Библиографическая запись. Сокращения слов на русском языке, гост 7.11-2004. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках в библиографическом описании. 5

6. Проверка орфографии. 9

7. Удаление излишних разделительных знаков. 10

8. Отбор записей для пополнения бд «внешние словари» (только для администраторов бд). 11

29.05.2009

Составитель: зав. отд. каталогизациив

[1] Операцию можно опустить, если в файле EditMap. ini сделать по полям 040a и 040d настройку EditForn=TECombo

[2] Настройка словарей в форму ввода производится в файле EditMap. ini