О должностной инструкции

ПОЛОЖЕНИЕ

О ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

СМК-П-4.2.3-03

СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТА

Номер раздела	Наименование раздела	Страница
1	Назначение	3
2	Область применения	3
3	Нормативные ссылки	3
4	Термины. Обозначения. Сокращения.
4.1	Термины	4
4.2	Обозначения	5
4.3	Сокращения	5
5	Менеджмент процесса
5.1	Общие положения	6
5.2	Структурные элементы ДИ	7
6	Лист согласования	10
7	Лист регистрации рассылки и выдачи документа	11
8	Лист регистрации изменений, дополнений и ревизий документа	12

1. НАЗНАЧЕНИЕ

1.1 Настоящее положение устанавливает требования к порядку разработки, оформлению, содержанию, согласованию и утверждению должностных инструкций в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».

1.2 Настоящее Положение разработано в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО (п. 4.2.3).

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящее положение обязательно для применения руководителями всех структурных подразделений ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» при разработке должностных инструкций для сотрудников структурных подразделений, находящихся в их административной подчиненности.

3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

-  ФЗ РФ «Об образовании» от 01.01.2001 №12-ФЗ (в редакции от 01.01.2001 );

-  ФЗ РФ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании от 01.01.2001 (в редакции от 01.01.2001 );

-  Типовое положение об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении), утвержденное постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 №71;

-  Устав Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт»;

-  ГОСТ Р ИСО «СМК. Основные положения и словарь»;

-  ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования»;

-  СМК-ДП-4.2.3-01 «Управление документацией СМК вуза»;

-  СМК-ДП-4.2.4-01 «Управление записями вуза».

4. ТЕРМИНЫ. ОБОЗНАЧЕНИЯ. СОКРАЩЕНИЯ.

4.1. ТЕРМИНЫ

Владелец процесса – должностное лицо организации, наделенное правами и полномочиями, имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, несет ответственность за эффективность бизнес-процесса во всех его аспектах — планирование, обеспечение, управление и улучшение процесса.

Высшее руководство – лицо или группа работников, осуществляющих руководство и управление организацией на высшем уровне.

Документированная процедура – документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса).

Инструкция должностная (рабочая) – организационно - правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, подчиненность, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности или на определенном рабочем месте.

Организация – группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений.

Положение – это локальный нормативный акт, принимаемый вузом и конкретизирующий те или иные виды его деятельности, неоговоренные Уставом.

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

Разработчик процесса (документа) – должностное лицо, несущее ответственность за организацию, надлежащее функционирование и результаты текущей деятельности.

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Структурное подразделение – это официально выделенная часть института вместе с относящимися к ней работниками, выполняющими установленный круг обязанностей и отвечающими за выполнение возложенных на них задач.

Электронный вариант документа – документ официального происхождения на электронном носителе полностью идентичен бумажному варианту подлинника; электронный вариант документа используется.

4.2. ОБОЗНАЧЕНИЯ

ДИ – должностная инструкция;

ПРК – представитель руководства по качеству;

СМК – система менеджмента качества;

СП – структурное подразделение;

ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» – Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт».

4.3. СОКРАЩЕНИЯ

зав. – заведующий;

нач. – начальник.

5. МЕНЕДЖМЕНТ ПРОЦЕССА

5.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1.1. Должностная инструкция определяет квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц.

5.1.2. ДИ должны быть разработаны на все должности, имеющиеся в институте. Ответственными за разработку ДИ являются руководители структурных подразделений.

5.1.3. Изменения в ДИ вносятся при изменении квалификационных требований, должностных обязанностях, прав и ответственности должностных лиц.

5.1.4. Подлинники ДИ хранятся в отделе кадров института. Ответственным за хранение и рассылку ДИ является начальник отдела кадров.

5.1.5. Структурному подразделению выдается копия ДИ с отметкой в оригинале ДИ в листе регистрации рассылки и выдачи документа. Копия ДИ должна быть скреплена, на ней должен быть проставлен номер экземпляра и печать СМК (или Отдела кадров).

5.1.6. Код ПСП имеет вид СМК-ДИ-XX-NN, где XX – номер структурного подразделения по номенклатуре дел ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», NN – порядковый номер должностной инструкции в структурном подразделении.

5.1.7. Внесение изменений и дополнений в подлинник ДИ осуществляет начальник отдела кадров, в учтенные копии – начальники СП, в которых находится копия.

5.1.8. Основанием для внесения изменений в ДИ могут являться:

-  приказы ректора;

-  перераспределение обязанностей работников;

-  изменения в организационной структуре, функциях и задачах, возлагаемых на подразделение, в котором работает сотрудник;

-  вновь введённые изменения и дополнения в нормативно-правовые акты, имеющие силу закона.

5.1.8. В случае замены все экземпляры утратившей силу ДИ должны быть изъяты и заменены новыми. Ответственным за замену и изъятие устаревших ДИ является начальник отдела кадров. Все копии ДИ уничтожаются, а подлинник ДИ помещают в архив с надписью «Отменён» с указанием основания для отмены, даты и подписи лица, сделавшего надпись «Отменён». Архивные документы не используются для работы.

5.1.9. ДИ разрабатывается после разработки документированных процедур, положений и инструкций структурных подразделений.

5.1.9. Должностные инструкции должны быть взаимоувязаны с другими документами СМК и обеспечивать выполнение целей, задач и функций, закрепленных за структурным подразделением, в котором работает сотрудник.

5.1.10. По усмотрению начальника СП в ДИ могут быть добавлены структурные элементы помимо обязательных, перечисленных в п.5.2.

5.1.10. Электронный вариант шаблона ДИ находится в папке СМК на prorector_ur.

5.2. СТРУКТУРНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ДИ

№ п/п	Структурный элемент документа	Описание
	Титульный лист	Содержит название института, наименование и код документа, подписи разработчика ДИ (руководителя СП), проректора, в подчинении которого находится СП, менеджера по СМК, ректора и синюю печать института рядом с подписью ректора (либо на ней). Подписи в документе ставятся шариковой ручкой с синими чернилами.
	Содержание	Приводится перечень всех разделов, подразделов и приложений с указанием номеров страниц.
1	Назначение	Приводят для определения объектов и ограничений области распространения ДИ.
2	Область применения	Приводят для определения должностных лиц, для которых предназначено ДИ.
3	Нормативные ссылки	Содержит перечень всех документов (внешних и внутренних), на которые в тексте данного документа даны ссылки. При этом указывается код документа и полное его наименование
4	Термины. Обозначения. Сокращения
4.1	Термины	Разъясняется смысл используемых в документе важных для понимания терминов в целях однозначного их толкования.
4.2	Обозначения	Запись обозначений производят в алфавитном порядке с необходимой расшифровкой. Пример, ДИ – должностная инструкция.
4.3	Сокращения	Запись сокращений производят в алфавитном порядке с необходимой расшифровкой. Пример, зав. – заведующий.
5	Общие положения	1. Категория должности (руководитель, специалист, служащий). 2. Квалификационные требования, предъявляемые к работнику. Рекомендуется при определении квалификационных требований к должностному лицу руководствоваться требованиями, изложенными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих: образование, стаж работы, необходимые для занятия должности, требования в отношении периодического обучения и аттестации. 3. Что должно знать должностное лицо. Рекомендуется руководствоваться требованиями, изложенными в Квалификационном справочнике должностей руко-водителей, специалистов и других служащих. 4. Требования к компетентности В зависимости от вида деятельности и задач, которые решает должностное лицо, предъявляются требования к компетенции. 5. Документы, которыми руководствуется должностное лицо в своей работе. 6. Порядок назначения, освобождения от должности и замещения должностного лица на время его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т. д.). 7. Подчиненность должностного лица по организационной структуре и «процессная» подчиненность. 8. Подчиненность должностному лицу. Следует указать, кто подчиняется должностному лицу организационно, кто подчиняется как «владельцу» процесса.
6	Должностные обязанности	В разделе указываются обязанности должностного лица с учетом задач и функций структурного подразделения и основных направлений его служебной деятельности (со ссылкой на документы СМК: процедуры, инструкции, в которых он участвует). Обязательно должен быть пункт «Ведет работу в системе менеджмента качества ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».
7	Права	В разделе отражаются права должностного лица в части: - выполнения указаний владельца процесса всеми долж-ностными лицами, принимающими участие в процессе; - выполнения, приостановки, возобновления тех или иных видов работ, принятия других организационных решений; - прав в отношении подчиненных: о привлечении к ответственности, отстранения от работы работников, не выполняющих (нарушивших)установленные требования; В перечень основных прав руководителей подразделений необходимо также включить следующее: - вносить предложения вышестоящему руководству о перемещении работников подразделения, их поощрении за успешную работу, а также о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую и произ-водственную дисциплину; - знакомиться с проектом решений высшего руководства, касающихся деятельности структурного подразделения; -выносить на рассмотрение высшего руководства предло-жения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы подразделения, а также замечания по деятельности других подразделений. В разделе отражается перечень документов, визируемых или подписываемых руководителем подразделения.
8	Ответственность	Отражается ответственность должностного лица за надлежащее и своевременное выполнение своих обязан - ностей.
9	Лист согласования	О. и должности лиц, с которыми согласована ДИ. ДИ обязательно должна быть согласована с начальником отдела кадров и юрисконсультом. При необходимости ДИ может быть согласовано и с другими должностными лицами. Подписи в документе ставятся шариковой ручкой с синими чернилами.
10	Лист регистрации рассылки и выдачи документа	Содержит список СП, в которые были отправлены заверенные копии документов.
11	Лист регистрации дополнений, изменений и ревизий документа	Содержит изменения, которые были сделаны в документе.

6. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

7. ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ РАССЫЛКИ И ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТА

№п/п	Наименование подразделения	Кол-во экз.	Номер экз.	Должность	ФИО	Дата получения	Подпись
1	2	3	4	5	6	7	8
1.	Отдел кадров	1	1	Начальник ОК

8. ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ, ДОПОЛНЕНИЙ И РЕВИЗИЙ ДОКУМЕНТА

№ изменения	Дата внесения изменения, дополнения и проведения ревизии	Номера листов	Документ, на основании которого внесены изменения, проведена ревизия	Краткое содержание изменения	Подпись лица, внесшего изменение
1	2	3	4	5	6