МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ
П Р И К А З
15.06.2012г. г. Петрозаводск № 000
Об Экспертно-проверочной комиссии
Министерства культуры Республики Карелия
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Положение об Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия (Приложение N1);
2. Утвердить Порядок работы Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия (Приложение N2);
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра культуры Республики Карелия .
И. о. Богданова
Приложение N1
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Министра культуры
Республики Карелия
от «____»______________2012 г.
№__________
Положение об Экспертно-проверочной комиссии
Министерства культуры Республики Карелия
Общие положения
1. Экспертно-проверочная комиссия Министерства культуры Республики Карелия (далее – ЭПК) создается для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, архивов организаций Республики Карелия, организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти Республики Карелия, органов местного самоуправления Республики Карелия, территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Республики Карелия, других организаций и учреждений Республики Карелия (далее – организаций), осуществления научно-методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий государственного, муниципальных архивов Республики Карелия, центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций Республики Карелия.
2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Карелия «Об архивном деле в Республике Карелия», нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Карелия, Министерства культуры Российской Федерации, приказами и указаниями, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, Положением о Министерстве культуры Республики Карелия, Регламентом работы Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия настоящим Положением.
3. Состав ЭПК утверждается приказом Министра культуры Республики Карелия. В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа должностных лиц Министерства культуры Республики Карелия, специалистов государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» (далее – КУ НАРК) (по согласованию), муниципальных архивов Республики Карелия (по согласованию).
4. Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЭПК, председательствует на заседаниях ЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач. Председателем ЭПК назначается заместитель Министра культуры Республики Карелия.
5. Заместитель председателя ЭПК исполняет обязанности председателя ЭПК в его отсутствие. Заместителем председателя ЭПК назначается директор КУ НАРК.
6. Секретарь ЭПК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний, протоколирует заседания, направляет экспертные заключения по рассмотренным документам, поступившим от организаций-источников комплектования муниципальных архивов, выписки из протоколов заседаний ЭПК заинтересованным организациям, разрабатывает годовой план работы ЭПК, ведет делопроизводство ЭПК, обеспечивает сохранность документов до сдачи на архивное хранение, осуществляет учет и отчетность о работе ЭПК, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЭПК, связанные с деятельностью комиссии.
Секретарь ЭПК назначается из числа специалистов КУ НАРК.
7. ЭПК является постоянно действующим совещательным органом.
8. ЭПК принимает решения:
1) об утверждении описей дел и документов постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной, машиночитаемой (электронной) и специальной документации, перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации, перечней и описей особо ценных документов, актов о выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, актов о необнаружении и неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся на хранении в государственном и муниципальных архивах Республики Карелия;
2) о согласовании инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях, перечней документов личного происхождения, описей дел по личному составу и долговременного хранения, актов о выделении к уничтожению дел долговременного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и специальной документации, представляемых организациями актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
3) о согласовании списков организаций (лиц) – источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, листов учета и описания уникальных документов;
4) по иным вопросам текущей деятельности ЭПК
9. Решения ЭПК вступают в силу после подписания протокола ЭПК.
10. Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, внесением изменений в нормативно-методические документы, подлежат рассмотрению ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве в установленном порядке.
11. Решения и предложения ЭПК, связанные с внесением изменений в нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Карелия, проекты документов нормативного правового характера, рассмотренные комиссией, направляются в Правительство Республики Карелия в установленном порядке.
12. Решения ЭПК по вопросам экспертизы ценности документов и отнесения их к составу Архивного фонда Российской Федерации, принятые в установленном порядке в пределах ее компетенции, являются обязательными для исполнения архивными учреждениями, организациями.
13. При ЭПК создается группа экспертов, состав которой утверждается приказом директора - заместителем председателя ЭПК КУ НАРК по согласованию с председателем ЭПК. Эксперты принимают участие в решении вопросов по составу источников комплектования, составу документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизы ценности документов, в том числе научно-технической, аудиовизуальной, машиночитаемой (электронной) и другой специальной документации, комплектования ими государственного и муниципальных архивов, архивов организаций и иным вопросам.
Основные задачи и функции ЭПК
14. Основными задачами ЭПК являются:
1) определение видов и состава источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Карелия и состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации и подлежащих хранению в этих архивах;
2) рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, архивов организаций Республики Карелия;
3) осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертных комиссий государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, экспертных комиссий организаций Республики Карелия.
15. ЭПК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:
1) проекты нормативно-методических документов по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, архивов организаций Республики Карелия, организации документов в делопроизводстве организаций Республики Карелия;
2) предложения государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, организаций Республики Карелия по разработке (переработке) нормативно-методических документов по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, архивов организаций Республики Карелия, организации документов в делопроизводстве, по определению состава документов постоянного хранения, сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях;
3) списки организаций (лиц) – источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, в том числе источников комплектования научно-технической, аудиовизуальной, машиночитаемой (электронной), специальной документацией, изменения и дополнения к спискам;
4) инструкции по делопроизводству, положения об архивах и экспертных комиссиях, примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Карелия;
5) перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
6) представляемые организациями описи дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной, машиночитаемой (электронной) и другой специальной документации, описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению дел долговременного хранения, научно-технической, аудиовизуальной и специальной документации;
7) описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной, машиночитаемой (электронной) и иной документации, документов личного происхождения, составленные в государственном и муниципальных архивах Республики Карелия после проведения научно-технической обработки документов, акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственного и муниципальных архивов Республики Карелия;
8) акты о неисправимом повреждении и необнаружении документов постоянного хранения, находящихся на хранении в государственном и муниципальных архивах, акты о необнаружении дел, находящихся на хранении в архивах организаций и подлежащих передаче на государственное хранение;
9) перечни и описи особо ценных документов, листы учета и описания уникальных документов, хранящихся в государственном и муниципальных архивах, описи особо ценных дел, представляемые организациями – источниками комплектования;
10) вопросы приема и приобретения на государственное хранение документов личного происхождения;
11) вопросы фондирования документов в организациях Республики Карелия, государственном и муниципальных архивах Республики Карелия;
12) информации государственного и муниципальных архивов Республики Карелия о контроле за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях, о ходе и качестве их подготовки к передаче на государственное и муниципальное хранение;
13) информации о работе экспертных комиссий организаций – источников комплектования;
14) спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, архивов организаций Республики Карелия, возникающие при отборе и подготовке документов к передаче на государственное и муниципальное хранение.
16. ЭПК выносит рекомендации по результатам обсуждения:
1) вопросов о приеме документов личного происхождения;
2) предложений по разработке (переработке) нормативно-методических документов по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, архивов организаций Республики Карелия, по определению сроков хранения документов;
3) вопросов фондирования документов;
4) информаций государственного и муниципальных архивов Республики Карелия о контроле за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях;
5) информаций о работе государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, экспертных комиссий организаций Республики Карелия;
6) спорных вопросов, возникающих при отборе документов на государственное, муниципальное хранение.
17. Предложения ЭПК по этим вопросам в необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.
18. ЭПК предоставляется право:
1) требовать от архивных учреждений, экспертных комиссий организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Карелия соблюдения установленных Федеральным архивным агентством правил по вопросам экспертизы ценности документов, по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК, возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы;
2) в необходимых случаях при рассмотрении описей дел постоянного хранения запрашивать и получать сведения по полноте состава документов;
3) рекомендовать организациям принятие мер по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения и по личному составу, запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах отсутствия, утраты, или незаконного уничтожения документов;
4) запрашивать и получать предложения и заключения государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, организаций Республики Карелия по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, архивов организаций Республики Карелия, организации документов в делопроизводстве организаций, а также протоколы заседаний экспертных комиссий по обсуждению указанных вопросов и материалы к ним;
5) информировать руководителей государственного и муниципальных архивов Республики Карелия, организаций Республики Карелия по вопросам, относящимся к деятельности их экспертных комиссий.
6) Председателю ЭПК предоставляется право:
- приглашать на заседания комиссии специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов;
- привлекать специалистов архивных и других учреждений к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЭПК;
- приглашать на заседания комиссии представителей организаций, представивших документы на рассмотрение ЭПК.
7) Секретарь ЭПК имеет право требовать от членов и экспертов ЭПК своевременного предоставления документов, подлежащих рассмотрению на заседании комиссии.
Организация работы экспертно-проверочной комиссии
19. ЭПК осуществляет свою деятельность в соответствии с Регламентом работы Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия.
Приложение N2
УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства культуры
Республики Карелия
от «____»______________2012 г.
№__________
Порядок работы Экспертно-проверочной комиссии
Министерства культуры Республики Карелия
1. Экспертно-проверочная комиссия Министерства культуры Республики Карелия (далее — ЭПК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия (далее – Положение об ЭПК), утвержденного приказом Министерства культуры Республики Карелия.
2. На заседаниях ЭПК рассматриваются научно-методические и практические вопросы, связанные с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Планирование работы ЭПК
3. Деятельность ЭПК предусматривается планом основных мероприятий Министерства культуры Республики Карелия и КУ НАРК.
4. Заседания ЭПК созываются в соответствии с Планом и настоящим Положением, а также по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц.
5. При необходимости могут проводиться совместные заседания ЭПК и экспертно-методической комиссии КУ НАРК.
Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК
6. Организация подготовки всех вопросов указанных в Положении об ЭПК, поступивших на рассмотрение ЭПК, осуществляется председателем (в отсутствие председателя его заместителем) и секретарем ЭПК.
7. Документы для рассмотрения на ЭПК направляются в адрес КУ НАРК.
8. Прием и регистрацию документов, поступивших на рассмотрение ЭПК осуществляет секретарь ЭПК. Поступившие документы регистрируются в «Журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК». На каждом комплекте документов проставляется штамп с указанием входящего номера.
9. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы, подготовленные учреждениями и организациями, должны быть оформлены в соответствии с действующими нормами и правилами в области архивного дела и делопроизводства, должны иметь необходимое количество экземпляров. Содержащиеся в документах предложения и просьбы должны быть аргументированы. Документы должны быть подписаны.
10. Документы для рассмотрения на заседании ЭПК должны быть представлены не позднее, чем за 7 рабочих дней до очередного заседания ЭПК.
11. Секретарь ЭПК распределяет поступившие документы на рассмотрение членам ЭПК и экспертам ЭПК, ответственным за подготовку рассмотрения документов, представляемых на ЭПК.
12. Эксперт в течение 3 рабочих дней проверяет представленные документы на соответствие требованиям нормативных правовых актов; проверяет комплектность и правильность их оформления.
13. Если представленные документы не соответствуют требованиям нормативных правовых актов, эксперт оформляет проект заключения ЭПК с перечнем замечаний, которые должны носить конкретный характер и содержать мотивированные обоснования. При необходимости согласования замечаний экспертов по отдельным документам их обсуждение выносится на заседание ЭПК.
14. Документы, представленные организациями-источниками комплектования КУ НАРК, выносятся на рассмотрение ЭПК по представлению начальника отдела комплектования КУ НАРК.
15. Документы, представленные КУ НАРК, рассматриваются членами ЭПК и выносятся на рассмотрение ЭПК на основании листов согласований.
16. Рассмотренные документы передаются членами ЭПК и экспертами ЭПК секретарю ЭПК за 2 рабочих дня до заседания ЭПК.
17. Ответственность за качество и обоснованность результатов экспертизы документов, представленных на рассмотрение ЭПК, возлагается на специалистов, внесших проект решения ЭПК.
Подготовка и проведение заседаний ЭПК
18. Заседания ЭПК проводятся не реже одного раза в месяц, а также по мере необходимости.
19. При большом объеме поступивших на рассмотрение документов, а также для рассмотрения неотложных вопросов, по решению председателя ЭПК могут проводиться внеплановые заседания ЭПК. В случае внепланового внесения вопроса на ЭПК срок представления документов и проекта решения устанавливается председателем ЭПК.
20. Секретарь ЭПК формирует повестку дня заседания ЭПК и информирует председателя ЭПК и членов ЭПК о проведении заседания не позднее 2 рабочих дней до заседания комиссии.
21. Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов ЭПК.
22. Представленные на рассмотрение ЭПК документы обсуждаются на заседании ЭПК, после чего проходит голосование по принимаемому решению. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.
23. Заседания ЭПК протоколируются секретарем комиссии. Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к протоколу в письменном виде.
24. Протокол заседания ЭПК оформляется секретарем ЭПК в течение 10 рабочих дней после заседания комиссии.
25. Протокол заседания ЭПК подписывается председателем (в его отсутствие заместителем председателя) и секретарем ЭПК. Протокол составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр находится на хранении в Министерстве культуры Республики Карелия, а второй в КУ НАРК.
26. Решения ЭПК вступают в силу после подписания протокола.
27. Документы, рассмотренные на заседании ЭПК оформляются секретарем ЭПК после заседания ЭПК в установленном порядке: на каждом комплекте документов проставляется штамп, подтверждающий их рассмотрение; заключения ЭПК оформляются на бланке КУ НАРК, подписываются заместителем председателя ЭПК - директором КУ НАРК и экспертом ЭПК.
28. По мере готовности комплекта документов по итогам заседания ЭПК осуществляется возврат (по г. Петрозаводску) и отправка почтой (по районам республики) рассмотренных на заседании ЭПК документов.
29. При необходимости заинтересованным организациям направляются выписки из протокола ЭПК.
Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК
30. Контроль и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК определяются в тексте протокола ЭПК.
31. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется заместителем председателя ЭПК.
32. Секретарь ЭПК контролирует рассмотрение поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков рассмотрения, организует оперативный контроль за выполнением решений ЭПК, информирует на заседаниях ЭПК его членов о рассмотрении поступивших документов и о ходе выполнения решений ЭПК.
