К исх. № А-01/1Е-268 от 01.01.2001
ПРЕДЛОЖЕНИЯ
АССОЦИАЦИИ РОССИЙСКИХ БАНКОВ
ОБ ОПТИМИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Существующая сегодня в кредитных организациях система документооборота на бумажных носителях содержит ряд недостатков, требующих скорейшего устранения. Существующая возможность предоставления документов в электронном виде во многих случаях лишь дополняет, а не заменяет бумажный документооборот, что не снижает, а повышает затраты для кредитных организаций. В последнее время Банк России принимает меры направленные на оптимизацию документооборота, примером чего может служить Указание Банка России от 01.01.2001 «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» (далее – Указание ). Однако представляется, что для комплексного решения указанной задачи данных мер недостаточно.
Условно затраты кредитных организаций при ведении документооборота могут быть разделены на следующие группы:
- операционные затраты, связанные с отражением информации в первичных документах;
- затраты, связанные с оформлением бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности;
- затраты, связанные с направлением в уполномоченные государственные органы отчетных документов в соответствии с действующим законодательством;
- затраты, связанные с подготовкой и направлением ответов на запросы государственных органов.
В этой связи Ассоциация российских банков подготовила ряд предложений по оптимизации документооборота и переходу на его электронную форму.
1. О необходимости упорядочения обмена информацией между банками и уполномоченными органами.
В статье 26 Федерального закона -1 «О банках и банковской деятельности» (далее – Закон № 000-1) перечислены государственные и судебные органы, которым предоставлено право получать от банков информацию, составляющую банковскую тайну. В данной статье приведен неполный перечень таких органов. Кроме того, ряд федеральных законов предоставляет право на получение информации, составляющей банковскую тайну, иным органам. Также некоторые органы государственной власти в соответствии федеральными законами в рамках возложенных на них функций вправе запрашивать у банков иную информацию.
Большие объемы запросов органов, перечисленных в статье 26 Закона № 000-1, поступающих в банки, влекут значительные дополнительные затраты рабочего времени сотрудников банков, а также существенные некомпенсируемые материальные расходы. В результате неизбежно повышается себестоимость банковских услуг.
Особенно это касается запросов налоговых органов и предоставления им информации об остатках денежных средств на счетах налогоплательщиков при приостановлении по ним операций. Банки, ежедневно получая большое количество запросов налоговых органов и решений налоговых органов о приостановлении операций налогоплательщика по его счетам в банке, при оформлении справок об остатках на счетах клиентов сталкиваются со значительными трудностями, связанными с соблюдением установленного срока направления такой информации.
Так, например, в средний региональный банк, имеющий несколько филиалов, за период с 01.01.2009 по 31.12.2009 поступило:
- решений налоговых органов о приостановлении операций по счетам налогоплательщиков - 49857;
- решений налоговых органов об отмене решений налоговых органов о приостановлении операций по счетам налогоплательщиков – 36164;
- запросов налоговых органов – 12648;
- постановлений судебных приставов-исполнителей о наложении ареста на денежные средства должника – 781;
- постановлений судебных приставов-исполнителей о снятии ареста с денежных средств должника – 753.
Всего за 2009 год в банк поступило 100203 документа. Учитывая, что в 2009 году количество рабочих дней составляло 249, в банк каждый рабочий день в среднем поступало 402 запроса.
В головной офис другого регионального банка, относящегося к мелким банкам, только за период с 04.09.2009 по 12.10.2009 поступило 983 решения налоговых органов о приостановлении операций по счетам налогоплательщиков. Указанный период составляет 27 рабочих дней, в каждый из которых в среднем в банк поступало по 36 решений, не считая других запросов и актов налоговых и иных органов.
При этом действующим законодательством предусмотрена ответственность банков за непредоставление или несвоевременное предоставление органам исполнительной власти соответствующей информации.
При оформлении справок, выписок и других документов, снятии копий с документов и направлении их по назначению сотрудники банка совершают определенную последовательность действий. При этом оформление документов на бумажном носителе требует от банка значительно больших трудовых и временных затрат, чем оформление таких справок в электронном виде.
Кроме того, направление в уполномоченные органы информации на бумажном носителе по почте или с нарочным создает угрозу несанкционированного доступа к информации, составляющей банковскую тайну.
Однако предоставление банками информации в электронном виде возможно только в некоторых случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством.
Принимая во внимание значительное число органов государственной власти, наделенных в соответствии с федеральными законами правом получать от банков интересующую их информацию, а также количество их запросов, необходимо в целом изменить существующий порядок направления в банки и предоставления ими информации о клиентах, запрашиваемой этими органами, а также унифицировать формы таких запросов и формы ответов банков, направляемых указанным органам.
В соответствии с федеральными законами в ряде случаев обмен информацией между банками и органами исполнительной власти производится в электронном виде через Банк России.
Например, согласно абзацу 3 пункта 4 статьи 76 НК РФ порядок направления в банк решения налогового органа о приостановлении операций по счетам налогоплательщика-организации в банке или решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика-организации в банке в электронном виде устанавливается Банком России по согласованию с ФНС России.
Во исполнение требований абзаца 3 пункта 4 статьи 76 НК РФ Банком России издано Положение от 01.01.2001 «О порядке направления в банк решения налогового органа о приостановлении операций по счетам налогоплательщика-организации в банке или решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика-организации в банке в электронном виде через Банк России» (далее – Положение ), предусматривающее направление налоговыми органами в банки указанных решений в электронном виде через территориальные учреждения Банка России.
Также во исполнение требований пункта 7 статьи 7 Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (далее – Закон ) Банком России издано Положение от 01.01.2001 «О порядке представления кредитными организациями в уполномоченный орган сведений, предусмотренных федеральным законом «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», в соответствии с которым банки направляют в Росфинмониторинг соответствующую информацию в электронном виде через территориальные учреждения Банка России.
Из текста письма Банка России -31-2/3701 на обращение АРБ «О необходимости упорядочения обмена информацией между банками и уполномоченными органами» (№ А-02/5-253 от 01.01.2001) (прилагаются) следует, что Банк России поддерживает инициативу АРБ об установлении единой формы запросов органов государственной власти, которым федеральными законами предоставлено право получения информации от банков, а также единой формы ответов банков на данные запросы.
Принимая во внимание изложенное, в целях оперативного обмена информацией между банками и уполномоченными органами, сокращения затрат банков на оформление и направление этой информации, снижения себестоимости банковских услуг, а также в целях защиты информации, составляющей банковскую тайну, полагаем необходимым принять следующие меры:
1) разработать единую форму запросов для всех органов государственной власти, которым в соответствии с федеральными законами предоставлено право получать информацию от банков, а также единую форму ответов банков, направляемых в эти органы государственной власти. При этом указанные формы должны быть утверждены либо Банком России, либо Правительством Российской Федерации по согласованию с Банком России.
2) установить централизованную систему обмена информацией между банками и уполномоченными органами. С этой целью в специальных законах необходимо предусмотреть право банков направлять соответствующим органам необходимые документы и информацию в электронном виде с применением средств криптографической защиты через территориальные учреждения Банка России.
2. О необходимости хранения документов в кредитной организации в электронном виде.
2.1. Структура современного банка – сложная и тщательно организованная система, и от того, насколько гибкой и эффективной она является, зависит успешность и прибыльность работы всего банка. Деятельность банков непосредственно связана с большим количеством документов, которые либо находятся в текущем производстве, либо хранятся в архивах.
В настоящее время уровень технологий позволяет настаивать на практическом внедрении электронного хранения любых документов.
В соответствии с пунктом 1.1 Указания Банка России кредитная организация уже вправе хранить в электронном виде документы, перечень которых указан в приложении 1 к Указанию Банка России . Однако имеется значительный объем документов, хранение которых в электронном виде пока не разрешено, поскольку не может быть регламентировано Банком России в силу отсутствия полномочий.
Принимая во внимание изложенное, полагаем необходимым принять следующие меры:
1) законодательно расширить перечень документов, хранение которых может осуществляться в электронном виде;
2) установить централизованную систему хранения информации в кредитных организациях в электронном виде, распространив режим, установленный Указанием Банка России на документы, обязанность хранения которых предусмотрена законодательством, по согласованию с Банком России, ФНС России, Росфинмониторингом, ФТС России, Федеральной службой судебных приставов. Это позволит сэкономить материальные и трудовые ресурсы, максимально рационализировать документооборот и хранение документов.
2.2. В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Законом .
Федеральный закон от 01.01.2001 «О бухгалтерском учете» (далее –Закон ) установил, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
В этой связи АРБ полагает, что пятилетний срок хранения документов необоснован и применение трехлетнего срока существенно бы уменьшило затраты организаций по хранению документов на бумажных носителях. Одновременно с этим хранение документов в электронном виде могло бы обеспечить непосредственный доступ к информации в течение всего необходимого срока хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций.
В этой связи необходимо нормативно установить перечень типовых архивных документов для кредитных организаций с указанием дифференцированного срока их хранения: максимально сокращенного – для документов на бумажных носителях, более длительного – для документов на электронных носителях.
3. О необходимости снятия с кредитных организаций не свойственных им функций.
АРБ полагает, что возложение на кредитные организации публично-правовых функций допустимо только в исключительных случаях, поскольку их выполнение осуществляется на безвозмездной основе, то есть фактически за счет средств клиентов и вкладчиков, а также собственных средств банка, существенно снижая потенциал развития непосредственно банковского бизнеса и снижая его доходность.
К числу таких функций уже относятся: противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма; валютный контроль; налоговый контроль; проверка соблюдения субъектами предпринимательской деятельности кассовой дисциплины; противодействие неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком и ряд других.
Таким образом, следует нормативно исключить возможность возложения на кредитные организации дополнительных непрофильных расходов не только со стороны Банка России, но и законодательно без тщательного технико-экономического обоснования и анализа соотношения затрат и предполагаемого эффекта.
Полагаем необходимым установить жесткие ограничения на возложение обременений на выполнение публично-значимых функций кредитными организациями.
Например, в практической деятельности кредитных организаций возникли значительные трудности, связанные с принципиальной невозможностью и нецелесообразностью применения норм Федерального закона от 01.01.01 года «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон ). Применение банками контрольно-кассовой техники (далее – ККТ), отвечающей требованиям Закона , ведет к неизбежному дублированию в регистрации и учете кассовых операций, а также вызовет неоправданный и некомпенсируемый рост затрат рабочего времени и денежных средств кредитных организаций на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
С целью отмены обязанности применения контрольно-кассовой техники кредитными организациями при осуществлении ими банковских операций и сделок, предусмотренных законодательством о банках и банковской деятельности, в Государственную Думу РФ был внесен проект федерального закона № «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», на который получено положительное заключение Правительства РФ.
При этом особое опасение вызывает факт внесения на рассмотрение Государственной Думы ФС РФ проекта федерального закона № «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» в части уточнения обязанностей кредитных организаций» (далее – Законопроект № ), которым предусматривается еще более жесткая регламентация применения кредитными организациями контрольно-кассовой техники.
Принимая во внимание изложенное, полагаем необходимо принятие следующих мер:
1) ограничить возложение на кредитные организации обременений по выполнению публично-значимых функций;
2) исключение кредитных организаций из сферы действия Закона путем скорейшего принятия проекта федерального закона № .
4. Об оптимизации электронного документооборота между кредитными организациями и Росфинмониторингом.
4.1. АРБ обращает внимание на необходимость максимально возможного упрощения идентификации клиентов кредитных организаций для целей исполнения законодательства о ПОД/ФТ. К разряду таких мер можно отнести закрепление системы идентификации клиентов через банковских (удаленных) агентов, по аналогии с банковскими платежными агентами, указанными в статье 13.1 Федерального закона -1 «О банках и банковской деятельности» (далее – Закон о банках).
Такая возможность уже предусмотрена в проектах федеральных законов № и № «О национальной платежной системе» и «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу Федерального закона «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» и некоторых положений законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О национальной платежной системе». Однако в указанных проектах деятельность агентов ограничивается только платежными операциями.
Учитывая идентичность действий банковских агентов по идентификации при совершении любых операций представляется возможным и целесообразным распространить данную процедуру на иные банковские операции и сделки.
Для этого необходимо закрепить унифицированную систему идентификации клиентов через банковских агентов в Законе о банках.
4.2. С целью оптимизации электронного документооборота между банками и Росфинмониторингом считаем необходимым изменить систему сбора Росфинмониторингом информации, подлежащей контролю в соответствии с положениями Закона , путем предоставления Росфинмониторингу доступа к информации, передаваемой кредитными организациями в Банк России.
5. Об оптимизации электронного документооборота между кредитными организациями и ФСФР России.
Россия является одной из первых стран в мире, закрепивших на законодательном уровне существование бездокументарных ценных бумаг. Данный шаг был связан с системными преобразованиями на рынке ценных бумаг, а именно увеличением объема именных ценных бумаг и уменьшением числа ценных бумаг на предъявителя, потребность в увеличении скорости обращения и снижении затрат на хранение и изготовление ценных бумаг, увеличением числа акций и облигаций по соотношению к другим ценным бумагам и глобализацией мировой экономики.
На основании вышеизложенного, налицо была изначально заложенная тенденция к переходу на электронный документооборот в сфере рынка ценных бумаг. Однако до сегодняшнего дня основной документооборот между профучастниками и ФСФР остается бумажным.
Так, в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «О рынке ценных бумаг» (далее – Закон ) и другими законами у профучастников, в том числе и кредитных организаций, возникают обязанности по предоставлению следующих бумажных документов:
- отчетности профессиональных участников рынка ценных бумаг;
- заявок профессиональных участников рынка ценных бумаг на предоставление лицензий;
- заявок эмитентов на регистрацию выпусков и отчетов об итогах выпусков эмиссионных ценных бумаг;
- документов эмитентов, предназначенных для раскрытия и т. д.
АРБ полагает, что необходим переход к системе подачи документов в ФСФР России только в электронном виде, путем внесения соответствующих изменений в Закон , Федеральный закон от 01.01.2001 «Об ипотечных ценных бумагах», Федеральный закон от 01.01.2001 «О защите прав и законных интересов на рынке ценных бумаг» и другие.
6. О введении в обращение универсальных электронных карт.
С 1 января 2012 года начнется выдача гражданам России универсальных электронных карт для обеспечения им доступа к государственным, муниципальным и иным услугам, а также возможности оплаты указанных услуг. Порядок выдачи универсальных электронных карт содержится в Федеральном законе от 01.01.2001 года «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Справочно-информационный портал «Государственные услуги» является единой точкой доступа граждан и организаций к информации о государственных услугах, предоставляемых органами исполнительной власти Российской Федерации, а также о возможности получения этих услуг.
Портал «Государственные услуги» доступен любому пользователю информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Однако на практике значительная часть граждан не имеет доступа к информационно-телекоммуникационной сети Интернет, что создает значительные сложности и неудобства для граждан.
Полагаем необходимым создать систему, позволяющую получить доступ к справочно-информационному порталу «Государственные услуги», а также к оплате указанных услуг через банки и банкоматы кредитных организаций, что значительно упростит доступ к государственным и муниципальным услугам.
7. О защите персональных данных.
Все вышеизложенные предложения Ассоциация российских банков по оптимизации электронного документооборота требуют специального изучения на предмет соответствия требованиям Федерального закона от 01.01.2001 «О персональных данных».
Оптимизация электронного документооборота не должна сопровождаться чрезмерными требованиями к обеспечению защиты персональных данных, которые повлекут необоснованно высокие затраты и существенные расходы кредитных организаций.
